اهمیت سیستم حقوق و دستمزد در حسابداری

معمولا هزینه نیروی کار، تاثیر قابل ملاحظه ای بر سود ویژه ی اکثر واحدهای تجاری دارد.اگرچه اهمیت هزینه حقوق و دستمزد در هرکسب و کار متفاوت است، اما معمولا هزینه های حقوق و دستمزد و سایر مخارج آن حدود یک سوم از درآمد واحد تجاری را به خود اختصاص می دهد. فرایند حقوق و دستمزد، بسیار ساده به نظر می رسد، اما به دلیل جزئیات ریز و وابستگی آن به قوانین و مقررات و همچنین نقش ویژه ای که در حسابداری دارد، پیچیده است.در این پست قصد دارم تا اندکی به تاثیر سیستم حقوق و دستمزد در حسابداری بپردازم، با من همراه باشید.

 حقوق و دستمزد چیست؟

هزینه حقوق و دستمزد نشان دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات و ارائه خدمات بوده و یکی از مهمترین هزینه های عملیاتی اکثر موسسات است.روندی است که در آن کارفرمایان، به کارمندان برای کارهایی که انجام داده اند، حقوق پرداخت می کنند. این روند در هر کسب وکاری ضروری است.

سیستم حقوق و دستمزد:

به مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته که در داخل یک سازمان، داده های مربوط به سهم نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل نماید، سیستم حقوق و دستمزد می گویند.

وظایف مسئول حقوق و دستمزد:

• ارائه گزارش محاسبات حقوق به اداره اقتصادو دارايي
• پرداخت حقوق و مزاياي كاركنان شاغل و بازنشسته
• كنترل كسورات كاركنان شاغل وبازنشسته و ارائه ليست بيمه وماليات مربوط به آنان به ادارات تابعه
• نگهداري احكام مربوط به كاركنان قراردادي کار معین و تهيه و تنظيم لیست حقوق
• پرداخت حقوق و انجام امور مربوط به كسورات متعلقه
• اخذ تأیيديه و سایر موارد مربوط به پرداخت حقوق كاركنان قراردادي
• نگهداري حساب كسور قانوني و اقساط وام كاركنان و انتقال به موقع آنها به حساب سازمانهاي مربوطه
• محاسبه وصدور سند حق التدریس اساتید-پاداش مقالات
• محاسبه وصدور سند اضافه کار-ماموریت
• و غیره

! حتما بخوانید : چند روش برای دور کردن استرس در محل کار

وظایف مسئول حقوق و دستمزد می تواند بار و استرس بزرگی برای صاحبان مشاغل کوچک ایجاد کند، این مسئله به احتمال زیاد برای مشاغل بزرگتر از اهمیت بیشتری نیز برخوردار است.
به طور مثال آگاهی نداشتن از پیچ و خم های مالیات، تمام شدن مهلت پرداخت آن یا محاسبه اشتباه مالیات حقوق کارکنان می تواند منجر به جریمه های سنگینی شود.
برای جلوگیری از این مسائل، هر کسب و کار کوچک، متوسط ​​و بزرگی بایستی از یک سیستم حقوق و دستمزد  مناسب استفاده کند.

انواع روش های انجام فرایند حقوق و دستمزد را در مقاله آشنایی با فرایند حقوق و دستمزد و چالش های آن بخوانید.

 
حقوق و دستمزد یک مسئولیت مالی مهم برای تجارت شما است که نیاز به پرداخت دقیق به کارمندان و رعایت مقررات و قوانین مربوطه دارد. کارفرمایان بایستی درست ترین شیوه و مناسب ترین سیستم حقوق و دستمزد را برای محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، مالیات، بیمه و غیره را متناسب با کسب و کار خود پیدا کنید.
دو نمونه از ویژگی های با اهمیت سیستم های حقوق و دستمزد آنلاین در زیر آمده است.

خودکار بودن:

حقوق و دستمزد امری است که باید بطور دقیق و منظم انجام شود، این امر باعث می شود تا سرمایه گذاری شرکتها در سیستمی که این فرایندها را خودکار انجام می دهد، معقول باشد.

کاربری آسان:

نرم افزار حقوق و دستمزد، خطاها را کاهش داده و موجب صرفه جویی در زمان نیز می شود.سیستم های آنلاین حقوق و دستمزد با کاربری بسیار کاربردی و آسان، به شرکت ها کمک می کند تا در همه جا فرآیندهای حقوق و دستمزد را کنترل کنند و دیگر استرسی در این باره نداشته باشند.

نحوه انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب:

انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد متناسب با کسب و کار شما ضروری است و برای کارایی کسب وکارتان حائز اهمیت است. در تصمیم گیری عوامل مختلفی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

بودجه:

ابتدا اندازه کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیم بگیرید که چقدر حاضر هستید برای یک سیستم حقوق و دستمزد هزینه کنید. دانستن بودجه و طبقه بندی اندازه کسب و کار شما، تعداد فروشندگان سیستم های حقوق و دستمزد را در لیست احتمالی شما جهت خرید، کم و کمتر می کند تا جایی که بتوانید بهترین گزینه را انتخاب نمایید.شرکت های کوچک که رشد سریعی را برای خود پیش بینی نمی کنند ممکن است بخواهند در نرم افزارهای حقوق و دستمزد کم هزینه تر که عملکردهای اساسی حقوق و دستمزد را انجام می دهند، سرمایه گذاری کنند.

اعتبار و قابلیت های فروشنده:

در مرحله بعدی، پیشنهادات فروشندگان مناسب را با یکدیگر مقایسه کرده و  نظر برخی از مشتریان فعلی آنها را بپرسید. شرکت های در حال رشد با سرعت بالا ممكن است تمایل به سرمایه گذاری در سیستم های نرم افزاری حقوق و دستمزدی  را داشته باشند كه با سایر جنبه های برنامه ریزی و مدیریت منابع انسانی ادغام شده باشند.در نظر بگیرید که چقدر راه حل نرم افزار حقوق و دستمزد مربوطه می تواند از عهده کار شما به بهترین نحو ممکن برآید و عامل رشد بالقوه باشد. در صورت موجود بودن، نسخه ی نمایشی یا ویدیوی کار با نرم افزار را درخواست کنید و ببینید که آیا کار با نرم افزار آسان و قابل استفاده است و با کسب و کار شما مطابقت دارد یا خیر.

ویژگی های امنیتی:

هنگام انتخاب سیستم حقوق و دستمزد، یکی از موارد مهم امنیت آن سیستم می باشد. داشتن یک نرم افزار محافظت شده با ضرورت وارد کردن رمز شخصی مخصوص کاربر، شرکت شما را در برابر دستکاری اطلاعات و نقض احتمالی داده ها محافظت می کند. در حالت ایده آل، سیستم باید رتبه بندی امنیتی خوبی داشته باشد.

انعطاف پذیری و سازگاری نرم افزار:

نکته بعدی، خرید یک نرم افزار حقوق و دستمزد است که به خوبی با سایر سیستم های تجاری شما کار کرده و رشد نماید. به دنبال قابلیت های ادغام باشید و اطمینان حاصل کنید که این سیستم با هر نرم افزار مالی که در حال حاضر از آن استفاده می کنید مطابقت داشته باشد مثلا بتوانید به آسانی با یک سیستم حضور و غیاب آنلاین نیز به طور همزمان کار کنید و اطلاعات  آن را روی سیستم حقوق و دستمزد خود داشته باشید. به دست آوردن سیستمی که بتواند حقوق و دستمزد و سایر کارکردهای مربوط  را به طور خودکار انجام دهد بسیار حائز اهمیت است.

گزارش و دید تاریخی:

در آخر، شما می خواهید یک سیستم  حقوق و دستمزد داشته باشید که به شما امکان دهد، گزارش ها و اطلاعات تاریخی را حفظ، کنترل و ذخیره نمایید. در حالی که نرم افزار  حقوق و دستمزد نسبت به سیستم های دستی کمتر در معرض خطا است، اما هنوز هم برخی از نرم افزارها در این امر دچار ضعف می باشند.

اهمیت سیستم حقوق و دستمزد:

ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان، کارفرمایان و مقامات قانونی:

وظایف حسابداران در مورد هزینه حقوق و دستمزد یکی از با اهمیت ترین وظایف آنهاست.محاسبه و پرداخت درست و به موقع حقوق و دستمزد، یکی از عوامل موثر در ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان و کارفرمایان می باشد
.همچنین مدارک سیستم حقوق و دستمزد اگر به درستی تهیه و به آسانی قابل فهم باشند، موجب می شود رابطه مناسبی بین مدیریت کسب و کارها، کارکنان و مقامات قانونی چون ادارات کار، بیمه و دارایی ایجاد گردد.
یک سیستم حقوق و دستمزد کارآمد تضمین می کند که به کارمندان با دقت و به درستی حقوق پرداخت می شود.

جلوگیری از اشتباه در محاسبات حسابداری:

خطاهای پردازش حقوق و دستمزد منجر به ناامیدی کارمندان و جریمه های پولی می شود، اما استفاده از سیستم حقوق و دستمزد می تواند ذهن شما را آسوده کرده و به شما در جلوگیری از محاسبات اشتباه و عدم انطباق در حساب ها نیز کمک کند.

خلاصه:

همانطور که گفتم، تصمیم گیری در مورد اینکه چه روش و چه سیستم حقوق و دستمزدی را انتخاب کنید، نیاز به دانستن ویژگی های مناسب مورد نیاز برای تجارت شما دارد.پس قبل از هر کاری نیاز های کسب و کار خود را بدرستی بشناسید و سپس اقدام به انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد مناسب نمایید.

فینتو:

فینتو یک نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین می باشد.با این سیستم شما به سادگی قادر خواهید بود تا حقوق و دستمزد کارکنان خود را با صرف کمترین زمان و پرداخت کمترین تعرفه ها،محاسبه کنید و فیش حقوقی چاپ کنید. همچنین در سیستم حقوق و دستمزد فینتو می توانید دیسکت بیمه، مالیات و بانک را به سادگی در یافت کنید.منتظر چی هستید! ثبت نام کنید و لذت ببرید.