با رشد روز افزون شرکت ها و کادرهای اداری آنان نیاز به سیستم تنخواه بیش از هر چیزی مورد نیاز این شرکت ها گشت تا آنان به وسیله سیستم تنخواه بتوانند نیازهای خود را با سرعت و دقت بیشتری بدون صرف کمترین زمانی کنترل و بررسی نمایند.
کنترل تنخواه یکی از اقداماتی است که مدیر شرکت با برآورد هزینه ها و موجودی انبار خویش با توجه به دخل و خرج های شرکت می تواند نسبت به میزان بهره وری یا سود و زیان های شرکت در طی هر ماه اطلاع کسب نماید. به واقع کنترل تنخواه در راستای پیشرفت شرکت و بهینه سازی امور مربوط به شرکت بسیار حائز اهمیت می باشد. این سیستم پیشرفته می تواند تمامی امور مربوط به شرکت را در کسری از ثانیه برآورد نماید تا بتوان نسبت به شرکت و هزینه های آن تصمیم گیری بهتری نمود.
اقدامات شرکت برای کنترل تنخواه
شرکت ها برای کنترل تنخواه می بایست رو به آوردن این اقدامات آورند:
- مشخص کردن فردی متعهد و مطمئن برای مسئولیت به گردن نهادن تنخواه گردان
- ذخیره مبلغ و نگهداری حداقل وجوه نقدی مشخص در سیستم تنخواه گردان
- دریافت رسید تنخواه گردان برای اطمینان بخشی به تمامی پرداخت های وجوه نقدی
- تجدید تنخواه گردان و تنخواه شرکت با توجه به رویه های از قبل تعیین شده
با توجه به اقداماتی که در بالا یادآور گشتیم، مدیر یک شرکت با توجه به این اقدامات صورت گرفته می تواند نسبت به کنترل تنخواه خود فعال باشد تا بتواند حساب های مالی شرکت خود را چک و بازرسی نماید.
اهمیت ویژه کنترل تنخواه
یکی از چالش برانگیزترین امور مربوط به شرکت ها و واحدهای مالی و حسابرسی شرکت ها، در زمینه مدیریت و کنترل تنخواه گردانها می باشد. این موضوع به جهت تطبیق با آیین نامه های داخلی شرکت و قوانین و مقررات جاری کشور و نیز با توجه به تعداد شعب بسیار زیاد تنخواه و فعالیت های به مراتب بالای آن ها، اهمیت تنخواه گردان ها را دو چندان نموده است. بنابراین تولید نرم افزار مدیریت و کنترل تنخواه گردان ها با کادری مجرب و آموزش دیده و کوله باری از تجربه و علم و دانش در این زمینه کمک شایان توجه ای به این شرکت ها در پیشبرد کنترل تنخواه و برآورد هزینه های شرکت نموده است.
حتما بخوانید: اصول حسابداری انبار و مراحل آن
امکانات و ویژگی های سیستم تنخواه
سیستم تنخواه به ارائه این ویژگی ها می پردازد و در دل خود این امکاناتی را جای داده است که در زیر بطور مفصل به آن ها اشاره می ورزیم تا در نهایت برای کنترل تنخواه با این امکانات بتوان نسبت به سود و زیان شرکت و کنترل هزینه ها روند رو به رشدی در پیشبرد دقیق تر امر مدیریت یک شرکت در نظر گرفت. ویژگی های تنخواه عبارتند از:
- تعریف کاربران به همراه محدوده دسترسی به آنان
- مشخص نمودن حق دسترسی هر کاربر به فرم های مختلف
- تعریف نمودن اطلاعات پایه و اولیه تنخواه
- امکان برقراری ارتباط تنخواه داران مربوطه به هر شعبه ای
- امکان تعریف نمودن انواع هزینه های مرتبط با تنخواه گردان
- ثبت و ضبط نمودن صورت خلاصه و هزینه های تنخواه گردان
- درج شماره و تاریخ دقیق و ساعت پرداخت هزینه های تنخواه گردان
- ذخیره و بازیابی تصاویر اسناد پیوست مرتبط با هزینه های تنخواه گردان
- ثبت و ضبط نمودن صورت خلاصه و گزارشات مبتنی بر هزینه های تنخواه گردان در وضعیت های موقت، دائم، بررسی شده و وضعیت های قطعی
- صدور اتوماتیک وار سند حسابداری تنخواه گردان با فرمت سند حسابداری نرم افزار حسابداری مشتری
- کنترل گردش کار هزینه های مرتبط با تنخواه گردان با استفاده از قابلیت تعیین وضعیت صورت خلاصه
- امکان تهیه ی گزارش از هزینه های تنخواه گردان
- تکمیل اطلاعات خرید وابسته به هزینه های تنخواه گردان در فایل خرید و فروش
- بهره بردن از فناوری های روز دنیا
با توجه به تمامی این ویژگی ها و امکاناتی که تنها در یک سیستم تنخواه قابل بهره وری است، کار مدیر شرکت ها را به مراتب آسان تر نموده است تا با حذف کاغذ بازی های اداری و طاقت فرسا خیلی ساده با ضریب اشتباه بسیار پایین یا بدون ضریب اشتباه و ریسک های مربوط به آن بتواند نسبت به کنترل تنخواه و برآورد هزینه های شرکت خود اطلاع داشته باشد. ضمن اینکه این اطلاعات لحظه ای هستند و می تواند مدیر شرکت را بصورت آنلاین و لحظه ای از تمامی امکانات و دخل و خرج های شرکت خود مطلع سازد.
کنترل های امور مالی بر برآورد هزینه ها از محل تنخواه
برای کنترل های وابسته به امور مالی و برآورد نمودن هزینه ها از محل تنخواه محدودیت ها و ضوابطی پیش روی تنخواه دار است که می بایست به این قوانین و مقررات احترام گذاشته و آن ها را رعایت کند تا در فرآیند کنترل امور مالی شرکت بتوانند گامی مثبت برداشته باشد. فرد انتخاب شده برای این مهم که به او تنخواه دار نیز اطلاق می گردد می بایست نسبت به هزینه های شرکت دقت و حساسیت خاصی از خود نشان بدهد و چیز هایی را خرج نماید که در راستای امور مربوط به شرکت و کاملا مقرون به صرفه باشد تا در نهایت شرکت متضرر نگردد. این کنترل ها و مقررات شامل موارد زیر می باشند:
- عملیات مربوط به هزینه های خرج شده در شرکت می بایست با سند و مدرک موثق و مورد اطمینان شرکت باشد و از اعداد و ارقام اشتباه و بی هیچ گونه سند و مدرکی می بایست جدا خودداری نمود.
- سقف تعیین شده برای تنخواه می بایست رعایت گردد.
- تاریخ اقلام هزینه شده نیز نباید بیش از 15 روز از آن گذشته باشد.
- اقلام خریداری شده می بایست با نیازمندی های شرکت مطابقت داشته باشد و در راستای نیازمندی های شرکت اقدام به خرج نمودن این اقلام نمود و از خرج کردن کالا و وسایلی که بی ارتباط با حوزه کاری شرکت است، می بایست جدا خودداری نمود.
- برای کنترل تنخواه، امضای تنخواه گردان و تأیید تنخواه در صورت مخارج شرکت قبل از ارائه به امور مالی جزء ملزومات به شمار می رود.
فینتو:
تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.
نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:
●تعریف تنخواه دار و مرکز هزینه
●ثبت و بازگزاری فاکتور توسط تنخواه دار
●امکان تایید فاکتور توسط مدیر
●مشاهده تنخواه باقی مانده هر شخص
●اطلاع در لحظه مدیر از هزینه های تنخواه
●گزارش گیری و دریافت اسناد حسابداری
●طبقه بندی مخارج و مرکز هزینه
●ثبت و مشاهده تمامی تراکنش های مالی
●مدیریت آسان امور و تیم تنخواه داری
●امکان مشاهده و بایگانی تمامی تنخواه ها و فاکتور ها
