مدیریت حضور و غیاب کارکنان با اقدامات استراتژیک
مدیریت حضور و غیاب کارکنان با اقدامات استراتژیک یک شرکت در زمینه کاهش غیبت کارمندان روبرو می‌شود تا آن ها به طور مداوم در انجام کارهای خود حضور داشته باشند و به سود سازمان به صورت مولد کار کنند. یک برنامه جامع حضور و غیاب کارکنان می‌تواند نقشی استراتژیک در حفظ کارکنان در محل کار و کاهش هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی و جبران خسارت کارکنان داشته باشد، در نتیجه بهره‌وری و عملکرد کلی شرکت افزایش یابد. در این پست با ما همراه باشید تا در مورد قوانین حضور و غیاب کارکنان در محل کار بیشتر بدانید.
غیبت کارمندان برای اکثر سازمان ها مسئله مهمی است. وقتی بهره‌وری از دست رفته و هزینه‌های کار موقت در نظر گرفته می‌شود، قیمت بالای غیبت حتی به میزان بیشتری بر سازمان‌ها تأثیر می‌گذارد. در محاسبه هزینه غیبت افراد غالبا سوءتفاهم می‌شوند، زیرا به راحتی قابل اندازه‌گیری یا حذف نمی‌باشد. این بدان دلیل است که مبلغ آن بسیار ناچیز است، چرا که آن ها عمدتا در هزینه‌های حقوق و دستمزد لحاظ می‌شوند. علاوه بر این، کارفرمایان اغلب در پیگیری غیبت موفق نمی‌شوند.
برای پرداختن به این موضوع، متخصصان منابع انسانی تشویق می‌شوند که یک پرونده تجاری را توسعه دهند و برنامه‌هایی را برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌های خود طراحی و اجرا کنند. در ادامه این مقاله، موضوعاتی از قبیل هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم غیبت، جمع‌آوری اطلاعات حضور و غیاب برای سازمان، قوانین حضور و غیاب کارکنان در ایران و … ارائه شده است.
نقش منابع انسانی
یک سازمان می‌تواند با برنامه‌ریزی دقیق و طراحی سیاست‌ها، مدیریت حضور و غیاب کارکنان و مقابله با علل اصلی (به عنوان مثال، مسائل بهداشتی، روحیه کارکنان)، به طور قابل توجهی از تأثیر عدم حضور کارکنان در خط مقدم خود بکاهد.
متخصصان منابع انسانی برای به دست آوردن پشتیبانی مدیریت و تمرکز بر استراتژی کنترل غیبت، به اطلاعات مربوط به هزینه غیبت سازمان خود نیاز دارند. طبق گفته کرونوس، کل هزینه غیبت کارمندان، برنامه‌ریزی نشده و برنامه‌ریزی شده، بیش از دو برابر متوسط هزینه کارفرما برای مراقبت‌های بهداشتی است.
سازمان‌ها باید به یاد داشته باشند که تمام وقت از دست رفته توسط یک کارمند به یکدیگر متصل است. زمان از دست رفته شامل غیبت به علت آسیب در حین کار، از کارافتادگی کوتاه مدت و مرخصی خانوادگی یا پزشکی و همچنین غیبت‌هایی است که مدت زمان آنها فقط چند روز است.
متخصصین منابع انسانی با سطوح مختلفی از غیبت کارمندان درگیر هستند. آن ها سیاست‌ها و رویه‌های مرخصی استعلاجی را تهیه و اجرا می‌کنند، تماس‌های میدانی از کارکنانی که بیمار را فرا می‌خوانند، تعیین می‌کند که آیا آنها به نسخه پزشک احتیاج دارند یا خیر؟ سپس، کارمندانی را به خانه می‌فرستند که گزارش می‌شود با بیماری‌های واگیر کار می‌کنند.
جمع‌آوری اطلاعات در مورد غیبت
کلید کنترل حضور و غیاب کارکنان در ارزیابی صحیح ماهیت و میزان مشکل نهفته است، بنابراین سازمان می‌تواند کنترل‌های مناسب را تعیین و اعمال کند. ابزارهای مختلفی (اعم از دستی و خودکار) در دسترس است تا متخصصان منابع انسانی بتوانند حضور و غیاب کارکنان را کنترل کنند. از جمله متداول‌ترین موارد عبارتند از:
صفحات گسترده غیبت
گزارش‌های هفتگی
سیاستهای حضور و غیاب
با استفاده از هر ابزاری که یک سازمان در اختیار دارد، باید تحقیقات خود را برای تعیین موارد زیر طراحی کند:
چه مشكلات نیاز به غیبت دارند؟
چرا مشکلات وجود دارد؟
کدام راه حل‌ها مناسب هستند؟
متداول‌ترین روش تحقیق درباره این موضوع، انجام یک مطالعه برای تعیین میزان مشکل و بهبود یا بدتر شدن آن است. تجزیه و تحلیل بیشتر می‌تواند به مشخص کردن مناطق خاص مشکل مانند مکان‌های جغرافیایی یا بخشهایی که نرخ غیبت بیش از حد معمول را تجربه می‌کنند، کمک کند. هنگامی که سازمانی تلاش می‌کند تا حضور و غیاب کارکنان را کنترل کند، برای سنجش اثربخشی و انجام اصلاحات در صورت لزوم، نظارت مستمر بر تلاش‌ها ضروری است.
مطلب پیشنهادی: نرم افزار حضور و غیاب چگونه می تواند کسب و کار شما را دگرگون کند؟
هزینه غیبت
سازمان ها هنگام محاسبه هزینه غیبت کارکنان، و همچنین تأثیر هزینه‌های غیرمستقیم، مانند هزینه‌های مرتبط با کاهش بهره‌وری، باید هزینه‌های مستقیم در لیست حقوق و دستمزد را در نظر بگیرند.
هزینه‌های مستقیم
آشکارترین نوع هزینه‌های قابل ارزیابی، هزینه‌های مستقیم می‌باشد که شامل هزینه‌های حقوق و دستمزد، اضافه کاری، هزینه‌های کارگری و … است.
هزینه‌های غیرمستقیم
با وجود اهمیت هزینه‌های مستقیم، هزینه‌های غیرمستقیم تأثیر بیشتری در غیبت کارکنان را نشان می‌دهد. هزینه‌های غیرمستقیم وقتی به تأخیر می‌افتد که کار به دلیل غیبت کارمند تحت تأثیر همکاران و سرپرستان قرار می‌گیرد. بهره‌وری از دست رفته، به طور قابل توجهی ناشی از غیبت‌های برنامه‌ریزی نشده است که باید در محاسبه هزینه‌های غیرمستقیم یک سازمان لحاظ شود. حتی کاهش متوسط غیبت غیر برنامه‌ریزی شده می‌تواند موجب صرفه جویی قابل توجه در بهره‌وری شود.
آموزش سرپرست و پشتیبانی منابع انسانی تعیین شده
اگرچه سیستم‌های متمرکز برای ردیابی حضور و غیاب کارکنان به طور فزاینده‌ای محبوب هستند، اما ناظران هنوز زمان قابل توجهی را برای مدیریت غیبت‌ها صرف می‌کنند. بیشتر این زمان صرف مکان‌یابی کارگران جایگزین برای تأمین هزینه کارمندان غایب می‌شود. اگرچه سرپرستان مسئول اجرای سیاست حضور و غیاب سازمان هستند، اما آنها اغلب در مورد دستورالعمل‌ها و اجرای آنها فاقد آموزش هستند. در نتیجه، یک متخصص منابع انسانی باید مسئولیت برنامه مدیریت غیبت شرکت را به طور کامل تعیین کند و در تلاش برای نظارت بر کمک به آنها باشد.
برنامه‌های تشویقی
برنامه‌های تشویقی برای مرخصی استعلاجی – که به آن پاداش حضور نیز گفته می‌شود – اشکال مختلفی دارد، از پاداش نقدی ماهانه، سه ماهه یا سالانه گرفته تا کارت‌های هدیه یا مرخصی اضافی برنامه ریزی شده. اما چه عاملی باعث می‌شود که سازمان فقط برای ورود به محل کار چیزهای اضافی به کارمندان بدهد؟ پاسخ به ماهیت تجارت بستگی دارد. کارفرمایان متمرکز بر ارائه خدمات (به جای محصولات) بیشتر نگران غیبت کارمندان هستند و بنابراین اجرای چنین برنامه‌هایی را بیشتر می‌کنند.
برای یک سرمایه‌گذاری متوسط، کارفرمایان می‌توانند غیبت را کاهش، بهره‌وری را افزایش و مدت زمانی را که مدیران برای گذراندن برنامه‌های حقه بازی برای اطمینان از سطح خدمات قابل قبول نیاز دارند، کاهش دهند. چنین طرح‌هایی نیازی به پرداخت‌های نقدی زیاد ندارد، اما می‌تواند به سادگی شناخته شود. نحوه توزیع پاداش – هرچند کم – برای برنامه موفقیت‌آمیز مهم است. اگر مدیر ارشد تشکر کند و کارت را به کارمند تحویل دهد، تأثیر بیشتری دارد. با این حال، هر برنامه متناسب با هر بخش نیست. برای حل مشکلات خاص و جلوگیری از ارائه ناخواسته ممکن است رویکردهای سفارشی مورد نیاز باشد.
ابتکارات سلامتی
یک ارتباط واضح بین مدیریت مراقبت‌های بهداشتی و غیبت و بالا نگه داشتن بهره‌وری وجود دارد. اگر کارمندان در محل کار خود نباشند (یا در محل کار خود باشند اما احساس بهترین حالت را نداشته باشند) بهره وری متضرر می‌شود.
بهبود روحیه
روحیه کارمندان می‌تواند بر میزان غیبت تأثیرگذار باشد. سازمان‌هایی که روحیه خوب یا بسیار خوبی دارند، میزان غیبت‌های غیر برنامه‌ریزی شده کمتری را نسبت به آنهایی که اخلاق ضعیفی دارند، گزارش می‌کنند. به همین ترتیب، تأثیر روحیه در چگونگی عملکرد برنامه‌های کنترل عدم حضور منعکس می‌شود. به طور کلی، سازمان‌هایی که روحیه خوب یا بسیار خوبی دارند، سیاستهای کنترل عدم حضور در برنامه‌های کاری را نسبت به همتایان خود با روحیه ضعیف موثرتر ارزیابی می‌کنند.
مسائل حقوقی
مدیریت یک شرکت، باید در مورد قوانین مربوط به حضور و غیاب کارکنان، تعیین روزها و ساعات کاری اداره، عواقب غیبت بیش از حد و سیاستهای مرخصی استحقاقی یا بدون حقوق، از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردار باشد.
با این وجود، مجموعه‌ای پیچیده از قوانین که برای اهداف مختلف وضع شده‌اند، با توجه به شرایط مختلف تاریخی و نه برای ایجاد شبکه‌ای خوب با یکدیگر، صلاحدید کارفرما را مورد توجه قرار داده و فرصت‌های زیادی را ایجاد کرده است. پرداختن عمیق به یک یا همه این قوانین خارج از محدوده این مقاله است. بلکه هدف این بخش این است که توجه متخصص منابع انسانی را به مهمترین دسته بندی قوانینی که باید مورد توجه قرار گیرند، جلب کند و خواننده را به منابع عمیق‌تری برای مدیریت حضور کارمندان با توجه به قوانین قابل اجرا راهنمایی کند. با این حال، این حوزه از قانون کار چنان فنی، پیچیده و شلوغ است که منابع انسانی هرگز نباید فقط به اطلاعات عمومی متکی باشد، بلکه باید از مشاور متخصص قانون کار برای تعیین پاسخ‌های سازمانی مناسب به انواع مختلف غیبت کمک بگیرند.
حتما بخوانید: انواع مرخصی در قانون و نحوه محاسبه آن
قوانین حضور و غیاب کارکنان در ایران
حضور و غیاب منظم و وقت شناس بودن ویژگی‌های حیاتی برای همه کارکنان است. برای کارفرما، حضور منظم کارمندان و رسیدن به موقع در سر کار بسیار مهم است، زیرا عدم انجام این کار به طور مخربی بر روحیه و بهره‌وری کارکنان تأثیر می‌گذارد. غیبت یا تأخیری که بیش از حد یا غیر مجاز باشد، دلیل اقدامات انتظامی برای پایان کار است.
وقتی کارمندان به موقع در محل کار حضور پیدا می‌کنند، ثبات حضور آنها می‌تواند روحیه سایرین را افزایش دهد، بهره‌وری را بهبود بخشد و در هزینه‌های مربوط به مرخصی پرداخت شده برای کارمندان غایب صرفه‌جویی کند. اطمینان حاصل کنید که محل کار شما خط مشی حضور و غیاب کارکنان را به طور عادلانه برای همه افراد اجرا می‌کند.
خط مشی حضور و غیاب کارکنان سیاستی است که برای تشریح قوانین خاص، اقدامات و نتایج مربوط به رسیدگی به عدم حضور در محیط کار در نظر گرفته شده است. مشاغل، سیاستهای حضور و غیاب را برای ترسیم شرایط مربوط به مرخصی استعلاجی، زمان تعطیلات، اوقات شخصی، تاخیر و غیبت بدون دلیل ارائه می‌دهند. در اکثر شرکت‌های تجاری، به منظور تسهیل فرآیند حضور و غیاب خود، از نرم‌افزارهای تخصصی مربوطه استفاده می‌کنند. به منظور کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، میتوانید به مقاله نرم‌افزار حضور و غیاب مراجعه نمایید.
هدف از سیاست حضور و غیاب کارکنان این است که استانداردهای مربوط به حضور در محل کار برای درخواست مرخصی را به کارمندان ابلاغ کند. به عبارت دیگر، خط مشی‌های مرخصی، مسئولیت‌های یک کارمند در زمینه گزارش عدم حضور در محل کار را شرح می‌دهد. قوانین و دستورالعمل‌های حضور و غیاب کارکنان بر اساس مصوبه هیأت وزیران در تاریخ ۲۸ دی ۱۳۸۵ و اصلاحات بعدی آن به شرح زیر می‌باشد:
ماده ۱: بر اساس این ماده از قانون حضور و غیاب کارکنان، کلیه اشخاص شاغل در دستگاه‌های اجرایی مکلف هستند تا مطابق با ساعت‌های ورود و خروج مشخص شده از سوی دستگاه اجرایی در محل کار خود حاضر شوند. همچنین، آنها موظف هستند تا ساعت دقیق ورود و خروج خود را در دفتر حضور و غیاب کارکنان وارد نمایند، مگر اینکه از سوی محل کار آنها، ترتیب اثر دیگری در نظر گرفته شده باشد.
ماده ۲ از مجموعه قوانین مربوط به حضور و غیاب کارکنان دولت بیان می‌دارد که ورود پس از ساعات معین به محل کار و بدون داشتن مجوز، تأخیر ورود می‌باشد و با فرد خاطی به شرح زیر رفتار خواهد شد:
الف ـ چنانچه میزان تأخیر ورود تا ۲ ساعت در هر ماه باشد، قابل چشم‌پوشی است، اما در مرخصی استحقاقی فرد لحاظ خواهد شد.
ب ـ این در حالی است که اگر میزان تأخیر ورود کارکنان بیشتر از ۲ ساعت در ماه باشد، آنها مشمول قانون کسر از حقوق شده و به میزان کل ساعات تأخیر، مزایای شغلی از قبیل فوق‌العاده شغل و مزایای مستمر افراد دارای استخدام رسمی، ثابت، و سایر افراد پیمانی و قراردادی، کسر خواهد شد.
ماده ۳ قانون حضور و غیاب کارکنان تعیین کرده است که خروج زودتر از ساعات تعیین شده از محل کار، تعجیل خروج می‌باشد و با افراد خاطی مطابق با بخش‌های “الف” و ب” ماده قبلی (ماده 2) برخورد می‌شود.
ماده ۴، تاخیرات ورود موجه ( مشمول مرخصی استحقاقی) را مشخص کرده است که با توجه مدت آن، به شرح زیر می‌باشد:
الف ـ در این بند از قانون آمده است که چنانچه خود فرد استخدام شده، همسر، فرزندان و یا سایر افراد تحت تکفل وی، دچار حوادث و سوانح غیر مترقبه شوند، غیبت وی موجه خواهد بود.
ب ـ در این بخش نیز مقرر شده است که چنانچه فرد مستخدم توسط مراجع قانونی و قضایی فرا خوانده شود، با ارایه گواهی مراجع مربوطه می‌تواند از غیبت موجه و مرخصی استحقاقی استفاده کند.
ماده ۵ قانون حضور و غیاب کارکنان تعیین کرده است که اگر میزان تاخیر ورود غیر موجه (یا عجله برای خروج) فرد استخدام شده در یک بخش دولتی، به میزان بیشتر از ۴ ساعت در ماه باشد، مشمول قوانین زیر خواهد بود:
- اخطار کتبی برای ماه اول و دوم
- کسر ۳۰ درصد فوق‌العاده شغلی برای ماه سوم
- کسر ۵۰ درصد فوق‌العاده شغلی برای ماه‌های سوم و چهارم و
- به میزان 100 درصد برای ماه پنجم و به مدت یک ماه کسر خواهد شد
لازم به ذکر است که در صورت تکرار تاخیر غیر موجه، پرونده فرد خاطی برای رسیدگی بیشتر به”هیأت تخلفات اداری” ارسال خواهد شد.
فینتو:
با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو بدون نیاز به هیچ گونه دستگاه و سخت افزاری میتوانید به راحتی تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل کنید. با استفاده از این سیستم برای شرکت یا کسب و کار خود از وضعیت حضور و غیاب کارکنان در لحظه و هر کجا مطلع شوید و به کسب و کار خود نظم ببخشید.
