چارت سازمانی چیست و چگونه تهیه می شود

چارت سازمانی چیست؟

چارت سازمانی (به انگلیسی: Organizational Chart) ساختار، روابط و موقعیت‏ های شغلی افراد را در سازمان نشان می‏دهد و باعث ایجاد نظم در اجرای فرآیند‏های کسب و کار می‏شود.
چارت سازمانی می ‏تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد و چون به دید بصری افراد در بهتر دیدن سازمان کمک شایانی می‏‏کند، بسیار ارزشمند است. در این مقاله به بررسی روش‏های تهیه یک چارت سازمانی موثر می‏پردازیم.

ضرورت تهیه چارت سازمانی شرکت:

فرض کنید شما یک فرد جدید را در شرکت خود استخدام کرده ‏اید و می‏خواهید پیچ و خم‏های شرکت و ساختار سازمان که غالبا در حال تغییر است را به او نشان بدهید. اینجاست که یک نمودار یا یک چارت سازمانی به ‏روز می‏تواند سودمند باشد. از دیگر فواید تهیه یک چارت سازمانی برای شرکت می‏توان، به طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد:

• تعیین ارتباطات و فعالیت های کاری
• توسعه کسب و کار با ایجاد نظم و تقسیم وظایف
• شرح و تقسیم وظایف برای بالا بردن استاندارد‏های بین‏ المللی مدیریتی
• پیدا کردن فرصت‏های رشد شغلی
• شادی و بهره‏وری بیشتر کارمندان سازمان
• استخدام جدید
• تعیین مسئولیت‏های اصلی سازمان برای دریافت نشان استاندارد محصول سازمان

چه کسی چارت سازمانی را تدوین میکند؟

• مسئولیت اصلی تدوین ساختار سازمانی و تعیین اختیارات شغل ‏ها بر عهده مدیریت ارشد(مدیر‏عامل، هیئت‏ مدیره) است.
• ترسیم نمودار سازمانی یکی از الزامات بخش منابع انسانی هر سازمان است.
• طرح اولیه چارت سازمانی توسط مدیر منابع انسانی یا مشاور مستند‏سازی فرایند‏ها اجرا می‏شود.

حتما بخوانید: بازخورد ۳۶۰ درجه: هر چیزی که لازمه بدونی

چطور می‏توانیم یک چارت سازمانی مناسب با کسب و کار خود طراحی کنیم؟   

نوع چارتی که می‏سازید باید مانند آینه ‏ای از فلسفه مدیریت و ساختار سازمانی شرکت شما باشد. ممکن است فکر کنید یک ساختار سازمانی برای هر سازمان یا شرکتی متناسب است؛ اما همان‏طور که یک لباس با یک اندازه برای همه متناسب نیست،یک چارت هم برای همه سازمان‏ها مناسب نیست.
برای طراحی چارت‏ های سازمانی می‏توانید از نرم‏ افزار‏های مناسب این کار استفاده کنید. ما در این مقاله  سعی کردیم  به اختصار سه مورد از رایج ‏ترین این نرم‏ افزارها و نحوه ‏ی استفاده از آن‏ها را برای شما شرح دهیم.

مطلب پیشنهادی: مشاور سازمانی کیست و چه تفاوتی با استراتژیست دارد

الف) رسم چارت سازمانی با نرم افزار ویزیو (visio)

این نرم ‏افزار از نرم ‏افزار‏های آفیس شرکت مایکروسافت است که برای ترسیم نمودار از جمله نمودار‏های سازمانی به کار می‏رود.
به دو طریق میتوان با ویزیو نمودار سازمانی رسم کرد .

روش اول: ترسیم نمودار سازمانی از پایه و اساس که می‏توانید نمودار را با هر شکل و اندازه ‏ای که می‏خواهید ترسیم کنید.

• نرم ‏افزار را اجرا کنید و از منوی باز شده، به قسمت General بروید.
• با باز شدن صفحه‏ ی جدید بر روی گزینه‏ ی Basic Diagram کلیک کنید
• اکنون می‏توانید با استفاده از اشکال مختلف طراحی را شروع کنید. در قسمت بالا نیز از Connector برای اتصال شکل ها استفاده کنید.

روش دوم: استفاده از قالب های آماده 

مزیت روش دوم طراحی سریع چارت سازمانی با استفاده از نمودار‏های آماده است

• در قسمت Business بر روی یکی از شکل ‏های آماده که organization chart  نام دارد کلیک کنید
• دو گزینه دارید: می توانید از اشکال موجود بر روی دیتابیس استفاده کنید یا خودتان اشکال مورد نظر‏تان را رسم کنید
• با انتخاب گزینه دوم و انتخاب نام نمودار، می ‏توانید از اشکال آماده استفاده کنید.

مطلب پیشنهادی: هشت راه برای تقویت برند شخصی یا پرسونال برندینگ

ب) نرم افزار اکسل (Excel)

برای ترسیم چارت سازمانی در اکسل یک صفحه ایجاد کنید و بعد از قسمت shape  باکس های مربوط به نمودار مورد نظر خودتان را انتخاب کنید و بعد با خط به هم وصل کنید.

ج) نرم افزار  Edraw  OrgCharting  

این نرم افزار قابلیت رسم نمودار سازمانی سلسله مراتبی، شبکه ای و انواع آن را دارد. برای راحتی کار می‏تونید از قالب ‏های آماده آن استفاده کنید.
قیمت این نرم ‏افزار حدود 145 دلار است که می‏توانید نسخه‏ ی کرک شده آن را رایگان دانلود کنید.
جمع بندی:
در این مقاله با چارت سازمانی، میزان اهمیت آن و هم چنین با چگونگی طراحی این چارت با نرم ‏افزارهای مختلف آشنا شدیم از آن جا که مدیریت بهتر کسب و کار یکی از ارکان مهم رسیدن به موفقیت شغلی است می‏توانید با تهیه و تنظیم یک چارت سازمانی متناسب با سازمان خود رسیدن به این مهم را تسریع ببخشید.
برای استفاده از خدمات رایگان ۳۰ روزه فینتو اینجا را کلیک کنید: