نحوه صدور سند حقوق و دستمزد به عنوان اصلی ترین سند مالی هر شرکت یا سازمان

در این مقاله قصد داریم پیرامون مسئله نحوه صدور سند حقوق و دستمزد مطالبی را در اختیار خوانندگان محترم قرار دهیم. مطالبی درباره اینکه اساس سند حقوق و دستمزد چیست و ضرورت ایجاد و صدور آن به چه علت است و نهایتا اینکه این سند به چه نحوی و با در نظر گرفتن چه نکات و پارامترهایی می بایست صادر شود، عنوان خواهد شد.

ضرورت وجود سیستم های ثبت و صدور اسناد حقوق و دستمزد

در هر سازمانی می بایست تمامی اطلاعات مربوط به انواع فعالیت ها و قراردادهای کاری و اطلاعات مربوط به پرسنل شامل اسامی و نوع قرارداد منعقد شده با پرسنل و نیز اسناد مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان به طور دقیق تهیه شوند و در بخش بایگانی اطلاعات سازمان نگهداری شوند تا در مواقع لزوم بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد، محاسبات پیچیده و وقت گیری هستند که به دلیل حساسیت های بالا در انجام این محاسبات و وجود خطاهای انسانی که در مواقعی می تواند منجر به اشتباهات بزرگ و غیر قابل جبرانی شوند. امروزه برای انجام آنها از نرم افزارهای مالی استفاده می شود. در این نرم افزارها تمامی پارامترهایی که می بایست در ارتباط با حقوق و دستمزد افراد در نظر گرفته شود به طور دقیق لحاظ شده است و با وارد کردن مقادیر مربوط به هر پارامتر می توان به راحتی و با دقت و سرعت فراوان به اهداف مورد نظر رسید. بنابراین امروزه اکثر سازمان های بزرگ در دایره حقوق و دستمزد از کارشناسان خبره و کارآزموده که اطلاعات کافی و توانایی های لازم برای کار با سیستم های نرم افزاری ثبت و صدور سند حقوق و دستمزد را دارند بهره می گیرند.

تعریف و محتویات سند حقوق و دستمزد

اگر بخواهیم تعریفی از ثبت سند حقوق و دستمزد ارائه کنیم، باید بگوییم که یکی از مهمترین و اساسی ترین اسناد در حوزه حسابداری، سند ثبت حقوق و دستمزد می باشد که می بایست در انتهای هر ماه تهیه و گزارش شود. در واقع مسائل مالی هر سازمان یا ارگانی می بایست به صورت سند ثبت و نگهداری شوند. سند حقوق و دستمزد، سندی است که تمامی بخش ها و زوایای کاری کارکنان و خدمات دریافتی و خدمات مورد ارائه ایشان در این سند ثبت می شود و بر اساس آنها میزان حقوق و دستمزد و پرداختی های کارکنان تعیین می گردد.

راجع به صدور سند حقوق و دستمزد لازم است به اطلاع خوانندگان محترم برسانیم که به طور کلی این بحث شامل 3 بخش می شود:

1. ثبت سند حسابداری مربوط به ثبت هایی که طی هر ماه صورت می گیرند و می بایست گزارش داده شوند.

2. ثبت سند حسابداری مرتبط با ثبت های لیست سند حقوق و دستمزد که می بایست در پایان هر ماه تهیه شوند.

3. ثبت سند ثبت های پرداخت های مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان.

چه کسانی عهده دار مسئولیت صدور سند حقوق و دستمزد هستند؟

افرادی که تمایل به فعالیت در حیطه حسابداری حقوق و دستمزد دارند می بایست در زمینه انواع سیستم های نرم افزاری ثبت حقوق و دستمزد و پارامترهای مختلف تعریف شده در آنها، انواع بیمه و موارد مشمول مالیات، انواع مزایا و تسهیلات و قوانین اضافه کاری اطلاعات کافی در اختیار داشته باشند. در واقع در هر سازمان یا شرکت یا ارگانی، وظیفه صدور این سند بر عهده کارشناسان مجرب دایره حسابداری حقوق و دستمزد می باشد.

نحوه صدور سند حقوق و دستمزد چگونه است؟

قبل از انجام هر کاری در دایره حقوق و دستمزد، ابتدا می بایست لیستی از اطلاعات کاری و مالی هر یک از کارکنان که به دقت تنظیم شده است و شامل مواردی مانند قراردادهای منعقد شده، میزان دستمزد در نظر گرفته شده، ساعات کاری مشخص شده و مواردی از این قبیل است، از طریق دایره های کارگزینی و ثبت اوقات کار سازمان مورد نظر به دایره حقوق و دستمزد تحویل داده شود. سپس کارشناسان دایره حقوق و دستمزد با در نظر گرفتن لیست های دریافتی و اطلاعاتی همچون مدت زمان کارکرد کارکنان و میزان اضافه کاری ها و نوبت کار و بیمه و مالیات تلاش در تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد می نمایند و یا با وارد نمودن این اطلاعات در بخش مربوط به هر پارامتر در نرم افزارهای موجود برای این امر، اقدام به تعیین میزان حقوق پرداختی افراد و نهایتا بر اساس این آمارها اقدام به تنظیم و صدور سند حقوق و دستمزد می نمایند.

آیا اسناد حقوق و دستمزد همه به یک صورت ثبت و صادر می شوند؟

کارشناسان بحث واقفند که سند حقوق دستمزد هر ارگانی بر اساس اهداف کاری و انواع فعالیت ها و قراردادهای کاری و تسهیلات و مزایایی که از جانب سازمان به پرسنل مربوطه تعلق می گیرد و شرح وظایف و نیز میزان حقوق در نظر گرفته شده برای نیروی انسانی مربوطه و نیز بسیاری از پارامترهای دیگر، می تواند از یک سازمان به سازمان دیگر تفاوت های متعددی داشته باشد. و شاید بتوان گفت تنها مورد مشابه و یکسان برای انواع صنوف و سازمان ها و فعالان اقتصادی این است که همگان می بایست گزارشات مراودات مالی و لیست حقوق و دستمزد خود را به طور دقیق تهیه و تنظیم و به سازمان مالیاتی تسلیم نمایند.

چه مواردی جزء بخش بستانکاری در لیست سند حقوق و دستمزد محسوب می شوند؟

چند ستون از لیست سند حقوق و دستمزد به موارد بستانکاری کارکنان اختصاص داده می شود. این ستون ها مواردی همچون موارد ذکر شده در زیر را شامل می شوند:

1.دستمزد

2. اضافه کار

3. نوبت کاری

4. شب کاری

5. فوق العاده های حق اولاد

6. حق مسکن، خواربار، کمک های نقدی، عیدی و پاداش، حق ایاب و ذهاب

چه مواردی جزء بخش بدهکاری یا کسورات در لیست سند حقوق و دستمزد محسوب می شوند؟

بخش کسورات در لیست سند حقوق دستمزد، چند ستون از این لیست را به خود اختصاص می دهد؛ از جمله:

1. درصد مشخص شده ای از حق بیمه سهم کارکنان مثلا 7 درصد سهم بیمه

2. مالیات بر حقوق کارکنان

3. کسور توافقی همچون انواع وام همچون وام مسکن، بدهکاری پرسنل به شرکت تعاونی سازمان مربوطه، مساعده های دریافتی

4. مبلغ پیش پرداخت (مبلغی که قبل از انجام کار توسط کارگر به وی پرداخت می گردد مانند اینکه بخشی از حقوق یک کارگر قبل از شروع ماه کاری به وی پرداخت گردد.)

برای محاسبه میزان حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان، مبلغ کسورات از مبلغ بستانکاری کسر می شود و حقوق نهایی که مبلغ پرداختی آخر ماه به افراد خواهد بود تعیین می گردد.