فعالیت‌های کلیدی در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در سال‌های اخیر جایگاه ویژه‌ای در تجارت پیدا کرده است این مهارت به یکی از ارکان مهم برای رسیدن به مزایای رقابتی در تجارت جهانی است؛ از همین رو مدیران شرکت‌های تجاری در تلاش‌اند تا با کسب مهارت یا استخدام مدیران پروژه، جایگاه خود را در تجارت بهبود بخشند.
اما اگر واقع‌بین باشیم. این روزها مدیران پروژه اهمیت چندانی برای گذشتن فعالیت‌ها از سررسید آن‌ها قائل نیستند ومعمولا  اعتراض جدی در این مورد ندارند. دلیل آن واضح است؛ بسیاری از آن‌ها هیچ ایده‌ای در مورد زمان پایان فعالیت ندارند.
آن‌ها حتی فکر نمی‌کنند این موضوع امکان‌پذیر باشد. همیشه عوامل زیادی برای پایان یک فعالیت وجود دارد که بسیاری از این عوامل خارج از اراده‌ی مدیران است. اما مدیریت پروژه چیست؟ این مهارت چگونه بر فعالیت تجاری ما تأثیر می‌گذارد؟ و چه اصولی دارد؟ با همراه باشید تا خلاصه ای از مهم‌ترین اصولی را که باید در مدیریت پروژهایتان  به کار بگیرید برای‌تان شرح دهیم.

مدیریت پروژه چیست؟

اگر بخواهیم به طور خلاصه مدیریت پروژه را تعریف کنیم می‌توانیم بگوییم ” فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه و به منظور دستیابی به تعادل اقتصادی و قابل توجیه، بین 3 عامل هزینه، زمان و کیفیت؛ همچنین مدیر پروژه حین انجام پروژه، از ابزار و تکنیک‌های خاصی کمک می‌گیرد تا بتواند پروژه را به درستی کنترل کند. طبق قوانین و اصول، کنترل یک پروژه از سه روش زیر استفاده می‌کند:

• تعیین وضعیت پروژه
• ارزشیابی وضعیت پروژه واقعی یا برنامه
• انجام اقدامات لازم در جهت بهبود پروژه

تعریف بالا نشان می‌دهد که مدیریت پروژه 2 پارامتر بسیار مهم دارد؛ اولی وجود اهداف مشخص و دومی دوره زمانی خاص. پس باید در نظر داشته باشید که حتما این دو عامل را در نظر بگیرید تا بتوانید مدیریت پروژه را طبق اصول انجام دهید.

اصول مدیریت پروژه

به نقل از مجله کسب‌وکار هاروارد مدیریت پروژه دارای 4 فاز زیر می‌باشد:

• برنامه‌ریزی
• جمع کردن منابع
• پیاده سازی
• خاتمه دادن

برنامه‌ریزی

این فاز کلید مدیریت موفق پروژه است و برتوسعه نقشه راهی متمرکز است که همه از آن تبعیت خواهند کرد. برنامه‌ریزی معمولا با تنظیم اهداف شروع می‌شود؛ در واقع برنامه‌ریزی تعریف اصول است: چه مشکلاتی باید حل شود و چه کسانی باید چه کاری را انجام دهند.
در این مرحله، محدوده پروژه تعریف می‌شود و با شناسایی هزینه‌ها، کیفیت، منابع موجود و زمان، مشکلات واقعی پروژه تعیین می‌شود.

جمع کردن منابع

در مرحله جمع کردن منابع، تیم را با یکدیگر همراه می‌کنید؛ برآوردهای زمانی تبدیل به زمان‌بندی می‌شوند؛ تخمین هزینه به بودجه می‌رسد؛ منابع را جمع‌آوری می‌کنید و به انجام دادن وظایف خود متعهد می‌شوید.

حتما بخوانید: پنج درس کلیدی از بهترین کتاب های مدیریت یک دهه گذشته

پیاده سازی؛ نحوه‌ی اجرای پروژه

در این مرحله چهار وظیفه دارید:

• نظارت و کنترل پیشرفت بودجه
• گزارش‌دهی پیشرفت
• برگزار کردن جلسات هفتگی تیمی
• مدیریت کردن مشکلات

اگر یک سیستم کنترل رسمی پروژه دارید یا این که خودتان پیشرفت پروژه را به طور منظم بررسی می‌کنید، سعی کنید چشم‌اندازی از پروژه داشته باشید، تا غرق در جزئیات و مشکلات کوچک نشوید. سیستم‌های نرم‌افزاری نظارت بر پروژه می‌توانند پیشرفت شما را اندازه بگیرند.

خاتمه دادن؛ ارزیابی عملکرد پروژه

بیش از بستن پروژه، تیم شما باید اهداف پروژه را برآورده کند. پیشرفت خود را با اهدافی که در ابتدا تعیین کردید مقایسه کنید؛ با این کار متوجه می‌شوید که چقدر از پروژه به خوبی انجام شده است. در پایان نیز اطمینان حاصل کنید که با سهامداران اصلی پروژه، در مورد این که چگونه به پروژه پایان دهید، توافق دارید برای سنجش موفقیت یک پروژه باید مطمئن شوید که تعریف همه‌ی شما از موفقیت یکسان است و در واقع همه شما از یک معیار برای ارزیابی موفقیت استفاده می‌کنید.
در پایان پروژه، مدیر پروژه اغلب جلسه‌ای برگزار می‌کند ( گاهی با عنوان گزارش پایان پروژه برای ارزیابی موفقیت‌ها و شکست‌های پروژه). این اقدام به خصوص برای کارآموزان می‌تواند بسیار مفید باشد و موجب بهبود عملکرد در پروژه‌های آتی شود.
زمانی که یک پروژه به پایان می‌رسد، تیم مدیریت پروژه هنوز کارهایی برای تکمیل دارد؛ آن‌ها باید فهرستی از کارهایی که در طول پروژه انجام نشد تهیه کنند. انجام بودجه‌بندی نهایی و آماده‌سازی گزارش نهایی پروژه و در نهایت آن‌ها باید تمام اسناد پروژه را جمع‌آوری کرده و در یک مکان مشخص ذخیره و نگه‌داری کنند.

کلام آخر در مدیریت پروژه:
به نقل از مجله کسب‌وکار هاروارد، همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم همیشه عوامل زیادی برای پایان دادن به یک فعالیت وجود دارند که بسیاری از این عوامل، خارج از اراده‌ی مدیران پروژه است.
هاروارد می‌گوید این یک راز پلید در مدیریت پروژه است؛ چنان که یک برنامه‌نویس نرم‌افزاری معتقد است: ” همه می‌دانند که برنامه زمان‌بندی یک جوک است و کسی برای آن اهمیتی قائل نیست. هر کار زمانی تمام خواهد شد که واقعا تمام شده باشد.”
با این حال شرکت‌های بزرگ و موفقی وجود دارندکه مدیریت پرو‌ژه‌های بسیار بزرگ مانند ساخت بزرگراه، سد و… را بر عهده دارند و نکته جالب این‌جاست که آن‌ها از میزان پیشرفت فعالیت‌ها در هر زمان به خوبی آگاه هستند و همیشه نیز مشتریان خود را از آخرین وضعیت پروژه‌ها مطلع می‌کنند. به یقین، آن‌ها به همین دلیل شرکت‌های بزرگ و موفقی شده‌‌اند.
برخی از مهم‌ترین اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه عبارتند از:

• TRELLO امتیاز: 4.5 از 5
• ASANA امتیاز: 4.6 از 5
• تسکولو امتیاز: 3.6 از 5
• JIRA امتیاز: 4.3 از 5

معرفی فینتو