همواره اغلب شرکت ها مقداری وجه نقدی را برای هزینه هایی کنار می گذارند که نمی توانند به صورت غیر نقدی یا صدور چک آنها را انجام دهند و باید برای هزینه کردن هر وجهی به صورت نقدی یک روند خاص طی شود و اسناد لازم را داشته باشند. بنابراین نگهداری این پول بر عهده فردی خاص در شرکت ها می باشد که به وی تنخواه دار اطلاق می گردد. لذا به فردی که این مبلغ را در اختیار دارد و به واقع مهمترین وظیفه را در شرکت بر عهده دارد، تنخواه گردان می گویند. اما در اینجا می خواهیم در مورد کنترل تنخواه صحبت کنیم. در واقع تنخواه گردان می تواند با توجه به شمه اقتصادی خویش با نگرشی دلسوزانه و منصفانه در راه کنترل امور مالی شرکت و هزینه های مربوط به آن رو به کنترل تنخواه در شرکت آورد تا هزینه های ریز و جزئی در پایان ماه بلای جان شرکت ها نگردند.
روش تنخواه گردان با هدف کنترل تنخواه
همانطور که می دانیم روش و شیوه کار تنخواه گردان به دو شیوه زیر می باشد:
1– متغیر : مبلغی که در این روش تعیین شده، توسط مدیران ارشد مشخص می شود و با توجه به میزان خرید هایی که توسط شرکت انجام می شود و در یک بخشنامه تنظیم می گردد، زمان معینی هم مشخص می شود. این نوع حساب تا زمانی که در قرارداد نوشته شده است باید اسناد و مستندات لازم در راستای خرید های غیر مرتبط با حوزه کاری شرکت ها به مدیران شرکت یا مسئولین امور حسابداری شرکت تحویل داده شود . آنچه در اینجا مهم است این مسئله است که یک تنخواه گردان می بایست در این مسئولیت خطیری که به وی واگذار شده است تمامی هم و غم خویش را بکار ببرد و در راستای کنترل تنخواه نهایت دلسوزی و انصاف را رعایت کند و لحظه ای از این سمت خود برای مصارف شخصی خویش سوء استفاده ننماید.
2– ثابت : در این نوع حساب بر حسب نیازهای
شرکت، یک مبلغ ثابت برای هزینه های شرکتی در اختیار تنخواه گردان قرار می گیرد و این فرد باید مدارک لازم را برای خریدهای مربوط به نیازهای شرکتی در زمانی معین به حسابداری تحویل دهد و بعد از بررسی کردن مدارک یک چک در وجه تنخواه گردان ثبت می شود. این حساب در زمان دوره مالی برای انجام هزینه های شرکتی هیچ هزینه ای نمی دهد و پس از اتمام کار دوره مالی بسته خواهد شد. شیوه کار تنخواه گردان در هزینه ثابت نیز بر پایه کنترل تنخواه می چرخد. بنابراین تنخواه گردان می بایست با توجه به مبالغ ثابتی که در یک پروسه زمانی مشخصی توسط مدیر شرکت یا امور مالی و حسابداری آن دریافت می نماید، نهایت کنترل را روی امور مالی و هزینه ها داشته باشد و با کنترل تنخواه سعی کند مبلغ ثابت از پیش تعیین شده را در این پروسه زمانی مشخص تنظیم کند تا با برنامه ریزی دقیق و منسجم بتواند تمامی هزینه ها را کنترل نماید تا در پایان ماه دچار مشکلی مبنی بر تما
م شدن بودجه تنخواه خود نگردد. بنابراین کنترل تنخواه در این مورد بسیار حائز اهمیت است و به انسان قدرت برنامه ریزی و کنترل به بودجه خود می بخشد.
رعایت تشکیل حساب تنخواه
قبل از تشکیل شدن حساب تنخواه باید صلاحیت تنخواه گردان با توجه به این مسئولیت سخت ثابت شود. آنگاه مقدار پولی که باید در اختیار این فرد قرار گیرد، توسط هیئت مدیره معلوم شود و از پرداخت وجه ها به طور نامنظم باید خودداری شود تا تنخواه گردان بتواند با تدبیر و برنامه ریزی روی حساب و هزینه های غیر مرتبط با حوزه کاری شرکت کنترل کامل را داشته باشد و با کنترل تنخواه هزینه های اعمال شده را رعایت و تنظیم نماید. پرداخت حساب به فرد مشخص باید به صورت رسید معتبر انجام شود و فرد باید هزینه هایی را که از این حساب انجام می دهد با فاکتور معتبر به حسابداری شرکت تحویل دهد. سپس حسابی که انتخاب می شود، باید سر وقت شارژ شود و اسنادی که عرضه می شود نیز باید به صورت کامل بایگانی شوند. با تمامی این حساسیت ها آنچه مهم است، کنترل تنخواه می باشد که تنخواه گردان می بایست با هوش و شمه اقتصادی خود بر روی امور مالی شرکت نهایت کنترل را داشته باشد.
روند افتتاح حساب تنخواه
افتتاح این حساب دارای موارد مالی و غیر مالی می شود. برای برخی از فرآیندها این پروسه مالی انجام نمی شود و حتی ثبت حسابداری هم نمی شود و بعضی دیگر از کارهای مالی باید به صورت کامل ثبت حسابداری شوند. بنابراین در روند هزینه های حساب بسیار تاثیر می گذارد. همچنین گرفتن تضمین معتبر از فرد تنخواه گردان بسیار در روند کنترل امور مالی و کنترل تنخواه حائز اهمیت است. این تضمین شامل چک و سفته می باشد و باید در ثبت حسابداری آورده شود که در نهایت باعث صدور سند حسابداری شرکتی می شود. تنخواه گردان در روند کنترل امور مالی و کنترل تنخواه گردان و هزینه های ثابت و متغیر موجود در حساب تنخواه گردان شرکت ها می بایست حتما با ثبت سند مبلغی را حساب خرج کند و در غیر این صورت هیچ گونه حقی مبنی بر خروج وجوه نقد از حساب ندارد بنابراین می بایست نسبت به کنترل امور مالی دقت لازم را مبذول دارد تا در نهایت مجبور به خروج هزینه از سیستم نگردد. کنترل تنخواه توسط تنخواه گردان از امور حیاتی و بسیار حائز اهمیت می باشد.
هدف از ایجاد تنخواه و کنترل تنخواه
ایجاد تنخواه در شرکت ها در بر دارنده اهداف و اغراض بسیار زیادی است که در این بین می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- آسان کردن و سرعت بخشیدن به فرآیند پرداخت: در بعضی مواقع دسترسی به امکانات بانکی امکان پذیر نیست و در این صورت برای پرداخت های عمده از تنخواه گردان استفاده می شود که موجب سهولت و سرعت در امر پرداخت می گردد.
2- کاهش حجم پرداختهای نقد و بانک: همانطور که پرداخت های دسته ی اول از طریق بانک و یا صندوق انجام شود، با توجه به تعداد پرداخت ها و مراحل پرداخت این امر موجب کاهش سرعت در پرداخت و باعث افزایش حجم عملیات حسابداری می شود. در این حالت استفاده از تنخواه به جای بانک یا صندوق باعث کاهش حجم عملیات می شود.
3- افزایش میزان کنترل وجوه نقد: بر اساس دو حالت
قبل می توان نتیجه گرفت که برای پرداخت های جزئی و هزینه ها باید از روش تنخواه استفاده کرد که باعث افزایش میزان کنترل وجه نقد می شود.
بنابراین علاوه بر کنترل امور مالی که تنخواه گردان با رعایت اصولی نظام مند می تواند از صرف نمودن هزینه های اضافی تا حد قابل توجهی جلوگیری به عمل آورد، می تواند از اهداف مزیت های بالا نیز بهره مند گردد.
بررسی کردن و کنکاو اسناد تنخواه گردان
برای کنترل امور مالی و در واقع کنترل تنخواه می بایست اسناد تنخواه گردان را مورد بررسی و کنکاو قرار داد. اصولا اسناد قابل پرداخت طی مراحل زیر پرداخت می شود:
قبل از پرداخت: در این حالت فرد خود انجام دهنده هزینه است. رسیدگی فقط به صورت آگاهی دادن به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام می شود و در حالتی که فقط پرداخت کننده باشد، بررسی ها بر اساس قوانین امور مالی و کنترل تنخواه انجام می گیرد. بعد از اینکه درستی آنها تایید شد، اقدام به پرداخت می شود. در این راستا هنر تنخواه گردان حفظ مبلغی از هزینه ها به عنوان باقی مانده در هر پروسه زمانی و کنترل تنخواه می باشد.
بعد از پرداخت: اسنادی که از طریق فرد پرداخت می شود، به امور مالی ارسال می شود. امور مالی بر طبق دستور العملی که مشخص شده، بررسی های لازم را انجام داده و بعد از تایید اسناد مراحل تأمین انجام می شود. در این راستا نیز کنترل و نظارت بر امور مالی به طور دقیق صورت می گیرد و تنخواه گردان با کنترل تنخواه کار خود را به پیش می برد.
فینتو:
تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.
نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:
- امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
- ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
- ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
- اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
- امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
- بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
- دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
- آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
- امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
- ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
- امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
- گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
- دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
- امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
- کنسول مدیریتی سیستم
- تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
- اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
- مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
- دریافت اسناد حسابدار
