اسناد پرداختنی و دریافتنی دو اصطلاح پایه ای و پر کاربرد در دنیای حسابداری هستند که داشتن اطلاعات کافی درباره آن ها و از آن مهم تر، نحوه ثبت حسابداری آن ها برای هر کسب و کاری ضروری است. در این مقاله از فینتو به توضیح کامل نحوه ثبت حسابداری اسناد دریافتنی و پرداختنی میپردازیم. پس مثل همیشه تا پایان این مقاله همراه فینتو باشید.
حساب پرداختنی چیست؟
حساب پرداختنی یک حساب بدهی جاری است که بدهی های شرکت در آن ثبت میشود و نشان دهنده ی تعهدات مالی شرکت برای پرداخت است. در حساب های پرداختنی هیچ گونه سندی که تضمین کننده ی تعهد مالی شرکت باشد ( مانند چک یا سفته) داده نمیشود.
اسناد پرداختنی چیست؟
اگر بخواهیم به زبان ساده اسناد پرداختنی را تعریف کنیم، اسناد پرداختنی به بدهی ها و تعهد های مالی در قالب چک یا سفته گفته میشود که هر کسب و کاری به دلایل مختلف مثل خرید نسیه مواد اولیه، اجاره ملک یا بدهی و یا هر دلیل دیگری متعهد به پرداخت آن در آینده کوتاه مدت میشود. این اسناد ماهیت بدهکار دارند.
اسناد پرداختنی را بر حسب عامل ایجاد بدهکاری میتوان به دو نوع تجاری و غیر تجاری دسته بندی کرد که در پایین به توضیح آن ها می پردازیم:
اسناد پرداختنی تجاری:
همانطور که در بالا اشاره کردیم اسناد پرداختنی به بدهی های شرکت یا سازمان که عموما در قالب چک و سفته هستند گفته میشود. اسناد پرداختنی تجاری همانطور که احتمالا از اسمش هم میتوانید حدس بزنید مربوط به بدهی هایی هستند که طرف مقابل (بستانکار)، یک شخص تجاری یا بازرگانی است. به طور مثال زمانی که برای شرکت وام می گیریم یا به صورت نسیه مواد اولیه کارخانه یا شرکت را میخریم این بدهی ها جزو اسناد پرداختنی تجاری محسوب میشوند
اسناد پرداختنی غیرتجاری:
اسناد پرداختنی غیر تجاری مربوط به زمانی است که بدهی ها به شخص یا اشخاص غیر تجاری باشد. به طور مثال وقتی که از یک مالک، دفتری را برای شرکت اجاره میکنیم یا زمانی که با یک رستوران کترینگ برای ناهار کارکنان قرارداد میبندیم.
ثبت حسابداری اسناد پرداختنی تجاری و غیرتجاری در ستون های جداگانه
بسیاری از حسابداران و شرکت ها همه ی بدهی ها را در یک ستون مینویسند اما روش دیگری نیز وجود دارد که میتوانید دو ستون ایجاد کنید و اسناد پرداختنی تجاری را در یک ستون و اسناد پرداختنی غیر تجاری را در ستون دیگر وارد کنید. این روش با جدا کردن اسناد پرداختنی تجاری که معمولا مبلغ بسیار بیشتری از اسناد پرداختنی غیر تجاری دارند و گاهی نیاز به دقت و برنامه ریزی بیشتری برای پرداخت دارند به مدیریت امور مالی شرکت کمک میکند.
” بیشتر بخوانید: حسابداری ابری چیست و چه مزایایی دارد؟ “
تفاوت حساب های پرداختنی با اسناد پرداختنی چیست؟
اسناد پرداختنی عموما قابل وصول تر و معتبر تر از حساب های پرداختنی هستند چرا که همانطور که در بالا نیز اشاره کردیم در حساب های پرداختنی هیچ گونه سند مالی که تضمین کننده پرداخت وجه باشد ارائه نمی شود، اما در اسناد پرداختنی از چک یا سفته به عنوان تعهد پرداخت استفاده میشود. به همین دلیل احتمال وصول و همینطور اعتبار اسناد پرداختنی بیشتر است.
نحوه ثبت اسناد پرداختنی:
برای ثبت اسناد پرداختنی مثل چکی که شرکت در وجه شخص حقیقی یا حقوقی صادر کرده است، بانک یا حساب اسناد پرداختنی را بدهکار و دریافت کننده چک که میتواند شخص حقوقی، حقیقی یا حساب صندوق باشد را به عنوان پرداخت کننده ثبت می کنیم.
ثبت حسابداری اسناد پرداختنی وصول شده
زمانی که چک صادر شده از سمت شرکت وصول شود، سند آن را در خزانه داری ثبت میکنیم و حساب اسناد پرداختنی بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده ی چک بستانکار ثبت میشود.
اسناد دریافتنی چیست
اسناد دریافتنی در واقع بدهی مشتریان یا سایر افراد به ما یا شرکت است. این اسناد در قالب چک یا سفته (عموما چک) طلب ما از دیگران در ازای ارائه کالا، خدمات یا فعالیت های دیگر مانند پرداخت مساعده به کارکنان است و دیگران متعهد میشوند که در سر رسید معینی آن را به ما یا شرکت پرداخت کنند. اسناد دریافتنی جزو دارایی های جاری شرکت محسوب میشوند و ماهیت بستانکار دارند و در تهیه ترازنامه صورت های مالی بسیار حائز اهمیت هستند.
اسناد دریافتنی نیز مانند اسناد پرداختنی بر اساس عامل وجود مطالبات به دو نوع تجاری و غیر تجاری تقسیم میشوند که در پایین به آن ها میپردازیم
اسناد دریافتنی تجاری:
اسناد یا به عبارتی چک هایی هستند که بدهی یک واحد تجاری یا بازرگانی به ما یا شرکت در ازای خرید کالا یا ارائه خدمات هستند
اسناد دریافتنی غیر تجاری:
بدهی افراد یا واحد غیر تجاری در قالب چک یا سفته یا برات (عموما همان چک ) به ما یا شرکت است. به طور مثال بدهی شخصی که از ما مواد اولیه تهیه کرده یا خدماتی دریافت کرده است.
نحوه ثبت اسناد دریافتنی:
هنگامی که کالا یا خدماتی ارائه شده و در ازای آن چک دریافت کرده ایم، اسناد دریافتنی بدهکار و فروش بستانکار میشود و پس از وصول، چک یا به شخص پرداخت کننده بازمیگردد و یا به بانک.
نحوه ثبت چک برگشتی:
در صورتی که چک دریافتی ما برگشت بخورد و توسط شخص یا ارائه دهنده چک تامین نشود، ثبت حسابداری آن به این صورت خواهد بود: حساب اسناد در جریان وصول، بدهکار و شخص یا واحد تجاری ارائه دهنده چک بدهکار میشود
” بیشتر بخوانید: راس گیری چک چیست؟ آموش کامل “
نحوه ثبت حسابداری چک خرج شده چگونه است؟
هنگامی که چک به اصطلاح خرج شده باشد، یعنی به نفر سوم یا چهارمی جهت وصول داده شده باشد، برای ثبت سند حسابداری، حساب ها و اسناد پرداختنی تجاری/بستانکاران تجاری را بدهکار و حساب ها و اسناد دریافتنی /اسناد دریافتنی نزد صندوق را بستانکار ثبت میکنیم.
ثبت اتوماتیک تمامی اسناد پرداختنی و دریافتنی در نرم افزار فینتو
در نرم افزار حسابداری ابری (آنلاین) فینتو میتوانید تمامی اسناد حسابداری پرداختنی و دریافتنی را به صورت اتوماتیک ثبت کنید. برای استفاده از نرم افزار حسابداری فینتو نیاز به دانش حسابداری ندارید و تنها با ورود اطلاعات اولیه ی پرداخت یا دریافت، سند یا اسناد شما به صورت اتوماتیک ثبت خواهند شد
نرم افزار حسابداری ابری فینتو 15 روز مهلت تست رایگان دارد و شما میتوانید همین حالا با کلیک بر روی تصویر زیر رسیدگی به تمام امور مالی و حسابداری خود را با نرم افزار فینتو آغاز کنید. فینتو نیازی به نصب نرم افزارهای سخت و پیچیده ندارد و شما تنها با ایجاد حساب کاربری میتوانید از هر کجا و در هر زمان به امور مالی و حسابداری خود رسیدگی کنید.
