چرخه حسابداری شامل یک مجموعه عملیات می باشد که در یک موسسه یا شرکت جهت ارزیابی عملکرد در طول سال مالی و سپس بررسی شرایط مالی در آخر سال مالی صورت می گیرد. تا دفاتر مالی بتواند یک سال مالی بررسی شده و ممیزی و در نهایت اطلاعات مالی را به مرحله بعد انتقال دهد. البته همه این عملیات بر اساس تنظیم و تحریر پلمپ روزنامه ها از طریق دفاتر قانونی، استانداردهای حسابداری و اقدامات مالی انجام می شود و گزارش ترازنامه و همچنین صورت حساب زیان و سود تهیه خواهد شد. در نتیجه همه ی این فعالیت ها در چرخه ای به نام حسابداری شکل می گیرد. بنابراین این چرخه از جمع آوری مدارک مثبت و اسناد آغاز شده و با بسته شدن دفاتر دائمی خاتمه می یابد. همچنین در موسسه ها و شرکت ها یی که شامل مالیات می شوند حسابداران به وسیله تراز آزمایشی از طریق حساب های معین و کل، مساوات جمع عملیات بستانکار و بدهکار حساب های معین و کل را بررسی می کنند و ارقام حاصله را با جمع ستون های بدهکار و بستانکار از دفاتر روزنامه به دست می آیند را می سنجند. تا بتوانند درستی ثبت واقعه های مالی را بررسی کنند.
وقتی که به گذشته خود نگاه می کنید و کسب و کار خود را مورد بررسی قرار می دهید و خواهان تصویری روشن از نحوه ی عملکرد خود هستید باید به طور صحیح مراحل و همچنین چرخه ی مربوط به حسابداری را طی کرده باشید. در نتیجه این چرخه همانند هر فعالیت دیگر از چند مرحله تشکیل شده است که با کنار هم قرار گرفتن یک کل سیستماتیک را شکل می دهند. هدف از پیگیری این چرخه ایجاد اطمینان در مورد هر ریالی که در طول سال یا دوره زیاد و کم می شود و باید در گزارش های مالی انعکاس یابد. بنابراین مجموعه های خارج همانند سازمان های امور مالیاتی، سرمایه گذاران و بانک ها، گزارش های مالی شما را زیر نظر می گیرند و در مورد وام دهی به شما یا اینکه مالیات خود را پرداخت می کنید تصمیم بگیرند. همچنین این چرخه را می توان به شکل یک چک لیست در نظر گرفت که در آخر دوره حسابداری باید کامل شود. حال با اتمام مراحل بررسی و داشتن یک حساب صحیح و پاک رفتن به دوره ی بعدی حسابداری آسان خواهد بود.
مراحل چرخه حسابداری
مراحل چرخه حسابداری از نظر برخی کارشناسان به نه دسته تقسیم می شوند که تمام مراحل را تفکیک و به صورت جداگانه تشریح می کنند. ولی در نظر برخی دیگر در شش مرحله خلاصه می شوند که چند مرحله را در یک مرحله می گنجانند. قبل از تشریح مرحله به مرحله این چرخه شایان ذکر است که ثبت این مراحل در قدیم به صورت دفتری بود که با پیشرفت تکنولوژی اکثر مراحل به داخل رایانه راه پیدا کرد.
چرخه حسابداری و جمع آوری اسناد مختص به تراکنش ها و معاملات
قدم اول چرخه حسابداری این است که ابزار اصلی کار خود را پیدا کنید که اطلاعات مربوط به تراکنش ها، معاملات، مدارک و اسناد جزء ابزار اصلی می باشند. درنتیجه جهت ورود به مراحل دیگر حسابداری باید فیش ها، رسیدها و یا مدارک دیگری که نشان دهنده میزان پرداخت ها و دریافت ها است در دست داشته باشید. بنابراین با انجام هر تراکنش سریع سند آن را بایگانی کنید تا در زمان لزوم با مشکل مواجه نشوید. در این مرحله دریافت فیش ها و رسیدها و همچنین نوع دسته بندی به نحوه ی کار حسابداری که تعهدی باشد یا نقدی مرتبط است. حال اگر حسابداری به صورت نقدی باشد، باید پول نقد رد و بدل و سپس ثبت شود. اما اگر به صورت تعهدی باشد بعد از انجام معامله حساب مورد نظر ثبت خواهد شد.
چرخه حسابداری و ثبت و تجزیه و تحلیل اطلاعات
در این مرحله از چرخه حسابداری به بررسی اسناد و اطلاعات قابل دسترس پرداخته می شود که تاثیر آن روی شرایط مالی مجموعه چگونه است. دفتری به عنوان دفتر روزنامه موجود می باشد که اطلاعات روزانه در آن درج می شود. بنابراین این دفتر کل مبالغی که دریافت یا پرداخت می شوند را ثبت کرده و بسته به شرایط موجود بستانکار و بدهکار خواهند شد. البته این دفتر بعد فیزیکی دارد و با ورود تکنولوژی به دنیای حسابداری و وجود یک نرم افزار می توان به آسانی و بدون خطا، اسناد و اطلاعات را ثبت کرد. با اتمام یک دوره مالی، اسناد روزانه را دسته بندی کرده و در جدول بستانکار و بدهکار دفتر کل درج شوند. حال این فرایند از طریق نرم افزاری مالی و حسابداری به آسانی شکل می گیرد و به دلیل خودکار بودن سیستم دیگر نیازی به زمان زیاد نیست. با اتمام این عملیات سندی تحت عنوان سند حسابداری صادر می گردد که قید آن در دفتر روزنامه الزامی است.
مرحله ثبت و تجزیه و تحلیل اطلاعات خود شامل مراحل زیر می باشد:
- هدف از تجزیه و تحلیل اطلاعات و اسناد، کشف جایگاه و سپس نقش آنها در رابطه با امور مالی
- تهیه و تنظیم اسناد حسابداری و سپس درج آنها در دفتر روزنامه
- درج رویدادهای مالی به صورت جداگانه در دفتر کل
- انتقال اطلاعات به دفتر معین
در این بخش سند حسابداری که دارای اطلاعات حاصل از معاملات است همراه سایر اقلام درشت و ریز مالی گروه جمع شده سپس به دفتر معین منتقل می شوند. همچنین باید تمام تراکنش ها با جزئیات کامل در این دفتر ثبت شوند.
محاسبه تراز آزمایشی اصلاح نشده در چرخه حسابداری
محاسبه تراز آزمایشی اصلاح نشده در چرخه حسابداری قدم اول است که بعد از اتمام دوره، شناسایی و سپس ثبت تمام معاملات، می توان در دفتر کل انجام شود. با توجه به اینکه هر معامله ای تحت عنوان اعتبار و بدهی ثبت می شود، حال هدف از محاسبه تراز آزمایشی اصلاح نشده، اطمینان از مساوی بودن کل مانده اعتبار با کل مانده بدهی شما است. از دیگر اهداف اصلی این مرحله کشف ناهنجاری در سندها می باشد. درنتیجه اگر عدم تطابق در این اسناد مشاهده شد باید جهت رفع آن، بررسی و جستجو را از سر گرفت. بنابراین تراز آزمایشی اصلاح نشده به آسانی کل اعتبارات و بدهی های شما را از طریق جدول نمایش می دهد.
تنظیم ورودی ها در چرخه حسابداری
شما در چرخه حسابداری جهت رفع ناهنجاری ها به وجود آمده از تنظیم ورودی ها استفاده می کنید. طوری که در اول کار تعیین می کنید که چه عواملی موجب عدم تطابق اعتبارات و بدهی ها می شوند. سپس با ایجاد ورودی های ژورنالی در صدد رفع آنها می کوشید.
حتما بخوانید: نکات مهم تصحیح اشتباهات حسابداری و ثبت سند اصلاحی
ایجاد تراز آزمایشی اصلاح شده در چرخه حسابداری
شما در این مرحله از چرخه حسابداری برای بار آخر از طریق تراز اصلاح شده ارقام، اعداد و اسناد را بررسی می کنید. در نتیجه این جدول ذخیره طلب های مشکوک الوصول، استهلاک دارایی های ثابت، مبلغ های تعدیل شده، ورودهای تعدیل کننده، تراز اصلاح نشده، بیمه پرسنل، هزینه اجاره و دستمزد و حقوق پرداخت نشده را به نمایش می گذارد. بنابراین عمل نهایی قبل از تنظیم صورت های مالی بررسی این جدول است که باید به طور دقیق انجام گیرد.
تنظیم صورت های مالی در چرخه حسابداری
بزرگترین تحلیل در چرخه حسابداری، تنظیم صورت های مالی است طوری که صورت های سود و زیان و همچنین ترازنامه آنچه که در آخرین دوره حسابداری رخ داده است را به شما نشان می دهد. بنابراین صورت های مالی مدارکی مهم برای افراد و صاحبان مشاغلی هستند که خارج از شرکت، مجموعه شما را زیر نظر دارند. زیرا به عنوان مبنایی برای مقایسه به شما نگاه می کنند. همچنین چگونگی خواندن و تفسیر صورت های مالی خود، آگاهی شما را در مورد امور اقتصادی بالا برده و استراتژی مناسبی جهت رشد خود تعیین می کنید.
تنظیم صورت سود و زیان در چرخه حسابداری
در چرخه حسابداری صورت سود و زیان در واقع همان صورت درآمد و هزینه است که به عنوان یک سند کل درآمدها، هزینه ها و سود و زیان های به دست آمده از فعالیت های غیر عملیاتی و عملیاتی در آن گردهم می آیند. البته در آخر هر دوره مالی باید صورت سود و زیان تنظیم شود. که این سن به اشخاص خارج از این مجموعه کمک کرده تا درباره مسائل مالی همچون سرمایه گذاری خود تصمیم گیرنده باشند. زیرا نشان دهنده عملکرد شما هستند. بنابراین شما می توانید با تکیه به این سند برای اهداف خود در آینده برنامه ریزی کرده و نقاط ضعف و قوت خود را در کار بیابید.
تنظیم صورت سرمایه در چرخه حسابداری
یکی از مهم ترین گزارش های مالی صورت سرمایه است که تنظیم آن باید در چرخه حسابداری انجام گیرد. در نتیجه این سند مقدار سرمایه موسسه یا شرکت را در زمان مشخصی نشان می دهد که سود یا زیان در افزایش و کاهش سرمایه تاثیرگذار است. بنابراین باید در پایان دوره های مالی میزان سرمایه مشخص گردد.
تنظیم ترازنامه
در پایان دوره های مالی باید صورت وضعیت مالی یا ترازنامه به عنوان اساسی ترین سند تنظیم گردد. بنابراین در سند ترازنامه سرمایه، دارایی ها و بدهی ها کنار هم جمع آوری می شوند که باید دارایی های مجموعه مانند نقدینگی، زمین و ساختمان مشخص شده و مقدار آن چقدر است. همچنین مقدار بدهی ها را مشخص کنند و این بدهی ها به چه افرادی باید پرداخت شوند. که در نهایت میزان سرمایه تعیین شده و اینکه صاحبان موسسه این سرمایه را در چه بخش هایی هزینه کنند.
چرخه حسابداری و فناوری
همان طور که قبلا اشاره شد چرخه حسابداری دستخوش تغییراتی از طریق پیشرفت تکنولوژی و فناوری کامپیوتری شده است. طوری که این تغییرات در پس پرده انجام می گیرند و دیگر به دست حسابداران قابل اجرا نیستند. در نتیجه حسابداری خودکار موجب شده است که حسابداران شرکت با صاحبان مشاغل و سایر حسابداران کمتر ارتباط داشته باشند و همچنین برای انجام مراحل حسابداری به اقدام مستقیم آنها نیازی ندارند. حال اگر شما از دید یک حسابدار به این چرخه نگاه کنید. روند کار را تا حدودی متفاوت می بینید. برای مثال امروزه دفتر کل شکل سنتی ندارد. درنتیجه معاملات در آنجا نوشته نمی شود. بنابراین سیستم تعیین می کند که از طریق اطلاعات دفتر روزنامه از دفتر کل نتیجه گیری کند. همچنین چرخه حسابداری انعکاسی از فرآیندها و قوانینی است که همه شغل ها باید برای در اختیار داشتن اعداد و ارقام دقیق از آنها تبعیت کنند. بنابراین با ترکیب حسابداری و تکنولوژی، چرخه حسابداری از شکل دستی خارج شده و سرعت آن افزایش می یابد.
مطلب پیشنهادی: مزایای سیستم های حسابداری ابری برای کسب و کارهای نوپا
اهمیت چرخه حسابداری
در پاراگراف های بالا به اهمیت صورت های مالی در تصمیم گیری های آینده شرکت یا موسسه و همچنین افراد خارج از مجموعه اشاره شد. حال نکته قابل توجه بحث مالیات است که ترازهای تهیه و تنظیم شده توسط شرکت ها از طریق مراجع مرتبط بررسی می شوند. سپس با تشخیص اینکه طبق قانون تنظیم شده و ایرادی در آنها وجود ندارند به سازمان مالیات کشور تحویل داده و تخصیص مالیات می شوند. در نتیجه اعلام اشتباه در اعداد، ارقام و مبالغ مندرج می تواند مشمولیت های مالیاتی را دچار اشتباه کند. البته صداقت و خوش حسابی، معافیت های مالیاتی را به همراه دارد.
اطمینان از درستی فعالیت های مالی در چرخه حسابداری
هدف از اجرای این چرخه، داشتن تصویری شفاف از کل ابعاد مالی موسسه یا شرکت ها و همچنین تنظیم سند مالی ترازنامه است. امروزه سیستم ها تمام گزارش گیری ها و فعالیت های تحلیلی را انجام می دهند که مهم ترین مرحله آن استخراج اسناد و اطلاعات است. با این وجود هوشیاری حسابداران در مورد بررسی کل گزارش های سیستم باید همیشگی باشد.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
