آشنایی با فرایند حقوق و دستمزد و چالش های آن

اگر مدیر یک شرکت بزرگ و پر رونقید، اگر به تازگی کسب و کارتان را راه انداخته اید و یا اگر به فکر راه اندزی کسب و کار شخصی خودتان هستید؛ بسته به سایز و نوع کسب و کارتان، کارکنانی دارید (خواهید داشت) که بایستی آن ها را مدیریت نمایید.یکی از هزینه های حیاتی هر شرکت هزینه حقوق و دستمزد کارکنان می باشد.حتما شما نیز بارها به فکر کم خطا ترین و کم خطر ترین راه انجام فرایند حقوق و دستمزد افتاده اید.اگر تا کنون روشی انتخاب کرده اید و ناراضی می باشید و یا هنوز راهی برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنانتان نیافته اید با من همراه شوید تا با هم چالش ها و روش های این فرایند را بررسی کنیم.

حقوق و دستمزد چیست؟

آنچه که در مقابل کار انجام شده توسط کارکنان اداری، مدیران و ارائه کنندگان خدمات مشاوره ای به طور ماهیانه پرداخت می شود تحت عنوان حقوق و پرداختی به کارگران ساده و ماهر را دستمزد گویند.پس به طور کل می توان گفت حقوق و دستمزد مجموعه وجوهی است که طی زمان مشخصی به کارکنان، پرداخت یا تعهد می شود.
دستمزد خود به دو بخش قابل تقسیم است.

دستمزد مستقیم:

دستمزد کارگرانی است که به طور مستقیم در فرایند تولید کالا(خدمت) نقش دارند.مانند کارگر جوشکار در تولید درب

دستمزد غیر مستقیم:

دستمزد کارگرانی است که به طور مستقیم در فرایند تولید نقش ندارند.مانند سرپرست کارگران خدماتی
 

دوایر کنترلی سیستم حقوق و دستمزد:

 

1. دایره کارگزینی:

واحد کارگزینی در هر موسسه با توجه به قوانین و مقررات، وظیفه تهیه و تدوین دستور العمل ها، آیین نامه های استخدامی و صدور احکام پرسنل را بر عهده دارد.همچنین وظایف دیگری در ارتباط با پرسنل دارد از جمله آموزش، نحوه استفاده کارکنان از مرخصی، تعیین شرح وظایف، نقل و انتقال پرسنل به سایر بخش های موسسه و غیره.
این واحد هر ماه تغییرات مربوط به ورود و خروج، جابه جایی و یا افزایش حقوق پرسنل را طی احکام صادر شده کارگزینی، به واحد حسابداری اعلام می کند.

2. دایره زمان سنجی:

وظیفه این واحد محاسبه زمان استاندارد برای ساخت یک واحد کالا و محصول است.طبیعتا زمان استاندارد ساخت یک کالا با توجه به شرایط فیزیکی و امکانات موجود تعیین می شود.
زمان سنجی در کل به دو صورت قابل انجام است:

 
 

الف) زمان عادی انجام کار:

زمانی که برای انجام یک کار در حالت عادی لازم است.

ب)زمان استاندارد:

زمانی که با در نظر گرفتن اوقات استراحت و تاخیرات احتمالی به دست می آید.
 

3. دایره برنامه ریزی تولید:

این واحد در واقع شروع برنامه تولید و کنترل هزینه های دستمزد را امکان پذیر می کند.قبل از آنکه عملیات تولید یک سفارش یا مراحل تولید اغاز شود، با توجه به زمان استاندارد ساخت محصول اقدام به برنامه ریزی می کنند تا بتوانند دستمزد پیشبینی شده را با هزینه های واقعی دستمزد مقایسه کنند.
 

4. دایره ثبت اوقات کار:

وظیفه این دایره جمع آوری اطلاعات زمان کارهای انجام شده در ارتباط با هر یک از مراکز خدماتی، تولیدی، مراحل تولید و یا سفارشات است.این اطلاعات از طریق کارت ساعت(کارت حضور و غیاب) و کارت اوقات کار جمع آوری می شود.
 

 

کارت ساعت ( کارت حضور و غیاب) :

 
حضور کارکنان و ساعت شروع و اتمام کار آنها در هر روز را مشخص می کند. در موسسات مختلف از کارت های ماشینی، ساعت کارت زن و کامپیوتر برای این امر استفاده می کنند.

کارت اوقات کار:

این کارت نشان دهنده زمانی است که هر کارگر برای ساخت و تکمیل هر سفارش سپری کرده است.همچنین این کارت بیان کننده اطلاعات نوع کار انجام شده می باشد و معمولا در موسسات تولیدی از آن استفاده می شود.کارت اوقات کار در تعیین دستمزد نهایی کارگران، محاسبه پاداش و پرداخت آن اهمیت زیادی دارد.
 

5. دایره حسابداری حقوق و دستمزد:

این واحد با اعمال مواد قانونی مرتبط با اضافه کاری، نوبت کاری و غیره و همچنین با تعیین کسورات، لیست حقوق و دستمزد را تهیه کرده و هزینه حقوق و مبالغ خالص پرداختنی هر فرد را مشخص می کنند.
 

لیست حقوق و دستمزد:

این لیست یک فرم می باشد که از بخش های مختلفی تشکیل شده است.هر قسمت با توجه به اطلاعات ارائه شده از واحد کارگزینی و دوایر ثبت ورود و خروج و با لحاظ قانون کار تکمیل می شود. نمونه ای از لیست حقوق و دستمزد را در زیر مشاهده می کنید.

 
لازم به ذکر است که این فرم برای همه کسب و کارها یکسان نیست و بسته به نوع فعالیت شرکت و نوع قراردادهای کار کارکنان و کارفرما و موارد دیگر تهیه می شود.موارد زیر در همه لیست های حقوق و دستمزد وجود دارند:
 

 

6. دایره حسابداری بهای تمام شده:

حسابداری بهای تمام شده وظیفه جمع آوری اطلاعات مربوط به عوامل هزینه و محاسبه بهای تمام شده محصولات و خدمات را بر عهده دارد و با تجزیه و تحلیل گزارش ها و بررسی راه های تولید به روش های کمینه کردن هزینه های تولید می پردازد.
 

روش های انجام محاسبات حقوق و دستمزد:

 

 
اکنون هرکدام از روش های بالا را توضیح داده و سپ به چالش های فرایند حقوق و دستمزد می پردازیم

روش سنتی( دستی):

در گذشته تمام فرایند حسابداری حقوق و دستمزد به صورت دستی و به وسیله بخش ها و سلسله مراتب مختلف شرکت انجام میشد.در این بین ممکن بود با یک خطای جزئی که از یکی از بخش ها سر زده بود در پایان حقوق و دستمزدها اشتباه محاسبه شده و در پایان نیز محاسبه بیمه و مالیات به مشکل بر می خورد.و زمان زیادی لازم بود تا این فرایند تصییح شود.
بعدها این فرایند با استفاده از اکسل سرعت گرفت اما هنوز هم این فرایند سخت و زمان بر بود.

نرم افزارهای آفلاین:

با طراحی نرم افزارهای آفلاین حقوق و دستمزد بسیاری از مشکلهای پیشین حل شد.اکنون کافی بود تا اطلاعات لازمی که در نرم افزار خواسته شده بود را وارد کنید و لیست حقوق و دستمزد خود را تحویل بگیرید.انواع این نرم افزار ها در بازار موجود است و شما با پرداخت مبلغ معینی( که کم هم نیست) قادر به استفاده از آن بر روی یکی از دستگاه های خود خواهید بود.

سیستم های آنلاین:

در آخر سیستم های آنلاین حقوق و دستمزد پا به عرصه گذاشتند. این سیستم ها قادرند تمام فرایند حقوق و دستمزد را به صورت برخط برایتان انجام دهند.حقوق و دستمزد را محاسبه کنند، لیست حقوق چاپ کنند.دیسکت بیمه و مالیاتتان را تهیه کنند و تجربه بی استرسی به شما ببخشند بدون اینکه مجبور باشید ساعت ها وقت بذارید.

چالش های فرایند حقوق و دستمزد:

 

استفاده بهینه از زمان:

برای آنکه مطمئن شوید در شرکت شما به طور بهینه از وقت استفاده می شود لازم است ابتدا از این اطلاع داشته باشید که ساعت شروع و پایان کار پرسنلتان چگونه است و آیا سر وقت بر سر پست خود حاضر می شوند؟آیا در ماه چند روز(ساعت) مرخصی می گیرند و سطح کارایی آنها برای این مقدار ساعت کار مناسب است یا خیر.
بنابراین یا باید به صورت دستی کارت ساعت آنها را پر کنید و یا از دستگاه های ثبت اثر انگشت بهره بگیرید(که هزینه کمی ندارند) راه دیگری نیز دارید و آن استفاده از سیستم های حضور و غیاب آنلاین است با این شیوه کارکنان شما کافی است اپلیکیشن حضور و غیاب را بر تلفن همراه خود نصب کرده و تنها با روشن کردن جی پی اس خود، اطلاعات ورود و خروج، حضور و غیاب و سایر موارد را ثبت کنند.
همچنین شما به عنوان مدیر شرکت می توانید بر همه این اطلاعات نظارت داشته باشید.سیستم حضور و غیاب آنلاین فینتو این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا بدون ذره ای استرس اتلاف وقت، بر شرکت خود مدیریت کنید.

کمینه کردن هزینه ها:

چالش دیگر مدیران(به ویژه مدیران کسب و کارهای نوپا) هزینه های گزافی است که باید برای نرم افزارهای حقوق و دستمزد پرداخت کنند و با هر تغییر کوچکی در قوانین و دستور العمل ها بایستی نسخه به روزرسانی آن را نیز تهیه نمایند. شما تنها با ثبت نام در سایت فینتو قادر خواهید بود با تعرفه های بسیار پایین از خدمات ویژه آن بهره مند شوید.هدیه فینتو به شما یک ماه استفاده رایگان از خدمات ویژه آن است.

امنیت اطلاعات:

علاوه بر این، نرم افزار های حقوق و دستمزد آفلاین بر روی یک دستگاه قابل استفاده است، در صورتی که این اطلاعات به هر دلیلی پاک شود شما دیگر امکان دسترسی به اطلاعاتتان را نخواهید داشت چون این اطلاعت بر روی هیچ سروری بارگذاری نشده است.

 اطلاعات شما پیش فینتو جایش امن است!

فینتو تمامی اطلاعات شما را رمزنگاری می کند و شما را از استرس و مسئولیت نگه داری  این اطلاعات راحت کرده و به شما این امکان را می دهد که بی نهایت اطلاعات،  مربوط به بینهایت حقوق و کارگاه را در  جیبتان داشته باشید.شما با هر دستگاهی و در هر زمان تنها با وارد شدن به حساب کاربری خود قادر خواهید بود بر کارکنان خود و همچنین امور حقوق و دستمزد مربوط به آنها نظارت کنید.

محاسبه کسورات، تهیه دیسکت ها:

یکی دیگر از  موارد استرس زا برای مدیران محاسبه درست و به موقع کسوراتی چون بیمه و مالیات و تهیه دیسکت های بیمه و مالیات و بانک است.شما می توانید تمامی این موارد را در سیستم حقوق و دستمزد فینتو انجام دهید.

بازیابی اطلاعات:

حتما هیچ دلتان نمی خواهد وقتی می خواهید به فیش حقوقی یا دیسکت سال های قبل سری بزنید و به هردلیل دیگری نیاز به بررسی مجدد مدارک سال های قبل داشته باشید، بین هزاران برگه و زوم کن مختلف دست به دامان تاربخ های شلخته و رنگ پریده شوید!
با فینتو می توانید آرشیوی منظم از اطلاعات این فرایند را در شرکت خود داشته باشید و نگران از دست رفتن اطلاعات قدیمی خود نباشید.