وظایف تنخواه دار در یک سازمان چیست؟

در تمام شرکت ها و سازمان ها همیشه برای پرداخت هزینه ها و خرید ملزومات اداری و کالای مصرفی، از بخش تنخواه گردان تامین می شود؛ شخصی که مسئولیت این بخش را به عهده دارد وظایفی برای آن شرح داده شده است، که در این بخش به شرح وظایف تنخواه دار می پردازیم. در ابتدا مروری بر تنخواه گردان داریم و سپس به بررسی وظایف تنخواه دار می پردازیم.

تنخواه گردان

از آنجایی که هر روزه در شرکت ها و سازمان ها خریدها و هزینه هایی وجود دارد که باید سریعا انجام شود، مبلغی برای آنها در نظر گرفته می شود که در سریع ترین زمان ممکن پرداخت شود.

تنخواه عبارت از مبلغی ثابت که از جانب مدیر مالی برای هزینه های جاری شرکت در نظر گرفته می شود و به تنخواه دار داده می شود. مبلغ تنخواه معمولا به صورت نقد در اختیار مسئول تنخواه قرار می گیرد یا در حساب بانکی وی منظور می شود، این مبلغ برای هزینه های روزمره مثل خرید وسایل و ملزومات اداری و یا خریدهای شرکت که جنبه اضطراری دارد در نظر گرفته می شود؛ این کار برای جلوگیری از افزایش اسناد حسابداری و تداخل ارقام بالا و ارقام جزئی در حسابداری انجام می شود و همچنین باعث سهولت انجام کار و خریدها و هزینه های سازمانی است.

تنخواه گردان

تنخواه دار کیست؟

فردی که مسئولیت پرداخت هزینه های جاری یک سازمان بر عهده وی می باشد، تنخواه دار نامیده می شود. در شرکت های بزرگ تر که دارای چندین بخش هستند، هر بخش یک نفر مسئولیت تنخواه را بر عهده دارد. به مبلغ مشخص شده تنخواه و به فردی که عهده دار تنخواه است تنخواه دار گویند.

حتما بخوانید: تنخواه گردان و تنخواه چیست؟ شامل چه مواردی می شود؟

شرح وظایف تنخواه دار

 از اصلی ترین وظایف تنخواه دار این است که مبالغ مشخصی را که در اختیار وی قرار می گیرد، در چارچوبی که برای هزینه ها در نظر گرفته شده است را پرداخت نماید.

شخص تنخواه دار شامل: ماموران خرید، کارپردازان یا تنخواه داران که وظایف تنخواه دار را عهده دار می باشند و از جانب مدیران شرکت یا مدیر حسابداری یا مدیر مالی این شخص انتخاب و تایید شده است و مسئول پرداخت وجوه جاری شرکت و یا پروژه ها می‌شود.

یکی از مهمترین وظایف تنخواه دار  امانت‌داری وی است، چون معمولا وجه نقدی برای امور شرکت در اختیار وی قرار می گیرد.

انواع تنخواه گردان

ممکن است دو نوع تنخواه گردان در شرکت ها وجود داشته باشد که نسبت به نیاز سازمان و تشخیص مدیریت، وظایف تنخواه دار تقسیم می شود:

1. وظایف تنخواه دار در بعضی شرکت ها به این صورت است؛ که خود شخص تنخواه دار مسئول خرید شرکت و پرداخت هزینه ها است و این شخص به شکلی جزو ماموران خرید شرکت به حساب می آید و تنخواه دار برای خریدهایش نیاز به ثبت سند خاصی نیست و فاکتورهای خرید و پرداخت هزینه مبنای صورت حسابهای تنخواه گردان محسوب می شود.
2. در بعضی دیگر از شرکت ها وظایف تنخواه دار این است؛ که تنها مسئول پرداخت وجه است و در عملیات خرید و هزینه دخالتی ندارد و جزو اشخاص واحد حسابداری محسوب می شود و در ازای هر پرداخت وجه سندی را در دفاتر مربوطه ثبت می کند.

تنخواه‌دار باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

از بین افراد استخدام شده شرکت باشد، دارای مدرک حداقل دیپلم، 2 سال سابقه کار، صلاحیت (از جمله امانت‌داری) و توانایی لازم را برای ایفای وظایف تنخواه گردان دارا باشد.

برای حساب تنخواه گردان سقف و مبلغ مشخصی در نظر گرفته می شود و تنخواه دار در چارچوب مشخص شده می تواند وجه را هزینه کند. در صورتی که مجموع حساب های بخش تنخواه به مبلغ مشخصی برسد برای آنها سند حسابداری ثبت می شود و در آخر ماه اسناد تکمیل شده به واحد مالی ارائه می گردد. تنخواه دار بعد از پرداخت هزینه ها، لیست خرید و هزینه ها را به واحد حسابداری ارجاع می دهد و در صورت تایید لیست، حساب تنخواه گردان مجدد شارژ می شود.

روش های پرداخت توسط تنخواه دار:

• وظایف تنخواه دار برای پرداخت وجه و هزینه ها به 2 صورت موقت و قطعی است؛

در پرداخت موقت تنخواه گردان، شخص تنخواه دار که تنها مسئولیت پرداخت نقدی را به عهده دارد و برای هر خرید یا هزینه ای که انجام می شود یک برگ پرداخت علی الحساب صادر می کند و در همان ابتدای امر این پرداخت ها تا زمانی که تنخواه گردان این حساب ها را تسویه کند. بعد از آن پرداختی ها در حساب های شرکت ثبت نهایی می شود. اما در پرداخت قطعی که تنخواه گردان در صورت انجام هزینه، با دریافت مدارک پرداخت قطعی را انجام می دهد و از وجه تنخواه کسر می شود و در حسابها ثبت می گردد.

وظایف تنخواه دار در قبال پرداخت هزینه ها

اگر تنخواه دار مسئول خرید هم باشد:
هنگامی که خرید هم در حیطه وظایف تنخواه دار باشد یعنی شخص تنخواه دار خودش مسئول خرید و پرداخت هزینه ها باشد، دیگر نیازی به بررسی اسناد و مدارک نیست. زمانی که شخص تنخواه دار فقط مسئول پرداخت هزینه ها است، باید به ماهیت پرداخت ها آگاه باشد و اسناد خریدها و هزینه های انجام شده توسط کارپرداز و مامور خرید را بررسی نماید و از صحت و سقم آنها مطمئن باشد.

اگر تنخواه دار خارج از واحد حسابداری باشد:
اگر محل فعالیت شخص تنخواه دار بیرون از واحد حسابداری شرکت باشد، خود شخص اسناد پرداختی را بررسی می کند و بر اساس چارچوب های مشخص شده آنها را پرداخت می کند. و اگر شخص تنخواه دار در واحد حسابداری باشد، هنگام پرداخت اسناد در ابتدا اسناد توسط واحد حسابداری بررسی می شود و در صورت تایید مسئول تنخواه دار آنها را از محل حساب تنخواه پرداخت می نماید.

بعد از انجام پرداخت هزینه ها توسط شخص تنخواه دار ، تمامی اسناد پرداخت شده به همراه صورت حساب های واریز شده به واحد حسابداری ارائه می شود و واحد حسابداری بر اساس ضوابط آیین نامه پرداختی ها و اسناد را بررسی می کند و سپس آنها را تایید می نماید. در این مرحله اگر قبلا اسناد توسط بخش حسابداری بررسی شده بود، فقط ارقام مربوطه در دفاتر ثبت می شود.

تنخواه دار دیگر چه وظایفی دارد؟

• • تنخواه دار باید به آیین نامه تنخواه گردانی مسلط باشد
  • دریافت وجه تنخواه
  • پرداخت هزینه های شرکت و خریدها بر اساس ضوابط مشخص شده
  • دریافت اسناد و مدارک لازم از قبیل فاکتور و قبض و…
  • تهیه و تنظیم اسناد هزینه ها و خلاصه صورت حساب
  • پرداخت هزینه های عمرانی
  • ارائه لیست تنخواه با مدارک مربوطه به واحد حسابداری در زمان مقرر
  • واریز وجوه تنخواه باقیمانده در پایان سال به حساب شرکت
  • تنخواه دار ملزم به پرداخت هزینه های جاری می باشد
  • امانتداری و عدم پرداخت هزینه های غیر مرتبط
  • تهیه صورتحساب مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان
  • ارائه گزارشات لازم به واحد مالی، واحد حسابداری، واحد مدیریت

معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان

تنخواه دار می تواند وظایف خود را به صورت دستی انجام دهد که طبیعتا امکان خطا، گم شدن فاکتور ها و مشکلات دیگری را به همراه خواهد داشت.برای رفع این قبیل مشکلات و سرعت بخشیدن به امور، تنخواه دار می تواند از یک نرم افزار آنلاین تنخواه استفاده کند. فینتو یک نرم افزار آنلاین در این زمینه می باشد که مزایای آن را در زیر می بینید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید: