مزایای حسابداری آنلاین و بررسی آن
با رشد کسب و کار، به جای استخدام کارمندان، معمولا اتخاذ حسابداری آنلاین و مبتنی بر فضای ابری کارآمدتر و مقرون به صرفه تر است. با این حال، فضای ابری برای همه مناسب نیست. بنابراین، شما باید جوانب مثبت و منفی را برای تجارت خود بسنجید. مزایای سیستم های حسابداری مبتنی بر ابر احتمالا متداول ترین دلایلی است که مشتریان به راه حل های حسابداری آنلاین روی آورده اند. در واقع، آنها می خواهند کارایی را بهبود ببخشند یا اینکه به اطلاعات مالی و به روز، با کیفیت بهتر نیاز دارند.
حسابداری آنلاین، به طور معمول روش ذخیره سازی داده های مشابه نرم افزار حسابداری سنتی را ارائه می دهد. گاهی اوقات، این نوع از حسابداری حتی از امنیت بیشتری نیز برخوردار است. سرورهای از راه دور دارای پروتکل های امنیتی قوی هستند. اگر یک لپ تاپ یا رایانه لوحی گم یا دزدیده شود، به احتمال زیاد داشتن حافظه از راه دور و نه ذخیره بر روی دستگاه، اطلاعات را از نقض امنیت محافظت می کند. با چندین سناریو که به طور منظم اتفاق می افتد، لپ تاپ های مسروقه هنوز هم دلیل اصلی نقض حسابداری سنتی هستند. سرقت لپ تاپ با صفحه گسترده داده، آسان تر از هک سرور است. حسابداری ابری به نحو بهتری این تهدید را برطرف می کند، زیرا کاربران برای دسترسی به داده ها باید وارد نرم افزار حسابداری ابری شوند و مانند داده های ذخیره سازی سنتی، در حسابداری آنلاین هیچ داده ای بر روی دستگاه باقی نمی ماند.
حتما بخوانید: همه چیز درباره سرویس های ابری و هر آنچه که باید درباره رایانش ابری بدانید
اتصال در هر زمان و در هر مکان
هنگام استفاده از حسابداری آنلاین، کاربران می توانند از هرجایی با اتصال به اینترنت، به داده ها دسترسی داشته و این امکان را به کاربران می دهد تا از هر جای دیگر در دنیا با یکدیگر کار کنند. در واقع، کار کاربران تنها به کامپیوتر گره نخورده است. بنابراین، این نوع از حسابداری امکان انعطاف پذیری فوق العاده ای را برای شرکت های کوچک و بزرگ فراهم کرده و تیم های سراسر جهان می توانند به داده ها و اطلاعات دسترسی داشته باشند، گویی که همه در یک ساختمان متمرکز هستند.
اکثر داده های ساکن در ابر بین همکاران به اشتراک گذاشته شده است. تقریباً 71.4 درصد از سهام داده ها در این گروه قرار می گیرند. بنابراین، تا آنجا که به دسترسی نیاز دارد، عمدتا داخلی است. اما، اگر در چندین مکان کاربر دارید، حسابداری آنلاین یک مزیت واقعی است.
به اشتراک گذاری داده ها نیز با حسابداری آنلاین آسان تر است. با حسابداری ابری، کاربران به سادگی برای دسترسی به همان سیستم با رمزهای عبور منحصر به فرد خود نیاز دارند. این فرآیند نیاز به ارسال فایل های بزرگ از طریق ایمیل یا اشتراک از طریق درایو فلش را برطرف می کند.
سایر مزایای ذکر شده توسط مشتریان برای حسابداری آنلاین
مزایای شرکت هایی که از نرم افزار حسابداری آنلاین استفاده می کنند، این است که از بسیاری از صرفه جویی های اولیه بهره مند می شوند. میزان سرمایه گذاری اولیه در حسابداری آنلاین، حداقل مقدار ممکن است، زیرا هیچ سروری در محل شما نیست. زیرساخت یکی از بزرگترین هزینه های ذخیره سازی و مدیریت داده ها است. با کاهش سرمایه (CAPEX)، می توانید به مدل هزینه عملیاتی (OPEX) برای IT بروید. همچنین، حسابداری آنلاین به این معنی است که شما به کارکنان IT کمتری احتیاج دارید، زیرا هیچ سروری برای نگهداری در خانه وجود ندارد. هزینه های کمتر کار، می تواند به معنای پس انداز قابل توجه باشد. کاهش نیروی کار و تجهیزات عمده پس انداز خوبی را فراهم می کند. همچنین، می توانید هزینه های کل شرکت را برای ادامه کار در نظر بگیرید. بدون وجود سرور در سایت، انرژی کمتری نیز مصرف میشود.
برای بسیاری از مشاغل، راه حلهای مبتنی بر ابر مقرون به صرفه تر از داشتن یک مدیر حساب داخلی یا یک بخش حسابداری هستند. حسابداری آنلاین به صورت اشتراکی بسته به تعداد کاربران و ماژول های مورد نیاز کار می کنند. هزینه های سطح ورودی به طور معمول حدود 20 تا 50 یورو در ماه است.
حتما بخوانید: مزایای سیستم های حسابداری ابری برای کسب و کارهای نوپا
سهولت استفاده:
سیستم های Cloud معمولا به راحتی از رابط های کاربری عبور می کنند و بسیاری از آنها دارای برنامه های تلفن همراه هستند که به شما امکان می دهد به حساب های خود در حین حرکت دسترسی پیدا کنید.
دسترسی 24/7:
یک مزیت بزرگ برای بسیاری از مشتریان حسابداری آنلاین، در دسترس بودن همیشه اطلاعات “مالی ” است. شاخص های مهم اغلب در داشبورد نمایش داده می شوند تا حتی مجبور نشوید به دنبال آنها بگردید.
اطلاعات بیدرنگ:
یکی دیگر از مزایای مهم حسابداری آنلاین این است که اطلاعات “در زمان واقعی” در دسترس است، به شرطی که داده های خود را به موقع وارد کنید.
فرآیندهای ساده:
بسیاری از مشتریان متوجه می شوند که سیستم های مبتنی بر ابر و حسابداری آنلاین به آنها کمک می کند تا روندها را ساده کنند، نسخه برداری را از بین ببرند و امکان همکاری سریعتر بین تیم ها را فراهم می کنند.
امنیت و پشتیبان گیری:
ارائه دهنده راه حل مبتنی بر cloud از امنیت و پشتیبان گیری مراقبت می کند، بنابراین اگر رضایت داشته باشید که فرایندهای آنها نیازهای شما را برآورده می کند، این مسئله باعث می شود که شما مجبور باشید سیستم حساب های داخلی را به روز و ایمن نگه دارید.
قابلیت گسترش با رشد کسب و کار شما:
هنگامی که از سیستم های مبتنی بر ابر و حسابداری آنلاین استفاده می کنید، مقیاس بندی آسان است. معمولاً فقط مسئله افزایش اشتراک ماهانه شماست.
پهنای باند:
پهنای باند مقدار داده ای است که می تواند از یک نقطه به نقطه دیگر در یک بازه زمانی مشخص منتقل شود. مزایا و معایب مختلفی برای ذخیره سازی ابری در رابطه با پهنای باند وجود دارد. با فضای ذخیره سازی حسابداری آنلاین، کاربران دیگر نیازی به پیوست فایل های بزرگ برای ایمیل ندارند. آنها می توانند پیوند ارسال کنند یا همکار خود را به فضای ابری ارجاع دهند. از آنجا که پهنای باند با نرم افزار حسابداری ابری تحت تأثیر قرار نمی گیرد، همه چیز باید سریع و روان اجرا شود.
معایب حسابداری آنلاین
همانطور که در ابتدای این مقاله ذکر شد، حسابداری آنلاین برای همه مناسب نیست، بنابراین مهم است که قبل از تصمیم به استفاده از یک راه حل مبتنی بر ابر، همه جوانب آن را بررسی کنید. عیب اصلی ذخیره سازی ابری و حسابداری آنلاین در مقابل ذخیره سازی در محل این است که در صورت نبود اینترنت کار نخواهد کرد. اگرچه، بیشتر اوقات در کار و زندگی امکان دسترسی به اینترنت فراهم است، اما مکان ها و مواقعی وجود دارد که امکان پذیر نیست. بنابراین، این خطر را دارید که همه افراد نتوانند روی یک پروژه کار کنند.
نرم افزار حسابداری ابری شامل داده های شخصی و اطلاعات حساس است. بنابراین، حفظ امنیت آن ضروری است. اگر در مورد امنیت حسابداری آنلاین یک سرویس دهنده نگرانی دارید، تحقیق کنید که آنها از چه اقدامات امنیت اطلاعاتی استفاده می کنند.
پهنای باند: از جمله معایب حسابداری آنلاین، می توان به محدودیت آستانه و پهنای باند اشاره کرد. اگر سازمان شما بیش از این به پهنای باند نیاز داشته باشد، ممکن است هزینه های اضافی متحمل شوید. همچنین، ممکن است مجبور باشید با سرعت کمتری کنار بیایید، که می تواند برای کاربران ناامید کننده باشد. اگر این مسئله نگران کننده است، محدودیت های پهنای باند و چگونگی تأثیر آنها بر تجربه کاربر روزانه را به دقت تحقیق کنید.
حتما بخوانید: تعریف حسابداری مدیریت و اهداف آن
خطرات حسابداری آنلاین
در زیر خطرات حسابداری آنلاین از نقطه نظر مشتریان شرکتهای حسابداری بیان شده است که باید از آنها آگاه باشید.
سرعت اینترنت / پهنای باند. حسابداری آنلاین به اتصال به اینترنت خوبی احتیاج دارد؛ در غیر این صورت سرعت کم می تواند بر کارایی تأثیر بگذارد و یا در اثر قطع شدن تحت تأثیر قرار بگیرید.
امنیت داده ها: امنیت داده ها بسیار مهم است. بنابراین، شما باید اطمینان داشته باشید که ارائه دهنده خدمات شما از استانداردهای بالا پیروی می کند. علاوه بر این، شما نیاز به نظم و انضباط قوی در مورد مواردی مانند کنترل دسترسی دارید تا به عنوان مثال هنگام خروج کارکنان، ورود آنها به سیستم شما حذف شود.
قفل فروشنده. برخی از مشتریان در این مورد نگران هستند در صورتی که ممکن است در آینده لازم باشد به یک ارائه دهنده راه حل جایگزین مراجعه کنند.
کلام آخر
میتوان گفت که نرم افزارهای مبتنی بر وب قطعا جایگزین اصلی و مناسبی برای سیستم های سنتی خواهند بود. مزایای آنها بسیار زیاد بوده و معایب آنها نیز عمدتا به دلیل دانش نا کافی سرویس دهنده و مشتری است و نمی توان گفت که نفس رایانش ابری دارای ایراد است.
با توجه به مطالب بالا پیشنهاد می شود که قبل از تهیه هر سرویس ابری، ابتدا آن را ببرسی کرده و با افراد متخصص مشورت کنید.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
