ویژگی های یک سیستم حضور و غیاب جامع

در دنیای حال حاضر برای رسیدن به موفقیت در هر کسب و کاری سیستم مدیریتی باید تغییر کند و به روز شود تا بتوان نیروی کار را مدیریت کرد. استفاده از سیستم حضور و غیاب یکی از این راه هاست.
مسائلی که در دنیای کسب و کار جدید مطرح است، مدیریت بهینه زمان، کارمندان، شفافیت و کارایی است.
توجه نکردن به این تغییرات و ادامه فعالیت به شیوه‌های قدیمی دیگر پاسخگو نخواهد بود و در بلند مدت آن کسب و کار با مشکلات زیاد یا حتی از کارافتارگی مواجه خواهد شد.
حال با وجود مدیرانی نگران برای افزایش بهره‌وری کسب و کار خود، یکی از بهترین روش ها استفاده از اتوماسیون اداری و ثبت زمان فعالیت کارمندان است.
روش های زیادی برای انجام این کار وجود دارد. بهترین روش این است که شما به عنوان مدیر مطمئن باشید که کارمندان شما در ساعات کاری مقرر حضور دارند.
به هر حال اگر هم شما تمام تمرکز خود را بر روی حضور و غیاب کارمندان خود بگذارید تمام وقت شما را خواهد گرفت و میزان بهره وری کسب و کارتان نیز پایین خواهد آمد و به طور کلی، هیچ کارمندی با مدیری که دائماً آنها را زیر نظر دارد، راحت نیست. خوشبختانه روشهای دیگری وجود دارد که شما خیلی راحت می توانید حضور و غیاب کارمندان خود را کنترل کنید.

حتما بخوانید: معرفی قابلیت ثبت چند محل کار در نرم افزار حضور و غیاب فینتو

اما ویژگی های مهم سیستم جامع حضور و غیاب چیست؟

ارزیابی بهره وری

بهره وری ذاتاً به زمان فعالیت در محل کار مربوط نمی شود.
مطالعات بسیاری وجود دارد که نشان می دهد مردم با سرعت های مختلفی کار می کنند، مدیران غالباً بهره وری را فقط در محصول تولید شده می دانند که این اشتباه است و ممکن است انگیره کارکنان را از بین ببرد.
لزوماً اینگونه نیست که وادار کردن افراد به ماندن در محل کار باعث افزایش بازدهی آنها می شود. با این حال، هنوز هم مزایایی برای دانستن اینکه کارگران در حال ورود و خروج از دفتر شما هستند وجود دارد.

ثبت حضور و غیاب کارمندان

ثبت حضور و غیاب کارمندان در طول روز، می تواند مفید و حتی ضروری باشد.
دانستن اینکه کارکنان چه ساعتی میرسند و چه ساعتی محل کار را ترک می کنند برای اکثر مدیران مهم است، زیرا شما می خواهید بدانید که چه موقع به آنها برای کار پیام دهید و چه زمانی انتظار پاسخ ایمیل فوری را از آنها داشته باشید.
برای فضای کاری مدرن که در آن کل مدل کسب و کار مبتنی بر دانستن اینکه از فضای شما بهترین استفاده میشود، ثبت نام حضور در هر روز بسیار مهم است.
شما می خواهید دقیقاً دقیقاً از زمان ورود و خروج کارمندان را بدانید، تا بدانید که آیا آنها به قرارداد خود پایبند هستند یا خیر.

ارزیابی استفاده بهینه از فضای کاری

فراتر از ردیابی حضور و غیاب کارمندان، دانستن زمان ورود و خروج از فضای کاری شما می تواند اطلاعات زیادی را در مورد استفاده از آن فضا به شما بدهد.
اگر می دانید چه کسی وارد فضا شده است و چه کسی از آنجا خارج شده است و اگر برای آن ها زمان سنجی داشته باشید، با یک حساب کتاب ریاضی ساده میتوانید متوجه شوید که چند نفر و در چه زمانی از فضا استفاده می کنند.

شما می خواهید بدانید که در هر زمان معینی چند نفر در یک اتاق یا دفتر کار می کنند. این امر می تواند به شما در تنظیم مواردی مانند دما (خاموش کردن گرمایش در شب برای صرفه جویی در مصرف انرژی و سیستم روشنایی و خیلی از عوامل دیگر کمک می کند که در نهایت می تواند باعث کاهش هزینه های جاری کسب و کارتان شود.

تنظیم برنامه ریزی‌ها

یکی از دلایل اصلی ناکارآمدی کسب و کارها، سردرگمی عمومی یا عدم سازماندهی در محل کار است.
وقتی کارمندان از زمان بندی یک پروژه مطمئن نیستند یا انتظارات آنها در برنامه ریزی اعمال نشود، ممکن است در انجام وظایف خود کوتاهی کنند یا چیزهایی را که لازم نیست اولویت بندی کنند.
نرم افزارهای حضور و غیاب، همراه با قابلیت های مدیریت پروژه، به مدیران و کارمندان این امکان را می دهد که درک بهتری از آنچه که باید یک برنامه روزانه به نظر برسد داشته   باشند و عملکرد بهتری از خود بر جای بگذارند.

سخن پایانی:
بهترین ردیابی حضور و غیاب کارمندان به معنی تحت نظر گرفتن کامل کارمندان نیست بلکه به معنی فراهم کردن بهترین شرایط برای فعالیت پرسنل در محل کار با بیشترین سرعت و بهره‌وری بالا است.
با وجود سیستم های کنترلی مدرن، می توانید وقتی اعضای کسب و کارتان وارد فضای کار می شوند و از آن خارج می شوند، بهترین استراتژی مدیریتی خود را اعمال کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.
در این راستا نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو این امکان را به شما می‌دهد تا به راحتی بتوانید حضور و غیاب پرسنل خود را مدیریت کنید.