شش نکته مفید برای مدیریت تیم موثر ( high impact team )

بسیاری از رهبران تجاری بر این عقیده‌اند که تمرکز بر کار گروهی بسیار اهمیت دارد. اما این عقیده گاها به دلیل مشکلاتی ممکن است فراموش شود برای مثال زمانی که پروژه‌ای فوری را شرکت به عهده می‌گیرد به ندرت زمانی برای تفکر عمیق در مورد چگونگی تشکیل یک تیم موثر وجود دارد.
معمولا در این شرایط گروهی دور هم جمع می‌شوند و به ﺁنان گفته می‌شود که کار را انجام دهند. در حالی که بسیاری از سازمان‌ها وقتی به جنبه‌های فنی یک تیم می‌رسند، خوب عمل می‌کنند، مانند وارد کردن افراد با تجربه و تعیین یک نقشه مناسب برای انجام پروژه، اما بخش مهمی مانند میدان دادن به بعضی از افراد تازه کار را فراموش می‌کنند که از رشد تیم در آینده جلوگیری می‌کند. با این وجود، با کمی تلاش و پیش بینی، مدیران و رهبران تیم ها می توانند از برخی از مشکلات شایع تیم خود جلوگیری کنند.

تیم موثر ( high impact team ) به چه تیم هایی می‌گویند؟

تیم‌ موثر یا تیم‌های با تاثیر بالا، در توصیف تیم هایی که بسیار متمرکز بوده، بهره وری بالایی دارند و از مهارت بالای نیز برخوردارند استفاده می‌شود. با این وجود، با چنین اصطلاحی، تشخیص ضمنی وجود دارد که همه تیم ها تاثیر بالایی ندارند.
چیزی که حقیقت دارد این است که اکثر تیم ها از توانایی بالقوه ای برای داشتن تاثیر بالا برخوردار هستند و همه تیم ها می توانند تیم موثر باشند. این پتانسیل می تواند با دانستن نحوه بهینه سازی عملکرد تیم، از طریق درک اینکه چرا تیم ها عملکرد خوبی ندارند تقویت شود.
در این مقاله قصد داریم تا شش نکته برای مدیریت یک تیم موثر را بیان کنیم و بگوییم چگونه می‌توانید بهره‌ وری تیم خود را افزایش دهید.

حتما بخوانید: سه راه ساده برای گفتن اشتباهات خودمان به کارمندانمان

برای تیم خود توضیح دهید

معمولا افراد حداکثر تلاش خود را برای چیزهایی که از نظرشان مجهول است، انجام نمی‌دهند. هنگامی که یک پروژه‌ای برای تیم تعیین می‌شود، اما اهمیت ﺁن هنوز برایشان هیچ معنایی ندارد، به احتمال زیاد اعضای گروه فقط برای اتمام ﺁن کار می‌کنند و بعید به نظر میرسد که راه حل های استثنایی و واقعا خلاقانه ای به کار ببرند.
بسیار مهم است که هر یک از اعضای گروه به درستی توجیه شوند. در ابتدا، اطمینان حاصل کنید که همه اهمیت ﺁنچه انجام می‌دهید و این که ﺁن را چگونه در اهداف کل شرکت قرار می‌دهید، درک کنند. برای پاسخ به پرسش‌ها وقت بگذارید و به همه این فرصت را بدهید که در مورد ﺁنچه می‌خواهند انجام دهند، صحبت کنند. توضیح دهید که چرا باید یک تیم وجود داشته باشد، به جای اینکه هر کسی به صورت انفرادی روی کار کند. در تیم موثر معمولا مدیران مشکلی ندارند و نارحت نمی‌شوند اگر یکی از افراد بپرسد چرا باید این کار را بکنم و یا اینکه درباره کل پروژه سوال کنند.

حتما بخوانید: مهارت های نرم چیست و چرا مهارت های نرم اهمیت دارند

الگوی دیگران باشید

برای ایجاد اعتماد و انسجام بین اعضای تیم، رهبران باید رفتار و عاداتی را که از تیمشان انتظار دارند را خود نیز انجام دهند و داشته باشند. این شامل سهیم شدن در یأس و ﺁسیب‌پذیری است. به ویژه وقتی پروژه‌هایی که مهلت کمی دارند و فشار زیادی دارند.
هر رفتاری که دوست دارید افرادتان داشته باشد، مهم است که برای مثال این کار را انجام دهید تا از شما درس بگیرند. این کار اعتماد را نه تنها در رهبری شما بلکه در میان اعضای تیم نیز ایجاد خواهد کرد. در مورد نحوهٔ کار کردن با دیگران صادق و روراست باشید و مطمئن شوید که با توجه به وظیفه‌ای که در دست دارید، این انتظارها منطقی است. اگر اشتباه کرده‌اید، فورا ﺁن را بپذیرید و مسئولیت‌های ﺁن را به عهده گیرید. یک مدیر در تیم موثر از عذرخواهی کردن ‌واهمه‌ای ندارد.

در گفتگو با افراد احتیاط کنید

در حالی که مقامات ارشد شما ممکن است نیاز به گزارش در مورد ﺁنچه در جریان است داشته باشند، شما باید تنها گزارش های پیشرفت را با مدیریت به اشتراک بگذارید و دینامیک تیم را از ﺁن دور نگاه دارید.اگر افراد حس کنند که شما تمام اتفاقات را به مدیران ارشد گزارش می‌دهید، اعضای تیم اعتمادشان را از دست می‌دهند.
قضاوت نکنید که چرا ممکن است کسی رفتاری خاص داشته باشد. همیشه این امکان وجود داره که چیزی که شما مشاهده کردید چیزی نبوده که اعضای تیم قصد داشتند. بدون بحث کمی فرصت بدهید، ممکن است اتفاقی که درون گروه افتاده فقط یک اشتباه بوده است. درون یک تیم موثر عموما مدیران و رهبران سعی می‌کنند کمتر وارد فضا و جو کارمندان شوند و بیشتر نتیجه کار را بررسی می‌کنند و در رفتار افراد کمتر دخالت می‌کنند.

حتما بخوانید: چارت سازمانی چیست و چگونه تهیه می شود

جلسات را درست مدیریت کنید

هر جلسه را با یک بازپرسی کوتاه شروع کنید تا ببینید که چه احساسی دارند و چگونه با کار خود برخورد می‌کنند. زمان این کار را محدود کنید و روشن صحبت کنید زیرا این یک جلسه درمانی نیست، بلکه راهی است برای آماده سازی قبل از کاری که لازم است انجام شود. به خاطر داشته باشید که اعضای تیم شما افرادی هستند که استرس و فشار را تجربه می کنند و این برای حفظ اعتماد اهمیت دارد.
این بازپرسی کوتاه زمان ﺁن است که در مورد موضوعاتی صحبت کنیم که لزوما ربطی به کار ندارند. شاید به کسی این شانس را بدهد که چرا ﺁن‌ها به صورت همیشگی خود نبوده‌اند. همچنین به رهبر گروه کمک میکند تا ببیند چه کسی نیاز به حمایت و توجه بیشتری دارد. مدیر یک تیم موثر نیاز دارد تا کمی دانش روانشناسی داشته باشد تا بتواند به خوبی افراد گروه را آنالیز کند.

جشن گرفتن مراحل موفقیت ﺁمیز در طول راه

در تیم موثر مدیران معمولا برای روحیه دادن به کارمندان سعی می‌کنند تا وقتی فشار کاری زیادی پشت سر گذاشته می‌شود، کارکنان خود را تشویق کنند و موفقیت تیم را جشن بگیرند. تکمیل گزارشی که به خوبی انجام شده، تمام کردن یک قسمت سخت از پروژه، این اتفاق‌ها می‌تواند دلیل خوبی برای یک شادی کوچک با همکاران باشد. مهم است که تفاوت موفقیت‌های گروه‌ با امور روزمره را بشناسید و تعادل برقرار کنید. شخصیت های مختلف بر نحوه همکاری اعضای تیم تاثیر می گذارند. پس باید علاوه بر تشویق افراد و ایجاد محیطی مناسب برای دور شدن از استرس کاری، به این نکته توجه کنید که نباید طوری رفتار کنید کارمندان حس کنند وظیفه شماست و عادت شود.

از دفتر خارج شوید

بهترین راه برای شناخت افرادی که با آنها کار می‌کنید این است که خارج از محیط کار نیز با آنها وقت بگذرانید. کار کردن بر روی پروژه‌های سخت به مدت طولانی می‌تواند موانعی سطحی ایجاد کند که مانع از همکاری ﺁزادانه مردم شود. اغلب می‌توانیم با همکارمان در مدت کوتاهی از صرف غذا یا فعالیت‌های سرگرم‌کننده بیشتر ﺁشنا شویم. این بیشتر در مورد تیم های نزدیک به هم صدق می کند و این تعاملات خارج از محل می تواند به ایجاد دیدگاه های جدید مفید در میان اعضای تیم کمک کند. در تیم‌های موثر گاها حتی جلسات کاری را نیز برای تنوع خارج از دفتر برگزار می‌کنند.

معرفی فینتو