دفاتر حسابداری از جمله دفاتری هستند که کلیه رویدادهای مالی شرکتها و موسسات تجاری در آنها ثبت شده و پس از پلمپ، در پایان سال مالی به مسئولین مربوط به امور مالیاتی تحویل داده می‌شوند. همانطور که می‌دانید شرکت‌های حسابداری موظف به ارائه اظهارنامه مالیاتی خود در پایان هر سال مالی می‌باشند. مسئولین مربوطه باید به بررسی اسناد و مدارک مودیان بپردازند. از جمله مهمترین اسناد مالی قابل بررسی، دفاتر حسابداری هستند که به انعکاس وضعیت حساب‌های یک شرکت یا موسسه (بدهکار یا بستانکار بودن مانده حسابها) می‌پردازند.
یکی از دلایل مهم تحریر دفاتر قانونی، کاهش میزان اشتباهات در حسابداری است. از جمله مهمترین این خطاها عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آنهاست. از دلایل دیگر اهمیت دفاتر حسابداری، ثبت کلیه جزئیات رویدادهای مالی مانند تاریخ معامله، میزان بدهکاری و بستانکاری هر حساب و غیره است. با استفاده از این دفاتر قانونی، کلیه اطلاعات مالی بر اساس تاریخ وقوع رویداد در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
به منظور آشنایی با این دفاتر قانونی تا انتهای مطلب با ما همراه باشید. در این پست، پس از معرفی دفاتر حسابداری و انواع مختلف آن، با نحوه تحریر این دفاتر آشنا خواهید شد.
دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
پس از ثبت رویدادهای مالی اسناد حسابداری، کلیه آنها در دفاتر قانونی به ثبت می‌رسند. به عبارت دیگر، پس از ثبت رویدادهای مالی و تایید شدن آنها توسط مدیریت شرکت، این اسناد در دفاتر حسابداری مشخص شده از سوی قانون نگهداری می‌شوند. از این رو، به دفاتر حسابداری مورد تایید قانون، اصطلاح دفاتر قانونی حسابداری نیز اطلاق می‌شود.
کلیه اطلاعات مالی شرکت اعم از بدهکاری و بستانکاری با توجه به تاریخ وقوع آنها در دفاتر حسابداری به ثبت می‌رسند. این دفاتر قانونی به دو صورت رسمی و غیر رسمی (کمکی) در دسترس هستند.
بر اساس قانون، تهیه و تنظیم دفاتر رسمی الزامی است که به شکل‌های مختلف دفاتر روزنامه و کل انجام می‌شود. این در حالی است که برای تهیه دفاتر غیر رسمی الزامی وجود ندارد، بلکه به منظور تسهیل در امر حسابداری و افزایش دقت در امور مالی و نگهداری دقیق‌تر حسابها، این دفاتر تهیه و تنظیم می‌شوند. از جمله شناخته‌ترین دفاتر حسابداری غیر رسمی، می‌توان به «دفتر معین» اشاره کرد.
تمام اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی شامل تاریخ وقوع رویداد، اسامی صاحبان حساب، میزان بدهکاری و بستانکاری، در دفاتر حسابداری نشان داده می‌شوند. به عبارت دیگر، اطلاعات مالی بر اساس تاریخ وقوع، در دفاتر حسابداری ثبت و در مراحل بعدی در اختیار کاربر قرار می‌گیرند. از این رو، دسترسی به اطلاعات حسابرسی با استفاده از این دفاتر قانونی آسانتر خواهد بود.
با توجه به مطالب بیان شده، کلیه واحدهای اقتصادی موظف به تهیه و تنظیم دفاتر روزنامه و دفاتر کل (به صورت اجباری) به عنوان اسناد قابل مستند شرکت می‌باشند. در ادامه این مطلب به معرفی انواع دفاتر قانونی حسابداری پرداخته شده است. به خواندن مطلب تا انتهای پست ادامه دهید.
مطلب پیشنهادی: چگونگی بستن حسابها در حسابداری
انواع دفاتر قانونی حسابداری
انواع دفاتر قانونی حسابداری به شرح زیر می‌باشند:
دفتر روزنامه
کلیه معاملات و تراکنش‌های مالی شرکت با توجه به تاریخ رخدادشان، در دفتر رسمی روزنامه به ثبت می‌رسند. ساختار دفتر روزنامه به گونه‌ای است که از چندین ستون مختلف تشکیل شده است. هر کدام از ستون‌ها، دارای شماره سند، تاریخ شرح رویدادهای مالی (شامل توصیف مختصری از رویداد و نام حساب)، میزان بدهکاری و بستانکاری و … می‌باشند. از جمله کاربردهای دفاتر روزنامه می‌توان به ارائه صورت‌های مالیاتی اشاره کرد که به صورت سالانه ارائه می‌شوند.
دفتر روزنامه عمومی، خصوصی و اختصاصی انواع مختلف این نوع از دفاتر حسابداری هستند. کلیه رویدادهای مالی و معاملات در دفاتر روزنامه عمومی ثبت می‌شوند. این در حالی است که از دفاتر روزنامه خصوصی برای رویدادهای مالی خاص استفاده می‌شود. همچنین، امکان ثبت اطلاعات در دفاتر روزنامه اختصاصی نیز وجود دارد.
حتما بخوانید: آیا می توان حسابداری شرکت را خودمان انجام دهیم؟
دفتر کل
با توجه به وجود داده‌های مختلف حسابداری و تنوع آنها در دفاتر روزنامه، تهیه و تنظیم دفاتر حسابداری کل ضرورت پیدا میکند. این امر بدان دلیل است که به خاطر حجم معاملات بالا در شرکت‌های بزرگ، یافتن یک رویداد مالی خاص امری بس دشوار می‌باشد. به منظور رفع این محدودیت و نقطه ضعف دفاتر روزنامه، حسابداران به سمت استفاده از دفاتر کل تشویق شده‌اند. در این دفاتر حسابداری، صفحه جداگانه‌ای برای هر حساب لحاظ شده و تمامی رویدادهای یک حساب و شرح آنها، بر اساس تاریخ وقوع رویداد در این صفحه ثبت می‌شوند.
با توجه به مطالب بیان شده، تفاوت اساسی دفاتر حسابداری رسمی (دفتر روزنامه و کل) در این مطلب است که ثبت رویدادها در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع آنها می‌باشد، اما هر رویداد در یک صفحه جداگانه از دفتر کل و با توجه به دفتر روزنامه نگارش می‌شود.
دفتر دارایی
بر اساس ماده 9 قانون تجارت، دفتر دارایی از جمله دفاتری است که گزارش کلیه دارایی‌های منقول و غیر منقول توسط تاجر در آن ثبت می‌شود. همچنین، در این دفاتر حسابداری می‌توان کلیه مطالبات و دیون را با جزئیات بیشتری یاداشت کرد. لازم به ذکر است که امروزه به خاطر تنظیم ترازنامه، کاربرد دفتر دارایی به حداقل مقدار ممکن رسیده است. به عبارتی، شما می‌توانید اموال ثابت خود را با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف به ثبت رسانده و دارایی‌های شرکت را به آسانی بررسی کنید.
دفتر کپیه
بر اساس ماده 10 قانون، دفتر کپیه از جمله دفاتر حسابداری است که صورت حساب‌های صادر شده و نامه‌نگاری‌ها به ترتیب تاریخ در آنها ثبت می‌شوند، اما با توجه به اتوماسیون سیستم‌های مالی، کاربرد این دفاتر تقریبا منسوخ شده است.
نحوه تحریر دفاتر حسابداری
به منظور تحریر دفاتر حسابداری، افراد نیازمند داشتن دانش حسابداری کافی و دقت بالا هستند تا از بروز هر گونه خطا و اشتباه در ثبت اطلاعات جلوگیری شود. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا با نکات ضروری و مهم به منظور نگارش دفاتر قانونی حسابداری آشنا شوید.
تحریر دفتر روزنامه
به منظور تحریر دفتر روزنامه، شما باید ابتدا در ستون سند، شماره سند رویداد مالی را یاداشت کنید. سپس، در ستون تاریخ رویداد مالی، روز، ماه و سال مربوط به آن را بنویسید. در مرحله بعد، ستون شرح نام حساب، حساب‌های بدهکار یا بستانکار و همچنین در سطر بعدی، توضیحات مختصری از وقوع رویداد مالی را یاداشت کنید. ستون عطف از دفتر روزنامه مربوط به شماره صفحه‌ای از دفتر کل است که مبلغ مورد نظر از آنجا به این صفحه انتقال داده شده است. لازم به ذکر است که مبلغ درج شده در سند حسابداری (در بخش بدهکار یا بستانکار) باید به ستون بدهکار (بستانکار) دفتر روزنامه منتقل شود. علاوه بر این، شما باید نسبت به درج شماره صفحه‌ای از دفتر روزنامه که اطلاعات سند حسابداری به آنجا انتقال داده شده است، اقدام کنید. لازم به یادآوری است که پس از ثبت هر کدام از اسناد حسابداری، باید مورد بعدی (بر اساس شماره) در دفتر روزنامه ثبت شود.
معمولا کلیه اجزای سند حسابداری، در یک صفحه درج شده و جمع کل در پایین صفحه در دفتر روزنامه با هم برابر است. اما چنانچه به علت طولانی بودن یک ثبت، ادامه آن به صفحه بعد منتقل شود، مسلما مبلغ کل پایین با صفحه قبل برابر نیست که این مسئله در صفحات بعدی بر طرف خواهد شد.
حتما بخوانید: آموزش پلمپ دفاتر قانونی
رعایت نکات مهم ضروری منظور تحریر دفاتر حسابداری
به منظور تحریر دفاتر حسابداری، رعایت یک سری از نکات مهم ضروری به نظر می‌رسد. در همین راستا، تحریر دفاتر قانونی باید با خودکار مشکی یا روان نویس انجام شود. به منظور تسهیل و جلوگیری از بروز خطا خوب است تا ابتدا آن را با مداد نوشته و سپس با خودکار پر رنگ کنید. لازم به یادآوری است که چنانچه شما در تحریر دفاتر حسابداری دچار خطا شوید، باید اشتباه خود را با خودکار قرمز خط زده و صحیح آن را با خودکار مشکی در بالای آن یاداشت کنید. بهتر است تا مطلب نوشته شده بدون وجود خط خوردگی و از قلم افتادن مطالب و به شکلی صحیح بر روی سطرها باشد.
لازم به ذکر است که آخرین سطر رویداد مالی، به شماره نقل سند حسابداری مربوط است. جمع سطرها، به صورت دو ردیف می‌باشد. ردیف بالایی جمع صفحه جاری و ردیف پایینی جمع صفحه فعلی با قبلی می‌باشد. همچنین، جمع ستون بدهکار و بستانکار باید برابر باشد، اما چنانچه کل سند حسابداری در یک صفحه درج نشده و بخشی از آن به صفحه بعد منتقل شده باشد، این قضیه صادق نیست.
به منظور بستن آخر اسناد دفتر روزنامه و نیز انتهای حساب‌های دفتر کل از یک خط مورب استفاده می‌شود. مانده حساب در دفتر کل، عبارت است از تفاضل گردش حساب بدهکار و بستانکار که در انتها درج و به ترازنامه منتقل خواهد شد.
خوب است بدانید که تحریر دفاتر حسابداری کل و روزنامه به صورت ماهانه انجام می‌شود. در این شیوه، از ذکر حساب‌های معین خودداری کرده، اما سایر حسابها وارد دفتر خواهند شد. به عبارتی، اطلاعات باید از اسناد حسابداری به دفتر روزنامه منتقل شوند و سپس از آنجا به دفتر کل انتقال یابند.
اهمیت تحریر دفاتر حسابداری و عواقب عدم تنظیم آن
در صورت عدم تنظیم دفاتر حسابداری، با عواقب و مشکلات مختلفی روبرو خواهید شد. به منظور جلوگیری از بروز جریمه و مشکلات بعدی ناشی از عدم تنظیم دفاتر قانونی، یکسال قبل از شروع سال مالی جدید، باید نسبت به دریافت دفاتر سال مالی اقدام کرد.
در پایان هر سال مالی، دفاتر حسابداری توسط کارشناس مالیاتی بررسی می‌شود. ممکن است به علت عدم رعایت موارد قانونی، این دفاتر تایید نشوند که به این اتفاق رد دفاتر قانونی گفته می‌شود. لازم به ذکر است که رد دفاتر حسابداری در اکثر مواقع به علت تحریر نادرست آنها و یا وجود مشکلات در انجام صحیح اصلاحات می‌باشد. متداول ترین دلایل رد دفاتر قانونی به شرح زیر می‌باشد:
- استفاده از دفاتر حسابداری مربوط به سال‌های قبل
- استفاده از اطلاعات مالی نادرست و جعلی
- عدم ثبت امور مالی در ارتباط با شعب و اطلاعات چندین فعالیت مختلف
- وجود هر گونه علائم در ارتباط با مخدوش بودن، پاک شدن و … برای اطلاعات ثبتی
- از بین رفتن پلمپ دفاتر
جریمه در نظر گرفته شده برای شرکت‌هایی که دفاتر قانونی خود را به موقع تحویل ندهند و همچنین رد دفاتر حسابداری، به ترتیب برابر با 20 و 10 درصد میزان مالیات خواهد بود.
با توجه به مطالب بیان شده، دفاتر حسابداری اعم از دفتر روزنامه و دفتر کل، از جمله مهمترین اسناد مالی بنگاه‌های اقتصادی محسوب می‌شوند. شرکتها پس از ثبت اطلاعات رویدادهای مالی در سیستم حسابداری، باید نسبت به ثبت آنها در دفتر روزنامه بر اساس تاریخ وقوع اقدام کنند. در نهایت، اطلاعات این دفتر قانونی با توجه به کد حسابداری، در دفتر حسابداری کل ثبت می‌شود. پس از ثبت اطلاعات در دفاتر حسابداری، تعیین بدهکار و یا بستانکار بودن هر حساب به آسانی امکان‌پذیر است. همچنین، این مسئله منجر به کاهش میزان اشتباهات در حسابداری خواهد شد. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، امکان تهیه و تنظیم دفاتر قانونی با سرعت و دقت بالاتری وجود دارد. در پایان هر سال مالی، شرکتها باید نسبت به تحویل دفاتر مالیاتی پلمپ شده سال مالی خود به مسئول بررسی اظهارنامه اقدام و دفاتر حسابداری سال جدید خود را دریافت کنند.
معرفی فینتو
