دانش لازم برای حسابداری تنخواه

فعالیت های زیادی در شرکت ها انجام می شود که مستلزم هزینه های کوچک و بزرگ بسیاری می باشد.برای انجام هر یک از این هزینه ها می بایست مراحل اداری طی شود و این یعنی صرف زمان و هزینه بسیار که هیچ، مورد پسند مدیران و صاحبان کسب و کار ها نیست.در نتیجه آنها به فکر راهی بودند تا بخشی از این امور را با کمترین ریسک و صرف هزینه پایین انجام دهند و آن راه حل تنخواه بود.شرکت ها به این فکر افتادند تا امور جزئی و روزمره خویش را که نیازمند وجه زیادی نیز نمی باشد، به کسی بسپارند و با اختصاص وجهی معین در دوره های زمانی معین این امور را به طور منظم در شرکت ها انجام دهند تا از زمان و هزینه خود نهایت استفاده را ببرند.
با من همراه باشید تا با تنخواه و هرآنچه مربوط به آن است آشنا شوید.

تنخواه گردان پرداخت:

وجه معینی می باشد که  مدیر مالی(یا نماینده وی)  با تائید مدیر عامل، برای انجام برخی از هزینه ها در اختیار واحد ها یا ماموران خرید قرار می دهد.اسناد هزینه بایستی به صورت هفتگی به مدیر مالی تحویل داده شود تا در صورت صحت آنها، مامور بتواند دوباره وجه دریافت نماید.

تنخواه دار:

واحد ها و ماموران خریدی که در پروژه ها حضور دارند و مجاز به دریافت تنخواه گردان هستند را تنخواه دار گویند.

شرایط تنخواه دار:

وظایف تنخواه دار:

1. اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه مورد نظر
2. انجام هزینه پس از صدور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله
3. اخذ مستندات انجام هزینه مانند فاکتور خرید، قبض انبار و …
4. گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده
5. تهیه و تنظیم سند هزینه و تخصیص و تعیین مرکز هزینه مربوط
6. تحویل اسناد هزینه به امور مالی به صورت هفتگی
7. پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه
8. ثبت تنخواه دریافتی و اسناد و هزینه در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت
9. واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امور مالی
10. تنظیم صورت جلسه تسویه تنخواه گردان با امور مالی
11. تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه
12. الزام پرداخت هزینه ها صرفا به وسیله چک در واحد های مجاز تنخواه دار
13. خودداری از واریز وجوه غیر مرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان
14. خودداری از واریز وجوه غیر مرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان

 

دفتر تنخواه گردان:

تنخواه دار بایستی عملیات دریافت و واریز تنخواه گردان، اصلاحات احتمالی موردنیاز و تسویه مانده تنخواه گردان را با توجه به تاریخ وقوع و به ترتیب در دفتر تنخواه گردان به شیوه ی زیر ثبت کند:

• دریافت تنخواه گردان:

وی بایستی مشخصات چک و سند امور مالی را در دفاتر بنویسد و مبلغ دریافتی را در ستون دریافت دفتر ثبت نماید.

• پرداخت هزینه:

تنخواه دار پس از پرداخت هزینه ها و جمع آوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام می کند.وی با تخصیص شماره ای به عنوان سریال سند هزینه و درج تاریخ، جمع مبلغ سند هزینه مزبور را در ستون پرداخت دفتر، ثبت می نماید.

نکته:

شماره سریال سند عددی پنج رقمی می باشد که دو رقم اول آن به شماره پروژه اختصاص دارد.

تحویل و تحول:

زمانیکه هر یک از تنخواه داران از ادامه کار منصرف و یا بنا به هر دلیلی شخص جدیدی جایگزین وی گردد، بایستی اقدامات زیر را انجام دهد:

نکته:

عملیات سال جدید بلافاصله از صفحه بعد شروع می شود و سریال اسناد سال جدید از شماره 1 شروع می شود.

حتما بخوانید: اصول حسابداری انبار و مراحل آن

نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه دار:

پرداخت به تنخواه دار توسط واحد مالی به دو روش زیر قابل انجام است.

میزان و سقف مبلغ تنخواه گردان:

تنخواه گردان سقف معینی دارد که تنخواه داران موظف به رعایت آن می باشند.از آنجایی که تنوع هزینه های تنخواه بسیار است و بین اشخاص و واحد های تنخواه دار تفاوت هایی وجود دارد، سقف تنخواه گردان به صورت زیر می باشد.

• اشخاص تنخواه دار:

در ابتدای هر سال بر اساس اعتباراتی که دفتر مرکزی ابلاغ می کند، سقف تنخواه گردان اشخاص مجاز به دریافت تنخواه تعیین می شود.تغییر در سقف تنخواه تنخواه داران، با دستور و تائید مدیر عامل از سوی مدیر مالی اعلام می گردد.

• واحد های تنخواه دار:

سقف تنخواه گردان واحد پرداخت کننده حقوق و دستمزد کارکنان در واحد های اجرایی حداکثر به اندازه مجموع هزینه حقوق و مزایای ماهیانه کارکنان می باشد.

حتما بخوانید : تنخواه چیست و شامل چه مواردی می شود؟

پرداخت از محل تنخواه داران:

1. امور مالی موظف است تنخواه مورد نیاز تنخواه داران را با رعایت مقررات این دستور العمل و برای انجام هزینه ها به آنها بپردازد.
2. اگر برای انجام برخی هزینه ها تنخواه گردان کافی در اختیار تنخواه دار نباشد، بر اساس مدارک، وجه اضافی در اختیار وی قرار می گیرد.
3. پرداخت هر گونه علی الحساب و پیش پرداخت توسط کارپردازان(ماموران خرید)، ممنوع است، آنها فقط مجاز به انجام هزینه از تنخواه گردان در اختیار خود می باشند.
4. تنخواه داران بایستی علی الحساب ها و پیش پرداخت ها را مستقیما و به وسیله چک به فروشندگان کلا(یا خدمت) پرداخت نمایند.
5. ایجاد تعهد و خرید نسیه از محل تنخواه ممنوع است.تنخواه داران فقط زمانی باید خرید کنند که وجه کافی در اختیار داشته باشند.
6. واحد های تنخواه دار موظف به رعایت کلیه قوانین و مقررات مربوط به انجام معاملات می باشند.
7. برای افراد مجاز به دریافت تنخواه، کشیدن چک بلا محل ممنوع می باشد.
8. پرداخت هر گونه وام یا مساعده توسط تنخواه داران ممنوع است.

ترتیب تنظیم مدارک خرید کالا (یا خدمت):

انجام هزینه ها از محل تنخواه گردان:

به منظور یکنواختی در پرداخت هزینه ها توسط تنخواه داران، رعایت موارد زیر از سوی تنخواه داران الزامی می باشد.

1. پرداخت از محل تنخواه گردان:

بایستی وجوه پرداخت شده از محل تنخواه گردان برای انجام برخی هزینه ها، با تائید مدیر عامل یا مقام مجاز از طرف وی انجام گردد.

2. سقف مجاز هزینه از محل تنخواه گردان:

پرداخت هزینه ها از محل تنخواه گردان صرفا در سطح معاملات جزئی و یا در مواردی که در اعتبارات ابلاغی پیشبینی شده است، مجاز می باشد.

نکته:

سقف معاملات جزئی در آیین نامه معاملات شرکت تعیین می گردد و به منظور رعایت آن توسط تنخواه دارها، سالانه از سوی امور مالی ابلاغ می شود.

ثبت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان:

تنخواه داران مکلفند هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان دریافتی خود را در دفتر تنخواه گردان به شیوه زیر ثبت نمایند

1. دوره تسویه اسناد هزینه توسط تنخواه دار:

اسناد و مدارک هزینه به صورت هفتگی توسط تنخواه دار جمع آوری شده و به واحد امور مالی تحویل داده می شود.در صورتی که در کمتر از یک هفته بیش از70% مبلغ کل هزینه شده باشد، تنخواه دار بایستی نسبت به احیای تنخواه اقدام کند.

2. کنترل های مالی بر هزینه ها از محل تنخواه:

امور مالی، اسناد و مدارک هزینه را به شیوه زیر کنترل می نماید.

3. تائید قطعی اسناد هزینه از محل تنخواه:

عوامل هزینه پس از تائید، قطعی خواهد شد.چنانچه اسناد هزینه به هر دلیلی به تائید اشخاص مذکور نرسد، تا تعیین تکلیف نهایی یعنی حداکثر پنج روز از تاریخ ارائه، اسناد واخواهی تلقی می شود و از ریز سند هزینه کسر می شود.درنتیجه تنخواه دار مکلف است ظرف این مدت نسبت به رفع واخواهی اسناد هزینه قطعی نشده اقدام نماید.

نکته:

امضای تنخواه گردان، مدیر پروژه، مدیر عامل، در ذیل صورت هزینه به عنوان تائید و صحت هزینه قبل از ارائه به امور مالی الزامی است.

معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان

تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید: