پلمپ دفاتر قانونی در اصل کار چندان سختی نیست. در واقع کسی که وظیفه ثبت این دفاتر را برعهده دارد، به طور خاص اطلاعات و اسناد مربوط به شخص حقیقی و یا شرکت را در دفاتر به ثبت می رساند. این امر به دلایلی بر اهمیت وجود حسابدار در یک موسسه یا شرکت صحه می گذارد، چرا که نکته سنجی و حساب و کتاب دقیق باعث می شود ثبت پلمپ دفاتر قانونی با مشکل مواجه نشود. برای آگاهی از نحوه پلمپ دفاتر قانونی با ما همراه باشید.
پلمپ دفاتر به چه معناست؟
بر طبق ماده 6 قانون تجارت، تجار به استثناء خرده کاسبان باید بلافاصله پس از ثبت شرکت، دفاتر قانونی را که شامل دفاتر روزنامه، کل، دارایی و کپیه می شوند، تهیه کرده و بدون این که چیزی در آنها بنویسند، برای پلمپ آنها از سوی اداره ثبت اقدام کنند.
سازمان مالیات در پایان هر سال مالی صورت فعالیت کلیه کسب و کار ها و فعالان حقیقی و حقوقی را به منظور محاسبه مالیات مربوطه جمع آوری می کند. دفاتر قانونی در همین راستا، برای ثبت تمامی عملیات های مالی و… به وجود آمده اند. این دفاتر به منظور مصون ماندن آنها از هر گونه دستکاری، ثبت اطلاعات غلط و تقلب از سوی اداره ثبت شماره گذاری و پلمپ می شوند.
کدام دفاتر قانونی شامل پلمب می شوند؟
دفاتر قانونی شامل دفتر کل، دفتر روزنامه، دارایی و کپیه هستند؛ اما از میان این دفاتر تنها 2 مورد از آنها، یعنی دفتر کل و دفتر روزنامه دارای پلمپ می باشند که به آنها دفاتر پلمپ نیز می گویند. این نام گذاری به این علت است که تمامی صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند.
در زیر به شرح هر یک از دفاتر پلمپ می پردازیم:
- دفاتر روزنامه:
دفتر روزنامه به دفتری می گویند که در آن تمامی بدهی ها، طلب ها، معاملات، عملیات های مالی، صادرات و واردات، هزینه های تنخواه و به طور کل ریز هزینه ها به صورت روزانه، ثبت می شود. این دفتر مهم ترین دفتر قانونی به شمار می رود.
- دفاتر کل:
دفتر کل یکی از دفاتریست که باید پلمپ شود. تمامی عملیات های مالی و ریز هزینه ها به صورت هفتگی از دفتر روزنامه استخراج شده و در دفتر کل ثبت می گردد.
حتما بخوانید:آشنایی با دفاتر حسابداری و نحوه تحریر آنها
ضرورت پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
- به منظور دریافت کد اقتصادی:
شما برای این که بتوانید کد اقتصادی دریافت کنید باید ابتدا دفاتر قانونی شرکت خود را پلمپ کنید.
- به منظور دریافت کارت بازرگانی:
همه اشخاص حقیقی و حقوقی که در زمینه صادرات و واردات فعالیت می کنند مسلما به کارت بازرگانی نیاز دارند و برای دریافت کارت بازرگانی نیز ملزم به انجام پلمپ دفاتر قانونی هستند.
- به منظور ارائه اظهارنامه مالیاتی:
ارائه اظهارنامه مالیاتی نیز نیاز به پلمپ شدن دفاتر قانونی دارد و در صورتی که در این باره کوتاهی کنید، از سوی اداره دارایی مشمول جرایم سنگینی خواهید شد.
- به منظور مصونیت از دستکاری:
به طور کل دفاتر قانونی به این منظور پلمپ می شوند که از هرگونه تقلب، دستکاری در عملیات ها و ثبت اطلاعات غلط جلوگیری شود.
مطلب پیشنهادی: هر آنچه باید درباره گزارش فصلی بدانید
چه کسانی مشمول پلمپ دفاتر قانونی هستند؟
همان طور که در ابتدا گفتیم، بر اساس ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید به موجب قانون تمامی دفاتر کل، دفتر روزنامه، دارایی و کپیه را داشته باشد؛ در نتیجه اشخاصی که مشمول پلمپ دفاتر قانونی می‌شوند به شرح زیر هستند:
- تمامی اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت ها، شرکت خود را به ثبت رسانده اند.
- تمامی اشخاص حقیقی که کسب و کاری دارند. (دسته اول موضوع آیین نامه اجرایی ماده 95)
- افرادی که مجموع فروش آنها و یا ده برابر درآمد آنها بر طبق برگ قطعی مالیات از سال 91 به بعد بیشتر از 3 میلیارد تومان بوده است (حداقل مبلغ این قانون برای اشخاص حقیقی که کسب و کار داشته و خدمات ارائه می دهند مانند وکلا، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان 1.5 میلیارد تومان بیشتر باشد.)
- تشکل های قانونی مانند (انجمن ها، احزاب، اتحادیه های صنفی)
- دارندگان کارت بازرگانی
- صاحبان کارخانه‌ها و بهره‌برداران معادن
- صاحبان هتل‌های سه‌ستاره و یا بیشتر
- صاحبان صرافی‌ها
- صاحبان بیمارستان، زایشگاه و کلینیک‌ها
- صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای که دارای مجوز هستند
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی در سال ۱۴۰1
مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی:
- کپی کارت ملی
- کپی شناسنامه
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی دریافت شده از سامانه
مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقوقی:
- کپی کارت ملی شخص مدیر عامل
- اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت شده است (اظهارنامه باید امضای متقاضی و یا یکی از مدیران پای آن باشد)
- کپی روزنامه رسمی مربوط به آخرین تغییرات ثبتی شرکت (در رابطه با تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
- اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه (در رابطه با اشخاص حقوقی دولتی)
- فرم تکمیل شده اظهارنامه
مهلت پلمپ دفاتر قانونی
شرکت ها، تاجران و کسانی که اقدام به انجام فعالیت های تجاری و بازرگانی می کنند، در سال مالی که فعالیت دارند باید نسبت به تنظیم و دریافت پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایند. اگر بخواهیم در این مورد برای ملموس تر بودن موضوع مثالی عرض کنیم باید گفت که اگر شرکتی مثلا در سال جاری از ماه فروردین تا ماه اسفند فعالیت داشته باشد، باید از اول ماه فروردین تا آخر اسفند پلمپ دفاتر قانونی سال را دریافت و تنظیم نماید. لازم به ذکر است مهلت قانونی برای سال جاری، پایان همان سال می باشد.
در صورتی که که شرکت ها و یا تجار در سال هیچگونه فعالیتی نداشته باشند، باز هم باید نسبت به دریافت پلمپ دفاتر به صورت قانونی اقدام کنند. این اشخاص با پایان یافتن سال مالی به مدت چهار ماه مهلت دارند که دفاتر دریافت شده را به مرکز مالیاتی محل سکونت تحویل دهند. البته این دفاتر با توجه به عدم فعالیت شرکت باید به صورت سفید تحویل داده شود.
آموزش گام به گام پلمپ دفاتر قانونی
چگونگی دریافت دفاتر قانونی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. چنانچه در نظر دارید، خودتان برای پلمپ دفاتر قانونی روزنامه و دفاتر کل اقدام کنید، ما به شما تمامی مراحل را به صورت گام به گام توضیح خواهیم داد. در صورتی که تا پایان این مقاله همراه ما باشید، می توانید بدون واسطه، کلیه عملیات مربوطه را به انجام برسانید و از پرداخت هزینه های معاف شوید.
به طور کل برای دریافت پلمپ دفاتر قانونی باید مدارک مورد نیاز برای این کار را تهیه نمایید و پس از تهیه کردن مدارک باید برای دریافت دفاتر اقدام کنید.
گام اول:
برای اقدام به دریافت پلمپ دفاتر قانونی در ابتدا باید وارد سایت اداره ثبت شرکت ها و قسمت پلمپ دفاتر تجاری شوید. پس از ورود به سامانه باید در قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، نوع شخص متقاضی را مشخص کنید. چنانچه دفاتر برای اشخاص است، باید گزینه حقیقی را انتخاب کنید؛ اما اگر این دفاتر برای شرکت ها است باید گزینه حقوقی را انتخاب کنید.
در ادامه باید نوع سال مالی را انتخاب نمایید. اگر شرکت و یا فرد در حال حاضر در داخل کشور مشغول به فعالیت است باید سال شمسی و کسانی که فعالیت های آنان در رابطه با شرکای خارج از کشور است، باید سال میلادی را ملاک قرار دهند. شروع سال مالی به این صورت است که شما باید بدانید، دفاتری که سفارش می دهید برای چه سالی خواهند بود. همچنین ضروری است که تاریخ را نیز به صورت دقیق انتخاب کنید و روز و ماه مالی را مد نظر داشته باشید. پس از تایید اطلاعات به کاربرها یک کد پیگیری تعلق خواهد گرفت.
و در نهایت باید اطلاعات شخص متقاضی اعم از تابعیت، شماره شناسنامه و کد پستی و شماره تلفن وارد شود.
گام دوم:
شامل تایید اطلاعات شخص حقوقی است. در صورتی که شما نوع انتخاب دفاتر را حقوقی انتخاب کنید، باید اطلاعات بارگذاری شده توسط پایگاه داده ثبت شرکت ها را به تایید برسانید. لازم به ذکر است، دفاتر به آدرس ثبت شده در پایگاه داده (در قسمت نشانی متقاضی) فرستاده می شوند.
گام سوم:
در این مرحله باید اطلاعات شخصی که اظهارنامه را امضا می کند، وارد کنید. اظهارنامه ای که در سامانه سازمان ثبت اسناد کشور دریافت نموده اید باید توسط شخص تکمیل شود. اطلاعات مربوط به این شخص را باید به صورت دقیق وارد کنید. شایان ذکر است که اطلاعاتی که ثبت می کنید باید منطبق بر واقعیت و شناسنامه ی فرد باشد، در غیر این صورت قابل قبول نخواهد بود.
گام چهارم:
در این مرحله باید اطلاعات تمامی کسانی را که به هر نحو در شرکت و یا موسسه عضو هستند و سهام دارند(اعم از هیات مدیره شرکت و…)، وارد کنید و پس از وارد نمودن باید گزینه ثبت اطلاعات شخص را برای تک تک آنها بزنید.
گام پنجم:
در این مرحله کلیه اعضایی را که اطلاعات آنها را وارد نموده اید، باید تک به تک انتخاب کنید و برای هر یک از آنها سمتی را که در شرکت دارند، وارد نمایید. در این جا نیز همانند مرحله قبل پس از وارد نمودن اطلاعات برای هر کدام از آنها گزینه ی ثبت را بزنید. توجه داشته باشید که اگر هر کدام از اعضای هیات مدیره دارای بیش از یک سمت باشند، باید همراه با هر کدام از سمت ها، یک بار آن شخص را انتخاب و سمت او را مشخص نمایید.
گام ششم:
در این مرحله باید نوع دفتر و میزان برگ های آن و نیز تعداد آن را مشخص کنید و پس از انتخاب این موارد باید بر روی ذخیره دفتر مورد تقاضا کلیک کنید. به این نکته توجه داشته باشید که حتما هر دو نوع دفاتر روزنامه و کل را با هم سفارش دهید.
گام هفتم:
در این مرحله باید درست بودن اطلاعات را تایید نمایید و در این مرحله کلیه اقدامات خود را به ثبت نهایی برسانید.
گام هشتم:
در نهایت باید اصل اظهارنامه را از اینترنت دریافت کنید و همراه با سایر مدارک به اداره ثبت بفرستید. بدین صورت دفاتر پلمپ از طریق اداره پست به آدرسی که در سامانه وارد کردید ارسال خواهد شد. پس از ارسال پستی مدارک، باید شماره پیگیری پست و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سایت وارد کنید.
هنگامی که کارشناس حقوقی پرونده شما را دریافت نمود، آن را بررسی کرده و در صورتی که اطلاعات و مدارک شما دارای صحت کامل باشد در سامانه پلمپ دفاتر به شما اجازه پرداخت هزینه پلمپ دفاتر را خواهند داد به به راحتی می توانید هزینه پلمپ دفاتر را به صورت اینترنتی پرداخت کنید.
حتما بخوانید: عدم فعالیت شرکتها و پیامدهای عدم اعلام آن
مدت نگهداری دفاتر تجاری
بر طبق قانون تجارت تاجر باید همه دفاتر خود را حداقل تا ده سال نگهداری کند حتی اگر شرکت منحل شد نیز دفاتر تا ده سال باید حفظ شود.
نحوه پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی
پس از تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر، در سیستم درخواست را ثبت کنید. پس از انجام این مراحل باید از طریق اینترنت هزینه‌های پلمپ دفاتر قانونی را پرداخت کنید.
مهلت پرداخت هزینه‌های قانونی تا سه روز بعد از تایید اظهارنامه است.
هزینه باید بعد از تایید کارشناس حقوقی اداره پرداخت شود و بعد از آن پلمپ دفاتر از طریق پست ارسال می‌گردد.
تبعات عدم پلمپ دفاتر قانونی
دفاتر روزنامه و کل حتما باید پیش از شروع سال مالی جدید پلمپ شوند. در صورتی که دفاتر پلمپ را ارائه نکنید، مشمول جریمه ای معادل 20% مالیات و در صورتی که دفاتر پلمپ شما رد شوند مشمول جریمه ای معادل 10% مالیات خواهید شد. در نظر داشته باشید که میزان جریمه می‌تواند به صورت سالانه تغییر کند.
کسانی که نسبت به پلمپ دفاتر قانونی در موعد مقرر اقدام می کنند، نسبت به مقررات قانونمند هستند و در واقع شفافیت مالی خود را اثبات می کنند. مالیات بر درآمدی که برای شرکت ها تعیین می شود، معمولا بر اساس درآمدی است که از طرق قانونی به شرکت ها می رسند. اداره دارایی مالیات هایی که وضع می کند را بر اساس دفاتر تحویل داده شده توسط شرکت و یا تاجر تعیین می کند. هرگونه قلم خوردگی و یا خراش و یا صدمه و آسیب دیدگی در دفاتر تکمیل شده، از نظر اداره مالیات قابل قبول نیست و در شفافیت مالی شرکت شما شبه ایجاد می کند و بدین ترتیب شامل جریمه های احتمالی نیز خواهد گردید.
در نهایت با توجه به مطالب ذکر شده اگر در زمان مناسب نسبت به دریافت دفاتر اقدام نکنیم و یا این که به صورت درست آنها را پر نکنیم، امکان دارد جریمه های سنگینی از طرف اداره مالیات و دارایی برای شرکت ما اعمال شود.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
