هر مدیر به عنوان سرپرست تیم، تلاش میکند تا همه را راضی و فعال نگه دارد؛ اما این کار همیشه آسان نیست! پروژه‌های بزرگ می‌توانند باعث از بین رفتن آزادی‌های شخصی (و سرگرمی‌ها) شوند و قبل از اینکه متوجه شوید، با فرسودگی شغلی روبرو هستید! به ویژه برای تیم هایی که از خانه و به صورت دورکار، فعالیت می کنند، تعادل کار و زندگی عملاً وجود ندارد؛ زیرا پروژه‌های کاری با زندگی کارمندان در خانه یکی میشوند.
در حالی که کارمندان ممکن است این تعادل را برای خودشان بهم بزنند، شما نباید موجب این امر شوید و آن را تشویق کنید. شما به عنوان یک مدیر چه راه حلی برای تعادل بین کار و زندگی کارمندان خود پیشنهاد می دهید؟ این سوال دغدغه ذهن ما هم است. از این رو در این مقاله سعی کردیم تا آنچه برای ایجاد یک محل کار سالم و با تعادل بین کار و زندگی لازم است را با هم مرور کنیم. با ما همراه باشید.
تعادل بین کار و زندگی چیست و چرا اهمیت دارد؟
تعادل کار و زندگی فرآیند مدیریت استرسهای کار و زندگی شخصی است. هر زمانی که یکی از این دو مورد بخش بیشتری در زندگیتان را به خود اختصاص دهد، منجر به بروز عدم تعادل می گردد. به عنوان مثال، انباشتن بیش از حد کارهای یک کارمند باعث می شود که هر روز بیشتر در محل کار بماند. این عدم تعادل، آنها را از خانواده، دوستان و تفریحات دور می کند. همانطور که تصور می شود، این امر در نهایت منجر به استرس و ناامیدی در کارمندان می شود. بنابراین کسی که تا قبل از این یک کارمند متعهد بود، با این شرایط به یک کارمند ناراضی تبدیل میشود.
عدم تعادل بین کار و زندگی ممکن است به دلایل مختلفی رخ دهد. مثلا در محل کار، ممکن است افزایش حجم کار یا محول شدن وظایف پیچیده (خارج از تخصص) باشد. آن هم در شرایطی که ممکن است یک نوزاد تازه متولد شده در خانه حضور داشته یا سایر مسئولیت های افزایش یافته باشد (به عنوان مثال، مراقبت از والدین بیمار و غیره).
بیشتر بخوانید: روش مدیریتی شش سیگما
وقتی عدم تعادل بین کار و زندگی وجود دارد، باعث ایجاد مشکلاتی در هر دو طرف می شود. شما به عنوان یک مدیر با گذشت زمان متوجه کاهش کارایی، انگیزه و بهره وری کارکنان خود خواهید شد و اندکی بعد از آن دیگر کارکنان درگیر کار نمی شوند. این می تواند منجر به فرسودگی شغلی شود که خود پیش درآمدی برای انواع بیماری های جسمی و روحی در آینده است.
شما با داشتن نیرو هایی که با فرسودگی شغلی دست و پنجه نرم می کنند، با موارد زیر رو به رو خواهید بود:
- حضور کمرنگ پرسنل
- افزایش غیبت ها
- بهره وری پایین
- افزایش هزینه های منابع انسانی
- کارکنان بیمار
برای حفظ سلامتی تیم خود و رفاه مالی شرکت،لازم است که آنها را زیر نظر داشته باشید.
چرا حفظ تعادل بین کار و زندگی دشوار است؟
ایجاد یک محل کار که به تعادل بین کار و زندگی اهمیت می دهد ساده به نظر می رسد. پس چرا کارکنان شرکتها دائما در استرس اند؟! یکی از علل استرس میتواند ذهنیت شلوغ و محیطی باشد که ما در حال حاضر در آن زندگی می کنیم. بدیهی است که از نشانه های کارمند خوب، تکاپو و تلاش در جهت آرمان ها و اهداف سازمانی است. تقریباً نیمی از کارکنان ایالات متحده (48 درصد) خود را «معتاد به کار» می دانند و 58٪ حتی ایمیل های کاری خود را در حالی که در رختخواب هستند چک می کنند. بنابراین همیشه یک مدیر سرسخت مقصر عدم تعادل کار و زندگی نیست. گاهی اوقات کارکنان هستند که به طور فعال چندین پروژه را استارت می زنند و نوید بازگشت سریع را می دهند یا طالب شیفت های کاری طولانی هستند.
ممکن است یکی از پرسنل شما ذهنیتی شلوغ و درهم و برهم داشته باشد. شما به عنوان یک مدیر می بایست آبی بر روی آتش این ذهنیت باشید. بنابراین ایجاد یک فرهنگ کاری که پایان دادن به کار را در پایان روز کاری (و همچنین کار نکردن در خانه) را مدنظر دارد، از اهمیت بسزایی برخوردار است. ناگفته نماند که انجام این کار به تلاش هر دو طرف نیاز دارد.
بر اساس یک گزارش، دلایل ایجاد عدم تعادل بین کار و زندگی عبارتند از:
- رؤسای سرسخت (تخصیص کار یا ساعات کاری زیاد)
- کار کردن فراتر از ساعات کاری استاندارد
- ساعت ها و برنامه های کاری انعطاف ناپذیر
- همکاران نالایق
- رفت و آمدهای طولانی
پنج مرحله برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی
پیش از اینکه بتوانید راهبردهایی را برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی در سازمان خود شروع کنید، باید به کارکنان خود آموزش دهید و اگر آنها معتقد به استراحت و تجدید قوا نباشند، تلاش شما بی فایده خواهد بود. اگر بخواهند زمان سفر را صرف پروژه های مربوط به کار کنند، دیگر تعطیلات اجباری چه فایده ای خواهد داشت؟!
در ادامه قصد داریم تا با ذکر نکاتی شما را در آموزش کارمندانتان برای جلوگیری از اعتیاد به کار همراهی کنیم. بکارگیری این نکات و آموزش آن به پرسنل سازمان می تواند آورده قابل تاملی برای شما داشته باشد.
1. «نه» گفتن را به پرسنل خود آموزش دهید
این چیزی نیست که از اکثر مدیران بشنوید. اما اعضای تیم باید بدانند که چه زمانی یک کار را رد کنند. (تا زمانی که بتوانند به وضوح استدلال خود را بیان نمایند.) پرسنل شما باید بیاموزند که اگر کار زیادی دارند، باید با شما آن را در میان بگذارند؛ زیرا می تواند در اولویت بندی به شما کمک کند.
2. تجدید قوا را به آن ها بیاموزید
اوقات مرخصی با حقوق، تعطیلات و روزهای مرخصی را باید با آرامش سپری کرد. کار نکردن (یا فکر نکردن به کار) یادآوری کنید که از ایمیل های کاری و ابزارهای ارتباطی تا زمانی که به سرکار بازنگشته اند، خارج شوند.
3. اولویت بندی را در زندگی شخصی و کاری آموزش دهید
اهداف و ارزش های شما چیست؟ شاید در یک مقطع این کار سخت برای کسب ارتقاء بود. اما اکنون که صاحب یک فرزند تازه متولد شده اند، اولویتهای آنها تغییر کرده است. بنابراین مطمئن شوید که تیم های شما اولویت های خود را در داخل و خارج از کار می دانند و به درستی این دو را متعادل می کنند.
4. حد و مرزهای تعادل کار و زندگی را آموزش دهید
با کارکنان خود در مورد ساعات کاری آنها گفتگوی باز داشته باشید. از یک برنامه زمان بندی استفاده کنید که امکان شفافیت دو طرفه را فراهم می کند تا هم شما و هم کارمندانتان برنامه های خود را ببینید.
5. سلامت کارمندان را اولویت قرار دهید
رهبری یک سبک زندگی فعال و سالم می تواند از اثرات مخرب اضافه کاری جلوگیری کند. به عنوان مثال، وقت گذاشتن برای مدیتیشن، نوشیدن مقدار زیادی آب، خوردن وعده های غذایی سالم و برنامه ریزی منظم برای استراحت (حتی اگر فقط پنج دقیقه باشد).آموزش عادات خوب کلید جذب کارکنان بیشتر با حفظ تعادل بین کار و زندگی است.
چگونه تعادل بین کار و زندگی را برای کارمندان خود بهبود می دهید؟
بسیار خوب، وقت آن رسیده است که محیط کاری ایجاد کنید که به مرزها و فشارهای کاری متعادل اهمیت دهد. در اینجا پنج ایده برای اجرا آورده شده است.
1.ارائه خدمات مراقبت از کودک در محل
یافتن مراقبت های قابل اعتماد از کودکان می تواند امری دشوار باشد. دانش‌آموزان بیشتری در خانه درس می‌خوانند، به این معنی که والدین بیشتری مجبورند در خانه بمانند یا با برنامه‌های غیرعادی کار کنند. بخاطر همه‌گیری کرونا، اکنون کمبود سرپرست وجود دارد. شما می توانید با ارائه خدمات مراقبت از کودکان در محل، فشار کاری کارمندان داخلی را کاهش دهید.
2.برنامه های کاری منعطف را هم ارائه دهید
برنامه کاری انعطاف پذیر امروزه یکی از محبوب ترین درخواست های کارمندان است. کار از خانه (دورکاری) در طول پاندمی، رویکردی جدید به زندگی کاری داده است؛ به طوری که کماکان پرسنل مشتاق ادامه این روش هستند. این بدین معنی نیست که شما باید کار را به صورت دورکاری اداره کنید. میتوانید در نظر بگیرید که به کارمندان اجازه دهید چند روز در هفته از خانه کار کنند. یا اینکه انتخاب کنند کدام ساعت کاری بیشتر برایشان مناسب است. خواهید دید که برخی از کارکنان با شرایط جدید بهره وری بیشتری دارند.
برای برخی، داشتن یک برنامه کاری منعطف آنقدر مهم است که مایل به کاهش دستمزد هستند. 81 درصد می گویند که به کارفرمایانی وفادارتر خواهند بود که اجازه گزینه های کاری انعطاف پذیر را در اختیار آنها قرار دهد. پس می توان گفت این یک توافق برد-برد است.
بیشتر بخوانید: شش سبک رهبری در سازمان ها
3.یک برنامه کاری ثابت و قابل پیش بینی داشته باشید
هنگامی که در تلاش برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی هستید، ثبات کاری نقش پررنگی ایفا می کند. البته شما نمی توانید تمام جنبه های یک کسب و کار را کنترل کنید. بطور مثال در رستوران‌ها و خواربارفروشی‌ها، رفتار مشتریان بسته به شرایط جامعه و اقتصادی متغیر است.
اما شما می توانید مقدار کاری را که در یک روز معین به هر کارمند اختصاص می دهید را کنترل کنید. اگر کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد، افراد بیشتری را در این کار قرار دهید تا فشار کار را برای همه یکنواخت کنید. هدف این کار این است که منسجم باشید. وقتی کارکنان می دانند که هر روز چه برنامه ای دارند، برنامه ریزی از قبل برای کار و زندگی آسان تر می شود.
4.برای میزان کار/ساعت کاری که کارکنان می توانند انجام دهند، محدودیتی تعیین کنید
شاید شما در صنعتی کار می کنید که در آن کارکنان می توانند ساعات کاری و پروژه های بیشتری درخواست کنند. اگر چنین است، مراقب میزان کار و عملکرد آنها باشید. آیا آنها ضرب الاجل را رعایت می کنند؟ کیفیت کارها چطور است؟
5.افزایش حقوق یا ارائه تسهیلات های بهتر
شما می‌خواهید که اعضای تیمتان هر زمان که کار نمی‌کنند، مرخصی بگیرند و تحت فشار نباشند. متاسفانه زمانی که مشکلات مالی دارند این امر امکان پذیر نیست. یکی از راه‌های کمک به آنها برای عبور از این مصیبت، دادن حقوق، پاداش و سایر مشوق‌ها برای افزایش درآمدشان است. تقریباً 28 درصد معتادان به کار انگیزه مالی دارند. بنابراین از پاداش مالی برای تشویق به استراحت بیشتر استفاده کنید.
چگونه تعادل کار و زندگی را برای کارکنان دورکار ارتقا دهیم؟
هنگامی که برنامه کاری منعطف را اتخاذ می کنید، به راحتی دچار عادت های بدی می شوید که تعادل کار و زندگی را از بین می برند. در ادامه پنج راه برای جلوگیری از عدم تعادل در این شرایط است:
1.بر بهره وری تمرکز کنید، نه ساعات کار
یکی از اشتباهاتی که رهبران تیم مرتکب می شوند این است که با کارمندان به گونه ای رفتار می کنند که انگار تنبل هستند. آنها تمام حرکات تیم خود را برای ارتقای بهره وری کنترل می کنند و این دقیقا نتیجه برعکس میدهد. در عوض، روی بازده کارکنان خود تمرکز کنید. اگر تکمیل یک کار فقط چهار ساعت طول می کشد، با مرخصی یا استراحت اضافی به آنها پاداش دهید. آنها را مجبور به وقت گذاشتن بدون بهرهوری نکنید.
2.از ابزارهای ارتباطی به جای ایمیل استفاده کنید
فشار روانی ایمیل یک مشکل واقعی برای کارمندان است، به خصوص از زمان اختراع گوشی های هوشمند و همه گیری کرونا. ما کامپیوترهای کوچک خود را در همه جا حمل می کنیم و به مدیران این قدرت را می دهیم که خطوط بین کار و خانه را محو کنند. مردم را برای رسیدن به صندوق ورودی صفر (هیچ ایمیل جدید یا بدون پاسخ در صندوق ورودی خود) تشویق می کنند. مدیریت صندوق‌های ایمیل به تعادل بین کار و زندگی صدمه می زند.بنابراین ایمیل‌ها را محدود کنید و از راه‌حل‌هایی مانند برنامه مدیریت نیروی کار که ابزار ارتباطی داخلی دارد استفاده کنید.
3.جلوگیری از خستگی ناشی از جلسات آنلاین
در محل کار، جلسات می تواند وقت همه را تلف می کند و اکنون با نرم افزارهای ارتباطی جلسات آنلاین شده است. کارکنان دورکار با ساعت ها جلسات پشت سر هم بمباران می شوند. برخی حتی پنج یا شش ساعت را در کنفرانس های ویدئویی صرف می کنند. کافی است جلسات خود را کاهش دهید و یک پیام ساده با آنها در ابزار ارتباطی خود به اشتراک بگذارید. اگر نیازی نیست که همه در زمان واقعی (در همان لحظه) آنجا باشند، پس یک پیام تیمی ایجاد کنید و بحث‌های مداوم را در آنجا داشته باشید.
4.به “ساعات اداری” پایبند باشید
ارسال پیام در مورد یک کار،در زمانی که کارمند کار نمی کند وسوسه انگیز است. اما این کار را نکنید.در عوض، یادداشت را بنویسید و برنامه ریزی کنید که صبح روز بعد (یا روز کاری) ارسال شود. مطمئناً، کارکنان مجبور نیستند پیام شما را بررسی کرده و به آن پاسخ دهند. اما به احتمال زیاد آنها یک اعلان دریافت خواهند کرد و به این ترتیب همپوشانی آغاز می شود که تعادل کار و زندگی را به هم می زند.
به کارکنان تعادل بین کار و زندگی که شایسته آنهاست، بدهید
به عنوان رهبر گروه، وظیفه شما این است که از رفاه تیم خود اطمینان حاصل کنید. اما اگر اجازه دهید عادت های بد باقی بماند، نمی توانید این کار را انجام دهید.شما میتوانید از راهبردهای فوق برای ایجاد فرهنگ کاری حول تعادل بین کار و زندگی استفاده کنید و ابزارهایی را برای یکپارچه ساختن این فرآیند به کار بگیرید.
نرم افزار حضور و غیاب فینتو
بهترین ردیابی حضور و غیاب کارمندان به معنی تحت نظر گرفتن کامل کارمندان نیست؛ بلکه به معنی فراهم کردن بهترین شرایط برای فعالیت پرسنل در محل کار با بیشترین سرعت و بهرهوری بالا است. با وجود سیستم های مدیریت ورود و خروج پرسنل می توان به راحتی ضمن کنترل ورود و خروج آن ها به محیط کار، با تنظیم ساعات کاری، در حفظ تعادل میان کار و زندگی آن ها را همراهی نموده و بهترین استراتژی مدیریتی را برای افزایش بهره وری به کار گرفت. در این راستا نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو این امکان را به شما میدهد تا به راحتی بتوانید حضور و غیاب پرسنل خود را مدیریت کنید.
