دستورالعمل کنترل حساب تنخواه گردان

ماده 1 : كليات

1ـ1ـ هدف از تهيه و تدوين اين دستورالعمل برای حساب تنخواه گردان، تسريع در انجام هزينه هاي جاري و جلوگيري از توقف كارها و ايجاد هماهنگي و كنترل بيشتر در هزينه هاي جاري شركت مي باشد.

پرداخت‌هاي شركت عمدتا توسط بانك انجام مي‌گيرد ليكن پرداخت هزينه‌هاي ضروري و فوري به جهت تسريع در كار بر مبناي اين دستورالعمل و از محل تنخواه گردان هاي نقدي كه به همين منظور ايجاد مي‌شود انجام خواهد گرفت .

2ـ1ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت يا متغير وجه نقد نزد صندوق، بانك يا موسسات مالي كه به تناسب حجم پرداخت‌هاي جاري، پس از اخذ تضمين كافي به اشخاص صلاحيت‌دار شركت واگذار مي‌گردد . اين وجوه معمولا پس از مدت زمان معين يا صرف ميزان مشخصي از آن، بر اساس صورت خلاصه تنظيمي تنخواه گردان تسويه مي‌گردد .

3ـ1ـ مدير امور مالي مجاز است به منظور تسهيل در امر پرداخت مخارج واحدها، تنخواه گردان انتخاب و به تصويب مدير عامل برساند همچنين قسمت هاي مختلف شركت كه احتياج به وجوه تنخواه گردان نقدي دارند، تقاضاي خود را با ذكر مبلغ و همراه با توجيهات و دلایل كافي و همچنين نوع و مشخصات هزينه هایي را كه از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالي ارسال خواهند نمود .

4ـ1ـ ايجاد تنخواه گردان نزد هريك از شعب بانك ها و موسسات مالي اعم از دفتر مركزي و كارخانه منوط به پيشنهاد مديرعامل و تصويب هيات مديره خواهد بود و برداشت از اين حساب با امضاي متفق تنخواه گردان و مديرعامل يا مدير امور مالي ميباشد معمولا در كارخانجات تنخواه مشترك به امضاي مديركارخانه و مسئول مالي مستقر در كارخانه صورت مي‌گيرد .

5ـ1ـ درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانك ها و موسسات مالي، به هيچ عنوان چك هایي كه به نام شركت از محل درآمدها واصل شده است، تحت هيچ عنوان به اين حساب منظور نمي‌گردد. ضمن اينكه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذكور در امور شخصي را نخواهد داشت.

6ـ1ـ هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانك ها و موسسات مالي نگهداري شود، مسئولين تنخواه گردان بايستي تصوير چك‌هاي صادره را به همراه سند مربوطه ضميمه گزارش تنخواه نمايند، همچنين چك بايستي در وجه ذينفع صادر و حواله كرد آن خط زده شود و صادر كننده از صدور چك بي‌محل و چك در وجه حامل جدا خودداري نمايد. با اين حال، تنخواه دار مكلف است در هر ماه گردش حساب مذكور را به امور مالي ارائه نمايد. ضمن اينكه هرنوع اسناد پرداخت، اعم از چك يا دفترچه‌هاي بانكي نيز بايستي پس از انقضاي مدت استفاده، ته سوش آنان به امور مالي واگذار گردد .

ماده 2ـ مبلغ تنخواه گردان

1ـ2ـ در ابتداي هر سال مبلغ هر يك از تنخواه ها با توجه به حجم احتياجات هر واحد، براي مدت معين و با در نظر گرفتن گزارش عمليات سال قبل و پيش‌بيني نرخ تورم در سال جاري، تعيين مي‌گردد .

متوسط اين مبلغ را درصورت ثابت بودن شرايط از رابطه زير مي‌توان محاسبه نمود:

مخارج روزانه × ( مدت زمان واريز تنخواه گردان + دوره زماني تنخواه گردان ) = مبلغ تنخواه گردان

 دوره زماني تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بين دو صورت وضعيت تنخواه گردان

زمان واريز تنخواه گردان : عبارت است از مدتي كه باز پرداخت مخارج تنخواه به طول مي‌انجامد .

2ـ2ـ تعيين مبلغ تنخواه درمورد اشخاصي كه سابقه پرداخت‌هاي قبلي را ندارند، برآورد پرداخت‌هاي ماهانه سال جاري و با رعايت مفاد اين آئين نامه خواهد بود.

3ـ2ـ درشرايط فورس ماژور، بحران‌هاي مالي و يا حساس بودن عمليات اجرائي، مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنا به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مديرعامل براي مدت زمان مشخص تغيير مي يابد.

4ـ2ـ در صورتي كه جمع وجوه نزد تنخواه گردان براي انجام امور محوله كافي نباشد، براساس درخواست كتبي فرد و با اتكاء به روش و مستندات كافي و تشخيص مديرامورمالي نسبت به افزايش مبلغ (سقف) تنخواه اقدام خواهد شد.

5ـ2ـ افزايش مبلغ تنخواه درمورد پرداخت‌هايي كه جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 3ـ2 خواهد بود.

6ـ2ـ سقف تنخواه فرعي يك ميليون ريال مي‌باشد كه به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مديريت عامل قابل پرداخت است.

 

3ـ انواع تنخواه گردان

1ـ3ـ تنخواه گردان از لحاظ شكل به ثابت و متغير و از لحاظ ماهيت به نقدي و تعهدي و به لحاظ اهميت به اصلي و فرعي تقسيم مي‌شود.

1ـ1ـ3ـ تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گرداني است كه وجه دراختيار وي ثابت و با ارائه هرصورت خلاصه تنظيمي، عينا همان مبلغ درصورت تائيد مدير امور مالي، تامين خواهد شد.

2ـ1ـ3ـ تنخواه گردان متغير آن نوع تنخواه گردان است كه بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظيمي بنا به تقاضاي تنخواه گردان و تشخيص مدير امور مالي و تصويب مديرعامل تنخواه وي تامين مي‌گردد.

3ـ1ـ3ـ تنخواه گردان نقدي آن نوع تنخواه گرداني است كه براي يك نسخه سند مثبته با هرمبلغ، پرداخت آن كاملا صورت گرفته باشد.

4ـ1ـ3ـ تنخواه گردان تعهدي آن نوع تنخواه گرداني است كه براي يك نسخه سند مثبته با هر مبلغ، قسمتي از آن پرداخت و يا هيچ پرداختي انجام نشده باشد.

2ـ3ـ شركت به منظور تامين تنخواه هر واحد و پرداخت هزينه‌هاي جاري كه از محل چك‌هاي صادره شركت ميسر نمي‌باشد، اقدام به ايجاد تنخواه گردان مشترك (اصلي ) با امضاي مشترك مديرعامل و مديريت مالي و به منظور تامين منابع تنخواه‌هاي فرعي ايجاد مي‌شود.

3ـ3ـ چنانچه مسئولين تنخواه گردان داراي تنخواه تعهدي باشند مكلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خويش را به مدير امور مالي گزارش دهند.

4ـ3ـ مسئولين تنخواه گردان حق دريافت استقراض را به نام شركت نخواهد داشت، مگر با تصويب مديرعامل كه دراين صورت حدود و نحوه تسويه استقراض را وي تعيين می‌نمايد.

5ـ3ـ چنانچه درصورت خلاصه تنظيمي ماهيت تنخواه، نقدي اعلام شود، اسناد ارسالي حداكثر تا ميزان مانده بدهكاري تنخواه گردان نزد حساب‌هاي شركت قابل رسيدگي مي‌باشد و مازاد بر آن مورد تائيد نخواهد بود.

6ـ3ـ درصورت انجام خريدهاي تعهدي (نسيه) توسط مامورين تنخواه گردان، لازم است تنخواه اعتباري به شماره سريال مستقل به امور مالي تحويل گردد، كه دراين خصوص روش ذيل قابل اعمال خواهد بود .

اگر تنخواه نقدي باشد :       001/ ت / ن (شماره سريال انديكاتور / تهران / نقدي )

اگر تنخواه تعهدي باشد :     001 / ت / ت  ( شماره سريال انديكاتور / تهران / تعهدي )

7ـ3ـ چنانچه نوع تنخواه گردان به شكل ثابت تصويب گردد و درشرايط فورس ماژور به وجهي بيش از مبلغ تنخواه مصوب نياز شود، با نظر مدير امور مالي و تصويب مديرعامل مبلغ مذكور در وجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد، دراين صورت مسئول تنخواه گردان مكلف است براي وجوه مذكور صورت تنخواه مستقل تهيه و اسناد آن را به امور مالي ارسال و درصورت وجود مازاد وجه آن را به حساب بانكي شركت واريز و في واريزي را بصورت خلاصه تنظيمي الصاق نمايد.

8ـ3ـ امور مالي بايستي كنترل نمايد اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه ديگري به متصديان تنخواه پرداخت نشود.

ماده 4ـ مدت تنخواه گردان

1ـ4ـ مدت تنخواه گردان زماني است كه طول مي‌كشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوري اسناد و مدارك و ارسال آن به امور مالي اقدام نمايد.

2ـ4ـ مدت زمان مذكور دربند اخير در شرايط عادي نبايد كمتر از 5 روز و بيش از 15 روز به طول بيانجامد.

3ـ4ـ درصورت طولاني تر شدن مدت زمان تنخواه بيش از زمان هاي مورد اشاره، اسناد ارسالي به دليل رعايت نمودن سيستم كنترل داخلی به هيچ عنوان مورد پذيرش نخواهد بود .

 

ماده 5 ـ حدود اختيارات و ضوابط هزينه

1ـ5ـ به طور كلي حدود اختيارات تنخواه گردان تابع آئين نامه ها، دستور العمل ها و بخشنامه‌هايي است كه حسب مورد به تصويب مديرعامل يا هيات مديره شركت رسيده باشد.

2ـ5ـ براي ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه، رعايت اصول كنترلهاي داخلي حساب ها الزامي بوده كه براي اين منظور ذكر نكات ذيل ضروري خواهد بود:

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي‌بايست با نام شركت انجام شود.

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت درصورت نياز بايستي در فرم درخواست كالا كه به تائيد مقام‌هاي مجاز واحد رسيده باشد انجام پذيرد.

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي‌بايست داراي عناوين نام فروشنده، مهر، امضاء، آدرس و تلفن فروشنده باشد.

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي‌بايست داراي سريال عطف كه حاوي شماره تنخواه و شماره رديف سند مثبته مي‌باشد، ممهور شود.

ـ از آنجائيكه براي برخي مخارج عرفا فاكتور صادر نمي شود، تنخواه گردان مكلف است از فرم هاي تهيه شده مربوطه استفاده نمايد.

ـ درصورتيكه اسناد و مدارك ارسالي تماما پرداخت شده است، روي يكايك آنها مهر پرداخت شد ممهور شود.

ـ روي كليه اسناد و مدارك ارسالي حسب مورد، مهر كمترين قيمت خريداري شده است ممهور شود.

ـ هرگاه سازمان هاي دولتي براي كنترل فعاليت هاي اقتصادي، ابزارهاي خاصي را وضع نمايد، عينا در عمليات خريد و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولين تنخواه گردان ضمانت اجرائي آن را عهده دار مي باشند.

ـ مسئولين تنخواه گردان از كل وجوه دراختيار خود حق واگذاري هرگونه وام، علي الحساب، مساعده، پيش پرداخت و يا وجه امانت خارج از ضوابط مالي شركت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت داراين وجوه مي‌باشند.

ضمن اينكه هرنوع نقل و انتقال وجه در خصوص موضوع هاي فوق و ساير موضوعات پيش بيني نشده، كان لم يكن خواهد بود.

ـ بدليل تجزيه و تحليل اسناد و مدارك مثبته، مسئولين تنخواه مكلف هستند در روي هريك از اسناد ارسالي مراكز هزينه و پروژه آن را قيد نمايند.

ـ درصورت خريد يا تعمير دارائي هاي ثابت يا حقوق مالي، مسئولين تنخواه مكلف هستند حسب مورد محل استفاده يا استقرار، مشخصات فرد تحويل گيرنده را درفرم تهيه شده، منضم به اسناد پرداخت فوق به امور مالي ارائه نمايند .

ـ در صورت نياز به تهيه صورت‌مجلس براي هر نوع عمليات اجرايي اصل صورتجلسه به ضميمه تنخواه و تصوير آن نزد تنخواه دار باقي خواهد ماند.

ـ درخصوص پرداخت هايي كه براساس قرارداد، حقوق دولتي و قانوني در آنها لحاظ گرديده است تنخواه گردان مكلف است با هماهنگي امور مالي نسبت به پرداخت وجه اقدام نمايد.

ـ در مواردي كه فروشنده يا سرويس دهنده خدمات بعضا از صدور فاكتور خودداري نمايد تا ميزان 000 ,100 ريال با گواهي متصدي تنخواه گردان مبني بر اينكه كالا و يا سرويس به نازلترين مبلغ ابتياع شده است با ذكر نام فروشگاه يا سرويس دهنده بلامانع است. در مورد مبلغ بيش از 000 ,100 ريال تائيد قبلي و كتبي مسئول تنخواه گردان نيز ضرورت خواهد داشت. هرگاه مبلغ مذكور بيش از 000 ,200 ريال باشد موضوع بايد كتبا به معاونت مربوطه اعلام و پس از تائيد ايشان درذيل گزارش كتبي نسبت به انجام خريد كالا و يا سرويس اقدام لازم به عمل آيد.

4ـ5ـ هر تنخواه گردان تنها مسئوليت يك تنخواه گردان را داشته و واگذاري مسئوليت بيش از يك تنخواه گردان به يك فرد جايز نيست.

5ـ5ـ درصورت دريافت اسناد و مدارك تضمين از اشخاص ثالث يا طرف معامله مراتب مي‌بايست ظرف همان روز به امور مالي گزارش و كليه اسناد و مدارك مربوطه به صندوق شركت واگذار گردد.

خواندن این مطلب توصیه می‌شود: دفتر تنخواه گردان جهت طبقه بندی هزینه های جزئی و روزمره شرکت

ماده6 : نحوه بازيافت هزينه ها و اقدامات امورمالي

1ـ6ـ دريافت هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خريد كالا يا هزينه هاي مجاز درصورتي امكان پذير است كه مخارج انجام شده با رعايت كامل اين دستورالعمل و درچارچوب آئينامه معاملات انجام گرفته باشد.

2ـ6ـ متصدي تنخواه گردان فاكتورهاي هزينه را به ترتيب تاريخ قرارداده و سپس آنها را به ترتيب شماره از يك شماره گذاري نموده و درصورت خلاصه هزينه‌هاي تنخواه گردان به ترتيب شماره فاكتور و تاريخ آنها را ثبت نمايد و صورت و ضمائم آن را به تائيد برساند.

3ـ6 ـ امور مالي سريعا به اقلام هزينه رسيدگي و ضمن تفكيك عوامل هزينه درخلاصه تنخواه گردان و حصول اطمينان از انجام كامل مقررات شركت و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنين حصول اطمينان از اجراي آئين‌نامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام مي نمايد.

4ـ6ـ درصورتيكه تعدادي از اسناد هزينه مورد تائيد نباشد و يا آنكه هزينه فاقد مدارك مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظيمي كسر و نسبت به پرداخت بقيه مبلغ اقدام مي نمايد. ضمنا سند مذكور از جمع اسناد جدا و به متصدي تنخواه برگشت داده مي شود.

5ـ6ـ در مواردي كه هزينه انجام شده خريد كالا باشد برگ رسيد كالا به انبار و برگ سفارش خريد مي‌بايد ضميمه فاكتور مربوطه گردد و چنانچه هزينه مربوطه با اخذ سرويس يا خدمات باشد تائيد واحد گيرنده سرويس و خدمات در روي فاكتور اصلي هزينه الزامي است.

 

ماده 7 : تضامين

1ـ7ـ مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه در اختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترل هاي داخلي حسابداري مكلف هستند، معادل يك برابر و يا حسب مورد ميانگين وجوه دراختيار، تضمين كافي به شركت واگذار نمايند.

2ـ7ـ اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث در چارچوب امور محوله، عينا به آنان مسترد خواهد شد.

ماده 8 : ساير موارد

1ـ8ـ كليه واحدهاي سازمان شامل مالي، اداري، بازرگاني، تبليغات، فني و غيره فقط مي‌توانند يك تنخواه گردان داشته باشند و هرگونه حذف و يا تغيير آن منوط به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مقام هاي صلاحيت دار شركت خواهد بود.

2ـ8ـ چنانچه تنخواه واگذاري به اشخاص ارزي باشد تمام مفاد اين آئين نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود .

3ـ8ـ در اوضاع بهينه اقتصادي شركت به هريك از مسئولين تنخواه گردان درهر ماه، حداكثر معادل يكصد هزار ريال بنا به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مديرعامل به عنوان كسر تنخواه پرداخت مي گردد.

4ـ8ـ هرگاه مسئول تنخواه گردان تغيير نمايد و يا به مرخصي اعزام گردد، شخص ديگري از طرف مسئول تنخواه گردان كتبا تعيين و وجوه باقيمانده و اسناد هزينه طي صورتمجلس به متصدي جديد تحويل داده مي‌شود و رونوشتي از آن با ذكر مبلغ باقيمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج كه مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان مي‌باشد، جهت امور مالي ارسال ميگردد.

5ـ8ـ امور مالي موظف خواهد بود تنخواه گردانها سازمان را هر6 ماه يكبار مورد بررسي قرار داده و در مورد كيفيت و نوع هزينه هاي انجام شده از محل تنخواه گردان و همچنين نحوه فعاليت و عملكرد آنها گزارشي به معاونت پشتيباني يا اداري و مالي مذكور بدهد. گزارش مذكور مي‌بايد حاوي پيشنهادات لازم درمورد كاهش مبلغ تنخواه گردان‌هایي كه فعاليتشان قابل توجه نيست باشد.

6ـ8ـ تخطي از اين آئين نامه از سوي مسئولين تنخواه گردان طبق مقررات تنبيهات مندرج درآئين نامه اداري استخدامي برخورد خواهد شد.

اين آئين نامه در يك فصل و 8 ماده تهيه و تنظيم شده كه پس از بازنگري در تاريخ……………به تصويب هيات مديره سازمان رسيد و از تاريخ…………………….قابل اجرا مي‌باشد.

معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان

برای مدیریت آسان‌تر و دقیق‌تر حساب تنخواه خود از نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو استفاده کنید.
سیستم تنخواه گردان فینتو به شما این امکان را می دهد که از هر مکان و در هر زمان به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و امور مالی خود را به راحتی با تلفن همراهتان و یا هر وسیله دیگری انجام دهید.
برای اطلاع بیشتر در مورد امکانات سیستم مدیریت تنخواه فینتو می توانید به صفحه زیر مراجعه کنید:

سوالات متداول:

1. سقف پرداخت تنخواه گردان چقدر است؟

از آن جایی که هزینه هایی که از محل تنخواه گردان انجام می شود، متنوع هست و همچنین این مقدار بین هر یک از اشخاص تنخواه دار متفاوت است سقف تنخواه گردان هر یك به صورت زیر است:

• سقف تنخواه گردان پرداختی به اشخاص تنخواه دار:

معمولا سقف تنخواه گردان اشخاصی که برای دریافت تنخواه تعیین شده اند، در اول هر سال و بر اساس اعتبارهای در نظر گرفته شده از سوی دفتر مرکزی تعیین می شود.

البته لازم به ذکر است که امکان هرگونه تغییری در سقف تنخواه  تنخواه داران تنها با دستور و یا تایید مدیر عامل و نماینده او وجود داد و توسط مدیر امور مالی اعلام می شود.

• سقف تنخواه گردان پرداختی به واحدهای تنخواه دار:

سقف میزان تنخواه گردان واحدی که حقوق و دستمزد كاركنان (هزینه های پرسنلی) را در واحد های اجرایی پرداخت می کند، برابر است با میزان جمع هزینه حقوق و مزایای ماهیانه بر اساس اعتبار اختصاص داده شده.

البته در نظر داشته باشید سقف تنخواه فرعی 1.000.000 ریال است که به پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مدیر عامل پرداخت می شود.

 

2. نحوه محاسبه سقف تنخواه و فرمول محاسبه تنخواه چیست؟

سقف تنخواه معمولا از سوی مدیریت مرکزی و در اول هر سال تعیین می شود. میزان سقف تنخواه بر اساس گزارش های عملیات سال های قبل و حجم مورد نیاز هر واحد و همینطور نرخ تورم سال جاری تعیین می گردد.

شما می توانید میزان متوسط این مبلغ را در صورت ثابت بودن شرایط، از طریق فرمول زیر به دست بیاورید.

مخارج روزانه × ( مدت زمان واریز تنخواه گردان +  زمان معین تنخواه گردان ) =  متوسط مبلغ تنخواه گردان

• زمان معین تنخواه گردان : به فاصله بین دو صورت وضعیت تنخواه گردان گفته می شود.
• مدت زمان واریز تنخواه گردان : به مدتی که باز پرداخت مخارج تنخواه طول می کشد گفته می شود.