دفتر تنخواه گردان جهت طبقه بندی هزینه های جزئی و روزمره شرکت

با بزرگ شدن سازمان ها و افزایش فعالیت آن ها متعاقباً هزینه های سازمان نیز افزایش می یابد، ثبت تمام این هزینه ها در دفاتر حسابداری زمانبر و هزینه بر است، بعضی از هزینه های جزئی تر در دفتری به نام دفتر تنخواه گردان ثبت می شود. امروزه اکثر شرکت ها از حساب تنخواه گردان برای خریدهای روزمره ی سازمان استفاده می کنند.

تنخواه گردان

تنخواه گردان روشی به نسبت آسان تر و کم هزینه تر است، که باعث عدم تداخل هزینه های جزئی سازمان با هزینه های کل می شود. با دفتر تنخواه گردان دیگر نیاز نیست که کارپردازان و مأموران خرید برای هر خریدی به واحد حسابداری مراجعه نموده و مراحل اداری را طی کنند تا در نهایت برای خرید چند قلم ملزومات اداری یا هزینه ی آژانس چک دریافت کنند.

شرکت ها با افتتاح یک حساب تنخواه گردان در دفاتر خود برای خریدها و هزینه های جزیی، کار واحد مالی و حسابداری را کمتر می کنند، در عوض شخصی مسئولیت حساب تنخواه را بر عهده دارد که او را تنخواه دار یا مسئول تنخواه گردان می نامند و این شخص تمامی هزینه ها را در دفتر تنخواه ثبت نموده و برای آن ها سند حسابداری تنخواه صادر می کند.

هزینه های تنخواه گردان

هزینه ها و خریدهایی که شامل دفتر تنخواه گردان می شود، نسبت به سازمان و شرکت ها متفاوت است اما برخی از هزینه ها به این قرار است:

• هزینه قبوض: آب، برق، گاز و …
• هزینه ایاب و ذهاب پرسنل
• هزینه ملزومات اداری
• هزینه لوازم التحریر
• هزینه وسایل پذیرایی میهمانان
• هزینه خرید آبدارخانه
• هزینه تعمیرات خودرو
• هزینه سوخت خودرو
• هزینه پست

و هزینه هایی این چنینی که بر اساس آئین نامه برای این هزینه ها چارچوبی مشخص می شود و از محل حساب تنخواه پرداخت شده و در دفتر تنخواه گردان ثبت می شود.

حساب تنخواه گردان از جانب مدیریت شرکت یا مدیر مالی مشخص می شود و وجه آن در حساب شخص تنخواه دار واریز می شود. در پایان هر دوره ی مالی تنخواه دار با اسناد و مدارک و دفتر تنخواه گردان همه مدارک را به واحد مالی ارائه می کند تا در دفاتر مربوطه ثبت حسابداری شود.

دفتر تنخواه دار

وظیفه تنخواه دار این است که کلیه ی هزینه های پرداخت شده از محل حساب تنخواه و عملیات دریافت وجه همه را در دفتر تنخواه گردان ثبت نماید و همچنین اصلاحات و مانده تنخواه گردان نیز باید به دقت محاسبه و در دفتر مربوطه ثبت شود. تمام این عملیات ثبت همچون سایر دفاتر حسابداری با ذکر تاریخ باید انجام شود.

دفتر تنخواه گردان

دفتر تنخواه گردان باید شامل اطلاعات زیر به صورت کلی باشد:

• مشخصات تنخواه دار شامل نام و نام خانوادگی و کد
• موجودی اولیه تنخواه گردان
• نام هزینه و گروه و کد هزینه ها
• مبلغ هزینه ها، شرح هزینه ها و سند هزینه ها
• ثبت کلیه اسناد با ذکر تاریخ (اعم از دریافت ها و پرداخت ها)
• مبالغ پرداختی
• بدهکاری ها و بستکاری های تنخواه گردان

در تصویر نمونه ای از یک گزارش تنخواه گردان را مشاهده می نمایید:

سند حسابداری تنخواه گردان

نمونه دفتر تنخواه گردان

دریافتی ها و پرداختی ها در دفتر تنخواه گردان

دریافتی تنخواه گردان:

هنگامی که حساب تنخواه گردان از واحد مالی شارژ می شود و وجوه به حساب تنخواه گردان واریز می شود، تمام عملیات مالی اگر به صورت پرداخت وجه نقد یا چک باشد، همه در دفتر تنخواه گردان با ذکر مبلغ و تاریخ ثبت می شود.

حتما بخوانید : تنخواه چیست و شامل چه مواردی می شود؟

پرداختی تنخواه گردان:

مسئول تنخواه گردان در صورت انجام هزینه با دریافت اسناد و فاکتورهای لازم سند تنخواه گردان را صادر می نماید و به همان روال در دفتر تنخواه گردان نیز با ذکر شماره سند ثبت می شود.

ممکن است شخص تنخواه دار در واحد حسابداری مشغول به کار باشد یا در بخش دیگری به صورت جداگانه فعالیت کند اما در نهایت کار وی زیر نظر واحد مالی انجام می شود و تمام حساب ها در این بخش مورد بررسی قرار می گیرد. به همین سبب باید هزینه ها را در دفتر تنخواه گردان ثبت نموده تا بتواند خلاصه ای از صورت حساب ها را به واحد حسابداری ارائه کند.

روش حسابداری تنخواه و ثبت آن ها در دفاتر تنخواه گردان

روش تنخواه گردان ثابت

در روش ثابت که از پیش مبلغ تنخواه گردان برای یک دوره ی مالی از جانب مدیریت شرکت یا مدیر مالی مشخص شده، و در همان ابتدای دوره که مبلغ به حساب تنخواه گردان واریز می شود، مبلغ به عنوان تنخواه گردان در حساب تنخواه گردان بدهکار می شود و به همین ترتیب در حساب بانک بستانکار می شود.

ثبت حسابداری تنخواه گردان ثابت

در این روش مانند روش قبل، تنخواه گردان را با توجه به دستورالعمل ها و آیین نامه های تنخواه جهت تأمین مخارج انجام شده، ایجاد می نماییم. ولی این حساب در طول دوره ی مالی بابت انجام هزینه، هیچ گونه گردش مالی نداشته و رقمی در آن ثبت نمی شود تا پایان دوره ی مالی که بسته شود.

روش تنخواه گردان متغیر

در روش متغیر در ابتدا مبلغی به حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک بستانکار واریز می شود. هر گاه هزینه ای انجام شود، در دفاتر حسابداری همزمان وجه به حساب تنخواه گردان بستانکار زده می شود.

در روش ثابت در همان ابتدای دوره مالی وجه کل منظور شده به تنخواه گردان کسر شده و حساب تنخواه گردان بدهکار می شود، در این روش تا پایان دوره ی مالی تنخواه گردان در دفتر تنخواه گردان ثبت نمی شود و از همین رو هیچ اطلاعاتی از حساب تنخواه در دسترس نیست. در روش متغیر چون با انجام هر هزینه ای در طول زمان، ثبت حسابداری آن انجام می شود می توان از هزینه ها اطلاع یافت و مانده تنخواه گردان همیشه متغیر است. از همین رو بیشتر روش متغیر انجام می شود.

تغییر مسئول تنخواه گردان

هنگامی که تنخواه دار کارش در این بخش با دفتر تنخواه گردان به پایان رسد، باید اقداماتی انجام دهد از قبیل:

• واریز مانده تنخواه گردان به حساب بانک شرکت
• تهیه و تنظیم اسناد و فاکتورها و صورتحساب ها جهت ارائه به اداره حسابداری
• ارائه ی دفتر تنخواه گردان به بخش مالی

تمام این عملیات باید به طور کامل تا تسویه ی نهایی انجام شود، زیرا حساب تنخواه گردان قابلیت انتقال از شخصی به شخص دیگر را ندارد.