همان‌طور که مشخص است حسابداری فروش آن بخش از حسابداری است که به فروش مربوط می‌شود. اگر بخواهیم کمی تخصصی‌تر به موضوع بپردازیم، شامل کلیه عملیات حسابداری مرتبط با فروش کالا و همچنین برگشت فروش کالا است که در طی انجام آن عملیات‌ها، اسناد فروش و برگشت از فروش مرتبط، دسته بندی و تبدیل به سند حسابداری می‌گردند. در این حسابداری کار با ثبت بدهکار و بستانکار صورت می‌پذیرد. در ادامه اطلاعات لازم برای آشنایی و درک این مباحث و همچنین شرح وظایف حسابدار فروش نیز آورده شده است. با ما همراه باشید.
فرآیند حسابداری فروش چیست؟
در فرایند حسابداری فروش، گزارش حساب‌هایی ثبت می‌شود که به صورت نقدی یا نسیه با قیمت فروش در طول یک بازه مالی از سوی یک موسسه بازرگانی به فروش می‌رسند. ثبت حساب نقدی به معنای دریافت وجه نقد بلافاصله پس از فروش کالا یا خدمات است؛ اما نکته‌ای که در فروش نسیه حائز اهمیت است این است که فروش نسیه زمانی رخ می‌دهد که در ازای فروش کالا یا خدمات، مبلغی کسب نشود. گفتنی است فروش به صورت نسیه جز درآمد محسوب نمی‌شود. برای ثبت نسیه بایستی حساب فروش به عنوان بستانکار و حساب دریافتی شرکت به عنوان بدهکار ثبت گردد.
محاسبه سود و زیان در حسابداری فروش
نتایج فعالیت یک کسبوکار زمانی مشخص می‌شود که سود و زیان محاسبه گردد. برای محاسبه سود و زیان بایستی هزینه‌ها و درآمد یک دوره مالی شرکت را در مقابل هم قرار دهید. نتایج به دست آمده سود و زیان در حسابداری خرید و فروش است.
ترازنامه در حسابداری خرید و فروش
ترازنامه یا صورت وضعیت مالی نشان دهنده معادله حسابداری است که در آن میزان دارایی‌ها، درآمدها و سرمایه‌های یک واحد تجاری، طی یک دوره مالی مشخص می‌شود. ترازنامه حسابداری تابع رابطه زیر است:
سرمایه+ بدهی= دارایی
ترازنامه در حسابداری خرید و فروش مشمول اطلاعاتی همچون حقوق مالی صاحب سرمایه، تعهدات اقتصادی و اطلاعات مربوط به منابع است که در این زمینه ها گزارشاتی از سرمایه ها، دارایی ها و بدهی های یک موسسه بازرگانی در یک بازه زمانی تعیین شده را نیز تهیه می‌نماید.
انواع اسناد فروش
اطلاعات مربوط به فروش در قالب سندهای حسابداری فروش طبقه بندی شده‌اند. اسناد فروش اطلاعاتی نظیر میزان موجودی، مقدار درآمد و سود و زیان تجارت در دوره زمانی مشخص را ثبت و نگهداری می‌کنند. این اسناد کمک می‌کنند تا تصویر شفافی از وضعیت واقعی کسبوکار خود بدست آورده و برای آینده کسب و کار خود تلاش و برنامه‌ریزی نمایید. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین امکان ثبت سندهای حسابداری بسیار راحت‌تر می‌شود.
در ادامه به معرفی برخی سندهای حسابداری خواهیم پرداخت.
بیشتر بخوانید:اعتبارات اسنادی چیست؟
سند درخواست فروش
درخواست فروش جزء اسناد حسابداری نیست؛ بلکه جزء اسناد مثبته حساب است. به این معنی که نیازی به ثبت حسابداری ندارند؛ ولی به عنوان سند مثبته و مبنا لازم است که بایگانی شود. با استفاده از درخواست فروش، واحد فروش، فروش کالا یا خدمات را به واحد تولید یا برنامه‌ریزی ارسال می‌کند.
سند قرارداد فروش
قرارداد فروش نوعی سند مثبته است و زمانی جزو اسناد حسابداری قرار می‌گیرد که در ازای قرارداد، مبلغی از مشتری به‌عنوان پیش پرداخت دریافت شود. آن شرکت نیز به مشتری تعهد می‌دهد که تعداد مشخصی کالا با قیمتی مشخص شده به او تحویل دهد. پس از عقد قرارداد می‌بایست یک نسخه از این قرارداد به واحد مالی تحویل داده شود تا به اطلاعات آن دسترسی داشته باشند.
مواردی که باید در قرارداد فروش ذکر شود:
- اطلاعات طرفین قرارداد
- موضوع قرارداد
- مدت
- شرایط پرداخت
- مبلغ
- و تعهدات طرفین
سند پیش فاکتور:
سند پیش فاکتور نیز سند مثبته است که اغلب برای کسب اطلاع از جزئیات قیمت محصولات و تائید خرید از سوی مدیر، تهیه می‌گردد. شرط اینکه این سند، جز اسناد حسابداری به حساب بیاید این است که مبالغ آن پرداخت شود.
نکته: اگر مشتری متناسب با مبالغ پیش فاکتور، مبلغی را به‌عنوان پیش‌پرداخت بپردازد، باید برای او فاکتور فروش رسمی صادر شود.
سند فاکتور فروش:
می‌توان گفت مهم‌ترین سند این دسته از حسابداری، سند فاکتور فروش است. این سند میزان درآمد یک شرکت را تخمین می‌زند. جالب توجه است که سند حسابداری فروش تنها به شرط دریافت مبلغ از خریدار دارای اعتبار است. در فاکتور فروش، اطلاعاتی مانند تاریخ فروش، مبلغ کالا، نام فروشنده و نام خریدار و مشخصات کالا ذکر می‌شود. در نرم افزار حسابداری آنلاین به راحتی می‌توانید سند فاکتور فروش را ثبت کنید.
بیشتر بخوانید: لینک فاکتور فروش در نرم افزار حسابداری فینتو
سند فاکتور برگشت از فروش:
سند فاکتور برگشت از فروش، برای کالا یا خدماتی صادر می‌شود که توسط مشتری، عودت داده شده است. در این حالت باید سند فاکتور برگشت فروش تنظیم کرد و آن را به امور مالی ارائه داد. به یاد داشته باشید که حتما در کنار فاکتور برگشت از فروش، فرم رسید انبار (برگشت کالا به انبار) ضمیمه فاکتور گردد.
نحوه ثبت سند حسابداری فروش
هر سند حسابداری فروش می‌تواند شامل اطلاعاتی از نوع فروش، مبلغ فروش، هزینه ارسال، تاریخ فروش و غیره باشد. ذکر این اطلاعات بستگی به چارچوب و ضوابط حسابداری هر شرکت دارد.
در سیستم ادواری، صدور یک سند معادل مبلغ فروش، کفایت می‌کند. در زمانی که فروش کالا ثبت می‌شود، چه به‌صورت نقد چه به صورت نسیه، حساب فروش کالا، بستانکار می‌شود. اگر فروش محصول به‌صورت نقدی انجام شود، حساب‌های موجودی شرکت، بدهکار می‌شوند. این در حالی است که در حالت فروش نسیه، حساب‌های دریافتنی بدهکار می‌شوند.
در سیستم دائمی، باید علاوه بر صدور سند مبلغ فروش، صدور سند بهای تمام‌شده‌ی محصول فروخته‌شده نیز انجام شود.
وظایف حسابدار فروش
این دسته از حسابداری یکی از مهم‌ترین بخش‌های حسابداری است؛ به طوری که در شرکت‌های بزرگ واحدی به نام حسابداری فروش به صورت جداگانه و تنها در زمینه فروش کالا و موارد مربوط به آن فعالیت می‌کند. این دسته از مشاغل در حیطه حوزه مالی و بازرگانی است که شامل وظایف زیر است:
- با رویه فروش آشنا باشد
- تسلط به نوع کسب و کار و اسناد مربوطه
- ثبت اسناد خدمات ارائه شده؛ مثل فروش کالا یا خدمات
- تسلط به حسابداری بازرگانی
- ثبت پیش فاکتور و تبدیل آن به فاکتور
- آشنا به کار با نرم‌افزار حسابداری و ثبت فاکتور دستی در آن
- صدور فاکتور‌هایی مثل فاکتور برگشت از فروش، فاکتور ضایعات و فاکتور‌های فروش کالای امانی طبق اصول داخلی
- ارسال حساب مشتریان به صورت دوره‌ای
بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین
مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو یک سیستم تحت وب و آنلاین است که شامل خدماتی از جمله سیستم حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، تنخواه گردان و حسابداری آنلاین می‌شود. آنلاین بودن خدمات فینتو باعث می شود تا کاربران علاوه بر امکان دسترسی آسان از هر مکان و در هر زمان، هزینه های کمتری نسبت به سیستم های قدیمی بپردازند.
با نرم‌افزار حسابداری آنلاین فینتو، شما به راحتی می‌توانید با نرم‌افزارهای پیچیده خداحافظی کنید و مدیریت تمام نیازهای کسب و کار خود را با یک راه حل حسابداری ساده انجام دهید. فینتو به عنوان نرم‌افزار مبتنی بر ابر، مزایای بیشماری دارد که برای آگاهی بیشتر می توانید به صفحه زیر مراجعه کنید.
