یک سیستم حسابداری کارآ باید تمام اطلاعات و رویدادهای مالی که مرتبط با سیستم کارکنان، روش ها و … است را در یک سیستم حقوق و دستمزد به صورت تجمیعی داشته باشد. تا پرداختی ها و حقوق کارکنان به صورت صحیح محاسبه شده و لیست های مرتبط با سیستم حقوق و دستمزد تکمیل شده و در صورت نیاز جهت ارجاع به مراجع قانونی نظیر تأمین اجتماعی و غیره اطلاعات کامل باشد.
واحد حسابداری
واحد حسابداری باید کلیه ی اطلاعات مربوط به عملیات مالی که در یک شرکت اتفاق می افتد را در سریع ترین زمان ممکن و به دقیق ترین شکل جمع آوری نموده و عملیات مالی را به شکلی قابل سنجش از طریق واحد پول ثبت نماید. یکی از این عملیات مالی مهم، سیستم حقوق و دستمزد است که حتی در این سیستم ورود و خروج کارکنان نیز ثبت شده تا در نهایت در محاسبات مالی از آن ها استفاده شود.
حقوق و دستمزد
هزینه ای که تحت عنوان هزینه حقوق و دستمزد در دفاتر حسابداری شرکت ها ثبت می شود، نشان از سهم نیروی کار شرکت در تولید محصولات یا ارائه ی خدمات شرکت بوده و هزینه حقوق و دستمزد یکی از مهمترین هزینه‌های عملیاتی تمام سازمان هاست و درصد زیادی از هزینه های یک سازمان را شامل می شود.
اطلاعات حقوق و دستمزد شامل تمام اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان می شود که چندی از آن ها را در ادامه آورده ایم:
- نام و نام خانودگی کارکنان
- شماره پرسنلی
- شماره بیمه
- دستمزد
- تحصیلات
- ساعات کاری
- روزهای کاری
- اضافه کاری
- مرخصی
- مأموریت ها
- شماره بیمه تأمین اجتماعی
- شماره پرسنلی
- استراحت پزشکی
- پاداش ها
- کسورات
- بیمه سهم کارگر
- وام ها
- مساعدات
- مالیات و …
هزینه حقوق و دستمزد
هزینه حقوق و دستمزد باید طوری تنظیم شود که شامل کلیه ی اطلاعات نام برده و هر گونه اطلاعات مرتبط در این زمینه یعنی مجموعه ای کامل از دیتاهای مربوط به پرسنل و نیروی کار سازمان، باشد.
سیستم حقوق و دستمزد
سیستم حقوق و دستمزد به مجموعه اطلاعات یک سازمان، پیرامون سهم کلیه ی کارکنان در تولید محصول یا خدمات ارائه شده توسط سازمان اطلاق می شود.
ویژگی های سیستم حقوق و دستمزد
- سیستم حقوق و دستمزد باید به نحوی طراحی شود که بتوان از طریق آن پیش بینی های مورد نیاز پیرامون حقوق های پرداختی را انجام داد.
- سرعت جمع آوری اطلاعات در این سیستم باید بالا و به روز باشد.
- کسورات را باید به درستی محاسبه نمود.
- در نهایت رقم پرداختی هر کارمند را به درستی مشخص کند.
- در طراحی سیستم حقوق و دستمزد باید این نکته را مد نظر داشت که طراحی آن به شیوه ای باشد که هیچ گونه پرداخت اضافی به افراد انجام نشود یا میزان حقوق و دستمزد را کمتر پرداخت نکند.
خوشبختانه در تمام کشورها جهت حفظ حقوق کارگر، قوانینی پیرامون کارکنان و مزایای آن ها وجود دارد که شرکت ها موظف به ارائه ی به موقع این اطلاعات به مراجع قانونی مربوطه هستند. این اجبار قانونی باعث ایجاد یک سیستم دقیق حقوق و دستمزد شده است.
در کشور ایران نیز هر سازمان برای ادامه ی فعالیت باید هر ماه به صورت مرتب اطلاعات مرتبط با کارکنان خود را به اداره ی دارایی و سازمان تأمین اجتماعی ارسال کند.
امروزه دیگر سیستم حقوق و دستمزد به صورت دستی قابل انجام نیست و با پیشرفت اطلاعات از نرم افزارها و سخت افزارهایی در این زمینه استفاده می شود. مسئولیت سیستم حقوق و دستمزد با واحد مالی است، ولی چون این سیستم پیچیدگی هایی دارد، گاهاً شرکت ها این سیستم خود را با استفاده از برون سپاری به شرکت های حسابداری می سپارند. تا احتمال خطا در محاسبات از بین برود.
ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد
سیستم حقوق و دستمزد باید قابلیت محاسبه داشته باشد و با توجه به قوانین استخدامی دارای ویژگی هایی باشد که در ادامه ذکر می شوند:
-
انعطاف پذیری سیستم و سرعت بالا و سهولت اجرای تغییرات در سیستم:
با توجه به اینکه قوانین استخدامی و مرتبط با کارگران در کشورها دائماً تغییر می کند، سیستم حقوق و دستمزد نیز باید قابلیت تغییر با آئین نامه ها و قوانین جدید را داشته باشد. در غیر این صورت و عدم هماهنگی سازمان با قوانین، ممکن است متحمل هزینه ها و جرائمی از سوی نهادهای دولتی در این باره شود. البته سیستم باید قابلیت اجرا و تغییر محاسبات بر اساس نیاز سازمان را نیز داشته باشد. یکی از ساده ترین تغییرات در کشور ما تعیین حداقل حقوق برای کارگران است که هر سال باید در سیستم های حقوق و دستمزد این عدد به روز رسانی شود.
-
پاسخ گویی به نیازهای افراد داخل و خارج از سازمان:
این سیستم باید قابلیت ارائه ی گزارش های مختلف برای حسابداران، مدیران درون سازمان و گزارش هایی برای مراجع قانونی باشد.
اهمیت سیستم حقوق و دستمزد
کارکرد سیستم حقوق و دستمزد، ارائه ی خروجی های صحیح است. همانطور که پیش تر هم در این مورد در بخش ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد برخی را ذکر کردیم. این سیستم باید:
-
رقم پرداختی به کارکنان را به صورت صحیح محاسبه کند.
مهمترین وظیفه ی حسابداران، محاسبه ی صحیح و به موقع حقوق کارکنان شرکت است که این موضوع باعث ایجاد رابطه ی اعتماد بین کارگر و کارفرما می شود و به تبع آن افزایش بهره وری کارگران را در پی دارد.
-
از سوء استفاده های افراد جلوگیری کند.
برای افرادی که قصد سوء استفاده و دخل و تصرف در حقوق و دستمزد را دارند، با یک سیستم حقوق و دستمزد کارآ می توان از این موضوع جلوگیری نمود.
-
گزارشاتی بنا به نیاز به افراد سازمانی و سازمان های دولتی ارائه نماید.
این گزارشات شامل گزارشات درون سازمانی برای قابل مشاهده بودن هزینه های حقوق و دستمزد برای مدیران، میزان کارکرد هر کارمند، بهره وری بخش های مختلف یک شرکت، مزایای کارکنان، پاداش هایی که در نظر گرفته می شود و … می باشد.
گزارشات برون سازمانی برای ارائه ی لیست حقوق و دستمزد کارکنان به وزارت دارائی جهت شفافیت سازی اطلاعات مالی و تعیین مالیات و همچنین گزارش لیست بیمه برای سازمان تأمین اجتماعی جهت بهره مندی کارکنان از بیمه اجباری تأمین اجتماعی و همچنین پیگیری شکایات کارگران پیرامون حقوق و دستمزد در سازمان تأمین اجتماعی، انجام می شود. گزارشات سیستم حقوق و دستمزد حکم سندی را دارد که در این گونه محاکم قابلیت دفاع از حقوق کارفرما را دارد.
از همین رو باید در نظر داشت که ثبت دستی حقوق و دستمزد ریسک مخصوص خود را دارد و امکان ثبت اشتباه و خطا نیز در سیستم دستی وجود دارد و حتی ممکن است باعث مشکلات قانونی شود.
