سیستم اطلاعاتی (Information System) چیست؟
سیستم اطلاعاتی یا Information System (اصطلاحا به آن IS می گویند)، مجموعه ای از عنصرهای مربوط به هم است که وظیفه دارند اطلاعات را جمع ، پردازش، ذخیره سازی و توزیع کنند تا امور تصمیم گیری و کنترل را در یک سازمان پشتیبانی کنند. همچنین از این سیستم ها برای ایجاد زنجیره تامین درون سازمانی نیز استفاده می شود.
سیستم های اطلاعاتی قادرند به مدیر سازمان ها و کارکنان آن ها در تجزیه و تحلیل مشکلات، الگوسازی مشکلات پیچیده و تولید محصول جدید مطابق با نیاز روز بازار کمک کنند.
تعاریف مرتبط با سیستم ها اطلاعاتی
برای اینکه پی ببریم چه سیستم های اطلاعاتی در سازمان وجود دارد و چه کارهایی بر عهده دارند ابتدا باید تعریف مشخصی از سیستم و سازمان ارائه دهیم تا با معنی لغوی این مفاهیم آشنا شویم و درک بهتری از آن داشته باشیم.سپس سیستم های اطلاعاتی را شناخته و آن را در سازمان بررسی می کنیم. با ما همراه باشید.
-
سیستم
اگر با دقت به دور و بر خود نگاه کنید متوجه می شوید که هر چیزی را می توان سیستم خواند. اساسا هر مجموعه ای از اجزا که با یک الگوی مشخص در کنار هم قرار گرفته اند و برای رسیدن به یک هدف مشخص با هم کار می کنند را می توان سیستم گفت.
-
سازمان
مجموعه ای از افراد ( دو نفر و بیشتر ) را گویند که برای رسیدن به یک هدف مشترک از برنامه های مشخص و استراتژای خاص استفاده می کنند. این مجموعه منابع مشخصی دارند که باید آن ها را بشناسند و به طور بهینه از آن استفاده کنند. سازمان ها پیرو نظام یا سیستم خاصی می باشند که آن ها را از هم قابل تفکیک می سازد.
حتما بخوانید: تعریف هوش تجاری و اهمیت آن در کسب و کارهای امروز
سیستم های اطلاعاتی به چند بخش تقسیم می شوند؟
همه این سیستم ها دارای سه بخش مهم هستند که این سه بخش، بخش های ورودی، پردازش و خروجی نام دارند. در زیر وظیفه مربوط به هر بخش را آورده ایم:
ورودی یا Input :
جمع آوره داده ها از محیط داخلی و خارجی.
پردازش یا Processing :
تولید اطلاعات یا به عبارتی معنی دار کردن اطلاعات خام ورودی.
خروجی Output :
انتقال اطلاعات پرداخته شده به افراد یا بخش هایی که به این اطلاعات نیاز دارند.
سیستم های اطلاعاتی در سازمان چیست؟
زمانی که سازمان ها برای رفع نیازهای بشر و دلیل مهم‌تر از آن یعنی کسب سود از طریق رفع آن نیاز ها، تشکیل یافتند به اهمیت منابع مهمی چون نیروی انسانی و مواد اولیه پی برده بودند. اما در عصر جدید، بشر علاوه بر اهمیت دادن به منابعی که ذکر شد، دریافت که اطلاعات به خودی خود یکی از مهم‌ترین دارایی های هر سازمان است و باید از آن به نحو احسن استفاده کرد. بنابراین سیستم های اطلاعاتی در سازمان شکل گرفتند.
اطلاعات در اطراف ما تولید می شوند و پراکنده اند. دسترسی به این اطلاعات پراکنده آسان نیست. برای آنکه بتوانیم از این اطلاعات استفاده کنیم باید آن ها را چون سایر منابع سازمان ببینیم و مدیریت کنیم.
حتما بخوانید: 5 نکته برای کاهش هزینه های کار
انواع سیستم های اطلاعاتی در سازمان چیست؟
در سازمان ها این سیستم ها در 4 نوع هستند:
- سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS) که مد نظر مدیران اجرایی است؛ مانند:
- سیستم های پشتیبان مدیران
- سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) که مدنظر مدیران ارشد است؛ مانند:
- سیستم های خبره و هوش مصنوعی
- سیستم های پشتیبان تصمیم گیری
- سیستم های اطلاعات مدیریتی
- سیستم های مدیریت اطلاعات (MIS) که مدنظر مدیران میانی است؛ مانند:
- سیستم های کار دانشی
- سیستم های اتوماسیون اداری
- سیستم های پردازش تراکنش (TPS) که مدنظر کاربران است؛ مانند:
- سیستم های اطلاعاتی تراکنشی
در ادامه هر یک از این موارد را به تفصیل توضیح خواهیم داد. با ما همراه باشید.
کاربرد انواع سیستم های اطلاعاتی در سازمان
سیستم های اطلاعاتی در سازمان چیست؟
-
سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS):
سیستم های اطلاعاتی در سطح استراتژیک می باشند و در بالاترین سطح هرم قرار دارند. این سیستم تصویر کلی از سازمان را در اختیار مدیر ارشد قرار می دهد. از آنجا که مدیر ارشد بایستی با کمترین سطح امکانات و اطلاعات کامل ترین و درست ترین برداشت را از وضعیت سازمان بکند و معیار های درستی را برای ارزیابی داشته باشد، لذا استفاده از این سیستم می تواند هم در این مورد و هم در راستای شناسایی فرصت ها و تهدید های سازمان موثر باشد زیراکه بیشتر توجه مدیر ارشد معطوف به بیرون از سازمان است.
-
سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS):
این سیستم ها برای انجام مدل های پیچیده تر ریاضی، تجزیه و تحلیل داده ها و پشتیبانی از تصمیم توسط پرسنل حرفه ای سازمان استفاده می شود. سیستم های پشتیبانی، مواقعی کاربرد دارند که گذشته و سابقه ای وجود نداشته باشد به عبارتی برای اخذ تصمیمات منحصر به فرد کاربرد دارند. سیستم های پشتیبانی از تصمیم با ترکیب هوشمندی مدیر میانی و قابلیت های رایانه ای تلاش می کند تا کیفیت تصمیمات را دوچندان کند.
نمونه های سیستم های پشتیبانی تصمیم:
- سیستم های پشتیبانی از تصمیم گروه
- پشتیبانی رایانه ای از کار گروهی
- سیستم های حمل و نقل
- سیستم های برنامه ریزی مالی
-
سیستم مدیریت اطلاعات (MIS):
این سیستم به طور مشخص به عملیات داخل سازمان توجه داشته و به بیرون از سازمان توجهی ندارد. عملیات گسترده سازمان را خلاصه کرده تا مدیر وظایفش را به طور کاراتر انجام دهد. توجه این سیستم به گذشته و حال است. سیستم مدیریت اطلاعات منعطف نیست و توان تحلیل وسیع و پردازش پیچیده را ندارد. مدل های مورد استفاده این سیستم ساده اند و برای گزارش گیری طراحی شده اند.
نمونه های سیستم مدیریت اطلاعات:
- سیستم مدیریت فروش
- سیستم کنترل موجودی
- سیستم های بودجه بندی
- مدیریت سیستم های گزارش دهی
- مدیریت منابع انسانی
-
سیستم پردازش تراکنش ها (TPS):
در هر سازمان مجموعه ای از تراکنش ها وجود دارند که برای بقای سازمان الزامی است. بنابراین بایستی از این اطلاعات به نحو احسن استفاده شود. سیستم پردازش تراکنش، سیستم های عملیاتی در پایین هرم هستند، دارای بالاترین سطح تنوع می باشند، ساده اند و برای انجام امور روزانه و روتین سازمان استفاده می شوند. این سیستم ها معمولا کامپیوتری بوده و منابع آن ها از قبل تعیین شده است و بیشتر تراکنش هایی را ثبت می کند که گویای ارتباط سازمان با بیرون از سازمان باشند. از کار افتادن سیستم پردازش تراکنش ها گاهی برابر است با نابودی سازمان زیرا که سایر سیستم ها بر این سیستم بنا شده اند.
نمونه های سیستم پردازش تراکنش ها:
- سیستم های حقوق و دستمزد
- سیستم پردازش سفارش
- سیستم رزرو
- سیستم های کنترل سهام
- سیستم های پرداخت و انتقال وجوه
مطلب پیشنهادی: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و هر آنچه که باید بدانید
مقایسه سیستم های اطلاعاتی
| سیستم اطلاعاتی | ورودی | پردازش | خروجی |
| EIS |
|
|
|
| DSS |
|
|
|
| MIS |
|
|
|
| TPS |
|
|
|
چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟
سیستم‌های اطلاعات یک سازمان را دائما و به صورت دوره‌ای باید توسعه داد. چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره‌های خاصی آنها را به روز کرد. به همین منظور ما چرخه ای از توسعه سیستم های اطلاعات را در ادامه ذکر کرده ایم.
این چرخه دارای مراحل زیر است:
| مراحل تهیه سیستم اطلاعات | ||||
| مطالعه | مطالعه اولیه | مطالعه امکانپذیری | ||
| تحلیل و طراحی عمومی
|
بررسی سیستم فعلی | تعیین نیازمندیهای سیستم جدید | طراحی سیستم جدید | برنامه‌ریزی نحوه اجرا و پیاده‌سازی |
| تحلیل و طراحی تفصیلی | طراحی فنی | برنامه‌نویسی و تست نرم‌افزار | آموزش کاربر | بررسی پذیرش کاربر |
| پیاده‌سازی | تبدیل داده‌ها | استقرار سیستم | ||
| اجرا | رفع اشکالات | نگهداری | ||
مزایا و محدودیت های سیستم های اطلاعاتی
محدودیت ها :
هرچه زمان می گذرد تکنولوژی بر سازمان ها غالب تر شده، نقش ارتباطات الکترونیک پررنگ تر می شود و با فقدان نیروی انسانی مناسب در سازمان ها رو به رو می شویم.همچنین اطلاعاتی در سازمان وجود دارند که قابل خلاصه سازی و گزارش توسط سیستم های اطلاعاتی نیستند.
مزایا :
سیستم های اطلاعاتی موجب می شوند که با منابع کمتر بتوان بهره وری بیشتری کسب کرد. این سیستم ها همچنین می توانند در سریع تر، دقیق تر و راحت تر انجام دادن کارها کارگر باشند.
سیستم های اطلاعاتی قادرند توانایی افراد را در انجام امور بهبود بخشند، شرایط بحرانی را قبل از وقوع مشکل پیشبینی کرده و علل را بررسی کنند. این سیستم ها مدیران را در شناسایی شرایط ایده آل و انتخاب بهترین گزینه کمک می کنند.
سازمانی که بهره وری و اثر بخشی خود را با استفاده از سیستم های اطلاعاتی بهبود می بخشد، این ظرفیت را خواهد داشت که روش رقابتی خود را در صورت لزوم و در کمترین زمان تغییر دهد قبل از آنکه مبالغ هنگفتی زیان کند.
همانطور که دیدید سیستم های اطلاعاتی برای انجام عملیات، کنترل عملیات و تصمیم گیری به کار می روند. این سیستم ها می توانند به صورت دستی، کامپیوتری و ترکیبی استفاده شوند.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
سلام کاش برای سیستم های اطلاعاتی و سیستم پردازش تراکنش ها نمونه موجودش رو هم مثال می زدید. ممنون
سلام در مورد امنیت این سیستم ها به چه صورت هستند؟ کاش بیشتر در مورد امنیت توضیح می دادید