در این قسمت درصدد شرح و توضیح عملیات مالی حساب تنخواه گردان هستیم، اما پیش از آنکه وارد بحث عملیات مالی شویم باری دیگر برای تأکید مجدد و فهم تنخواه گردان به تعریف مختصری از این واژه می پردازیم تا با شناخت دقیق و کامل نسبت به این واژه وارد ثبت عملیات مالی آن گردیم.
تعریف تنخواه گردان
تنخواه گردان به این معنا و مفهوم است که در شرکت ها و موسسات امروزی به دلیل حجم زیاد کاری و هزینه های غیر مرتبط با حوزه کاری مبلغی از قبل تعیین شده و به صورت ثابت از طرف مدیر شرکت برای خرج این هزینه های غیر مرتبط به حساب تنخواه در نظر گرفته می شود که معمولا به صورت وجوه نقدی می باشد و این مبلغ در اختیار فردی از کارکنان خود به عنوان تنخواه گردان واگذار می کند که می بایست فردی مطمئن و دلسوز باشد تا هزینه تنخواه گردان را مدیریت و کنترل نماید و از این سمت خود و اعتماد مدیر به خود هیچ گونه سوء استفاده ای را نکند. زمانی که خریدهای یک شرکت و تمامی هزینه های غیر مرتبط آن از محل حساب شرکت پرداخت شود، تنخواه گردان می تواند با ارائه مستندات و فاکتور خرید صورت هزینه ها را به واحد حسابداری و امور مالی تحویل داده و حساب تنخواه گردان مجددا شارژ گردد.
روش های عملیات مالی حساب تنخواه گردان
اما بعد از آشنایی جامع و کاملی که از تنخواه گردان در شرکت ها و موسسات امروزی دریافتیم، در این قسمت به اصل مطلب می پردازیم و می خواهیم نحوه عملیات مالی این حساب ها را مورد بررسی و کاوش قرار بدهیم. برای این کار عمدتا حساب تنخواه گردان به دو روش شارژ می گردد که به قرار زیر است:
1- حساب با مبلغ ثابت
2- حساب با مبلغ متغیر
اینک به شرح و توضیح هر کدام از این دو شیوه می پردازیم تا با چگونگی ثبت عملیات مالی حساب تنخواه گردان بیشتر آشنا گردیم.
حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت
عملیات مالی این حساب با مبلغ ثابت بدین شکل می باشد که میزان تنخواه گردان از طرف رئیس دایره امور مالی و یا مدیریت سازمان به صورت یک مبلغ ثابتی در طی بازه زمانی یک ساله یک ماهه یا حتی هر بازه زمانی مشخصی در شرکت ها و موسسات مختلف در نظر گرفته می شود و به حساب تنخواه شرکت واریز می شود. پس از به پایان رسیدن دوره مذکور، شخصی که این مسئولیت خطیر را به گردن نهاده است، با ارائه مستندات و مدارک مربوطه صورت حساب خود را ارائه و حساب تنخواه گردان مجددا برای بازه های زمانی دیگر شارژ می گردد. از آنجایی که موجودی تنخواه گردان در این روش به صورت ثابت می باشد، به آن حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت اطلاق می گردد و هیچ گاه این حساب تغییر نمی کند مگر اینکه نیاز به تجدید نظر در بررسی هزینه ها و برآورد آن ها لازم و ضروری باشد.
نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش ثابت
برای نحوه ثبت عملیات مالی در این روش که فقط یک بار حساب تنخواه گردان ثبت می شود، بایستی به این گونه عمل کرد:
در ابتدای امر با یک مبلغ ثابت که مدیر شرکت آن را بر اساس هزینه های موجود در شرکت خود ثبت می کند، تنخواه گردان افزایش می یابد و به این ترتیب حساب بانک بستانکار می شود.
حساب تنخواه گردان xx بدهکار
حساب بانک xx بستانکار
در این صورت اگر در دوره های مالی پس از آن قصد افزایش تنخواه گردان را داشته باشند، ثبت عملیات مالی حساب تنخواه گردان به این صورت خواهد بود:
به میزان افزایش مبلغ تنخواه گردان، این حساب، بدهکار و حساب بانک بستانکار می شود و در این صورت اگر تصمیم بر کاهش تنخواه گردان داشته باشید، می بایست مبلغ حساب تنخواه گردان بستانکار شده و حساب بانک بدهکار شود.
حساب تنخواه گردان با مبلغ متغیر
در برخی از شرایط حساب شرکت به صورت متغیر و نه ثابت می باشد. طبق این شرایط بنا بر نیاز شرکت ها و یا پروژه های پیمانکاری نمی توان مبلغ ثابتی را برای آن فرض نمود، پس بنابراین شرکت مجبور می شود از این روش برای حساب های تنخواه گردان خود مدد جوید.
در این شیوه هر بار که هزینه ای صورت می پذیرد، به میزان هزینه های اعمال شده وجه مورد نظر به حساب تنخواه دار واریز می گردد و به این ترتیب ثبت عملیات مالی آن انجام می گردد.
نحوه ثبت عملیات مالی حساب تنخواه گردان در دفاتر امور مالی در روش متغیر نیز همانند روش ثابت می باشد.
فقط این نکته را باید یادآور گشت که در شیوه ثابت یک مبلغ ثابت و از قبل مشخصی به حساب تنخواه گردان واریز می شود ولی در شیوه متغیر دائما مبالغی که به این حساب واریز می شود با مبالغ قبلی متفاوت است و این تغییر مبالغ بستگی به هزینه ها و برآورد آن ها دارد که با توجه به هزینه هایی که صورت می گیرد، هزینه مورد نظر بلافاصله به حساب تنخواه دار واریز می گردد تا بتواند هزینه های مربوطه را از بودجه شرکت پرداخت نماید.
چگونگی عملیات تنخواه گردان
معمولا به دو صورت هزینه های تنخواه گردان پرداخت می گردد:
نخست اینکه به صورت مشخص شده در آیین نامه تنخواه گردانی، تنخواه دار تنها مجاز به پرداخت وجه می باشد.
دوم اینکه هزینه های انجام شده بیشتر از سقف مجاز خود در شرکت ها باشد که در این صورت نیازمند تأیید مدیر امور مالی و یا مدیریت شرکت است که پس از تأیید تنخواه دار می تواند نسبت به خرید و پرداخت هزینه در قبال آن اقدام نماید.
حتما بخوانید: تفاوت حسابداری و مدیریت مالی چیست؟
روش های پرداخت تنخواه گردانی
به طور کلی دو روش برای پرداخت تنخواه گردانی صورت می پذیرد که به قرار زیر است:
پرداخت موقت: که در این روش هزینه ها و پرداخت وجوه نقدی آن ها توسط تنخواه دار تنها با صدور برگ پرداخت نقدی عملیات خود را اجرایی می کند و ثبتی در حساب ها و دفاتر امور مالی صورت نمی گیرد.
پرداخت قطعی: در این روش پرداخت تنخواه گردان با ارائه مدارک و مستندات، رو به عملیات پرداخت های انجام شده و ثبت حسابداری ئ امور مالی تنخواه گردان به صورت همزمان می آورد.
فینتو:
تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.
نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:
- امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
- ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
- ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
- اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
- امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
- بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
- دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
- آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
- امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
- ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
- امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
- گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
- دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
- امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
- کنسول مدیریتی سیستم
- تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
- اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
- مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
- دریافت اسناد حسابدار
