تنخواه گردان و تنخواه چیست؟ شامل چه مواردی می شود؟

قبل از تشکیل این حساب باید صلاحیت تنخواه گردان به عهده گرفتن این مسئولیت خطیر ثابت شود. سپس میزان پولی که باید در اختیار این فرد قرار بگیرد، توسط هیئت مدیره مشخص شود و از پرداخت وجه‌ها به صورت پراکنده و نامنظم  باید خودداری شود. همچنین پرداخت تنخواه به فرد مورد نظر باید به صورت دریافت رسید معتبر انجام شود. فرد تنخواه گردان باید هزینه‌هایی را که از حساب تنخواه انجام می دهد، با فاکتور معتبر به حسابداری شرکت تحویل دهد، سپس حسابی که برای تنخواه انتخاب می شود باید به موقع شارژ شود و اسنادی که توسط تنخواه گردان ارائه می شود باید به طور کامل بایگانی شوند.

فرایند افتتاح حساب تنخواه به چه شکلی انجام می شود؟

افتتاح حساب تنخواه شامل موارد مالی و غیر مالی می شود. برای برخی از فرآیندها این پروسه مالی انجام نمی شود و در نتیجه ثبت حسابداری هم نمی شود و برخی دیگر از کارهای مالی باید به طور کامل ثبت حسابداری شوند مثلا پیدا کردن شخص مورد اعتماد جزو موارد مالی نمی باشد. در عین حال در روند هزینه های حساب تنخواه بسیار هم تاثیرگذار است . مرحله بعد، دریافت تضمین مناسب از تنخواه گردان می باشد که شامل چک یا سفته معتبر می شود و این مرحله جزو مراحلی است که باید در ثبت حسابداری آورده شود و منجر به صدور سند حسابداری شرکتی می شود. همچنین تنخواه گردان  اجازه ندارد، بدون ثبت سند وجهی را از حساب خرج نماید .

در رسید تنخواه باید چه مواردی ذکر شود؟

در رسیدی که توسط تنخواه گردان به حسابداری ارائه می شود، مبلغی که هزینه شده است، باید  دقیق به عدد و به حروف قید شود. همچنین باید نام فروشگاه یا سازمانی که از آن خرید انجام شده است، به دقت نوشته شود. در انتها تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید  رسید را امضا کنند. همچنین در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی، شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ شده است، به طور کامل مشخص باشد و هیچ خدشه به آن وارد نشده باشد و همچنین عدد به طور کامل در آن درج شده باشد. فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

تمامی موارد فوق پس از ارائه رسید تنخواه باید در حساب بایگانی ثبت شود و توسط مسئول مربوطه امضا گردد.

چه کسانی مسئول نظارت بر تنخواه هستند؟

در اغلب اوقات برای انجام فرایند نظارت، افرادی به عنوان صندوقدار و یا متولی تنخواه انتخاب می‌شوند. آن‌ها وظیفه نظارت بر نحوه پرداخت تنخواه شرکت را برعهده دارند. در صورتی که شرکت یا سازمان بزرگ باشد، ممکن است که در هر بخش یک صندوق جداگانه به تنخواه تخصیص داده شود.

نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه در حسابداری چگونه است؟

رسیدگی به اسناد تنخواه به دو صورت قبل از پرداخت هزینه و بعد از پرداخت هزینه انجام می‌شود.

در روش قبل از پرداخت هزینه، ابتدا مبلغ مشخصی به حساب تنخواه واریز می‌شود، سپس هزینه و خرید‌های مورد نیاز انجام شده و فاکتور خرید ها به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. سپس حسابدار مبلغ مورد نظر را از حساب تنخواه کسر می نماید.

در روش بعد از پرداخت هزینه، ابتدا تنخواه دار با استفاده از حساب شخصی خود هزینه ها و خرید‌های مربوط به شرکت را انجام می دهد، سپس اسناد و مدارک خرید ها را به واحد حسابداری ارائه می شود و پس از بررسی اسناد و مدارک توسط واحد حسابداری ، هزینه ها در سیستم ثبت شده و پرداخت می شود.

منظور از حد مجاز اولیه و حد مجاز ثانویه

در تنخواه گردانی، به مبالغی که توسط تنخواه دار پرداخت می شود ولی از مقام بالاتر، تاییدیه دریافت نمی شود، حد مجاز اولیه گفته می شود. اما اگر حد پرداخت وجوه، از حد مجاز بیشتر شود، تصویب مقام مافوق برای هزینه وجوه، الزامی است که به آن حد مجاز ثانویه گفته می شود.

 هزینه در حساب تنخواه گردان به چه معنی است؟

 هر نوع پرداختی که از حساب تنخواه انجام شود، اعم از پول آب و گاز و تلفن و مواردی مانند هزینه های مرتبط با  پرداختی حقوق کارکنان شرکت یا هزینه‌هایی که صرف خرید موادی برای شرکت می شود و یا صرف هزینه قرارداد با سایر شرکت‌ها خواهد شد، جزء هزینه های حساب تنخواه می باشد. برای صرف هر کدام از این هزینه‌ها باید رسید معتبری ارائه شود.
این رسید از آنجا اهمیت دارد که از هزینه های بیهوده جلوگیری شود و فقط هزینه‌هایی انجام شود که در لیست قرارداد تنخواه گردان آورده شده باشد .

تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟

بیش از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان به صندوق شبیه است. اما وجه تمایز تنخواه گردان با صندوق چیست؟ تفاوت بین این دو در چه چیز هایی است؟

اولین موردی که می توان به آن اشاره کرد این است که پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود، می بایست به صورت روزانه ثبت گردد؛ اما پرداخت هایی که از سوی حساب تنخواه انجام می شود باید هنگامی که واریز هزینه ها انجام می شود، ثبت گردد.

ناگفته نماند که پرداخت های حساب تنخواه به طور معمول جهت هزینه های مشخص شده انجام می شود؛ اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخص و معینی ندارند.

 نمونه فرم تنخواه گردان در حسابداری

در ادامه نمونه های از فرم تنخواه گردان در حسابداری را مشاهده می کنید. ناگفته نماند که نرم افزار های حسابداری و تنخواه گردان می توانند به راحتی چنین فرم هایی را تهیه و عملیات حسابداری تنخواه به راحتی انجام دهند.

فینتو:

نرم افزار تنخواه گردان فینتو یک سامانه ابری برای ثبت دریافت و پرداخت های تنخواه و گزارش گیری های تنخواه است. با این سامانه میتوانید در هر لحظه و هرجا از هزینه های تنخواه انجام شده مطلع شده و ارتباطی بهتر با تنخواه داران داشته باشید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:

• امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
• ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
• ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
• اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
• امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
• بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
• دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
• آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
• امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
• ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
• امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
• گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
• دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
• امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
• کنسول مدیریتی سیستم
• تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
• اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
• مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
• دریافت اسناد حسابدار