تنخواه گردان شهرداری ها به میزان معینی از وجه نقد خزانه شهرداری اطلاق می گردد که هر ساله از سوی شورای اسلامی شهر تصویب شده و برای رفع احتیاجات نقدی شهرداری مورد استفاده قرار می گیرد.
تنخواه چیست؟
در ابتدای مبحث تنخواه گردان شهرداری ها ابتدا لازم است که در مورد کلمه تنخواه توضیحی بدهیم. در حقیقت تنخواه به وجه مشخص شده گفته می شود که در اداره ها و شرکت ها جهت پرداخت هزینه های جزئی و خرید وسیله های ضروری مورد نیاز شرکت در نظر گرفته شده که این مبلغ می تواند متغیر و یا ثابت باشد. معمولا فرد یا افرادی برای انجام این عملیات در هر سازمانی انتخاب می شوند.
تنخواه گردان شهرداری ها
برای تعیین تنخواه گردان شهرداری ها باید طبق مقررات و با مجوز شهرداری فردی انتخاب شده که عملیات تنخواه گردان شهرداری را انجام دهد. وجه تنخواه به دو روش در اختیار تنخواه گردان شهرداری قرار می گیرد. در روش اول با توجه به نیازهای شرکت وجهی در اختیار تنخواه گردان قرار گرفته و خود شخص عملیات خرید و پرداخت هزینه ها را انجام می دهد اما در روش دوم تنخواه گردان تنها وجه را دریافت کرده و انجام اموراتی همچون خرید را به فرد دیگری واگذار می کند.
به چه دلیلی به تنخواه گردان شهرداری ها نیاز است؟
با توجه به اینکه امکان دسترسی به بانک در هر شرایطی وجود ندارد، استفاده از تنخواه گردان شهرداری می تواند در امور ضروری موجب تسریع پرداخت شده و از طرفی با استفاده از تنخواه گردان مسلما حجم پرداخت های بانکی کاهش خواهد یافت، زیرا با داشتن تنخواه گردان شهرداری ها نیاز نیست برای هر خرید کوچکی از چک بانکی استفاده کرد. نکته دیگر در مورد تنخواه گردان شهرداری ها این است که با این روش می توان در مبحث وجه نقد کنترل بیشتری داشت و استفاده به موقع از وجه نقد کرد.
انواع تنخواه گردان شهرداری ها
تنخواه گردان شهرداری به طور کلی به سه دسته تقسیم می شوند:
- تنخواه گردان حسابداری: این نوع تنخواه گردان به وجه نقدی اطلاق می شود که از سوی خزانه شهرداری در چارچوب اعتبارات مصوب و برای پرداخت و واگذاری تنخواه گردان، به قائم مقام ذی حساب شهرداری واگذار می شود.
- تنخواه گردان پرداخت: به وجهی گفته می‌شود که از محل تنخواه گردان حسابداری و از طرف مدیر امور مالی با تایید شهردار برای انجام هزینه ها در اختیار عاملیت مالی واحدها یا مامورین مجاز به دریافت تنخواه گردان هستند، قرار می گیرد تا هزینه ها و پرداخت های مربوطه را انجام داده و اسناد مورد تایید را تحویل حسابداری دهد و مجددا وجه دریافت کنند.
- تنخواه گردان حوادث غیر مترقبه: این نوع تنخواه گردان وجهی است که از طرف مدیر مالی یا رئیس حسابداری با تایید شهردار برای انجام هزینه های مرتبط با حوادث غیر مترقبه در اختیار افرادی که مجاز به دریافت تنخواه گردان هستند قرار گرفته تا این افراد به تدریج هزینه های مربوطه را انجام داده و گزارش مربوطه را به شورای شهر تحویل دهند و مجوزهای لازم را دریافت کنند.
حتما بخوانید: کنترل هاي امور مالي بر هزينه ها از محل تنخواه
مهمترین وظایف تنخواه دار
در تنخواه گردان شهرداری افرادی که مجاز به دریافت تنخواه گردان هستند باید وظایفی همچون تسلط به آیین نامه تنخواه گردان، دریافت وجه تنخواه گردان و ارائه رسید آن، ارتقاء سطح علمی با استفاده از دوره های حسابداری کاربردی و عضویت در انجمن ها و گروه های تخصصی حسابداری، ارائه گزارشات صورت حساب ها به پیمانکار، ارائه گزارشات مورد نظر حسابداری، نگهداری حساب تنخواه گردان در دفاتر تنخواه، نگهداری کپی لیست های تنخواه گردان، همکاری با واحد حسابداری در جهت پاسخگویی و رفع ابهام لیست های ارائه شده، همکاری در جهت رفع نیاز هزینه ها واحدها و پرسنل طبق دستورالعمل. دادن پیشنهادات لازم برای کاهش هزینه ها، خرید از فروشگاه های منصف و دوری از فروشندگان چرب زبان، نظم در تنظیم لیست تنخواه گردان و ضمائم مربوطه، انجام هزینه های عمومی در واحد اداری طبق دستورالعمل، دریافت مدارک و فاکتورها از فروشندگان و….را انجام دهند.
نحوه واگذاری تنخواه گردان شهرداری
طبق آیین نامه، تنخواه گردان حسابداری با درخواست وجه رئیس حسابداری یا امور مالی و پس از تایید شهردار واگذار می شود. نحوه واگذاری تنخواه گردان پرداخت با درخواست واحد های دارای عامل مالی به مدیران مناطق، سرپرستان پروژه و کار پردازان واگذار شده که البته قبل از واگذاری شهردار باید با آن موافقت کند. برای واگذاری تنخواه گردان پرداخت برای انجام هزینه های جزئی به مامورین شهرداری باید با استفاده از سفته این عملیات را تضمین کرد؛ توجه داشته باشید که مبالغی که از تنخواه گردان حسابداری یا تنخواه گردان پرداخت با تصویب شهردار در اختیار کار پردازان قرار می گیرد از طریق حساب های بانکی مورد تأیید خزانه شهرداری قابل برداشت خواهد بود. نکته دیگر در نحوه واگذاری تنخواه گردان شهرداری ها این است که اگر فردی فاقد شرایط لازم جهت دریافت تنخواه باشد، ابلاغ تنخواه به او غیر مجاز و ممنوع است.
باز یافت هزینه ها
برای دریافت دوباره وجه تنخواه گردان توسط مسئول این عملیات باید اقداماتی انجام شده و پس از آن اقدام به باز یافت هزینه ها و اقدامات امور مالی کند. در ابتدا مسئول تنخواه دار باید فاکتورهای هزینه ها را به ترتیب تاریخ قرارداد ها شماره گذاری کرده و تاریخ آن ها را ثبت کند و جهت رسیدگی این فاکتورها را به امور مالی ارسال کند که در این مرحله متصدی امور مالی سریعاً به اقلام هزینه ها رسیدگی کرده و پس از اطمینان از انجام کامل مقررات شرکت و دستورالعمل های تنخواه گردان شهرداری ها نسبت به بازپرداخت آن اقدام می کند. توجه داشته باشید در صورتی که تعدادی از اسناد هزینه مورد تایید متصدی امور مالی نباشد یا آنکه هزینه ای فاقد مدرک بوده باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظیمی کسر خواهد شد و بقیه مبلغ را پرداخت خواهد کرد اگر هزینه انجام شده مربوط به خرید کالا باشد توجه داشته باشید که باید برگ رسید کالا به انبار و برگ سفارش خرید ضمیمه فاکتور مربوطه گردد. یکی از مهمترین وظایف مسئولین تنخواه گردان مسئولیت این افراد در قبال وجه در اختیار داشته بوده است. نکته دیگر در مورد اخذ تنخواه گردان این است که تمامی واحدهای سازمان اعم از مالی، تبلیغاتی، بازرگانی، فنی و… فقط می توانند یک تنخواه گردان داشته باشند. اگر متصدی تنخواه گردان قصد مرخصی و یا انصراف از کار را داشته باشد شخص دیگری از طرف مسئول تنخواه گردان شهرداری ها کتبا باید تعیین شود.
معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان
برای مدیریت آسان‌تر و دقیق‌تر حساب تنخواه خود از نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو استفاده کنید.
سیستم تنخواه گردان فینتو به شما این امکان را می دهد که از هر مکان و در هر زمان به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و امور مالی خود را به راحتی با تلفن همراهتان و یا هر وسیله دیگری انجام دهید.
برای اطلاع بیشتر در مورد امکانات سیستم مدیریت تنخواه فینتو می توانید به صفحه زیر مراجعه کنید:
