شاید برایتان جالب باشد درباره تاریخچه ساعت های حضور و غیاب بیشتر بدانید، شروعی که باعث شد تا به سیستم های پیشرفته حضور و غیاب امروزی دست پیدا کنیم.با من همراه شوید تا سیر پیشرفت این ساعت ها را ببینیم سپس نحوه حضور و غیاب را در دنیای امروز بررسی کنیم.
پیدایش:
در قرن 19 کسب و کارهای شخصی آنچنانی وجود نداشت.اکثر کسب و کارها در آن زمان به صورت کارگاه ها و کارخانه های بزرگ بود و اشخاص عموما در این کارخانه ها مشغول به کار بودند.
از آنجایی که آنروزها هنوز استفاده از ماشین آلات مانند امروز وسیع نبود،حجم کار کارخانه ها بسیار زیاد بود و نیروی انسانی نقش پررنگی در صنایع ایفا می کرد. برای همین هم مدیران این کسب و کارها به صرافت افتادند تا سر از ساعات کاری کارکنان خود دربیاورند تا از اهمال احتمالیشان جلوگیری کرده و در صورت نیاز ساعات کاریشان را بیشتر کنند و به طور کل، بتوانند ساعات کار کارکنان خود را کنترل کنند.اینجا بود که ثبت ساعات کاری کارکنان (به طور دستی) آغاز شد.
انواع ساعت ها:
کمی بعد، به دلیل رخ دادن اشتباهات زیاد در ثبت دستی ساعات کاری، ایده درست کردن یک دستگاه جهت انجام این کار به ذهن یک جواهر فروش به نام باندی رسید.
ساعت باندی:
در سال 1888 ویلارد باندی جواهر فروش نیویورکی، اولین دستگاه حضور و غیاب دنیا را طراحی و اختراع نمود.همانطور که در تصویر این ساعت می بینید، یک جای کلید در آن تعبیه شده است.به هر کارکن یک نوار کاغذی به شکل کلید اختصاص داده می شد که بر آن کد پرسنلی مخصوص وی، ثبت شده بود.کارکنان با وارد کردن کلید خود در ساعت، ساعت کاری خود را ثبت می کردند.
ساعت دی:
در همان سال(1888) یک دکتر به نام الکساندر دی نسخه ی دیگری از این ساعت ها را اختراع کرد.بر روی ساعت دی یک شماره گیر بزرگ تعبیه شده بود.هر شماره به یک کارمند اختصاص داشت و در صورتی که یک کارمند می خواست ساعات کاری اش را ثبت کند، می بایست شماره گیر را بر روی شماره مخصوص به خودش چرخانده و سپس فشار می داد.با این کار دستگاه ساعات کاری اش را بر روی یک کاغذ به صورت چاپ شده تحویل می داد.
ساعت روچستر:
در سال 1894 اولین دستگاه حضور و غیاب کارتی معروف به ساعت روچستر، توسط دانیل ام کوپر اختراع شد.این ساعت، ساعت های ورود و خروج کارکنان را بر روی کارت ساعت چاپ می نمود.هر کارت ساعت یک برگه مستطیلی بود که بر آن روزهای هفته نوشته شده بود.
هر روز کاری به دو بخش صبح و بعد از ظهر تقسیم میشد و کارکنان با وارد کردن کارت ساعت خود در روچستر قادر بودند ساعات کاری خود را به این صورت که ورود خود را یک بار در آغاز کار و یک بار بعد از صرف ناهار و همچنین خروج خود را یک بار قبل از ناهار و یک بار پس از اتمام روز کاری، ثبت نمایند.
اینگونه مدیران می توانستند حقوق آنها را خیلی آسانتر و منصفانه تر حساب کرده و بپردازند.هرچند بیشتر این فرایند ها را کارکنان خود به صورت دستی باید انجام می دادند اما روچستر برای آن زمان تحولی بزرگ محسوب میشد.
توسعه:
در سال 1911، شرکت آی بی ام شروع به تولید انبوه دستگاههای حضور و غیاب نمود.در دهه 1920 اغلب کارخانه ها و ادارات سیستم سنتی ثبت ساعت دستی را کنار گذاشته و به این دستگاه ها روی آوردند.
پس از آن دستگاه های حضور و غیاب با توجه به اهمیتی که در دنیای کسب و کارها یافته بودند به سرعت توسعه یافتند به طوری که قادر بودند اضافه کاری یا کسری کار را با دو رنگ مختلف بر روی کارت حضور و غیاب ثبت نمایند.
ورود دستگاه های حضور و غیاب اتوماتیک به عرصه:
در سال 1938 اولین دستگاه حضور و غیاب اتوماتیک ساخته و به بازار عرضه شد.در این دستگاه روزها و ساعات کار کارکنان در یک خط و به صورت افقی چاپ می شد.این دستگاه قادر بود زمان را برحسب دقیقه ثبت نماید این به معنای تسلط بیشتر مدیران بر کارکنان خود بود.
سرانجام، دستگاه های امروزی:
ظهور تکنولوژی، موجب کنار گذاشته شدن کارت های کاغذی و مقوایی شد.در نتیجه کارت های دائمی به وجود آمدند.این کارت ها هر کدام به یک کارمند اختصاص داشتند و بر روی آن شماره شناسایی کارکنان حک می شد.نحوه عملکرد آنها هم با استفاده از بارکد، مغناطیس، پروکسی یا مایفر بود.
حتما بخوانید: 5 نکته برای کاهش هزینه های کار
سپس دستگاه های بیومتریک ساخته شدند.این دستگاه ها با اسکن اثر انگشت، چشم، صدا و غیره، اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را ثبت می کند.
حال بیایید تا مزایا و معایب دستگاه های کارتی، اثرانگشتی و تشخیص چهره را بررسی کنیم و در پایان نگاهی به نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین بیاندازیم تا تصویری کلی از همه روش های ثبت تردد کارکنان داشته باشیم.
مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی:
مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی:
مزایا و معایب دستگاه های تشخیص چهره:
نرم افزارهای حضور و غیاب:
با پیشرفت تکنولوژی و گسترش کسب و کارها مدیران، به فکر روش کم هزینه تر و از هر لحاظ کم خطر تر می گشتند، تا بدون دغدغه به امور مدیریتی شرکت خود بپردازند.
نرم افزارهای آنلاین حضور و غیاب به همین منظور به وجود آمدند تا درصد خطا را به صفر برسانند، مشکل هزینه های هنگفت کنترل تردد توسط دستگاه های بیومتریک و غیر بیومتریک را رفع کنند و از مزیت هماهنگی و اتصال به نرم افزار های حقوق و دستمزد نیز بهره ببرند و از این طریق از اتلاف وقت جلوگیری کنند.
با نرم افزارهای حضور و غیاب، مدیران قادرند نظارت دوچندانی بر کارکنان خود و کارکنان نیز حس تعهد بیشتری به کار داشته باشند. با این نرم افزارها حقوق و دستمزد بر مبنای ساعت های واقعی کار کارکنان است.تعهد بیشتر به کار یعنی مزد بیشتر، بهبود کارایی و درنتیجه عملکرد بهتر شرکت!
نحوه کار:
این نرم افزار ها آنلاین می باشند.هر کارمند کافی است اپلیکیشن مربوطه را بر تلفن همراه خود نصب کند؛ سپس تنها با روشن کردن مکان خود به طور اتوماتیک با حضور در محل کار، اطلاعات تردد خود، ساعات اضافه کاری، مرخصی و سایر اطلاعات را ثبت کند.در صورتی که اپلیکیشن به یک سیستم حقوق و دستمزد نیز متصل باشد تمامی اطلاعات به طور خودکار در آن سیستم نیز ثبت می گردد و فرایند محاسبه حقوق و دستمزد به سادگی انجام می شود.این روزها کسب و کارها به نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین رو آورده اند زیرا مزایای فوق العاده آن در هیچ دستگاه حضور و غیابی یافت نمی شود.
در زیر چند مزیت مهم نرم افزار های حضور و غیاب را به شما معرفی می کنم با این کار هم بیشتر با این نرم افزار ها آشنا می شوید و هم در آخر می توانید مقایسه درستی بین دستگاه های حضور و غیاب و این نرم افزار ها داشته باشید.با من همراه باشید.
مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب:
عدم نیاز به دستگاه های حضور و غیاب:
دستگاه های حضور و غیاب مشکلات زیادی.مانند هزینه ی بالا،امکان تقلب، امکان خرابی دستگاه، سرعت پایین در پردازش اطلاعات، حافظه پایین و غیره دارند.نرم افزارهای حضور و غیاب تمام این مشکلات را رفع کرده است.
قابلیت انتقال اطلاعات به نرم افزار های حقوق و دستمزد:
با استفاده از این مزیت، وقت کمتری از کارفرمایان و کارکنانشان برای محاسبه حقوق و دستمزد تلف می شود زیرا که نرم افزار های حضور و غیاب قابلیت اتصال و انتقال را به نرم افزار های حقوق و دستمزد دارند.بنابراین در وقت صرفه جویی خواهد شد و کارایی شرکت بالا خواهد رفت.
کنترل ساعات مفید کاری کارکنان:
با استفاده از این نرم افزار ها دیگر کارکنان نمی توانند وقت با ارزش خود و شرکت را به گفت و گو و معاشرت بگذرانند! چون نرم افزار حضور و غیاب حواسش جمع است و کلیه زمان های تلف شده را محاسبه می کند و موقع محاسبه دستمزد کارکنان، آن را لحاظ می کند.به این ترتیب احساس مسئولیت کارکنان بالا می رود و مدیران دغدغه پرداخت هزینه اضافی نخواهند داشت.
آگاه بودن کارکنان از وضعیت کاری خود:
گاهی کارکنان می خواهند از زمان باقی مانده مرخصی خود مطلع شوند یا اینکه مطمئن شوند ساعات اضافه کاری آنها ثبت شده است، قبل از پا به عرصه نهادن نرم افزارهای حضور و غیاب، کارکنان مجبور بودند این اطلاعات را هر بار از بخش نیروی انسانی شرکت سوال کنند.نرم افزار حضور و غیاب این امکان را در اختیار کارکنان قرار داد که وضعیت مرخصی و ساعات کاری خود را در هر زمان دلخواه مشاهده کنند.
مسیر قانونی:
نرم افزارهای حضور و غیاب بر اساس قوانین کار، پرداخت اضافه کاری و بیمه استوارند.این بدین معناست که اداره های کار و بیمه نتایج این نرم افزار ها را قبول دارند و از نظر قانونی نیز به مشکل نخواهند خورد.
رشد همگام با رشد کسب و کار:
اگر انتظار دارید کسب و کارتان رشد کند و توسعه یابد بایستی روشی انتخاب کنید که پویا باشد و همراه شما حرکت کند.نرم افزار های حضور و غیاب بر پایه سیستم های پیشرفته ای طراحی شده اند و می توانند تعداد کارکنان بیشماری را تحت پوشش قرار دهند.همینطور این نرم افزار ها به مرور زمان و با پیشرفته تر شدن فناوری قابلیت بهبود و پیشرفت را دارا می باشند.
ایجاد یک پایگاه داده مرکزی:
در صورتی که از نرم افزار های حضور و غیاب استفاده کنید در حافظه سیستم خود، زمان ورود و خروج، ساعات کاری و اضافه کاری، روزهای مرخصی و حقوق و دستمزد خود (و کارکنانتان در صورتی که مدیر باشید) را خواهید داشت.بنابراین به آسانی یک پایگاه داده مرکزی خواهید داشت که در بخش های مختلف از جمله مبادی قانونی می توانید از آن بهره ببرید.
با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو بدون نیاز به هیچ گونه دستگاه و سخت افزاری میتوانید به راحتی تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل کنید. با استفاده از این سیستم برای شرکت یا کسب و کار خود از وضعیت حضور و غیاب کارکنان در لحظه و هر کجا مطلع شوید و به کسب و کار خود نظم ببخشید.
