آموزش و چگونگی بستن حساب ها در حسابداری

یکی از وظایف اصلی و مهم در امور مالی بستن حساب‌ها در حسابداری است.به تعریف ساده، صفر کردن مانده هر گونه حساب در حسابداری با عنوان بستن حساب یاد می‌شود. بدین منظور، باید مانده حساب‌های دارای بدهکاری را بستانکار و مانده حساب‌های دارای بستانکاری را بدهکار کنید. در این فرایند یکی از نکات مهم داشتن سرعت عمل بالاست. در این پست با ما همراه باشید تا اطلاعات بیشتری در مورد نحوه بستن حساب‌ها در حسابداری کسب کنید.

آشنایی با نحوه بستن حساب‌ها در حسابداری

چرخه حسابداری عبارت است از عملیاتی که به صورت سالانه و یا در طی دوره‌های مالی به صورت تکراری انجام می‌شود. در اولین مرحله از این چرخه باید نسبت به جمع‌آوری تمام اطلاعات مالی موسسه اقدام کنید. ثبت کلیه این اطلاعات در دفاتر مالی انجام می‌شود. در واقع اطلاعات و معاملات باید در دفتر روزنامه ثبت شوند. پس از این مرحله، شما باید به انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل بپردازید. در مرحله بعدی، باید تراز آزمایشی تهیه و تنظیم شود. پس از آن، نوبت به اصلاح و انجام تعدیلات لازم در ارتباط با حساب‌های دفتر کل می‌رسد. سپس باید تراز آزمایشی اصلاح شده  آماده گردد. همچنین، صورت‌های مالی باید تهیه و تنظیم شود. پس از آن، مرحله بستن حساب‌های موقت است. در نهایت، شما باید در آخرین مرحله از چرخه حسابداری، تراز آزمایشی اختتامیه را تنظیم و نسبت به بستن حساب‌های دائمی اقدام کنید.

هدف از فرآیند بستن حساب‌ها در حسابداری چیست؟

بستن حساب‌ها در حسابداری به صورت سالانه‌، به مشاغل اجازه می‌دهد تا به تهیه صورت‌های مالی پرداخته و اطلاعات مناسبی را در مورد سلامت مالی تجارت، در اختیار صاحبان کسب و کار قرار دهند. مشاغل کوچک معمولا صورت حساب‌ها‌یی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان را در پایان سال تهیه می‌کنند تا هنگام آماده‌سازی برای سال آینده وضعیت مالی تجارت خود را بررسی کنند.

صاحبان مشاغل کوچک برای ثبت درستی اظهارنامه مالیات بر درآمد خود باید در پایان سال نسبت به بستن حساب‌ها در حسابداری اقدام کنند. بستن صحیح حساب‌ها همچنین به تایید صحت سیستم حسابداری شما پرداخته و اعداد دقیقی را برای درج در اظهارنامه مالیاتی ارائه خواهد داد.

با بستن حساب‌ها در حسابداری، چه حساب‌ها‌یی تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟

با بستن حساب‌ها در حسابداری،  حساب‌های سود سهام، درآمد و هزینه تحت تاثیر قرار می‌گیرند.

حساب‌ها‌ی فوق حساب‌ها‌ی موقتی یا “اسمی” هستند که با افزودن ورودی‌ها‌ی بسته شده به سیستم حسابداری‌، صفر می‌شوند. به عبارت دیگر، حساب‌های موقت‌ باید بسته شوند تا بر دوره حسابداری بعدی تأثیر نگذارد. بدین ترتیب، حساب‌ها‌ از بین نمی‌روند، بلکه موجودی آن ها به سود انباشته‌ حساب دائمی، ‌‌منتقل می‌شوند.

گاهی اوقات‌، درآمد و هزینه‌ها‌ به یک حساب میانی که خلاصه درآمد نامیده می‌شود‌، منتقل می‌شود. سود سهام همیشه مستقیما به سود بازمانده منتقل می‌شود. در ادامه با ما همراه باشید تا روند بستن حساب‌ها در حسابداری را با یکدیگر مرور کنیم.

حتما بخوانید: اصلاح حساب در حسابداری چیست و چرا به آن نیاز داریم؟

روند بستن حساب‌ها

در پایان دوره مالی

بستن حساب‌ها در حسابداری عبارت است از صفر کردن مانده حساب. به منظور انجام این کار، باید مانده نهایی حساب‌هایی با مانده بدهکاری را بستانکار و یا مانده نهایی حساب‌هایی با مانده بستانکاری را بدهکار کنید. اما اکنون این سوال مطرح می‌شود که چه زمانی بستن حساب‌ها در حسابداری ضرورت پیدا می‌کند. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا با نحوه بستن حساب‌ها در حسابداری در پایان دوره مالی بیشتر آشنا شوید.

بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی بر اساس نوع آن ها اعم از حساب‌های موقت، دائمی و یا ترکیبی (مخلوط) صورت می‌گیرد. بدین منظور، ابتدا لازم است تا نسبت به بستن مانده کلیه حساب‌های موقت از طریق یک حساب دائم اقدام کنید. سپس، باید مانده تمام حساب‌های دائمی بسته شود. در نهایت، انتقال آن به دوره مالی بعدی تحت عنوان افتتاحیه انجام شود.

هزینه حقوق و دستمزد، آب، تلفن و فروش از جمله حساب‌های موقت در ارتباط با درآمد و هزینه‌ها هستند که نیازی به انتقال مستقیم آن ها به سال بعد نیست، بلکه مانده آن ها در پایان دوره مالی بسته می‌شود.

پیش پرداخت اجاره و دریافت درآمد (در بخش‌های مختلف موقت و دائمی) از نمونه‌های حساب‌های مخلوط می‌باشند که بخشی از آن ها تحت عنوان حساب موقت در پایان دوره مالی در نظر گرفته می‌شوند و بخش دیگری برای انتقال به دوره مالی بعدی با عنوان حساب دائم لحاظ می‌شود.

علاوه بر موارد فوق، حقوق صاحبان سهام، بدهی و دارایی نیز حساب‌های دائمی هستند که در پایان دوره مالی باید مانده حساب آن ها بسته شود و مستقیما به دوره‌های بعد انتقال یابند.

تقسیم بندی حساب ها:

 حساب‌ها را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد با توجه به انتقال یا عدم انتقال مانده به سال بعد:

۱-  حساب‌های دائمی

۲- حساب‌های موقت

۳- حساب‌های مختلط

مطلب پیشنهادی: انواع حساب‌ها در حسابداری و بررسی ماهیت آنها

نحوه بستن حساب‌ موقت در پایان سال مالی

به منظور بستن حساب‌های موقت استفاده از حساب موقت واسطه‌ “خلاصه سود و زیان” ضروری است. مراحل بستن حساب به شرح زیر می‌باشد:

اولین مرحله: در اولین مرحله از این فرآیند، باید نسبت به بستن حساب درآمد یا فروش اقدام کنید. در این مرحله، خلاصه سود و زیان بستانکار، معادل مانده حساب درآمد و یا فروش بدهکار، خواهد بود.

دومین مرحله: در این مرحله باید نسبت به بستن حساب هزینه اقدام کنید. لازم به ذکر است که خلاصه سود و زیان باید بدهکار شود. علاوه بر این، جمع کل هزینه‌ها اعم از هزینه حقوق و دستمزد، اجاره و هزینه تعمیر و نگهداری باید بستانکار شوند.

سومین مرحله: این مرحله از مراحل بستن حساب‌ها شامل بستن حساب خلاصه سود و زیان می‌باشد. به عبارت دیگر، پس از بستن حساب درآمد و هزینه، مانده خلاصه سود و زیان، باید تحت عنوان حساب سود و زیان انباشته، بسته شود.

لازم به ذکر است که گاهی بیان می‌شود که حساب خلاصه سود و زیان باید به صورت مستقیم، با حساب سرمایه، بسته شود، اما خوب است بدانید که به علت فراهم شدن شرایط گزارش‌گیری از مبلغ سود و زیان سالانه، باید نسبت به بستن خلاصه سود و زیان با حساب “سود(زیان) انباشته” اقدام کرد. علت دیگر این مسئله، ضرورت ثبت صورت جلسه واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت‌ها درباره تغییر میزان سرمایه می‌باشد. لازم به ذکر است که بدون انجام کلیه مراحل قانونی امکان گردش در حساب سرمایه وجود ندارد.

علاوه بر مطلب فوق، باید دقت کنید که مانده بستانکار و بدهکار خلاصه سود و زیان به ترتیب بیانگر سود و زیان در سال مالی می‌باشد.

چهارمین مرحله: در اخرین مرحله از بستن حساب‌ها در حسابداری، باید نسبت به بستن حساب‌های دائمی اقدام کنید. اما قبل از بستن این حساب‌ها یا همان صدور سند اختتامیه، مواردی از قبیل شناسایی و ثبت میزان مالیات، اندوخته قانونی و … باید انجام شود. بدین منظور، انجام اقدامات زیر ضروری است:

محاسبه میزان مالیات

به منظور محاسبه میزان مالیات بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد باید برابر ۲۵% سود خالص در نظر گرفته شود. قبل از این مرحله، لازم است تا درآمدهای معاف شده از مالیات و هزینه‌های مربوط آن ها، از میزان سود کاسته شوند.

باید دقت شود که میزان ذخیره مالیات لحاظ شده، علی‌الحساب بوده که پس از بررسی اسناد و مدارک مربوطه توسط سازمان امور مالیاتی کشور، مبلغ دقیق آن تعیین خواهد شد. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا با نحوه محاسبه اندوخته قانونی آشنا شوید.

اندوخته قانونی چیست؟

اندوخته قانونی در اصل مبلغی است که پیش از تقسیم سود خالص در حسابی با همین نام تعریف می‌شود تا از خروج این مبلغ از چرخه دارائی شرکت جلوگیری شود. باید توجه کرد که برای آزاد کردن اندوخته قانونی زمانی مشخص وجود ندارد و به شرایط بستگی دارد. به منظور ایجاد اندوخته قانونی شرکت باید به سوددهی رسیده باشد. اندوخته قانونی حسابی با ماهیت بستانکار است و در قسمت حقوق صاحبان سهام ثبت می شود. هیئت مدیره هر سال موظف است تا 5 درصد از سود خالص شرکت را در اندوخته قانونی ذخیره کند.

چه زمانی برای بستن حساب ها مناسب است؟

طی دوره مالی

به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود

نحوه محاسبه اندوخته قانونی به چه شکل است؟

طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت، به بخشی از سود خالص هر سال، عنوان ذخیره قانونی اطلاق می‌شود. بر اساس این قانون، به منظور اندوخته قانونی، لازم است تا معادل ۵% سود شرکت به صورت سالانه ذخیره شود تا مبلغ آن به میزان ۱۰% سرمایه رسانده شود. پس از برابر شدن مبلغ اندوخته قانونی با 10 درصد سرمایه شرکت، ضرورتی برای افزایش بیشتر آن وجود نداشته و به صورت اختیاری خواهد بود.

علاوه بر مطالب بیان شده، بر اساس ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، سود خالص پس از زیان‌های وارده شده در سال‌های گذشته، مبنای محاسبه اندوخته قانونی خواهد بود. به عبارتی، چنانچه شرکت دارای زیان انباشته باشد، مبنای محاسبه اندوخته قانونی را نباید سود خالص سال جاری قرار دهید، بلکه باید مواردی از قبیل زیان سنواتی از مبلغ سود خالص سال فعلی کاسته شود. در نهایت، لازم است تا به میزان یک بیستم مازاد تحت عنوان اندوخته قانونی لحاظ شود. خوب است بدانید که شما می‌توانید به صورت اختیاری سایر اندوخته‌های عمومی و احتیاطی را با توجه به تصمیم هیات مدیره در نظر بگیرید.

با توجه به مطالب بیان شده، میزان سود خالص قبل از کسر مالیات، مبنای محاسبه اندوخته‌ها، می‌باشد. مانده حساب‌های موقت به همراه حساب‌های دائمی، مستقیما به دوره مالی بعد انتقال می‌یابد. بدین منظور، باید از حساب “تراز اختتامیه” استفاده کنید. در واقع، کلیه حساب‌های دائم دارای مانده بستانکار، را به صورت بدهکار در نظر گرفته و به بستانکار کردن حساب تراز اختتامیه بپردازید. در نهایت باید به میزان مانده حساب‌های دارای بدهکاری، نسبت به بدهکار کردن تراز اختتامیه اقدام کنید. همچنین، بستانکار کردن کلیه حساب‌های دارای مانده بدهکاری، نیز باید انجام شود.

چگونگی بستن حساب‌های دائمی

همانطور که می‌دانید حساب‌های دائمی عبارت است از همان دارایی‌، بدهی و میزان سرمایه شرکت که مانده آنها  به سال بعد انتقال می‌یابد. به منظور بستن حساب‌های دائمی یا همان صدور سند اختتامیه، ضروری به نظر می‌رسد تا قبل از انجام آن، نسبت به شناسایی و ثبت میزان ذخیره مالیات، اندوخته و … اقدام کنید. لازم به ذکر است که برخی از این موارد، در بخش‌های قبلی مقاله توضیح داده شده است.

به منظور ثبت سند اختتامیه در شروع کار باید کلیه اسناد مالی تایید شوند. سپس، باید نسبت به بستن حساب‌های هزینه، درآمد و سود و زیان اقدام کنید. در مرحله بعدی، ثبت سند اختتامیه انجام می‌شود که برای این کار، شما باید از حساب تراز اختتامیه بهره بگیرید. در این مرحله لازم است تا کلیه حساب‌های دارای مانده بدهکار را بستانکار کنید. همچنین، لازم است تا به بدهکار کردن حساب تراز اختتامیه بپردازید. در نهایت، باید کلیه حساب‌های دارای بستانکاری، بدهکار و در همین راستا تراز اختتامیه بستانکار شود.

علاوه حساب‌های دائمی، مانده حساب سایر اندوخته‌ها هم باید مستقیما به دوره مالی بعدی انتقال یابند. بدین منظور، شما باید از حساب “تراز اختتامیه” بهره بگیرید. به عبارتی، باید حساب‌های دائم دارای بستانکاری را بدهکار کرده و در ادامه به بستانکار کردن حساب تراز اختتامیه بپردازید. در نهایت، باید به میزان مبلغ مانده حساب‌های دارای بدهکاری تراز اختتامیه، را بدهکار کنید. همچنین، همه حساب‌های دارای مانده بدهکاری، نیز باید بستانکار شوند.

در پایان لازم به ذکر است که به منظور افتتاح حساب‌های دائمی در شروع سال مالی، باید به گونه‌ای کاملا بر عکس بستن حساب‌ها در پایان سال اقدام کنید. این بدان معنی است که حساب‌های بستانکار شده در هنگام ثبت سند اختتامی، باید بدهکار شوند. همچنین، نیاز است تا حساب ترازنامه را بستانکار کنید. در نهایت، باید حساب‌های بدهکار در سند اختتامی، بستانکار و تراز افتتاحیه بدهکار شود.

شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری انلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.