لزوم استفاده کسب و کار های کوچک از نرم افزار حسابداری ابری

نرم افزار حسابداری و مالی در واقع همان مسائل لازم حسابداری را با شیوه ای نوین بدون دفتر حساب و کتاب فیزیکی و صرفا با نصب یک نرم افزار مالی دقیق انجام می دهند. مهم نیست که شما یک کسب وکار کوچک باشید یا یک سازمان اداری بزرگ؛ نرم افزار های مالی امروزه جایگاه ویژه و مهمی در تمامی کسب و کارها به خود اختصاص داده اند. بدیهی است که هدف استفاده از نرم افزار های مالی برای کسب و کارها، ساده شدن امور حسابداری و نگهداری از حساب ها برای مشاغل کوچک و بزرگ است. ضمن این که در استفاده از نرم افزار های مالی می توان گفت که خبری از خطا های انسانی حین حسابداری نیست و حساب ها دقیق تر خواهند بود. این امر سبب می شود که کنترل و آنالیز حساب ها ساده تر شده و مدیریت منابع مالی راحت تر از قبل صورت پذیرد.

اهمیت نرم افزار های مالی به گونه ای است که شرکت ها و موسسات مختلف حسابداری و برنامه نویسی روزانه در حال تولید و ارائه نرم افزار های مالی جدید تر و کاربردی تر از قبل هستند؛ تا جایی که امروزه نرم افزار های مالی به دو دسته ی نرم افزار مالی آنلاین و نرم افزار مالی آفلاین تقسیم بندی می شوند. نرم افزار مالی آفلاین و نصبی که جز اولین نرم افزار های مالی بودند، بر خلاف مزیت های قابل تاملی که داشتند، به دلیل نقاط ضعف و کمبود ها نتوانستند رضایت کامل مخاطبان خود را به خود اختصاص دهند. هزینه گزاف خرید برنامه، محدودیت در مکان و زمان استفاده از برنامه، امنیت کم و امثالهم همگی باعث شدند تا حسابداران و افراد فعال در زمینه مالی به سمت نرم افزار مالی ابری و آنلاین سوق پیدا کنند. اما دلیل این امر چه بود؟ نرم افزار مالی ابری چه ویژگی هایی دارد؟ امنیت آنها چگونه است؟ در ادامه با فینتو همراه باشید تا در خصوص نرم افزار مالی ابری اطلاعاتی را در اختیارتان قرار دهیم.

 

بیشتر بخوانید: چگونه حسابداری آنلاین باعث تحول در کسب و کار ها شد؟

 

مزایای نرم افزار مالی ابری

پیش از این اشاره کردیم که نرم افزار های مالی و حسابداری امروزه کار های مالی را بسیار ساده کرده اند. تنها با یک کلیک و وارد کردن صورت حساب ها به راحتی می توانید نتایجی که در گذشته برای انجام آن زمان زیادی می گذاشتید تا به نتیجه دلخواه برسید، به راحتی با این دسته از نرم افزار های حسابداری انجام دهید. گستردگی استفاده از نرم افزار های حسابداری تا آنجایی است که چه صاحب یک کسب و کار و سازمان بزرگ باشید، چه صاحب یک کسب و کار کوچک و خرده فروش، همه نیازمند یک نرم افزار حسابداری هستند. از این رو در ادامه قصد داریم تا به بررسی مزایا و لزوم استفاده کسب و کار های کوچک از نرم افزار مالی ابری بپردازیم.

 

 

افزایش دقت

خطای انسانی بخش جدایی ناپذیر حساب و کتاب است. از سوی دیگر دقت در انجام محاسبات لازمه حسابداری است. بنابراین حتی بروز یک خطای کوچک می تواند برای کسب و کار های مختلف مضر باشد. با کمک یک نرم افزار مالی می توان محاسبات مختلف مالی را انجام داد و با حداقل امکان خطا در پروسه ی انجام محاسبات مالی، نتایج را آنالیز کرد. طراحی نرم افزار های حسابداری به گونه است که امکان هرگونه خطای انسانی را به صفر می رساند. همین ویژگی است که می تواند صاحبین مشاغل را به استفاده از چنین نرم افزار هایی تشویق نماید.

هماهنگی با سایر ابزار ها

به طور کلی می توان گفت که هر کسب وکاری منحصر به فرد بوده و از ابزار مخصوص خود برای پیشبرد اهداف و امور به شکل روان و پیوسته استفاده می کند. ممکن است شما از اپلیکیشن های گوناگونی برای مدیریت کارکرد های مختلف کسب و کارتان استفاده کنید. به طور مثال بهتر است از نرم افزار مالی و حسابداری استفاده کنید که با سایر اپلیکیشن های مدیریتی یکپارچه سازی شود. همچنین به خاطر داشته باشید زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد میرسد، ممکن است از ابزار های دیگری برای مدیریت حجم کار اضافه شده استفاده نمایید. به طور کلی هر چه کسب و کارتان منعطف تر باشد، بهتر و مفید تر است.

 از اطلاعات شما به خوبی محافظت کند

بسیاری از داده‌ها و اطلاعات در مشاغل مختلف مهم و حیاتی هستند و حفاظت از آنها در صورتی که به شکل فیزیکی ذخیره سازی شده باشند کار آسانی نیست. اطلاعاتی مثل هویت مشتریان و حساب‌های آنها، منابع مالی کسب و کار، هزینه‌ها و میزان فروش و غیره را می توان در نرم افزارهای مالی که اکثرا دارای رمز کاربری و حتی وظایف کاربری تعریف شده هستند بدون نگرانی از انتشار آنها ذخیره کرد. در واقع یک نرم افزار مالی محیط امنی را برای کاربر ایجاد می‌کند که با اطمینان خاطر به انجام فعالیت‌های خود بپردازد.

 

مطالب مرتبط: بهترین استراتژی مدیریت مالی در کسب و کار های نوپا چیست؟

 

پشتیبانی از مشتری

زمان یادگیری هر نرم افزار جدیدی، بایستی فردی تحت عنوان متخصص یا پشتیبانی شما را در این راه همراهی کند؛ چرا که جواب سوال شما همیشه در دفترچه راهنما یا بخش منابع یک وب سایت وجود ندارد. علاوه بر آن ارائه دهندگان خدمات نرم افزاری به طور معمول برای باشگاه بزرگی از مخاطبان و مشتریان خود بستری را فراهم می آورند تا مخاطبان زیر نظر شرکت خدمات دهنده سوالات خود را مطرح کرده و به یکدیگر پاسخ دهند. جالب است بدانید که فینتو نیز در راه قدم برداشته و برای مخاطبان خود بستری تحت عنوان فروم را طراحی کرده است تا مخاطبان به راحتی بتوانند سوالات خود را مطرح و با یکدیگر تعامل داشته باشند.

 

 

اگر شما به دنبال آن هستید تا در گزارشات مالی خود حرفه ای زبده شوید، می توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که آموزش های وسیعی مثل خودآموز های ویدئویی، وب کنفرانس ها و امثالهم را ارائه می دهند.

صرفه جویی در هزینه

استفاده از نرم افزار های مالی برای کسب و کار های کوچک، صرفه جویی را با خود به همراه دارد. در واقع شما می توانید به جای استخدام یک حسابدار تمام وقت  و هزینه مربوط به جمع آوری اطلاعات به صورت فیزیکی، از یک نرم افزار مالی ابری و حضور پاره وقت یا حتی دوره ای یک حسابدار برای انجام امور استفاده کنید. این امر به شما کمک می کند تا کسب و کارهای کوچک یا نو پا با صرفه جویی در هزینه ها و پس اندازه هزینه در نظر گرفته شده، منابع مالی خود را افزایش دهند و به فکر توسعه در کسب و کار خود باشند.

جمع بندی

خرید نرم افزار حسابداری ابری در واقع نوعی سرمایه گذاری در کسب و کار محسوب می شوند که به صاحبان مشاغل امکان می دهند تا امور  حسابداری را با سهولت و مهارت بیشتری انجام دهند. انجام هوشمندانه محاسبات و دقت عمل بالای آنها سبب می‌شود که به لحاظ مدیریت منابع، زمان و هزینه نیز بهبود خوبی صورت گیرد.

انتخاب نرم افزار مناسب حسابداری باید با توجه به امکاناتی که به کاربر ارائه می‌کند صورت گیرد. همانطور که گفتیم این نرم افزارها با کاربردهای مختلفی طراحی شده و بسته به نوع فعالیت کسب و کار طبقه بندی می شوند. بنابراین پیش از انتخاب نرم افزار  حسابداری ابری باید نیازهای کسب و کار خود را بررسی کنید. مواردی همچون: مدیریت موجودی، ردیابی فروش، مدیریت و ارتباط با مشتریان، پشتیبانی حساب تجاری، بودجه بندی، تخمین‌ها، حقوق و دستمزد و گزارش های مالیات در همه نرم افزارهای مالی وجود  دارد که می تواند نیاز عمده مشاغل به محاسبات را به خوبی پوشش دهد.

هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند. شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.