با مفهوم تنخواه در حسابداری بیشتر آشنا شویم.

تنخواه در حسابداری و امور مالی یک اصطلاح پر کاربرد محسوب می شود و از مزیت های بسیاری نیز برخوردار است. افرادی که هزینه تعیین شده در اختیارشان قرار می گیرد می بایست ضمانت نامه ای را جهت دریافت وجه ارائه دهند. با استفاده از این هزینه می توان باعث کاهش حجم پرداخت های بانکی روزمره سازمان و شرکت های مختلف شد که یکی از مزیت ها محسوب می شود.

تنخواه در حسابداری یعنی چه؟

یکی از اصطلاحاتی که در حسابداری با آن مواجه می شوید تنخواه می باشد. در این مقاله به مفهوم این واژه خواهیم پرداخت و دیگر موضوعات مربوط به آن را مورد بررسی قرار می دهیم. در نرم افزار مدیریت تولید این واژه از اهمیت بسیاری برخوردار است چرا که دارای کاربردهای وسیعی است. اگر بخواهیم این واژه را بیشتر شفاف سازی کنیم می توانیم به تعریف زیر اشاره کنیم.

تنخواه در واقع مبلغی است که به شخصی مطمئن در سازمان و یا شرکت های مختلف داده می شود تا فرد مورد نظر به تهیه وسایل و ابزارهای مورد نیاز شرکت اقدام کند. در واقع با استفاده از این مبلغ فرد نیازهای سازمان را در کمترین زمان ممکن برطرف می نماید. این اصطلاح در نرم افزارهای مالی و همچنین حسابداری بسیار به چشم می آید. در ادامه به توضیحات بیشتری در رابطه با آن خواهیم پرداخت.

افراد نگهدارنده تنخواه

همان طور که در بخش قبلی عنوان کردیم مبلغی برای تأمین فوری نیازهای شرکت و یا سازمان در اختیار افرادی مطمئن قرار داده می شود تا آن ها در کمترین زمان ممکن بتوانند به برطرف کردن خواسته های شرکت اقدام کنند. نکته مهم در رابطه با این موضوع این است که هر فردی نمی تواند تنخواه را در اختیار داشته باشد. در واقع این موجودی در اختیار کسانی قرار خواهد گرفت که دارای شرایط و ویژگی های تعیین شده از سوی مدیریت باشند.

 اما برای این که بدانید چه کسانی در شرکت و سازمان های مختلف این وظیفه مهم را برعهده دارند به نام دو مورد از آن ها خواهیم پرداخت. حسابدار ارشد و همچنین رئیس حسابداری دو نفر از اشخاصی هستند که در شرکت و سازمان های خصوصی و دولتی این وظیفه به آن ها محول می شود که باید تمامی ضوابط و قوانین را به خوبی رعایت کنند.

ضمانت از سوی افراد تنخواه گردان

در دو بحث قبلی مفهوم و معنی تنخواه را برای شما عزیزان بازگو کردیم و در رابطه با این که چه افرادی شرایط قبول این وظیفه را دارند اطلاعاتی را در اختیارتان قرار دادیم. حسابدار ارشد و رئیس حسابداری در هر شرکت و سازمانی می توانند به عنوان یک فرد تنخواه گردان مبالغ تعیین شده را در اختیار داشته باشند در صورتی که در مقابل دریافت هزینه مورد نظر از این عمل خودداری نکنند.

 مسلماً به ازای هر وجه نقد که در اختیار این افراد قرار داده می شود از آن ها ضمانت نامه دریافت می گردد و در این صورت می توان این وظیفه را به آن ها محول کرد؛ بنابراین ارائه ضمانت نامه از سوی تنخواه گردان ها شرایط لازم و کافی جهت دریافت مبلغ تعیین شده می باشد که شرط اصلی و مهم محسوب می شود.

دو روش برای تقسیم تنخواه

بعد از ارائه وجه نقدی به عنوان تنخواه به افراد واجد شرایط این مبلغ به دو صورت قابل تقسیم می باشد که در این بخش به بیان آن ها خواهیم پرداخت. یکی از روش های بستانکار و بدهکار کردن موجودی نقدی است که در اختیار فرد تعیین شده قرار می گیرد. در واقع این روند با در اختیار قرار دادن مبلغی به فرد تنخواه دار تعیین می شود.

 روش دوم نیز به این صورت است که فاکتورهایی که از سوی فرد تعیین شده دریافت شده است می بایست در مجموع برابر با هزینه در نظر گرفته شده باشند. در واقع فرد زیرصلاح که این وظیفه به او موکول شده است می تواند از مکان دقیق تنخواه مطلع شده و براساس نیاز سازمان و شرکت از آن ها برداشت نماید به شرطی که در انتها جمع فاکتورهای دریافت شده برابر با هزینه ای باشد که در اختیار او قرارداده شده است.

پرداخت سریع و به موقع با استفاده از تنخواه

شاید این سؤال در ذهنتان خطور کرده باشد که دلیل استفاده از تنخواه چیست و چرا این مبلغ جهت برطرف کردن نیازهای یک شرکت از اهمیت بسیاری برخوردار است.

در پاسخ باید عنوان کنیم که در برخی موارد به دلیل کمبود وقت این امکان وجود ندارد که افراد و مسئولین سازمان و شرکت ها به بانک دسترسی داشته باشند تا بتوانند نیاز مورد نظر خود را برطرف کنند. حضور تنخواه داران باعث خواهد شد که بتوان هزینه های ضروری را به راحتی و در کمترین زمان ممکن پرداخت نمود و در زمان صرفه جویی کرد. این مهم را می توان یکی از مهم ترین مزیت های تنخواه برشمرد.

کم شدن حجم پرداخت بانکی با استفاده از تنخواه

 یکی از مهم ترین مزیت هایی که در تنخواه با آن مواجه می شویم کاهش حجم پرداخت های بانکی است. تصور این که روزانه پرداخت های متعددی از طریق حساب های بانکی انجام شود برای مسئولین مخصوصاً حسابداران عزیز کمی دشوار و طاقت فرساست.

این امر با مشکلات متعددی همراه خواهد بود چرا که می بایست به حساب و کتاب هر کدام از آن ها توجه نمود که به زمان و دقت زیادی نیاز است. با استفاده از هزینه تعیین شده می توان تمامی پرداخت های کوچک و بزرگ شرکت و سازمان های مختلف را مدیریت کرد بدون این که نیاز به پرداخت بانکی در طی روز باشد.

کنترل وجه با استفاده از تنخواه

یکی دیگر از مزیت های وجود تنخواه حسابرسی دقیق و کنترل وجه نقد می باشد. با توجه به این که هزینه تعیین شده دقیقاً می بایست مورد استفاده قرار گیرد و در ازای هر بار برداشت باید فاکتوری تهیه و ارائه شود در نتیجه دقت بیشتری به مخارج انجام شده حاکم خواهد شد که این یکی از مزیت ها محسوب می شود.

با توجه به این موضوع در دنیای امروزی نرم افزارهای مالی و حسابداری بسیار قوی جهت سهولت در روند کار طراحی و برنامه ریزی شده اند که عزیزانی که وجه نقد در اختیارشان قرار می گیرد می توانند به راحتی از آن ها استفاده کنند تا اشتباهات در محاسبات را به حداقل برسانند. با استفاده از این ویژگی مهم امور سازمان و شرکت های خصوصی و دولتی با سرعت بیشتری انجام خواهند گرفت.