سال 2019 بود که شیوع ویروس کرونا علاوه بر تغییرات و محدودیت هایی که برای زندگی اجتماعی همه ما ایجاد کرد موجب خسارت و تغییرات زیادی هم برای کسب و کارها شد. بسیاری متقبل ضررهای فراوان شدند یا به طور کلی کسب و کارشان را از دست دادند اما در این میان عده ای هم توانستند در همین شرایط دوام بیاورند، ولی چگونه؟
داشتن رویکرد چابک بود که این کسب و کارها را نجات داد و به حفظ بقا و پیشرفت آن ها در شرایط متغیر و بحرانی کمک کرد. اگر صاحب یک کسب و کار هستید اما درمورد رویکردهای چابک در شرایط متغیر و نامطمئن چیزی نمیدانید، این مقاله از فینتو برای شما و کسب و کار شماست.
رویکرد چابک چیست؟
بیایید ابتدا با تعریف روشنی از مفهوم کلمه “چابک” در سازمان شروع کنیم چرا که کلید اصلی مفهوم رویکرد چابک در سازمان در معنی همین کلمه است. چابک بودن در سازمان و کسب و کار یعنی وقتی شرایط به طور ناگهانی تغییر میکند، نه تنها بتوانیم خودمان را به سرعت با آن تطبیق دهیم بلکه بتوانیم به نفع کسب و کارمان از شرایط جدید بهره برداری کنیم، چیزی شبیه همان مفهوم خودمانی ” تبدیل تهدید به فرصت”. انجام این کار هرچند در کلام آسان است اما نیازمند این است که از قبل پیش زمینه های آن را فراهم کرده باشیم و رویه های مدیریتی را تغییر داده باشیم که در ادامه به آن ها نیز میپردازیم.
پترو هیلو(2004) در تعریف چابکی سازمان ها میگوید: چابکی در یک شرکت به معنی توانایی سریع انجام تغییر یا انجام فعالیت های سود آور در شرایطی است که رقابت شدت میگیرد یا در یک بحران یا شرایط غیر قابل پیش بینی قرار میگیرد.
اشتباهی که باعث شکست مدیران در شرایط بحرانی میشود
اغلب مدیران ارشد به نحوی برنامه ریزی و بودجه بندی مالی سازمان را انجام میدهند که مطابق آن شرکت باید به صورت مستمر و پایدار در ازای هر سهم، به درآمد مشخصی برسد. سپس هر بخش از سازمان، برنامه ریزی دقیق و موشکافانه ای انجام میدهد تا به آن اهداف مطلوب و از پیش تعیین شده برسد اما تحقیقات نشان میدهد که این رویکرد صحیح نیست. شرکت bain and company که یک شرکت آمریکایی تخصصی در زمینه ارائه خدمات مشاوره مدیریتی به سازمان های خصوصی و دولتی است در تحقیقی که اخیرا ارائه داده توضیح میدهد که برنامه ریزی بر مبنای پیش بینی رشد درآمد هر سهم، در حقیقت فقط و فقط 1% درصد بر روی رشد و بازدهی سهام سهامداران تاثیر میگذارد و در مقابل، روش برنامه ریزی که مبتنی بر بهبود عملکرد شرکت در شرایط مختلف است 30% تاثیر گذار است. طبق آماری که این شرکت ارائه میدهد، دو سوم شرکت ها و سازمان هایی که در شرایط بحرانی دوام آورده اند و از فرصت های جدید (حتی کوتاه مدت) استفاده کرده اند، از پیش برای آن آماده شده بودند و قابلیت سازگاری با شرایط غیرقابل پیش بینی را داشتند. هنگامی که مدیران یک سازمان، موقعیت های بحرانی و متغیر مثل شیوع بیماری، شوک مالی یا تشدید رقابت ها را در نظر نمیگیرند و هیچ برنامه مدیریتی و مالی برای آن پیش بینی نمیکنند و پس از وقوع بحران به دنبال راه چاره میگردند، اغلبت فرصت های سود آور را از دست میدهند یا حتی ممکن است سازمان به طور کلی ورشکسته شود.
چگونه به یک سازمان چابک تبدیل شویم؟
به طور کلی عواملی که باید طبق آن برنامه ریزی کنید، بهبود عملکرد شرکت، افزایش رضایت مشتری ها و کارکنان سازمان و سرمایه است. برنامه ریزی شما باید در جهت یادگیری و رشد کارکنان و افزایش انعطاف پذیری و آمادگی آن ها برای رویارویی با شرایط نامطمئن باشد. کلیدی ترین نکته اینجاست که به جای اینکه در بررسی شرایط نامطمئن بگویید “اتفاق افتادن همچین چیزی محاله” آن را پیش بینی کنید و برنامه ریزی کنید که در صورت وقوع به چه میزان تغییر نیاز دارید و چه باید کرد تا از بحران پیش آمده به نفع سازمان استفاده کنید.
فراموش نکنید که در دنیای کسب و کار، هرگز هیچ چیز غیرممکن نیست.
مواردی که لازم است بدانید و اجرا کنید تا سازمان شما به یک سازمان چابک تبدیل شود و در شرایط متغیر و نامطمئن دوام بیاورد و رشد کند شامل موارد زیر است:
1-فرهنگ تحول و نوگرایی را بین کارکنان ترویج دهید
از مهمترین زیرساخت هایی که یک سازمان را به یک سازمان چابک تبدیل میکند، ترویج تحول و ایجاد فرهنگ نوگرایی است. برای این کار میتوانید اقدامات مختلفی انجام دهید از جمله :
- انجام فعالیتهای گروهی که فرهنگ مشارکت را در بین کارکنان جا می اندازد
- دادن اختیارات(معقولانه) به کارکنان
- آموزش و تربیت کارکنان در مهارت های مختلف
- توجه و تمرکز به آموزش مداوم کارکنان در حوزه های تخصصیشان
2-در بودجه بندی بر روی هدف های استراتژیک متمرکز شوید
بسیاری از مدیران مالی هر ساله بودجه و دستور عمل های مالی سازمان را به طور دقیق پیش بینی میکنند که معمولا میزانشان 20% بیشتر از میزان مورد نیاز است، سپس پروژه هایی که انجام آنها اولویت دارد را لیست میکنند و به ترتیب به آنها بودجه اختصاص میدهند. اما در بودجه بندی که مبتنی بر اهداف استراتژیک است به جای اینکه بودجه را بر اساس پروژه ها تقسیم کنیم، آن را براساس استراتژی هایی که به بهبود عملکرد سازمان کمک میکنند اولویت بندی میکنیم و سپس به آنها بودجه اختصاص میدهیم. این نوع از برنامه ریزی مالی باعث میشود که بوجه سازمان مطابق و سازگار با شرایط تقسیم شود. برای انجام این نوع از برنامه ریزی مالی لازم است سوال هایی را طرح کنیم که ما را به تحقق هدف های سازمان نزدیک میکنند. سوالهایی از قبیل :
- رسیدن به چه دستاوردهایی برای سازمان بیشترین اهمیت را دارد؟
- با توجه به هدفهایی که برای سازمان اولویت دارد، بودجه را چگونه بین بخش های مختلف تقسیم کنیم؟
مثلا چه مقدار بودجه صرف تبلیغات شود؟ یا چه مقدار بودجه صرف نوآوری و تغییرات کسب وکار شود؟
- چه مقدار بودجه باید صرف مشتری ها در سطوح مختلف شود؟
- چه مقدار از بودجه ی فناوری شرکت برای سیستم هایی که در حال حاضر در سازمان وجود دارد هزینه می شود و چه مقدار باید برای بهبود و توسعه سیستم ها اختصاص پیدا کند؟
و طرح هر سوال دیگری که متناسب با اهداف و نیازهای سازمان شما است.
در سازمان هایی که رویکرد چابک دارند مثل شرکت Natwest Group، واحدهای مالی هرساله جدا از برنامه ای که برای بودجه بندی ارائه میدهند، مشخص میکنند که درصورتی که 20% بودجه و منابع بیشتر یا کمتر در اختیار داشته باشند سازمان چه نتایجی خواهد گرفت؟ و همینطور تخمین میزنند که اگر اتفاق غیرقابل پیش بینی اتفاق بیفتد چگونه میتوانند بدون اینکه از اهداف استراتژیک دست بکشند، هزینه ها را کاهش دهند و چگونه باید به بحران ها واکنش نشان دهند.
3-سرعت و تعداد دفعات برنامه ریزی را افزایش دهید
پیشبینی ها و اهداف بلند مدت سازمان را به صورت فصلی، ماهانه و هفتگی بررسی کنید تا اگر احتیاج به اصلاح یا تغییر داشت آن را به سرعت لحاظ کنید. این روش از طرفی یک رویکرد چابک است و کمک میکند مطابق با شرایط اهداف را جلو ببرید و از طرف دیگر چون در بازه های زمانی کوتاه تری روند انجام کارها را بررسی میکنید، باعث میشود با دقت و جزییات بیشتری به امور رسیدگی کنید و به آنها مسلط باشید.
در این روش، هدف مورد نظر و مسیری را که باید طی کنید ترسیم کنید، میزان عدم قطعیت و محقق نشدن آن را بررسی کنید و به صورت منطقی نتیجه هایی که ممکن است به دست آورید را پیش بینی کنید و همواره تا رسیدن به هدف، درستی راهکارها و روش هایی را که انتخاب کرده اید بررسی کنید تا اگر روش یا تصمیمی برای کسب و کار شما مناسب نیست و دچار خطا در پیش بینی شده اید به سرعت آن را از لیست راه کارهای سارمان خط بزنید و یک جایگزین بهتر به جای آن پیدا کنید.
4- روی ایده های جدید سرمایه گذاری کنید و از فرصت های جدید استقبال کنید
5- با مشتریان ارتباط نزدیک برقرار کنید و پیوسته نظرات آنها را درباره خدماتی که از شما دریافت کرده اند جویا شوید
مزایای تبدیل شدن به یک سازمان با رویکرد چابک چیست؟
وجود رویکردهای چابک نه تنها در شرایط متغیر و نامطمئن کمک کننده است بلکه پیاده سازی این رویکردها مزایای دیگری هم دارد از جمله:
- خدمات رسانی بهتر به مشتریان
- ایجاد ارزش های سازمانی و استحکام سازمان
- توسعه مهارت های کارکنان و در نتیجه بهبود عملکرد سازمان
- بهبود کنترل هزینه ها
به یاد داشته باشید در دنیای تجارت امروز اینکه تبدیل به یک سازمان چابک شوید مزیت نیست بلکه یک نیاز اساسی برای دوام آوردن در شرایط رقابتی و موقعیت های نامطمئن است و در درون سازمان نیز منجر به ارزش آفرینی و استحکام و توانمندی بیشتر کارکنان میشود. ایجاد روش ها و رویکردهای مدیریتی جدید نسبت به رویکردهای قدیمی برای مدیران قطعا کار ساده ای نیست و نیازمند روحیه ی ریسک پذیری است اما فراموش نکنید که تغییر کردن هیچوقت ساده نیست و برای تبدیل شدن به یک سازمان موفق باید تغییرهای بزرگ را بپذیرید و با چالش های آن نیز رو به رو شوید.
فینتو، جدیدترین نسل نرم افزارهای حسابداری
نرم افزار حسابداری فینتو جدیدترین نسل نرم افزارهای حسابداری است که برخلاف نرم افزارهای حسابداری قدیمی دیگر احتیاجی به پرداخت هزینه های گران قیمت و نصب نرم افزارهای سخت و پیچیده نیست. با استفاده از نرم افزار حسابداری فینتو میتوانید امور مالی و حسابداری خود را از هرکجا و در هر زمان مدیریت کنید. نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو 15 روز مهلت تست رایگان دارد و شما میتوانید همین حالا و با کلیک بر روی تصویر زیر، یک حساب کاربری ایجاد کنید و انجام امور مالی و حسابداری کسب و کار خود را به صورت رایگان با فینتو آغاز کنید.
