آیین نامه تنخواه گردان چیست؟ به چه منظوری عملیات تنخواه گردان صورت می پذیرد؟ مهمترین تعاریف و اصطلاحات مرتبط به تنخواه گردان چه می باشد؟ احتمالاً با شنیدن کلمه تنخواه گردان این سوالات برای شما نیز پیش خواهد آمد که ما در این مقاله به تعریف آن پرداخته ایم.
تنخواه گردان چیست؟
با توجه به اینکه در هر شرکتی عملیاتی همچون خرید و هزینه های جزئی صورت می پذیرد، مدیر عاملان افرادی را مشخص کرده اند تا این عملیات را انجام دهند. واژه تنخواه گردان عبارت است از مبلغ از پیش مشخص شده ای که برای این منظور می باشد. مامورانی که این وظیفه را بر عهده دارند طبق آیین نامه تنخواه گردان باید به صورت هفتگی اسناد مربوط به هزینه های خرج شده را تحویل داده و مجددا برای هفته آتی وجه دریافت کنند.
تنخواه دار به چه معناست؟
افراد یا مأموران خریدی که مجاز به دریافت تنخواه می باشند تنخواه دار اطلاق می شوند. در آیین نامه تنخواه گردان، تنخواه دار باید شرایطی از قبیل داشتن حداقل مدرک دیپلم، از بین مستخدمین رسمی شرکت باشد، صلاحیت کافی برای انجام مأموریت تنخواه داری را داشته باشد و دارای حداقل دو سال سابقه کار در زمینه کار پردازی را داشته باشد. مهمترین روش های انجام مسؤلیت های تنخواه دار در آیین نامه تنخواه گردان عبارت است از:
- در صورت اول تنخواه دار خود انجام دهنده هزینه ها و خرید های مربوط به شرکت بوده که در این صورت با توجه به صلاحیت وی ارائه فاکتور ها و اسناد هزینه ها لازم نمی باشد.
- در صورت دوم تنخواه دار هزینه های مربوطه را به افراد دیگر واگذار کرده و خود نقشی در خرید نداشته که در این صورت برای همه خرید ها برگه پرداخت می گردد.
کارت تنخواه گردان
این نوع کارت مخصوص عملیات تنخواه گردانی بوده که سقف محدودی برای شارژ نقدینگی دارد. معمولا از این کارت به صورت بدون رمز استفاده می شود اما گذاشتن رمز بر روی آن نیز امکان پذیر است. کارت تنخواه گردان در مواردی چون حمل و نقل عمومی، خرید های جزئی، پارکینگ و …. استفاده می شود که این نوع کارت می تواند به صورت کارت هوشمند، مغناطیسی و یا سامانه بازشناسی باشد. البته انواع ترکیبی آن وجود دارد.
هدف از تعیین آیین نامه تنخواه گردان
ایجاد آیین نامه تنخواه گردان با هدف های زیادی می باشد که مهمترین آن سرعت بخشیدن به فرایند پرداخت است به طوری که در بعضی موارد امکان دارد پرداخت ها جنبه ضروری داشته و در حین دسترسی به بانک کمی مشکل باشد در این زمان سریعا از تنخواه گردان جهت سهولت در امر پرداخت استفاده می شود. همچنین اگر هر عملیات کوچک و بزرگی قرار باشد از طریق بانک ها صورت بپذیرد به طور حتم علاوه بر طولانی تر شدن عملیات هزینه پرداخت ها نیز افزایش می پذیرد. هدف دیگر از تنظیم آیین نامه تنخواه گردان، افزایش میزان کنترل وجه نقد می باشد زیرا در این روش می توان بر روی پرداخت های جزئی و هزینه های استفاده شده کنترل کامل داشت.
مهمترین وظایف تنخواه دار
مهم ترین وظایف ذکر شده در آیین نامه تنخواه گردان مرتبط با تنخواه دار و مسئول نگهداری تنخواه می باشد. فردی که مسئولیت تنخواه گردانی را برعهده می‌گیرد باید به آیین نامه تنخواه گردان تسلط داشته باشد، وجه تنخواه گردان و رسید مربوطه را دریافت کند، انجام هزینه های عمرانی، دریافت فاکتور از فروشندگان، ارائه لیست تنخواه به حسابداری در زمان مقرر، برنامه ریزی درست و مرتبط با لیست های تنخواه گردان و ارسال آن به حسابداری، دوری از فروشندگان چرب زبان تملق گوی، خرید از فروشگاه های منصف، دادن پیشنهادات لازم برای کاهش هزینه ها، همکاری در رفع نیاز هزینه واحد ها و پرسنل، ، نگهداری کپی لیست های تنخواه گردان، نگهداری حساب فروشندگان اعتباری، ارائه گزارشات لازم به مدیریت حسابداری، ارائه گزارشات صورت حساب ها به فروشندگان، ارتقاء سطح علمی شرکت در دوره های حسابداری کاربردی و ….. .
روش تنخواه گردان ثابت در آیین نامه تنخواه گردان
همانطور که از اسم این نوع تنخواه گردان مشخص است مبلغ تنخواه از قبل تعیین شده و طی چکی به مسئولین تنخواه گردان پرداخت می گردد در این روش طبق آیین نامه تنخواه گردان، تنخواه دار باید از مبلغی که دریافت کرده است تمام هزینه های انجام شده را پرداخت کرده و مدارکی جهت مجوز مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه دهد. نکته قابل توجه در روش تنخواه گردان ثابت این است که مبلغ تنخواه مدتی نزد تنخواه گردان باقی می ماند از این رو معمولا این روش مورد پسند موسسات و اداره ها نمی باشد. در این روش همچنین رقم موجودی تنخواه گردان تغییری نمی کند تا زمانی که تنخواه دار اقدام کند.
روش تنخواه گردان متغیر در آیین نامه تنخواه گردان
دومین روش ثبت شده در آیین نامه تنخواه گردان استفاده از تنها گردان متغیر می باشد که برخلاف روش تنخواه گردان ثابت در هر زمانی به محض ارائه اسناد هزینه توسط تنخواه گردان ثبت شده و شارژ مجدد برای هزینه های بعدی انجام می شود مبلغی که به مسئولین تنخواه دار بابت تجدید آن پرداخت می شود هر بار متغیر بوده و معادل اسناد هزینه های ارائه شده می باشد که در این روش با توجه به اینکه مدیران شرکت ها علاقه مند هستند تا مبلغ خروجی از سیستم بانکی آنها، برای هزینه های در حال انجام باشد نه هزینه های گذشته و آینده معمولا این روش بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد.
رسیدگی به اسناد طبق آیین نامه تنخواه گردان
بر اساس آیین نامه تنخواه گردان، اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه گردان در دو مرحله مورد رسیدگی قرار می‌گیرد؛ که مرحله اول قبل از پرداخت بوده و رسیدگی ها مرتبط به نوع تنخواه گردان و محل فعالیت تنخواه می باشد. در صورتی که تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه ها باشد، رسیدگی قبل از پرداخت به صورت شناخت و آگاهی می باشد اما در مواردی که تنخواه گردان فقط پرداخت کننده است و افراد دیگر عملیات انجام هزینه ها را بر عهده دارند رسیدگی لازم بر اساس ضوابط موجود در امور مالی انجام می شود. بعد از پرداخت تنخواه گردان اسناد پرداخت شده از طریق تنخواه گردان به اضافه صورت خلاصه مربوط، به حسابداری ارسال شده و امور مالی بر اساس آیین نامه تنخواه گردان بررسی های لازم را انجام داده و پس از مورد تایید بودن اسناد مراحل تامین تنخواه گردان انجام می شود.
فینتو:
تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند.فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.
نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:
- امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
- ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
- ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
- اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
- امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
- بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
- دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
- آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
- امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
- ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
- امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
- گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
- دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
- امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
- کنسول مدیریتی سیستم
- تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
- اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
- مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
- دریافت اسناد حسابدار
