با توجه به شناخت کاملی که از حساب تنخواه گردان کسب نمودیم در اینجا می خواهیم به تفاوت آن با حساب صندوق بپردازیم. چرا که این دو اصطلاح به همدیگر شبیه هستند و برای فهم دقیق تر و قائل شدن تفاوت میان این دو می بایست با قرار دادن تعاریف میان حساب صندوق و تنخواه گردان رو به مقایسه این دو آورد تا در نهایت عمده تفاوت های آن ها مشخص شود. باری دیگر اشاره ای به تنخواه گردان می کنیم تا مفهوم بعد از ایجاد تفاوت ملموس تر خود نمایی کند.
تنخواه گردان و تنخواه دار
در موسسات و شرکت های بزرگ امروزه برای پرداخت و برخی هزینه های جزئی غیر مرتبط با حوزه کاری شرکت نیاز به پرداخت برخی از لوازم و اشیاء لازمی است که در پروسه زمانی مشخصی به طور اتفاقی مورد نیاز و کاربست کارکنان شرکت واقع می گردد، به همین منظور خرید آن ها در اسرع وقت فوریت می بخشد. عمده این هزینه ها شامل پرداخت کرایه تاکسی، خرید غذا سایر هزینه های جزئی می باشد که شاید در وهله نخست همه این هزینه ها اندک شمرده شوند ولی در کل پروسه زمانی یک ماهه یا یک ساله می تواند در بر دارنده ی هزینه زیادی باشد که نیاز به فردی دارد که تمامی این هزینه ها را مدیریت نماید تا هزینه های پرداختی شرکت فراتر از انتظار و مبلغ موجود در حساب آن ها نرود. وجوه نقدی به همین منظور از طرف مدیر شرکت تعبیه شده است و آن را به حساب شرکت خود واریز نموده است که به این مبلغ، وجه نقد تنخواه یا تنخواه گردان اطلاق می شود. همان طور که می دانید این مبالغ از پیش تعیین شده در اختیار اشخاص یا افرادی مطمئنی از کارکنان شرکت مذکور قرار داده می شود که به این افراد در اصطلاح تنخواه دار اطلاق می شود. این نکته را همواره باید مد نظر داشت که مبلغ تنخواه می بایست حتما متناسب با هزینه ها و پرداخت های جزئی موسسه یا شرکت باشد و از شخص تنخواه دار تضمین لازم را دریافت کنند.
همان طور که در تعریف تنخواه گردان با یکدیگر مرور نمودیم، ممکن است این سوال برای شما هم پیش آید که این حساب چه تفاوتی با حساب صندوق می کنند؟ آیا این دو اصطلاح در واقع یک حساب هستند با دو اسم مختلف یا خیر هر کدام بر اساس قواعد و قوانینی در شرکت ها مورد تعریف واقع شده اند؟ برای درک و رسیدن به پاسخ این سوال ها حتما می بایست عمده تفاوت های میان حساب تنخواه گردان را با حساب صندوق مورد ارزیابی قرار دهیم تا در نهایت به پاسخ مورد نظر خویش نائل آییم.
تفاوتهای بین حساب صندوق و تنخواه گردان
در این قسمت سرانجام درصدد ایجاد تفاوت های میان این دو نوع حساب در موسسات و شرکت های مختلف برآمده ایم تا پاسخی جامع و کامل به چالش های موجود در ذهن شما باشد و شما بتوانید با تفاوت قائل شدن میان این دو نوع حساب، به تفکیک آن ها روی آورید و با عمده تفاوت حساب صندوق با تنخواه گردان بیشتر آشنا شوید:
- وجه نقدی که در حساب صندوق در نظر گرفته می شود، برخلاف حساب تنخواه گردان در اختیار فردی می باشد که مسئول خرید نمی باشد. این در حالی است که همان طور که در مورد تعریف تنخواه گردان در بالا خواندیم این حساب مستقیما در اختیار فردی قرار می گیرد که به آن تنخواه دار اطلاق می گردد و تنخواه دار شخصی است که با فرآیند خرید به طور کامل در ارتباط است و عمدتا وی خرید و ملزومات آن را بر اساس مبلغ موجود بر عهده می گیرد.
- معمولا حساب تنخواه برای پرداخت های جزئی و دنباله دار شرکت ها در پروسه های زمانی مشخصی می باشد. این در حالی است که صندوق معمولا در شرکت هایی مورد کاربست واقع می گردد که در عملیات جاری آن ها دریافت و پرداخت وجه نقد نیاز می باشد. مانند: فروشگاه های زنجیره ای و سوپر مارکت ها.
- همان طور که اشاره کردیم، مبلغ تنخواه معمولا دارای سقف مجاز مشخصی است که توسط مدیر شرکت این سقف تعیین می شود که این مبلغ با توجه به هزینه ها و آیین نامه های داخلی شرکت تعیین می گردد ولی در حساب صندوق این محدودیت وجود ندارد.
- معمولا دریافت و به ویژه پرداخت صندوق می بایست بنا بر تأییدیه مدیران شرکت ها صورت پذیرد در حالی که پرداخت های تنخواه با توجه به آیین نامه های تنخواه گردان شرکت ها صورت می پذیرد و به ازای هر صورت حساب تنخواه یک بار تأییدیه دریافت می گردد که شامل هزینه های متعدد و گوناگونی می باشد.
- حساب تنخواه در طول یک پروسه زمانی مشخصی و نیز با توجه به تمام شدن بودجه در حساب تنخواه گردان مجددا تسویه و شارژ می گردد. این در حالی است که این فرآیند در حساب صندوق صورت نمی پذیرد.
- وجه نقدی که شرکت به عنوان حساب تنخواه گردان در اختیار تنخواه دار سپرده است، در واقع به عنوان طلب شرکت از آن شخص به حساب می آید و در صورتی که در پایان پروسه زمانی مشخص مبلغی در این حساب باقی مانده باشد، می بایست به حساب بانکی شرکت واریز گردد و یا به صندوق بازگردانده شود. حال آنکه در حساب صندوق این مبالغ به عنوان دارایی شرکت محسوب می شوند و در پایان سال در سرفصل نقد و بانک طبقه بندی می گردد.
پس با توجه به عمده تفاوت هایی که میان این دو نوع حساب در موسسات و شرکت های مختلف مورد تحلیل و بررسی قرار گرفت، اینک با دیدی بازتر می توان گفت با توجه به شباهت های زیادی که میان این دو نوع حساب وجود دارد، باز هم تفاوت های زیادی را می توان میان حساب صندوق با حساب تنخواه گردان در نظر گرفت و نباید این دو نوع حساب را با یکدیگر اشتباه گرفت. البته برای این منظور طی دوره های آموزشی مختلف تمامی این مباحث به کارکنان شرکت ها و موسسات مختلف آموزش داده می شود تا با دیدی باز و با اطلاعات جامع و کافی به شغل مورد نظر خویش روی آورند.
فینتو:
تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.
نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:
- امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
- ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
- ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
- اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
- امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
- بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
- دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
- آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
- امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
- ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
- امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
- گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
- دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
- امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
- کنسول مدیریتی سیستم
- تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
- اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
- مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
- دریافت اسناد حسابدار
