تنخواه گردان و تنخواه چیست؟ شامل چه مواردی می شود؟

تنخواه چیست و شامل چه مواردی می شود؟

تنخواه مبلغی است که در حسابی که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد. شخصی که حساب تنخواه در اختیار او قرار می گیرد و نسبت به تسویه آن مسئول باشد، تنخواه گردان نام دارد. باید فردی مطمئن و صادق و مورد تایید هیئت مدیره شرکت باشد. همچنین هر هزینه ای که توسط این فرد از حساب تنخواه انجام می شود، باید با سندهای رسمی و واضح به حسابداری شرکت تحویل داده شود. واژه تنخواه گردان در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می شود.

این اسناد باید به طور کامل با ثبت زمان و هزینه در دفتر بایگانی باشد و سپس توسط مدیر حسابداری و مدیر تنخواه امضا شوند و در بایگانی شرکت در حساب تنخواه ذخیره شوند. این امور می توانند شامل هزینه‌هایی باشد؛ از جمله ارتباط با سایر شرکت‌ها یا کرایه ماشین و هر هزینه دیگری که باید از حساب تنخواه انجام شود را می تواند شامل شود. تمام هزینه‌هایی که از حساب تنخواه انجام می شود، هزینه های نقدی می باشند. به همین دلیل عدم دقت در آن می تواند خسارت های مالی زیادی را به شرکت وارد نماید.

تنخواه چیست ؟

در بسیاری از شرکت‌ها همیشه مقداری پول نقد برای هزینه‌هایی که نمی توان به صورت غیر  نقدی یا صدور چک  آنها را انجام داد، وجود دارد و باید برای هزینه کردن هر وجهی به صورت نقدی یک روند خاص طی شود و اسنادی وجود داشته باشد. این مقدار پول نقد که نگهداری آن بر عهده یک فرد خاص قرار می گیرد، تنخواه نام دارد و باید از آن در جهت منافع شرکتی استفاده شود. فردی که این وجه در اختیار او قرار می گیرد یکی از مهمترین وظایف را  در شرکت‌ها بر عهده دارد و تنخواه گردان نامیده می شود.

تنخواه گردان چه کسی است ؟

تنخواه گردان کسی است  که وجه مشخصی در اختیار او قرار می گیرد. این فرد باید با پایبندی به قوانین از این منابع مالی در جهت امورات مربوط به شرکت استفاده نماید و از حساب تنخواه در جهت منافع شخصی استفاده نکند.

ضمن اینکه در صورت استفاده از  حساب تنخواه باید مدارک و اسناد معتبر مربوط به میزان و نوع هزینه را به هیئت مدیره شرکت ارائه کند. در موسسات مختلف  تنخواه گردانی به عنوان یک شغل بسیار مهم و خطیر شناخته می شود. این فرد باید یک فرد درستکار و صادق در انجام امور کاری خود باشد .

مطالب پیشنهادی:

وظایف یک تنخواه گردان در یک سازمان چیست؟

معرفی انواع تنخواه گردان و شرایط آن ها

وظایف تنخواه داران

1-اکسب اعتبار لازم برای انجام هزینه¬های مورد نظر.

2-انجام هزینه پس دریافت حواله یا دستور شخص خاص

3-اخذ مدارک لازم پس از انجام هزینه مثل فاکتور خرید و…

4-درخواست و دریافت رسید تحویل کالا

5-تعیین هزینه مورد نظر برای هر درخواست.

6-تحویل مدارک هزینه¬ها به امور مالی بصورت هفتگی.

7-پیگیری جهت دریافت یا افزایش تنخواه.

8- ثبت تنخواه دریافتی و هزینه¬ها در دفتر تنخواه

9- واریز تنخواه باقی مانده در پایان سال مالی به حساب تعیین شده از سوی امور مالی.

10- ثبت مدارک تسویه تنخواه گردان با امور مالی.

11 الزام پرداخت هزینه ها صرفا با چک

12-عدم درخواست برای واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه

13-عدم پرداخت وجوه غیرمرتبط با تنخواه

مهم ترین اهداف تنخواه حسابداری چیست؟

از اصلی ترین اهداف ایجاد حساب تنخواه گردان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاهش حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی

کاهش حجم عملیات نقدی و حسابداری: یکی از اهداف مهم  استفاده از تنخواه ،کاهش حجم عملیات های پرداختی و حسابداری است

با استفاده از تنخواه دیگر شرکت ها به سمت پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت نمی روند و عملیات حسابداری شرکت پیچیده و طولانی نمی شود و حتی منجر به افزایش عملیات حسابداری شرکت می شود.

کنترل وجوه نقدی شرکت

با استفاده از حساب تنخواه گردان، نظارت و کنترل وجود نقد برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت بسیار آسان میشود.

پرداخت سریع و آسان هزینه ها

هزینه های جزئی و ضروری شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود و پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد از تنخواه استفاده می شود.

تنخواه گردان به روش متغیر

سقف مبلغی که توسط مدیران ارشد تعیین می گردد و زمان مشخصی هم با توجه به حجم خریدهایی که توسط شرکت انجام می شود و در یک بخشنامه تنظیم و مشخص می گردد. این نوع حساب تنخواه گردان در مدت زمانی که در قرارداد مشخص شده است، باید اسناد موجود برای خریدهای شرکتی توسط تنخواه گردان تحویل داده شوند.

تنخواه گردان به روش ثابت

در این نوع حساب تنخواه با توجه به نیازهای شرکت، یک مبلغ ثابت برای هزینه های شرکتی در اختیار تنخواه گردان قرار خواهد گرفت و این فرد باید مدارک لازم دال بر خریدهای مرتبط با نیازهای شرکتی را در مدت زمان معلوم به حسابداری تحویل دهد. پس از بررسی مدارک یک چک در وجه تنخواه گردان ثبت می

شود. این حساب در طول دوره مالی  برای انجام هزینه های شرکتی هیچ هزینه ای انجام نمی دهد و پس از پایان دوره مالی هم بسته خواهد شد.

توضیحات بیشتر در: ماهیت تنخواه و دستورالعمل تنخواه گردان

ماهیت تنخواه گردان در عملیات مالی حساب تنخواه

جالب است بدانید که ماهیت حساب تنخواه، دارایی است. این حساب از نظر ماهیت و چگونگی آن، درست شبیه به صندوق است. هنگامی که این حساب بدهکار می شود، مبلغ آن افزایش پیدا کرده و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش می یابد. برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه بایستی از یکی از روش های تنخواه گردان متغیر یا ثابت استفاده نمود. البته امروزه به کمک نرم افزار های تنخواه گردان انلاین به راحتی می توان عملیات های مالی و ثبت های حسابداری تنخواه گردان را بدون هیچ مشکلی و در کمترین زمان ممکن انجام داد.

در تشکیل حساب تنخواه چه مواردی را باید رعایت کنید؟

قبل از تشکیل این حساب باید صلاحیت تنخواه گردان به عهده گرفتن این مسئولیت خطیر ثابت شود. سپس میزان پولی که باید در اختیار این فرد قرار بگیرد، توسط هیئت مدیره مشخص شود و از پرداخت وجه‌ها به صورت پراکنده و نامنظم  باید خودداری شود. همچنین پرداخت تنخواه به فرد مورد نظر باید به صورت دریافت رسید معتبر انجام شود. فرد تنخواه گردان باید هزینه‌هایی را که از حساب تنخواه انجام می دهد، با فاکتور معتبر به حسابداری شرکت تحویل دهد، سپس حسابی که برای تنخواه انتخاب می شود باید به موقع شارژ شود و اسنادی که توسط تنخواه گردان ارائه می شود باید به طور کامل بایگانی شوند.

فرایند افتتاح حساب تنخواه به چه شکلی انجام می شود؟

افتتاح حساب تنخواه شامل موارد مالی و غیر مالی می شود. برای برخی از فرآیندها این پروسه مالی انجام نمی شود و در نتیجه ثبت حسابداری هم نمی شود و برخی دیگر از کارهای مالی باید به طور کامل ثبت حسابداری شوند مثلا پیدا کردن شخص مورد اعتماد جزو موارد مالی نمی باشد. در عین حال در روند هزینه های حساب تنخواه بسیار هم تاثیرگذار است . مرحله بعد، دریافت تضمین مناسب از تنخواه گردان می باشد که شامل چک یا سفته معتبر می شود و این مرحله جزو مراحلی است که باید در ثبت حسابداری آورده شود و منجر به صدور سند حسابداری شرکتی می شود. همچنین تنخواه گردان  اجازه ندارد، بدون ثبت سند وجهی را از حساب خرج نماید .

در رسید تنخواه باید چه مواردی ذکر شود؟

در رسیدی که توسط تنخواه گردان به حسابداری ارائه می شود، مبلغی که هزینه شده است، باید  دقیق به عدد و به حروف قید شود. همچنین باید نام فروشگاه یا سازمانی که از آن خرید انجام شده است، به دقت نوشته شود. در انتها تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید  رسید را امضا کنند. همچنین در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی، شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ شده است، به طور کامل مشخص باشد و هیچ خدشه به آن وارد نشده باشد و همچنین عدد به طور کامل در آن درج شده باشد. فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

تمامی موارد فوق پس از ارائه رسید تنخواه باید در حساب بایگانی ثبت شود و توسط مسئول مربوطه امضا گردد.

چه کسانی مسئول نظارت بر تنخواه هستند؟

در اغلب اوقات برای انجام فرایند نظارت، افرادی به عنوان صندوقدار و یا متولی تنخواه انتخاب می‌شوند. آن‌ها وظیفه نظارت بر نحوه پرداخت تنخواه شرکت را برعهده دارند. در صورتی که شرکت یا سازمان بزرگ باشد، ممکن است که در هر بخش یک صندوق جداگانه به تنخواه تخصیص داده شود.

نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه در حسابداری چگونه است؟

رسیدگی به اسناد تنخواه به دو صورت قبل از پرداخت هزینه و بعد از پرداخت هزینه انجام می‌شود.

در روش قبل از پرداخت هزینه، ابتدا مبلغ مشخصی به حساب تنخواه واریز می‌شود، سپس هزینه و خرید‌های مورد نیاز انجام شده و فاکتور خرید ها به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. سپس حسابدار مبلغ مورد نظر را از حساب تنخواه کسر می نماید.

در روش بعد از پرداخت هزینه، ابتدا تنخواه دار با استفاده از حساب شخصی خود هزینه ها و خرید‌های مربوط به شرکت را انجام می دهد، سپس اسناد و مدارک خرید ها را به واحد حسابداری ارائه می شود و پس از بررسی اسناد و مدارک توسط واحد حسابداری ، هزینه ها در سیستم ثبت شده و پرداخت می شود.

منظور از حد مجاز اولیه و حد مجاز ثانویه

در تنخواه گردانی، به مبالغی که توسط تنخواه دار پرداخت می شود ولی از مقام بالاتر، تاییدیه دریافت نمی شود، حد مجاز اولیه گفته می شود. اما اگر حد پرداخت وجوه، از حد مجاز بیشتر شود، تصویب مقام مافوق برای هزینه وجوه، الزامی است که به آن حد مجاز ثانویه گفته می شود.

 هزینه در حساب تنخواه گردان به چه معنی است؟

 هر نوع پرداختی که از حساب تنخواه انجام شود، اعم از پول آب و گاز و تلفن و مواردی مانند هزینه های مرتبط با  پرداختی حقوق کارکنان شرکت یا هزینه‌هایی که صرف خرید موادی برای شرکت می شود و یا صرف هزینه قرارداد با سایر شرکت‌ها خواهد شد، جزء هزینه های حساب تنخواه می باشد. برای صرف هر کدام از این هزینه‌ها باید رسید معتبری ارائه شود.
این رسید از آنجا اهمیت دارد که از هزینه های بیهوده جلوگیری شود و فقط هزینه‌هایی انجام شود که در لیست قرارداد تنخواه گردان آورده شده باشد .

تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟

بیش از هر حساب دیگری ماهیت حساب تنخواه گردان به صندوق شبیه است. اما وجه تمایز تنخواه گردان با صندوق چیست؟ تفاوت بین این دو در چه چیز هایی است؟

اولین موردی که می توان به آن اشاره کرد این است که پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود، می بایست به صورت روزانه ثبت گردد؛ اما پرداخت هایی که از سوی حساب تنخواه انجام می شود باید هنگامی که واریز هزینه ها انجام می شود، ثبت گردد.

ناگفته نماند که پرداخت های حساب تنخواه به طور معمول جهت هزینه های مشخص شده انجام می شود؛ اما پرداخت های صندوق معمولا محدودیت مشخص و معینی ندارند.

 نمونه فرم تنخواه گردان در حسابداری

در ادامه نمونه های از فرم تنخواه گردان در حسابداری را مشاهده می کنید. ناگفته نماند که نرم افزار های حسابداری و تنخواه گردان می توانند به راحتی چنین فرم هایی را تهیه و عملیات حسابداری تنخواه به راحتی انجام دهند.

فینتو:

نرم افزار تنخواه گردان فینتو یک سامانه ابری برای ثبت دریافت و پرداخت های تنخواه و گزارش گیری های تنخواه است. با این سامانه میتوانید در هر لحظه و هرجا از هزینه های تنخواه انجام شده مطلع شده و ارتباطی بهتر با تنخواه داران داشته باشید.

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو دارای مزایای خاص و ویژه ای است که با سیستم فینتو نیز قابل تطبیق است. در این بین می توان به موارد زیر اشاره ورزید:

  • امکان تعریف و مدیریت چندین دبیر خانه و شرکت مختلف با ضریب ایمنی بالا و کاربری آسان
  • ساخت الگوی نامه ها طبق استاندارد تعریف شده سازمان بدون هیچ گونه محدودیتی
  • ثبت و ضبط نمودن و کنترل گردش مالی شرکت بصورت آنلاین
  • اعمال مهلت در راستای مبادرت ورزیدن به نامه های ارجاعی و شکل گیری کارتابل و پیگیری نامه ها
  • امکان ایجاد کارتابل برای هر کاربر و مدیریت انواع اطلاعات شامل نامه ها و فرم های اداری
  • بهره مندی از وجود تایپ و ویرایش نامه ها و قابلیت تعریف امضاء در راستای تأیید نامه ها
  • دریافت تمامی گزارش های کمی و کیفی از نامه ها و گردش آن ها در سازمان
  • آرشیو و بایگانی مدارک و پرونده ها
  • امکان برقراری ارتباط نرم افزار تنخواه گردان آنلاین با سایر نرم افزارهای آنلاین دیگر
  • ایجاد بی نهایت تنخواه گردانی همزمان
  • امکان درج تصویر بر روی هر فاکتور
  • گزارش گیری در بازه های زمانی متفاوت
  • دریافت فایل پی دی اف از گزارشات
  • امکان اشتراک گذاری تمامی دریافت ها و پرداخت ها با فرمت پی دی اف و یا چاپ آنها
  • کنسول مدیریتی سیستم
  • تعریف تنخواه دار و برآورد هزینه
  • اطلاع لحظه ای و آنلاین از هزینه های اعمال شده
  • مشاهده و اطلاع از میزان تنخواه باقی مانده هر شخص در سیستم
  • دریافت اسناد حسابدار

نرم افزار تنخواه گردان آنلاین فینتو

اشتراک گذاری:

8 در مورد “تنخواه گردان و تنخواه چیست؟ شامل چه مواردی می شود؟”

  1. پویا بختیاری

    تنخواه گردان فینتو واقعا یک نرم افزار کاربردی و عالی هست
    به همه پیشنهاد میکنم استفاده کنن

  2. سلام
    وقتتون بخیر باشه
    باید از شخص تنخواه دار چک یا سفته ضمانت بگیریم؟ اگر برای شرکت بخوایم تنخواه دار مشخص کنیم؟

  3. عرض ادب
    ماهیت تنخواه گردان یا به عبارتی شخص تنخواه گردان چیه؟
    دقیقا چه وظیفه ای بر دوششون هت؟
    تنخواه گردان با مامور خرید یکین؟

  4. عرض ادب و احترام
    برای تنخواه‌دار اگه کارت پول به اسم شرکت باشه، سند به صورت تجمیعی ثبت میشه؟
    مدت قانونی ثبت ها چطور میشه؟

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

اسکرول به بالا