حضور و غیاب کارمندان از گذشته یک عامل مهم افزایش راندمان کاری و بررسی عملکرد کارمندان بوده است. در آن زمان کسی نمی دانست نرم افزار حضور و غیاب چیست و شیوه های سنتی کارت حضور و غیاب مورد استفاده قرار می گرفت.
این شیوه های سنتی معایب زیادی داشت از جمله اینکه ممکن بود کارمندان به خاطر تاخیر نخوردن به جای دیگری کارت میزدند. و به این ترتیب عملا حضور و غیاب کارمندان صوری میشد و مدیریت منابع انسانی همیشه از این روند گلایه داشت.
با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از اثر انگشت و تکنولوژی تشخیص چهره برای کارمندان، کنترل تردد هم رنگ و بوی دیگری پیدا کرده است و نرم افزار حضور و غیاب به کمک مدیران سازمان ها آمده است.
راهکار مدیریت منابع انسانی برای مدیریت کارمندان چیست؟
سیستم های حضور و غیاب می تواند نقش مهمی در مدیریت کارمندان داشته باشد و بسیاری از مدیران تمایل دارند که از نرم افزار های حضور و غیاب به نحو احسنت بهره ببرند.
کارمندان یک اداره یا سازمان در طی روز های متوالی به سر کار می روند و پس از اتمام تایم کاری به منزل بر می گردند. اما گاهی اوقات مشکلاتی مانند بیماری، ترافیک یا مشکلات روزمره باعث می شود که آن ها یا اصلا به محل کار خود مراجعه نکنند و یا با تاخیر برسند. اما چه راهکاری برای مقابله با این معضل و مشکلات آن ها وجود دارد.
مهم ترین راه حل ممکن که در حال حاضر نیز استفاده می شود استفاده از سیستم حضور و غیاب است که تردد لحظه ای کارمندان را ثبت می کند و امکان اشتباه را کاهش می دهد. اگرچه فلسفه استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان های مختلف یکسان است اما آنچه آن ها را متمایز می کند نحوه اجرای حضور و غیاب است که در ادامه به طور مفصل به آن می پردازیم و مشخصات یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب را ذکر خواهیم کرد.
سیستم حضور و غیاب چیست؟
سیستم حضور و غیاب راهکاری است که برای ثبت و ضبط زمان تردد کارمندان یک موسسه استفاده می شود. در واقع این یک سیستم است که شما می توانید به کمک آن حضور و غیاب کارمندان خود را مستند کنید و به کمک آن به ارزشیابی نهایی عملکرد کارمندان خود بپردازید.
مدیریت حضور و غیاب به شیوه های مختلفی انجام می شود و هرکدام از مزایا و معایب خاصی برخوردار است. به عنوان مثال، برخی از شیوه ثبت بر روی برگه حضور و غیاب، بر خی از طریق ثبت در دفاتر مخصوص، برخی به کمک ثبت کارت شناسایی کارکنان و برخی نیز از نرم افزار های آنلاین حضور و غیاب استفاده می کنند.
نرم افزار حضور و غیاب سامانه ای است که با استفاده از تکنولوژی های روز دنیا به مدیریت شرکت های مختلف این امکان را می دهد تا زمان بندی بهتری برای کارمندان خود تنظیم کنند.
نرم افزار حضور و غیاب چه چیزهایی را ثبت می کند؟
بیشتر کارمندان نسبت به نرم افزار های حضور و غیاب دید مثبتی نداشتند و تصور می کردند نصب آن ها به معنی عدم اعتماد مدیران به کارمندان است. اما این روزها کارمندان هم به مزایای استفاده از آن ها برای خود پی برده اند و ازاستفاده آن در کنترل تردد استقبال می کنند.
برخی از پارامتر هایی که نرم افزار های حضور و غیاب ثبت می کنند عبارت است از:
میزان مرخصی کارمندان – تعیین کارکرد دقیق – ماموریت و اضافه کاری – شیفت های کاری و تقویم های کاری .
مزیت استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در مدیریت منابع انسانی چگونه است؟
سازمان ها برای گذر از نگاه منفی که ممکن است آسیب هایی را به کسب و کار آن ها بزند باید دید نوینی به مدیریت منابع انسانی داشته باشند و به آن اهمیت ویژه ای بدهند. کمک از متخصصان شایسته این حوزه و استفاده از فناوری های نوین که هزینه بالایی هم نداشته باشند می توانند بسیارراهگشا باشند.
در گذشته برخورد های سخت و بسیار جدی با کارمندان به ویژه برخورد با تاخیرهای آن ها نشانه مدیریت خوب و یکپارچه بود. اما امروزه مدیریت تاخیر کارمندان مشخص باید به شیوه دیگری باشد. نرم افزار حضور و غیاب به همراه یک سیستم منابع انسانی مشخص می تواند ضمن بررسی عملکرد کارمندان سیستم تشویق و تنبیه مناسبی را برایشان اعمال کند.
نرم افزار حضور و غیاب به شرکت های مختلف امکان مدیریت زمان بندی و بهره وری از نیروهای انسانی خود را می دهد.
چرا تهیه یک نرم افزار حضور و غیاب سرمایه گذاری است؟
برخلاف تصور عموم مردم تهیه اینگونه نرم افزار ها یک هزینه نیست بلکه یک سرمایه گذاری است که پس از چند ماه هزینه های خود را به سازمان بازمی گرداند.
این سامانه ضمن پیشگیری از هدر رفتن سرمایه های شرکت با محاسبه دقیق عملکرد کارمندان به عملکرد کارمندان نظم می دهد و با پیشگیری از اتلاف وقت و انرژی، عملکرد کارمندان و در نتیجه سازمان را به میزان قابل توجهی ارتقا می دهد. بنابراین نباید تهیه این نرم افزار را به منزله یک هزینه در نظر گرفت و باید به شکل یک سرمایه گذاری طولانی مدت که نتایج مثبتی برای سازمان به همراه دارد به آن نگاه کرد.
موردی که حائز اهمیت می باشد این است که دستگاه های حضور و غیاب با هزینه های بالا، پس از مدتی با استهلاک رو به رو می شوند و نیاز به جایگزین شدن دارند. این درحالی است که نرم افزار های حضور و غیاب روز به روز پیشرفته تر می شوند و امکانات بیشتری را پوشش می دهند.
چه موسساتی به سیستم حضور و غیاب نیاز دارند؟
تمامی کارفرمایان باید سیستم حضور و غیاب کارمندان را داشته باشند. این سیستم به عنوان یکی از الزامات اداری شناخته می شود. و حتی برخی از شرکت های بیمه ای نیز از آن ها استفاده می کنند. البته نحوه اجرای آن اهمیت چندانی ندارد و بیشتر ثبت زمان حضور و غیاب مهم است.
نرم افزار های حضور و غیاب به کارفرمایان این امکان را می دهد که ساعت کاری کارمندان خود را به صورت دقیق محاسبه کنند. این قابلیت به خصوص در صورتی مفید است که ساعت کار کارمندان به صورت ساعتی باشد.
با توجه به اینکه در این موارد کارفرمایان به محاسبه دقیق دستمزد کارمندان نیاز دارند باید بدانند که در زمان کاری و اضافه کاری آن ها چگونه بوده است و دستمزد آن ها را با توجه به این ساعت پرداخت کنند.
حتما بخوانید: معرفی قابلیت ثبت چند محل کار در نرم افزار حضور و غیاب فینتو
ملاک های تشخیص یک نرم افزار حضور و غیاب خوب چیست؟
بسیاری از مدیران هنگام انتخاب نرم افزار حضور و غیاب با تعدد ابزار ها مواجه می شوند که تصمیم گیری را برای آن ها دشوار می کند.
یک نرم افزار حضور و غیاب خوب به راحتی می تواند تمام کارمندان سازمان را پوشش بدهد و برای تمامی سازمان ها اعم از کوچک ، متوسط و بزرگ برنامه های تدوین شده مناسبی دارد. هم چنین نیاز به ابزار و تکنولوژی پیچیده و زیادی ندارد و تهیه آن هزینه زیادی را به سازمان تحمیل نمی کند. نرم افزار خوب عملکرد ساده ای دارد و کارمندان به سرعت استفاده از آن را می آموزند و بدون دغدغه از آن استفاده می کنند.
خدمات فنی پشتیبانی هم بسیار مهم است و یک نرم افزار حضور و غیاب خوب پاسخ گوی نیازها، سوالات و درخواست های احتمالی سازمان های مشتری خود است.
یک سیستم حضور و غیاب خوب امنیت بالایی دارد و همراه بودن آن از طریق قابلیت نصب بر روی تلفن همراه به مدیران این امکان را می دهد که در هر زمان و مکانی که تمایل داشته باشند به عملکرد کارمندان خود نظارت کنند.
امکانات کلی نرم افزار حضور و غیاب :
- امکان ثبت و ویرایش مشخصات کارمندان به تعداد نا محدود
- تعریف انواع استخدامی ها، انواع مرخصی و انواع ماموریت ها
- تعریف واحد های سازمانی و انواع سمت ها
- تعریف اطلاعات کارمندان به همراه عکس کارمندان
- اختصاص کارمندان به شیفت های تعریف شده
- گزارش لیست کارمندان به صورت جزئی و کل
- ورود اطلاعات حضور و غیاب ( امکان ورود و محاسبه زمان ورود و خروج : ورود و خروج به صورت عادی، ورود و خروج با مرخصی، ورود و خروج با ماموریت )
مزایای نرم افزار حضور و غیاب:
مدیریت کسب و کار بهینه و کارآمد: یکی از مزایای اصلی نرم افزار حضور و غیاب این است که به صورت موثری می تواند محیط کار را مدیریت کند. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب به عنوان راه حل به مدیران این امکان را می دهد تا برنامه ریزی بهتری را برای کارها انجام دهند. با این کار می توان کارایی را افزایش داد، به بهره وری بیشتری دست یافت و هزینه ها را مدیریت کرد.
هر سیستم حضور و غیاب یک پنل تحلیلی دارد که به مدیران اجازه می دهد تا داده ها را به مرور زمان بررسی کنند، به دنبال فرصت های جدیدی برای بهتر شدن باشند و مشکلاتی را که باعث کاهش بهره وری می شوند را از میان بردارند.
کمک به صرفه جویی در زمان و هزینه: روش های حضور و غیابی که یک شرکت یا کسب و کار انتخاب می کند مهمتر از آن چیزی است که شما فکر می کنید. به عنوان نمونه، ممکن است سیستم های قدیمی یا دستی حضور و غیاب به ناکارآمدی، هزینه های غیر ضروری و نارضایتی کارمندان منجر شوند.
با رقابت های موجود در بخش صنعت که از قبل هم بیشتر شده است کسب و کار های اندکی وجود دارند که فارغ از اندازه آن کسب و کار می تواند چنین اشتباهات پرهزینه ای را در عملکرد هایش تاب بیاورد.
کمک به هماهنگ شدن کارمندان به قوانین حضور و غیاب: آیا حرفه شما نیز به زمان بندی خاصی نیاز دارد؟ به عنوان مثال کارگران تعداد ساعات مشخصی در هر شیفت، یا در هر هفته می توانند کار کنند. در دیگر موارد، ممکن است سیاست شرکت به کارمندان تحمیل کند که بیش از تعداد ساعات معینی در یک بازه پرداختی ( مثلا ماهانه یا هفتگی ) حق کارکردن را ندارند.
هرقانونی را که شرکت تان تعیین میکند با یک نرم افزار حضور و غیاب به افراد کمک می کند تا با شرایط وفق پیدا کنند. زیرا به مدیران این امکان را می دهد که اعلاناتی تنظیم کنند و فورا در مورد هر گونه تناقض زمانی به افراد و کارمندان هشدار داده شود.
بالا بردن سطح رضایت کارمندان: مدیریت و کنترل درخواست مرخصی کارمندان، بخش مهمی از فرایند مدیریت به منظور حفظ یک محیط کاری رضایت بخش است. وقتی رضایت کارمندان افزایش پیدا کند مسائلی مانند ترک از کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.
شرکت هایی که به کارمندان شان اجازه می دهند ساعت های بیشتری را کار کنند تا درآمدشان افزایش یابد، حال آنکه با مرخصی ها یا زمان بندی هایشان کنار می آیند، عموما تجربه کاری بسیار لذت بخشی برای کارمندان فراهم می کنند.
با سیستم های اتوماتیک حضور و غیاب، شما می توانید بازبینی، تایید یا رد درخواست مرخصی را به سرعت انجام دهید. و با مرخصی های برنامه ریزی شده می توانید اثر این غیبت را بر مجموعه هایتان به حداقل برسانید.
به خاطر این مزایا است که این روزها اغلب مدیران سنتی هم می پرسند نرم افزار حضور و غیاب چیست؟ و در پی استفاده از آن هستند. تهیه نرم افزار حضور و غیاب در واقع یک نوع سرمایه گذاری است که کیفیت عملکرد سازمان شما را ارتقا می دهد.
یک راه حل متفاوت برای حضور و غیاب پرسنل
با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو بدون نیاز به هیچ گونه دستگاه و سخت افزاری میتوانید به راحتی تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل کنید. با استفاده از این سیستم برای شرکت یا کسب و کار خود از وضعیت حضور و غیاب کارکنان در لحظه و هر کجا مطلع شوید و به کسب و کار خود نظم ببخشید.
