کاربرگ حسابداری چیست؟ تفاوت کاربرگ حسابداری و حسابرسی

امروزه در تمامی شرکت ها و موسسات حسابداران برای اینکه بتوانند حساب ها را کامل کنند و آن را برای صورت های مالی آماده کنند بایستی ابتدا تمام اصطلاحات و اطلاعات مربوطه را بر روی فرم های پیش نویسی حسابداری تهیه و تنظیم کنند تا از صحت اطلاعات جمع آوری شده خود اطمینان حاصل کنند. این فرم های پیش نویس در حسابداری تحت عنوان کاربرگ حسابداری شناخته شده اند. در حال حاضر تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها حسابدارها قبل از بستن حساب‌ها اصلاحات و اطلاعات مربوطه را در فرمی به‌صورت پیش‌نویس وارد می‌کنند تا از صحت کار خود مطمئن شوند.

این کاربرگ ها که برای همه نوع کسب کار کوچک و بزرگی کاربردی است و با استفاده از آن‌ها حسابدار می‌تواند از دقت و به‌روز بودن اطلاعاتش اطمینان حاصل کند. کاربرگ حسابداری از بخش های مختلفی تشکیل شده است که اطلاعات مرتبط با هر بخش در ستون مختص به خود یادداشت می شود. از آنجا که این کاربرگ ها به عنوان صورت مالی اساسی و مدارک حسابداری محسوب نمی شود پس اگر در تکمیل و درج اطلاعات اشتباهی رخ داد به راحتی می توان آن را تغییر داد. کاربرگ را می توانیم نوعی چرک نویس در دست حسابدار بدانیم که تعداد ستون های مندرج در آن با توجه به نیاز شرکت می تواند افزایش پیدا کند.

در این مقاله از فینتو، به تعریف و توضیح کاربرگ ها که برای همه نوع کسب کار کوچک و بزرگی کاربردی است و با استفاده از آن‌ها حسابدار می‌تواند از دقت و به‌روز بودن اطلاعاتش اطمینان حاصل کند، پرداخته ایم.

کاربرگ حسابداری چیست؟

 

کاربرگ حسابداری فرم پیش نویسی که شامل چندین ستون اطلاعات حسابداری است، تعداد ستون ها بسته به نیاز شرکت تعیین می‌شود. حسابداران با استفاده از این فرم ها می توانند عملکردهای خود را بررسی کنند و از درستی آن ها اطمینان حاصل کنند. این کاربرگ ها جزء صورت مالی به حساب نمی آیند و فقط برای راحتی کار حسابدار تهیه و تنظیم می شوند. در واقع کاربرگ نوعی پیش نویس است که دارای چند ستون می باشد هر یک از این ستون ها در بردارنده ی نام حساب ها، تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح شده، سود و زیان، ترازنامه و غیره می باشد.

برای اصلاح اشتباهاتی که ممکن است پیش از تهیه صورت‌های مالی پایان دوره کاربرگ ها پیش بیاید  آن را با مداد می‌نویسند.

زمانی که اطلاعات حسابداری جمع آوری می شود اگر به صورت درست دسته بندی و یادداشت نشود احتمال بروز خطا در صورت های مالی بیشتر می شود حال برای اینکه از دوباره کاری پرهیز شود حسابدار از ابزار کاربرگ برای جمع آوری اطلاعات استفاده می کند. تمامی مشخصاتی که در ستون ها درج می شود باید بر اساس ترتیب خاصی باشد به طوری که ابتدا دارایی ها و سپس بدهی ها و به دنبال آن حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه ها درج می شود. در واقع تهیه کاربرگ برای یک حسابدار حکم تهیه تراز آزمایشی مالی را دارد. پس از درج این حساب ها اطلاعات دیگری از قبیل تراز آزمایشی، سود و زیان، تراز آزمایشی اصلاح شده و … در ستون های دیگر درج می شود تا تمام اطلاعات لازم بر اساس دفاتر مالی تکمیل شوند. از مهمترین ویژگی هایی که می توانیم برای کاربرگ حسابداری عنوان کنیم به موارد زیر اشاره کنیم.

• در کاربرگ فقط باید اطلاعات کلی و مفید به صورت مختصر درج شود.
• حذف اطلاعات اضافه
• خوانا بودن اطلاعات درج شده در ستون های کاربرگ

مطلب پیشنهادی: حسابرسی مالیاتی چیست؟ نکات مهم درباره حسابرسی مالیاتی

مشخصات کاربرگ حسابداری

همانطور که حسابداران به کاربرگ حسابداری برای انجام امورات خود نیاز دارند. کاربرگ حسابرسی هم یک ابزار کار برای حسابرسان است. کاربرد این کاربرگ ها در مستند کردن روش های به کار برده شده توسط حسابرسان، آزمون های انجام شده، اطلاعات گردآوری شده و نتایج بدست آمده در فرآیند کار می باشد. به طور کلی کاربرگ های حسابرسی به عنوان یک حلقه ارتباطی بین مدارک حسابداری و گزارش حسابرسان می باشد. با تهیه این کاربرگ ها در واقع حسابرسان کار خود را توجیه می کنند.

تفاوت کاربرگ حسابداری و حسابرسی

 

کاربرگ حسابداری و کاربرگ حسابرسی دو ابزار جداگانه در محاسبات مالی هستند که هر کدام به منظور خاصی تهیه و تدوین می شود. کاربرگ حسابداری ابزاری است که برای کاهش خطا در محاسبات توسط حسابداران تهیه می شود این کاربرگ در انتهای دوره مالی تهیه می شود؛ اما زمانی که حسابرس بخواهد مراحل حسابرسی سازمان را به حالت مکتوب در بیاورد و آن را به مدیر ارائه کند از کاربرگ حسابرسی استفاده می کند. این کاربرگ پس از مشاهده صورت های مالی تهیه می شود و نشان می دهد نتایجی که از صورت هایی مالی به دست آمده است از چه راهی به حصول نتیجه منجر شده است.

انواع کاربرگ حسابداری

به طور کلی می توان کاربرگ حسابداری را در انواع کاربرگ حسابداری عمومی، حسابداری نهایی، حسابداری اصلی، اصطلاحات پیشنهادی، کاربرگ تفصیلی، تجزیه و تحلیل، صورت مغایرت و محاسباتی تقسیم بندی کرد.

• کاربرگ حسابداری عمومی: هدف از طراحی این کاربرگ استفاده از آن در برنامه ریزی امور حسابداری می باشد که در نمونه های مختلفی از قبیل کاربرگ برنامه‌ریزی حسابداری، پرسشنامه کنترل‌گرهای داخلی، قرارداد حسابرسی، بودجه زمانی و یادداشت نکته‌ها طراحی شده است.
• کاربرگ حسابداری نهایی: این کاربرگ یکی از مهمترین و اصلی ترین کاربرگ ها در حسابداری می باشد که به آن کاربرگ تراز آزمایشی هم گفته می شود. در واقع در حسابداری نهایی اطلاعاتی از قبیل مانده سال جاری و مانده سال پیش از حساب‌های دفتر کل و ستون‌های اصلاح پیشنهادی و تقسیم کردن طبقه‌بندی درج می شود. تمامی این اقلام در کاربرگ نهایی هم ثبت می شوند در واقع تمامی کاربرگ های پرونده مالی به وسیله ی حسابداری نهایی خلاصه بندی و کنترل می شود.
• کاربرگ حسابداری اصلی: کاربرد این کاربرگ در ترکیب هر گروه از حساب های مشابه دفتر کل بوده است تا نتایج نهایی از این جمع بندی ها به کاربرگ نهایی انتقال داده شود. در واقع این کاربرگ نشان دهنده مانده موجودی حساب‌های بانکی، موجودی صندوق و موجودی تنخواه گردان می باشد.
• کاربرگ اصلاحات پیشنهادی: همانطور که از نام کاربرگ پیداست برای متعادل سازی طبقه بندی طراحی شده است. با استفاده از این کاربرگ که به نوعی پیش نویس هم محسوب می شود می توان اشتباهات و تخلف های احراز شده در صورت های مالی را اصلاح کرد. در واقع هر محصولی که ثبت آن در دفاتر قانونی صحیح باشد در این کاربرگ هم درج می شود و طبقه بندی های مناسب برای ارائه صورت های مالی انجام شود. در واقع این اصلاحات و طبقه بندی ها تنها برای ارائه صورت مالی موثر است و هیچ دفتری ثبت و ضبط نخواهد شد.
• کاربرگ تفصیلی: این کاربرگ یک کاربرگ فوری می باشد که هدف آن به نمایش گذاشتن جزئیات یک حساب دارایی یا بدهی می باشد.
• کاربرگ تجزیه و تحلیل: گاها ممکن است حسابدار بخواهد به حسابرسی حساب های کم گردش مانند اموال و تجهیزات و ادوات و ماشین آلات و بدهی‌های بلند مدت و حقوق صاحبان سرمایه، ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در شرکت های سهامی عام و حسابهای کلان بنگاه رسیدگی کند در این شرایط می تواند از کاربرگ تجزیه و تحلیل استفاده کند. با این کاربرگ حسابدار می تواند خلاصه ای از تغییرات در یک دوره از یک دفتر کل را بدست بیاورد.

• کاربرگ صورت مغایرت: برای بررسی مغایرت ها و تضادها در حساب ها از این کاربرگ استفاده می شود. این کاربرگ عملکردی مشابه به کاربرگ تطبیق دارد و مانده حساب های دریافتی را با تاییدیه های دریافتی از مشتری را تطبیق می دهد. این کاربرگ زمانی کاربرد دارد که حسابدار بخواهد مبالغ ثبت شده در حساب ها را با اسناد شرکت بررسی کند و اگر مغایرتی در هر کدام وجود داشت آن ها را پیدا کند. همچنین این کاربرگ در رسیدگی حساب‌های دریافتی، حساب‌های پرداختی، موجودی نقد و موجودی کالا کاربرد ویژه ای دارد.
• کاربرگ محاسباتی: همانطور که از نام کاربرگ پیداست برای کارهای محاسباتی از آن استفاده می شود. در واقع با کاربرگ محاسبه می توان اطلاعات مربوط به حساب های شرکت را با مدارک حسابداری مطابقت داد و روی آن ها محاسبه انجام داد تا راستی آزمایی روی اطلاعات حساب انجام شود. از این کاربرگ در راستی‌آزمایی اسناد مرتبط با استهلاک دارایی‌ها، مالیات حقوق و درآمد، محاسبه حق بیمه سهم کارفرما (۲۰%) و بررسی ذخیره مزیت پایان خدمت کارکنان و سود سهام (EPS) استفاده می شود.

بخش های مختلف کاربرگ حسابداری

 

همانطور که گفته شد هدف از طراحی و تهیه کاربرگ حسابداری بررسی صحت حساب ها توسط حسابدار می باشد؛ اما برای رسیدن به این هدف بایستی که کاربرگ به نحوی طراحی شده باشد که به راحتی بتوان اطلاعات در هر بخش جداگانه ثبت نمود. ماهیت کاربرگ ها تشکیل شده از بخش های مختلفی است و هر کدام از این بخش ها دارای ستون هایی می باشد که اطلاعات به صورت خلاصه و مفید در آن ها ثبت می شود.

هر کاربرگ از بخش های تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح شده، سود و زیان و ترازنامه تشکیل شده است که در زیر توضیح مختصری در خصوص هر بخش خواهیم داد.

• تراز آزمایشی: قبل از پرداختن به بخش های مختلف باید بگوییم که این کاربرگ های کاملا آزمایشی و برای بررسی اطلاعات توسط حسابدار تهیه می شوند. بخش اول کاربرگ یا اولین ستون آن مربوط به تراز آزمایشی می باشد با استفاده از این بخش به راحتی می توان آزمونی برای بررسی اطلاعات ثبت شده اجرا کرد. نکته مهمی که وجود دارد این است که این بخش مختص به تراز آزمایشی اصلاح نشده است.
• اصلاحات: ستون دوم در کاربرگ حسابداری مربوط به بخش اصلاحات است. در این ستون اصطلاحات ثبت دفاتر انجام می شود. در این بخش تمام محاسبات، اصلاحات، صحت سنجی، بررسی سند و درستی ثبت اطلاعات مورد ارزیابی قرار می گیرد. به طور کلی در این کاربرگ ثبت هایی که قرار است در دفاتر، دچار اصلاحات نهایی شوند درج می شوند. این بخش از کاربرگ از دو قسمت مجزای بدهکار و بستانکار تشکیل شده است. داده هایی که در این دو بخش درج می شود از قبل صحت سنجی و بررسی شده اند. زمانی که داده های بخش بستانکار و بدهکار جمع زده می شوند باید با اطلاعات مالی شرکت هم خوانی داشته باشند تا بتوان به صحت اطلاعات امیدوار بود.
• تراز آزمایشی اصلاح شده: هدف از ستون تراز آزمایشی اثبات برابر بودن جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار است. بخش تراز آزمایشی موجودی حساب‌ها در دفتر کل به ستون‌های بدهکار و بستانکار منتقل می‌شوند.باید اطلاعات حاصل از مانده حساب ها از ستون تراز آزمایشی و ستون اصلاحات ابتدا محاسبه شود و سپس در ستون سوم که همان تراز آزمایشی اصلاح شده است ثبت شود.
• سود و زیان: برای بدست آوردن سود و زیان شرکت باید داده های حاصل از مانده حساب های مربوط به درآمد و مانده حساب های مربوط به هزینه ها را ثبت کرد. حال اگر درآمد بیشتر از هزینه ها باشد شرکت به سوددهی رسیده در غیر این صورت شرکت متضرر شده است.
• ترازنامه: ستون آخر کاربرگ به اقلام ترازنامه اختصاص دارد. در این ستون حساب‌های سرمایه، برداشت، بدهی و دارایی درج می شود.

کاربرگ حسابداری در اکسل

ساخت کاربرگ حسابداری در اکسل برای همه حسابداران ضروری است. اکسل از نرم‌افزارهای پایه برای حسابداری است.

برای تهیه کاربرگ حسابداری در اکسل درآمدها و هزینه‌ها باید به‌صورت روزانه در جدولی ثبت شوند.

در فایل اکسل ابتدا باید نام شرکت و سال مالی در بالا درج شود و ستون‌ها نیز به‌نحوی‌ که در قسمت قبل گفته شد تهیه شوند. در هر ستون برابر بودن بدهکار و بستانکار به منزله درست بودن محاسبات عملکرد مالی است. در پایان هر ستون باید یک تابع جمع قرار داده شود و تمام ستون‌ها با هم لینک شوند به‌طوری‌که تغییر در هر سلول بتواند نتایج را تغییر دهد.

نحوه تهیه کاربرگ حسابداری

 

در اواخر دوره حسابداری کاربرگ‌ها تهیه می‌شوند که یکی از مهم‌ترین مراحل کار با کاربرگ آشنایی با مراحل تهیه آن است. لیستی از حساب‌ها، مانده‌حساب‌ها، تنظیمات مرتبط با هر حساب و ترازنامه تنظیم‌شده برای حساب در کاربرگ حسابداری درج می‌شود.

امروزه بیشتر حسابداران از کاربرگ حسابداری آماده استفاده می کنند و زمانی که داده های یک شرکت یا بنگاه اقتصادی بیشتر باشد حسابدار ستون هایی به کاربرگ اضافه می کند. همانطور که گفته شد کاربرگ از یک سری ستون تشکیل شده اند که هر اطلاعاتی به صورت مجزا در ستون اختصاصی خود درج می شود. برای اینکه بتوان به اطلاعات صحیحی در حسابداری دست پیدا کرد و درصد خطا و اشتباه را کاهش داد بایستی کاربرگ ها با نهایت دقت طراحی و تنظیم شوند. برای تهیه کاربرگ ها می توانید از نرم افزارهای بخصوصی کمک بگیرید و یا از یک کاغذ یا فایل اکسل استفاده کنید. ابتدا ده ستون برای بخش های کاربرگ و یک ستون برای نام حساب ها بکشید.

حتما بخوانید: حسابرسی داخلی و همه چیز درباره آن

در ابتدای کاربرگ نام شرکت و سال مالی درج می شود.

در ستون اول باید نام حساب ها درج شود و ستون های دیگر برای انجام امور حسابداری مالی تنظیم شوند.

ستون‌های بدهکار و بستانکار در کاربرگ زیر هر ستون، درج می شوند. اگر تمام مراحل به درستی و با دقت تهیه و تنظیم شود حسابدار به راحتی می تواند اطلاعات دسته بندی شده را در کاربرگ وارد کند و برای صورت های مالی از این اطلاعات مختصر و مفید استفاده کند.

بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین

مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو یک سیستم تحت وب و آنلاین است که شامل خدماتی از جمله سیستم حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، تنخواه گردان و حسابداری آنلاین می‌شود. آنلاین بودن خدمات فینتو باعث می شود تا کاربران علاوه بر امکان دسترسی آسان از هر مکان و در هر زمان، هزینه های کمتری نسبت به سیستم های قدیمی بپردازند.

با نرم‌ افزارحسابداری آنلاین فینتو، شما به راحتی می‌توانید با نرم‌افزارهای پیچیده خداحافظی کنید و مدیریت تمام نیازهای کسب و کار خود را با یک راه حل حسابداری ساده انجام دهید. فینتو به عنوان نرم‌افزار مبتنی بر ابر، مزایای بیشماری دارد که برای آگاهی بیشتر می توانید به صفحه زیر مراجعه کنید.