امروزه تنخواه در موسسات و شرکت های متفاوت کاربرد بسیاری دارد به همین دلیل در ادامه در مورد ضوابط تنخواه ، اهداف ایجاد تنخواه، مبلغ تنخواه گردان، شرایط انتخاب تنخواه گردان و معنی آن بیشتر توضیح خواهیم داد. تا اگر شما هم با توجه به ضوابط تنخواه، نیاز به اطلاعات مفیدی در این باره دارید بتوانید با خواندن این مقاله به آن دست پیدا کنید.
تنخواه چیست؟
قبل از پرداختن به موضوع ضوابط تنخواه نگاهی به تعریف تنخواه انداخته و آن را معرفی می کنیم. به طور کلی تنخواه عبارت دولتی است که برای تامین هزینه های فوری شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد این مبلغ برای خریدهای جزئی شرکت و یا موسسه نزد فرد مسئول تنخواه دار قرار گرفته است، که این فرد نیز باید دارای شرایطی باشد تا از طرف مدیر مالی انتخاب شود و وظایفی از قبل تعیین شده برای این فرد وجود دارد.
هدف از تعیین ضوابط تنخواه
همانطور که گفته شد تنخواه به عنوان مبلغی از پیش تعیین شده است که افراد می توانند برای تهیه ملزومات اداری مانند قلم و کاغذ و یا لوازم پذیرایی دفتر و همچنین پرداخت هزینه های حمل و نقل عمومی و پیک، از تنخواه استفاده کنند. با توجه به اینکه برای موارد نام برده مقرون به صرفه نخواهد بود که از چک بانکی برای پرداخت آنها استفاده شود پس تعیین ضوابط تنخواه می تواند کمک شایانی به تسریع عملیات پرداخت و سهولت آن کند. همچنین با استفاده از ضوابط تنخواه می توان کنترل بیشتری بر وجه نقد که چگونه ایجاد و استفاده می شود داشت؛ نکته دیگر در تعیین ضوابط تنخواه هماهنگی بیشتر در هزینه های جاری شرکت می باشد که در حال حاضر بسیار مورد توجه مسئولان حسابداری قرار گرفته است.
اقدامات اولیه در ضوابط تنخواه
برای ایجاد تنخواه گردان و ضوابط تنخواه ابتدا لازم است مبالغ از پیش تعیین شده به تایید مدیریت رسیده باشد که پس از آن موسسه یا شرکت ابتدا برای تعیین فردی به عنوان مسئول تنخواه دار را انتخاب می کند و پس از آن حداقل وجه مشخص از طرف مسئول مستقیم نزد تنخواه دار نگهداری می شود؛ از این پس عملیات خرید جزئی شرکت و هزینه های کوچک بر عهده تنخواه دار قرار می گیرد که باید به آن رسیدگی کرد و پس از تمام شدن وجه تنخواه، برای تجدید این مبلغ باید اقدام کند؛ تا در این مرحله مسئول شرکت با توجه به ضوابط تنخواه مبلغی را به عنوان تنخواه گردان برای مسئولین عملیات واریز نماید.
مبلغ تنخواه گردان با توجه به ضوابط تنخواه
مبلغی که در تنخواه در جهت انجام عملیات تنخواه قرار می‌گیرد باید بنا به ضوابط تنخواه و قوانین نوشته شده در این مورد باشد. معمولا این مبلغ با توجه به حجم احتیاجات هر واحد، برای مدت معینی در نظر گرفته می شود که گزارش عملیات سال قبل و پیش بینی نرخ تورم در سال جاری نیز در تعیین این مبلغ تاثیر می گذارد.
اگر فردی سابقه پرداخت های قبلی را نداشته باشد مبلغ تنخواه با برآورد پرداخت های ماهانه سال جاری و با توجه به ضوابط تنخواه تعیین می شود. نکته ای که در تعیین مبلغ تنخواه وجود دارد این است که اگر بحران مالی و یا حساس بودن عملیات اجرایی نزد مدیر مالی احساس شود مبلغی برای تنخواه گردان تصویب می‌شود که بنابر پیشنهاد مدیر امور مالی و تصویب مدیرعامل برای مدت زمان مشخصی باشد. حداکثر میزان تنخواه بر حسب ضوابط تنخواه حدود 1،000،000 ریال است که با تصویب مدیر عامل و مدیر مالی قابل پرداخت می باشد.
شرایط انتخاب تنخواه دار
فردی که قرار است برای عملیات تنخواه گردان انتخاب شود بنا به ضوابط تنخواه، در ابتدا لازم است که از بین مستخدمین رسمی شرکت باشد و حداقل مدرک تحصیلی فرد دیپلم باشد. این فرد همچنین باید تمامی ضوابط تنخواه و آیین نامه مربوط به این عملیات را مطالعه کند و حداقل 2 سال سابقه کار در زمینه کار پردازی داشته باشد. صلاحیت و توانایی این فرد توسط مدیر عامل نیز باید تایید شود. همچنین مهمترین وظایف تنخواه دار با توجه به ضوابط تنخواه عبارت است از:
- داشتن اعتبار لازم جهت پرداخت هزینه ها
- تحویل اسناد پرداخت به امور مالی هفته ای یک بار
- خرید از فروشگاه های منصف
- پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه
- واریز وجه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امور مالی
- خودداری از واریز وجوه غیر مرتبط با تنخواه حساب بانکی تنخواه گردان
- الزام پرداخت هزینه ها به وسیله چک در واحدهای مجاز تنخواه دار
اختیارات تنخواه گردان
به طور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان بنابر ضوابط تنخواه و آیین نامه مربوط به این عملیات تعیین می شود؛ که دستورالعمل های این بخشنامه باید به تصویب مدیر عامل و هیئت مدیره شرکت رسیده باشد. تنخواه دار باید توجه داشته باشد که در هنگام ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه، کلیه اسناد و مدارک پرداخت به نام شرکت باشد، کلیه این اسناد باید در فرم درخواست کالا به تایید مقام های مجاز واحد رسیده باشد، همه این مدارک باید دارای عناوین نام فروشنده مهر و امضاء، آدرس و تلفن فروشنده باشد، بر روی کلیه اسناد مهر و قیمت خریداری شده وجود داشته باشد و تمامی این اسناد و مدارک باید دارای سریال که حاوی شماره تنخواه و شماره ردیف سند است بوده باشد. در صورتی که برای برخی مخارج فاکتور صادر نشده باشد، تنخواه گردان موظف است از فرم های تهیه شده مربوطه استفاده کند.
ضوابط تنخواه در مورد تحویل و تحول تنخواه
هر زمانی که یکی از تنخواه داران از سمت خود استعفا دهد یا احتیاج به مرخصی داشته باشد بنا به ضوابط تنخواه باید ابتدا تمامی اسناد هزینه های مانده و فاکتورها را به امور مالی ارائه دهد و وجه مانده را به حساب شرکت که از قبل مشخص شده است واریز کند. در مرحله آخر بر اساس ضوابط تنخواه، تنخواه دار باید دفتر تنخواه را جهت بررسی و تنظیم صورت حساب های تسویه تنخواه دار به واحد مالی ارائه دهد که پس از بررسی دفتر تنخواه گردان توسط امور مالی آخرین عملیات ثبت شده در دفتر خط کشیده شده و پایان عملیات تنخواه دار قبلی مشخص می گردد. همچنین ضوابط تنخواه مشخص می کند تنخواه داری که به جای فرد قبلی انتخاب شده است موظف است از صفحه بعد همان دفتر با همان شماره سریال سند هزینه عملیات دریافت و پرداخت را ثبت کند. همچنین توجه داشته باشید که عملیات سال بعد بلافاصله از صفحه بعد آغاز و شماره سریال اسناد سال جدید مجددا از شماره یک شروع می شود.
معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان
برای مدیریت آسان‌تر و دقیق‌تر حساب تنخواه خود از نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو استفاده کنید.
سیستم تنخواه گردان فینتو به شما این امکان را می دهد که از هر مکان و در هر زمان به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید و امور مالی خود را به راحتی با تلفن همراهتان و یا هر وسیله دیگری انجام دهید.
برای اطلاع بیشتر در مورد امکانات سیستم مدیریت تنخواه فینتو می توانید به صفحه زیر مراجعه کنید:
