پیشگیری و کشف به موقع تقلب در سازمان، برای کاهش ضرر بسیار مهم است. هر سازمانی باید برنامه ای برای پیشگیری از کلاه برداری داشته باشد، چرا که پیشگیری بسیار راحت تر از بازیابی ضرر و زیان پس از ارتکاب تقلب است. روش های مختلفی برای به حداقل رساندن وقایع کلاه برداری وجود دارد. در این مقاله سعی برا این است که شما با این روش های پیشگیری آشنا شوید.
شش استراتژی برای جلوگیری از کلاه برداری در کسب و کار شما
کلاه برداری کارمندان مسئله مهمی است که سازمان ها از هر نوع، اندازه، مکان و صنایع مختلف با آن روبرو هستند. در حالی که همه ما دوست داریم باور کنیم که کارمندان ما وفادار هستند و به نفع سازمان کار می کنند، اما هنوز هم دلایل زیادی وجود دارد که باعث می شود کارمندان شما کلاه برداری کنند.
اگر سازمان غیرانتفاعی شما قربانی کلاه برداری شود، این مسئله فقط به سازمان شما آسیب نمی رساند، بلکه این تخلف همچنین می تواند به اعتبار شما لطمه وارد کند. با این حال، با اجرای برخی کنترل های ساده، سازمان شما می تواند به محافظت از خود در برابر این خطرات کمک کند.
پیشگیری و کشف به هنگام از تقلب در سازمان، برای کاهش ضرر بسیار مهم است. هر سازمانی باید برنامه ای در دست داشته باشد، زیرا پیشگیری از کلاه برداری بسیار راحت تر از بازیابی ضرر و زیان شما پس از ارتکاب آن است. بنابراین، جلوگیری از تقلب با داشتن یک طرح پیشگیری، برای یک سازمان بزرگ یا کوچک بسیار حیاتی است.
خوشبختانه، روش ها و کنترل های مختلفی وجود دارد که شما می توانید با اجرای آنها، وقایع کلاه برداری را به حداقل مقدار ممکن برسانید. در این مقاله با ما همراه باشید تا با این روش های پیشگیری و کنترل تقلب در بین کارکنان سازمان خود بیشتر آشنا شوید.
انواع کلاه برداری تجاری
کلاه برداری اشکال مختلفی دارد اما می تواند به سه دسته زیر تقسیم شود:
- سوء استفاده از دارایی،
- فساد مالی
- کلاه برداری در صورت های مالی.
سوء استفاده از دارایی ها اگرچه کم هزینه ترین را برای شما در پی دارد، اما 90٪ کل موارد کلاه برداری را تشکیل می دهد. این نوع از تقلب شامل طرح هایی است که در آن یک کارمند منابع سازمان خود را دزدیده یا از آنها بهره برداری می کند. نمونه هایی از سوء استفاده از دارایی ها شامل سرقت پول نقد قبل یا بعد از ثبت آن، ادعاهای بازپرداخت هزینه های کاذب و یا گرفتن دارایی های غیر نقدی سازمان می باشد.
کلاه برداری در صورت های مالی کمتر از پنج درصد موارد تقلب را شامل می شود، اما بیشترین خسارت را در سطح متوسط ایجاد کرده می کند. این نوع از کلاه برداری شامل طرح هایی است که به حذف یا سوء استفاده عمدی از اطلاعات در گزارش های مالی شرکت می پردازد و می تواند به صورت درآمد ساختگی، بدهی های پنهان یا دارایی متورم باشد.
فساد مالی در رده سوم موارد کلاه برداری قرار می گیرد و کمتر از یک سوم تقلب ها را تشکیل می دهد. طرح های فساد مالی زمانی اتفاق می افتد که کارمندان از نفوذ خود در معاملات تجاری برای منافع خود استفاده می کنند، در حالی که وظیفه خود را در قبال کارفرما نقض می کنند. نمونه هایی از فساد مالی شامل فساد اداری رشوه خواری، اخاذی و تعارض منافع می باشد.
در ادامه با ما همراه باشید تا با شش استراتژی موثر و کارآمد برای جلوگیری از کلاه برداری در کسب و کار خود آشنا شوید.
- کارمندان خود را بشناسید
مرتکبان کلاه برداری غالباً صفات رفتاری از خود نشان می دهند که می تواند نشان دهنده قصد ارتکاب تقلب توسط آنها باشد. مشاهده و گوش دادن به حرف کارمندان می تواند به شما در شناسایی خطر احتمالی تقلب کمک کند. این مهم است که مدیریت با کارمندان در ارتباط باشد و برای شناختن آنها وقت بگذارد. اغلب، تغییر نگرش می تواند شما را در معرض خطر قرار دهد. این امر همچنین می تواند موضوعات داخلی را که باید به آنها پرداخته شود، آشکار کند. به عنوان مثال، اگر یک کارمند احساس عدم قدردانی از جانب صاحب مشاغل یا عصبانیت از رئیس خود کند، این مسئله می تواند وی را به عنوان انتقام جویی به سمت کلاه برداری سوق دهد. هرگونه تغییر نگرش باید باعث شود شما به آن کارمند توجه زیادی داشته باشید. این امر نه تنها ممکن است ضرر ناشی از تقلب را به حداقل برساند، بلکه می تواند سازمان را به مکانی بهتر و کارآمدتر با کارمندان شاد تبدیل کند.
حتما بخوانید: فرار مالیاتی چیست و چه عواقبی را به همراه دارد؟
- کارمندان را آگاه کنید یا سیستم گزارشگری را تنظیم کنید.
آگاهی بر همه کارمندان تأثیر می گذارد. هر کس در داخل سازمان باید از سیاست خطر کلاه برداری از جمله انواع تقلب و عواقب مرتبط با آن آگاه باشد. کسانی که قصد ارتکاب تقلب را دارند، می دانند که مدیریت نظاره گر است. امید است که این آگاهی برای انجام تقلب توسط آن ها بازدارنده باشد. همچنین، کارمندان صادقی که وسوسه تقلب ندارند، از علائم احتمالی کلاه برداری یا سرقت مطلع می شوند. این کارمندان سرمایه های مبارزه با تقلب و ارتکاب جرم در سازمان هستند.
از آنجا که بسیاری از کارمندان در گزارش حوادث به کارفرمایان خود مردد هستند، راه اندازی یک سیستم گزارش ناشناس را برای جلوگیری از کلاه برداری در شرکت خود در نظر بگیرید. کارمندان می توانند از طریق یک وب سایت با حفظ ایمنی هویت خود و یا با استفاده از یک خط تلفن خبر، اقدامات متقلبانه را گزارش دهند.
- کنترل های داخلی را اجرا کنید
کنترل های داخلی، برنامه هایی است که برای حفاظت از دارایی های شرکت شما، اطمینان از صحت سوابق حسابداری آن و جلوگیری و کشف تقلب و سرقت، اجرا می شود. تفکیک وظایف، یک مولفه مهم کنترل داخلی است که می تواند خطر وقوع کلاه برداری را کاهش دهد. به عنوان مثال، یک فروشگاه خرده فروشی دارای یک کارمند صندوق فروش، یک فروشنده و یک مدیر است. رسیدهای وجه نقد و چک باید توسط یک کارمند محاسبه شود، در حالی که دیگری فیش ودیعه را تهیه می کند و سومی سپرده را به بانک می آورد. این مسئله می تواند به اختلافات موجود در مجموعه ها کمک کند.
مستندات، کنترل داخلی دیگری است که می تواند به کاهش تقلب و کلاه برداری کمک کند. مثال بالا را در نظر بگیرید. اگر رسیدهای فروش و تهیه سپرده بانکی در دفاتر ثبت شده باشد، صاحب مشاغل می تواند به صورت روزانه یا هفتگی به اسناد مراجعه کرده تا بررسی کند که رسیدها به بانک واریز شده است. علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که تمام چک ها، سفارشات خرید و فاکتورها به طور متوالی شماره گذاری شده اند.
برنامه های کنترل داخلی باید به طور مداوم کنترل و بازبینی شوند تا از کارآیی و جاری بودن آنها با پیشرفت های فنی اطمینان حاصل کنید. اگر شما فرآیند کنترل داخلی یا برنامه پیشگیری از کلاه برداری را در دست ندارید، باید یک متخصص با تجربه در این زمینه را استخدام کنید. یک متخصص سیاست ها و رویه های شرکت را تجزیه و تحلیل، برنامه های مناسب را توصیه و به اجرا کمک می کند.
- تعادل کارمندان را کنترل کنید
ممکن است تحت تأثیر کارمندانی قرار بگیرید که برای سالهای طولانی، حتی یک روز کاری را از دست نداده اند. گرچه به نظر می رسد این کارمندان وفادار هستند، اما این مسئله می تواند بیانگر پنهان کاری کارمندان باشد، چرا که آنها نگران هستند که اگر مدتی بیرون از دفتر کار باشند، فردی کلاه برداری آنها را کشف کند. بنابراین، بهتر است تا کارمندان را در مشاغل مختلف شرکت بچرخانید. این امر باعث کشف فعالیت های متقلبانه می شود، زیرا به کارمند دوم اجازه می دهد تا فعالیت های کارمند اول را بررسی کند.
- کارشناسان معتمد استخدام کنید
بسیاری از افرادی که برای شرکت شما کار می کنند، از جمله بازرسان و حسابداران رسمی می توانند نقش مهمی در ایجاد سیاست ها و رویه های ضد کلاه برداری داشته باشند. با این حال، همه این متخصصان تجربه یا شهرت ارائه خدمات مناسب برای نیازهای شما را ندارند. هنگام استخدام حسابداران، بازرسان کلاه برداری و سایر متخصصان خبره ای که به اطلاعات حساس شرکت مانند شماره حساب بانکی دسترسی خواهند داشت، اطمینان از اعتبار این شرکت ها یا افراد بر اساس خدمات با کیفیت و قابل اعتماد بسیار مهم است. از این طریق می توانید اطمینان داشته باشید که تجزیه و تحلیل های آن ها، خدمات اولیه مشاوره مالی و ممیزی های کنترل داخلی، کامل است و اطلاعات شما هرگز به خطر نمی افتد.
- فرهنگ ارتباطات را تقویت کنید
یک محیط کار مثبت می تواند از کلاه برداری و سرقت کارمندان جلوگیری کند. باید ساختار سازمانی مشخص، سیاست ها و رویه های مدون و شیوه های عادلانه استخدام وجود داشته باشد. یک سیاست باز، همچنین می تواند یک سیستم عالی پیشگیری از کلاه برداری را فراهم کند، زیرا به کارکنان، خطوط ارتباطی مناسبی با مدیریت را ارائه می دهد.
حتما بخوانید: حسابداری مالیات و همه چیز درباره آن
تشخیص کلاه برداری
علاوه بر استراتژی های پیشگیری، شما باید روش های تشخیصی را نیز بدانید و آنها را برای کارمندان واضح و آشکار سازید.. نمایان بودن این کنترل ها به عنوان یکی از بهترین عوامل بازدارنده رفتارهای تقلبی عمل می کند. مهم است که به طور مداوم استراتژی های کشف کلاه برداری را کنترل و به روز کنید تا از کارآیی آنها اطمینان حاصل کنید.
برنامه های شناسایی معمولاً در روز کاری که به طور منظم برنامه ریزی شده است، اتفاق می افتد. این برنامه ها برای ارتباط با داده های داخلی، اطلاعات خارجی را در نظر می گیرند. نتایج طرح های کشف تقلب شما باید کنترل های پیشگیری را افزایش دهد. مهم است که استراتژی های کشف کلاه برداری از جمله افراد یا تیم های مسئول هر کار را ثبت کنید. پس از نهایی شدن طرح کشف تقلب، باید کلیه کارمندان از این طرح و نحوه اجرای آن آگاه شوند.
ابلاغ این موضوع به کارمندان به خودی خود یک روش پیشگیری است. دانستن اینکه شرکت در حال مشاهده است و اقدامات انضباطی انجام خواهد داد، می تواند مانع برنامه های کارمندان برای ارتکاب کلاه برداری شود. در نتیجه کسانی که مایل به کلاه برداری هستند، از ارتکاب آن خودداری می کنند. این امر می تواند در شرکت های بزرگ یا کوچک در صنایع مختلف و مکان های جغرافیایی رخ دهد.
با توجه به مطالب بیان شده، کلاه برداری شغلی می تواند منجر به خسارات مالی هنگفت، هزینه های حقوقی و اعتبار نامطلوب شود که در نهایت می تواند به سقوط یک سازمان منتهی شود. وجود برنامه های مناسب می تواند از وقوع قابل توجهی از فعالیت های متقلبانه جلوگیری کرده یا در صورت وقوع، ضرر و زیان آنها را کاهش دهد. شناخته شدن خط مشی شرکت برای کارمندان یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از رفتارهای متقلبانه است. پیروی از سیاست و اجرای مراحل و عواقب ذکر شده هنگام دستگیری شخصی برای جلوگیری از تقلب بسیار مهم است. هزینه تلاش برای جلوگیری از کلاه برداری برای یک تجارت کمتر از هزینه ارتکاب آن است.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
بنده استفاده کردم
زیرا ما مجموعه پخش مویرگی داریم و به دلیل جزییات زیادی که دارن
مشکلات هم به تناسب زیاد هست.
ممنون بابت مطالب شما