آموزش چگونگی تهیه و ارسال لیست بیمه کارمندان

یکی از دغدغه های مهمی که مدیران شرکت های حقیقی و حقوقی با آن درگیر هستند ارسال لیست بیمه کارمندان برای شرکت های بیمه سر موعد مقرر است. اهمیت ارسال لیست بیمه کارمندان به این خاطر است که اگر به صورت ماهانه سر وقت خودش انجام نشود جریمه هایی را برای شرکت در بر خواهد داشت. در ادامه قصد داریم  چگونگی ارسال لیست بیمه کارمندان به صورت اینترنتی را برایتان شرح دهیم.

اهمیت ارسال اینترنتی لیست بیمه کارمندان

همین طور که توضیح داده شد به این دلیل که جرایم دیرکرد ارسال لیست بیمه کارمندان قابل بخشش نیست، مدیران شرکت ها باید ماهیانه این لیست بیمه را برای شرکت بیمه ارسال کنند. در گذشته این کار به صورت دستی انجام می شد که روشی وقت گیر و پر دردسر بود. امروزه با پیشرفت تکنولوژی روش های زود بازده تر و راحت تری جایگزین روش های قدیمی شده است. به همین خاطر شرکت ها و کارمندهای بخش های مربوطه بهتر است هرچه سریع تر روش های نوین ارسال لیست بیمه کارمندان را یاد بگیرند. ارسال اینترنتی لیست بیمه کارمندان و کار با نرم افزار ارسال لیست بیمه جدیدترین روش و بهترین روشی است که در دوران حاضر می شود از آن استفاده کرد. و لازم است روش کار با آن و تکنیک های مربوط به آن را آموخت تا بتوان سر وقت تعیین شده لیست بیمه کارمندان را تهیه نموده و به شرکت بیمه ارسال کرد.

آموزش تهیه لیست بیمه کارمندان

 ثبت کردن داده های لیست بیمه کارمندان به صورت دستی و یا با استفاده از اینترنت تقریباً شبیه به یکدیگر است و تنها تفاوتش در ارسال داده هاست که می تواند به صورت مستقیم یا غیرمستقیم انجام شود. با توسعه بخش غیرحضوری سازمان بیمه تأمین اجتماعی دیگر احتیاجی به ارائه لیست بیمه کارمندان به دفاتر بیمه و دریافت کردن فیش حق بیمه به صورت فیزیکی نیست. در حقیقت می شود به صورت اینترنتی و غیرحضوری حتی در خانه خودتان لیست مورد نظر را تهیه کرد و برای شرکت بیمه تأمین اجتماعی ارسال نمود و پس از آن فیش حق بیمه را دریافت کرد. پرداخت ها نیز به راحتی می تواند از طریق نرم افزار و یا سایت سازمان انجام شود.

مرحله اول: ثبت مشخصات شرکت

برای استفاده از نرم افزار تهیه لیست بیمه کارمندان پس از اینکه مراحل نصب آن را پشت سر گذاشتید در ابتدا باید وارد نرم افزار شوید و مشخصات شرکت را به صورت کامل ثبت کنید. برای این کار لازم است در دسکتاپ کامپیوتر خود روی آیکون برنامه (list disk) کلیک کنید تا صفحه ورود برایتان نمایان شود. بر روی تب اطلاعات پایه کلیک کنید و گزینه مشخصات کارگاه را انتخاب نمایید. حال در صفحه جدید بر روی گزینه جدید بزنید تا فرم ورود اطلاعات کارگاه نمایش داده شود.کد کارگاه که یک عدد ده رقمی است، ردیف پیمان، نام شرکت، نام کارفرما، آدرس شرکت و نرخ حق بیمه جزء مواردی است که باید آن ها را تکمیل کنید. اگر پیمانکار نیستید و قراردادی ندارید نیازی به تکمیل کردن بخش ردیف پیمان نخواهید داشت. همچنین پر کردن بخش نرخ حق بیمه الزامی نیست.

مرحله دوم: ثبت مشخصات کارمندان شرکت

برای تنظیم و ارسال لیست بیمه کارمندان لازم است مشخصات آن ها را به طور کامل در نرم افزار وارد کنید. در بخش اطلاعات پایه روی گزینه مشخصات کارکنان کلیک کنید تا صفحه مورد نیازتان نمایش داده شود. در صفحه جدید با هر کلیکی که روی گزینه جدید انجام می دهید می توانید مشخصات یک کارمند را ثبت کنید. مشخصات شناسنامه ای کارمند و همچنین شماره بیمه و شماره پرسنلی جزء مواردی است که باید برای هر کارمند به صورت مجزا آن ها را وارد سیستم کرد. همچنین نیاز است که کد شغلی بیمه شونده را به سیستم ارائه داد که برای این کار می توانید از گزینه جستجوی نرم افزار نیز کمک بگیرید. در نهایت گزینه ثبت را فشار دهید تا مشخصات کارمند مورد نظر ثبت شود. اگر اطلاعات صحیح باشد این اتفاق خواهد افتاد، وگرنه نرم افزار هر ایرادی که در پر کردن لیست اتفاق افتاده باشد را به شما اطلاع می دهد تا آن ها را اصلاح کنید.

مرحله سوم: ثبت لیست بیمه کارمندان به صورت ماهیانه

آنچه در این مرحله دارای اهمیت است این است که باید نسبت به صحت اطلاعات ارائه شده اطمینان خاطر داشته باشید. برای مثال لازم است برای ارسال لیست بیمه کارمندان از میزان دستمزد افراد بیمه شده در کارگاه یا شرکت خود آگاهی داشته باشید. این اطلاعات در زمان مراجعه بازرس سازمان لازم می شود و کاملاً مشخص است که دستمزد کارمندهای یک شرکت می تواند با یکدیگر دارای تفاوت هایی باشد که شما باید این تفاوت ها را بدانید. در زمان بازرسی، یک کپی از برگه بازرسی توسط مأمور سازمان به شرکت ارائه می شود. که در این برگه ردیف های شغلی کارمندان و وضعیت هر یک از افراد ذکر شده است.

مرحله چهارم: تنظیم لیست بیمه کارمندان

برای ارسال لیست بیمه کارمندان لازم است آن را با استفاده از نرم افزار سازمان تنظیم کنید. در بخش عملیات روی لیست ماهانه کلیک کنید. در صفحه باز شده روی جدید بزنید. اطلاعات خواسته شده را به صورت دقیق وارد کنید. پس از وارد کردن موارد خواسته شده باید گزینه ثبت را فشار دهید تا اطلاعات به درستی ثبت شود. در نهایت روی گزینه خروج کلیک کنید.

مرحله پنجم: ثبت ریز کارکرد کارمندان

ریزکارکرد ها مختص به هر فرد بیمه شده به صورت مجزا است. در این مرحله اطلاعات کارکرد ماهانه هر بیمه شونده از جمله مرخصی ها، میزان دستمزدها، استراحت های پزشکی و غیره وارد می شود.لیست ریزکارکردها باید با لیست ماهانه مطابقت داشته باشد. برای ثبت این صفحه باید روی گزینه ریزکارکرد کلیک کنید. حالا روی گزینه جدید بزنید تا صفحه ثبت مشخصات نمایش داده شود. اطلاعات خواسته شده را وارد کرده و گزینه ثبت را فشار دهید.

مرحله ششم: تهیه فایل نهایی و ارسال لیست بیمه کارمندان

مرحله آخر تهیه دیسک اطلاعات وارد شده است. در این مرحله باید روی گزینه تهیه دیسکت کلیک کنید. در گذشته از فلاپی یا سی‌دی برای ثبت اطلاعات استفاده می شد. ولی امروزه از اینترنت و سیستم شبکه ای استفاده می شود. پس از فشار دادن گزینه تهیه دیسکت آدرس مشخصی را در اختیار نرم افزار قرار دهید تا لیست بیمه کارمندان را در قالب یک فایل pdf در اختیارتان قرار دهد. حال می توانید اقدام به ارسال لیست بیمه کارمندان کرده و فیش حق بیمه را دریافت کنید و سپس آن را پرداخت نمایید.