با توجه به نیاز بیشتر شرکت ها و موسسات به انواع تنخواه گردان، در حال حاضر آیین نامه و ضوابطی برای این عملیات منصوب شده که در این آیین نامه وظایف و شرایط کاری انواع تنخواه گردان نیز آمده است.
تنخواه گردان پرداخت
تعریف کلی از انواع تنخواه گردان شامل وجه نقد معینی است که بر اساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیر امور مالی تعیین شده و با تایید مدیر عامل در اختیار مأمورانی که واجد شرایط دریافت تنخواه هستند قرار می گیرد. این مبلغ برای خرید های جزئی شرکت از جمله کاغذ و پوشه و یا هزینه های پذیرایی و حمل و نقل عمومی و پارکینگ تعیین می شود. معمولا در بیشتر شرکت ها انواع تنخواه گردان به صورت هفتگی تحویل مامور تنخواه می شود که در ابتدا مسئول مربوطه باید مدارک هفته گذشته را تحویل دهد.
انواع تنخواه گردان
مهمترین انواع تنخواه گردان شامل تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی ، تنخواه گردان اصلی و همچنین تنخواه گردان فرعی می باشد. هر کدام از این موارد مرتبط با شکل، ماهیت و اهمیت انواع تنخواه گردان می باشد. به طور مثال تنخواه گردان ثابت به مبلغی ثابت اطلاق می شود که هر ماهه با تایید مدیر امور مالی در اختیار تنخواه گذاشته شده و تنخواه دار نیز قبل از این اقدم، باید صورت خلاصه ماه قبلی را ارائه دهد. از طرفی دیگر برای تنخواه گردان متغیر نیازی به ارائه صورت خلاصه و تنظیم آن لازم نیست بلکه بر اساس خواسته تنخواه دار و همچنین با توجه به نظر مدیر امور مالی، مبلغی با تصویب مدیر عامل به تنخواه دار واگذار می گردد. تنخواه گردان نقدی نیز مبلغی است که با ارائه سندی از سوی تنخواه دار، به صورت تمام و کمال پرداخت می شود. تنخواه گردان تعهدی نیز بر خلاف تنخواه گردان نقدی می باشد، در این تنخواه گردان هیچ مبلغی در برابر سند و یا نسخه ی خرید پرداخت نمی شود، در این نوع تنخواه گردان حتی جزئی از هزینه ها نیز پرداخت نخواهد شد.
تنخواه دار و وظایف وی
شخصی که مکلف به دریافت انواع تنخواه گردان و مجاز به استفاده از این مبلغ می باشد تنخواه دار نامیده می شود. برای انتخاب تنخواه دار جهت دریافت انواع تنخواه گردان، فرد مشخص شده باید کارمند رسمی شرکت بوده و حداقل مدرک دیپلم داشته باشد. تنخواه دار همچنین باید صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوط به انواع تنخواه گردان را داشته و حداقل دو سال سابقه کار در زمینه کار پردازی داشته باشد. مهمترین وظایف تنخواه دار نسبت به انواع تنخواه گردان عبارت است از:
- داشتن تسلط کافی بر انواع تنخواه گردان و آیین نامه مرتبط
- استفاده از کدینگ حسابداری در تنظیم لیست های تنخواه گردان
- دریافت فاکتورها و مدارک از فروشندگان
- پیدا کردن فروشگاه منصف و دوری از فروشندگان تملق گوی
- انجام دادن هزینه های عمومی در واحد های اداری
- منظم بودن لیست انواع تنخواه گردان و ضمائم آن
- دادن پیشنهادات لازم برای کاهش هزینه ها
- استرداد وجوه جایزه خرید و یا پاداش از طرف فروشندگان به شرکت
- انجام هزینه پس از صدور و دستور از سوی مقام مجاز
- داشتن اعتبار لازم برای انجام هزینه های مورد نظر
- تحویل داده هفتگی اسناد هزینه ها به امور مالی
- واریز کردن وجه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده
- خودداری از پرداخت وجوه غیر مرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان
- نگهداری حساب فروشندگان اعتباری
- ارائه گزارشات صورت حساب ها به فروشندگان
- شرکت در محافل حسابداری و عضویت در انجمن ها و گروه های تخصصی حسابداری جهت ارتقاء سطح علمی
چگونگی باز یافت انواع تنخواه گردان
اقدام برای باز یافت انواع تنخواه گردان توسط تنخواه دار به صورت ماهانه انجام می پذیرد برای این امر ابتدا تنخواه دار باید فاکتورهای خرید را با توجه به تاریخ آن تنظیم کرده و به امور مالی ارائه دهد. در مرحله بعد مدیر امور مالی تمامی اسناد و مدارک را بررسی می کند تا از انجام کامل مقررات شرکت و دستور العمل انواع تنخواه گردان اطمینان کسب کند. توجه داشته باشید که اگر تعدادی از اسناد مورد قبول مدیر مالی واقع نشود هزینه مربوطه از کل مبلغ کم خواهد شد و مابقی آن به تنخواه دار داده می شود. در این راستا فراموش نکنید که برای هزینه های مرتبط با خرید کالا باید فاکتور خرید و برگ رسید کالا به انبار ضمیمه دیگر اسناد شود.
دفتر انواع تنخواه گردان
دفتر انواع تنخواه گردان برای ثبت دقیق عملیات دریافت و واریز تنخواه گردان و همچنین تسویه مانده تنخواه بوده که باید توسط تنخواه دار نوشته شود. تنخواه دار در زمان دریافت وجه باید مشخصات مربوط به چک و سند امور مالی را در دفتر بنویسد و مبلغ دریافتی را نیز در ستون دریافت وجه ثبت کند. پس از پرداخت هزینه ها، تنخواه دار موظف است نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام کرده و هزینه مزبور را در ستون پرداخت دفتر ثبت کند. توجه داشته باشید که شماره سند هزینه باید پنج رقمی بوده و دو رقم اول به شماره پروژه تخصص یابد.
پرداخت از محل تنخواه گردان
برای وجه پرداخت شده از محل انواع تنخواه گردان ها برای انجام هزینه ها باید مورد تایید مدیر عامل قرار بگیرد. هزینه هایی که از محل تنخواه گردان پرداخت می‌شود صرفاً در صورت معاملات جزئی که در آیین نامه مشخص شده خواهد بود و یا در مواردی که در اعتبارات ابلاغی پیش بینی شده است مجاز می باشد. توجه داشته باشید که خرید یک نوع کالا به دفعات از محل تنخواه گردان بدون داشتن دستور مجاز نمی باشد.
نکات مهم در مورد انواع تنخواه گردان
یکی از مهمترین نکات در مورد تنخواه گردان این است که کلیه واحدها و سازمان ها شامل مالی اداری و بازرگانی تنها می توانند یک تنخواه گردان داشته و هرگونه حذف و یا تغییر آن باید به پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مدیرعامل باشد. هر گاه که مسئول تنخواه گردان بخواهد از کار خود استعفا بدهد یا به مرخصی برود باید قبل از اقدامات فوق مسئول تنخواه گردان کتبا هزینه های موجود را به متصدی جدید تحویل داده و اسناد هزینه طی صورت مجلس ثبت شود. وظیفه امور مالی نیز این است که حداقل هر شش ماه یک بار تنخواه گردان های سازمان را مورد بررسی قرار دهد.
معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان
برای مدیریت آسان‌تر و دقیق‌تر حساب تنخواه خود از نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو استفاده کنید.
سیستم تنخواه گردان فینتو به شما این امکان را می دهد که از هر مکان و در هر زمان به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و امور مالی خود را به راحتی با تلفن همراهتان و یا هر وسیله دیگری انجام دهید.
برای اطلاع بیشتر در مورد امکانات سیستم مدیریت تنخواه فینتو می توانید به صفحه زیر مراجعه کنید:
