آشنایی با نحوه تنظیم و مزایای سند افتتاحیه

سند افتتاحیه یک سند مهم مالی و از جمله اسناد عادی واحد تجاری می باشد. این سند بدلیل اهمیت فراوانی که دارد نیازمند توجه و دقت فراوان است. در این مقاله سعی شده تا ویژگی ها و مزایای این سند شرح داده شود.

سند افتتاحیه چیست؟

سند افتتاحیه  سندی است که مانده حساب های مالی دوره ی قبل در آن ثبت و دوره ی جدید مالی آغاز می‌شود. در واقع نوعی مفاصا حساب مالی به شمار می آید. شرکت ها برای شفاف سازی حساب های مالی در شروع سال مالی جدید آن را توسط حسابداران خود تنظیم می‌کنند. این سند در واقع بیان کننده ی حجم معاملات شرکت و میزان مراودات مالی شرکت می باشد. در واقع تنظیم این سند گزارش روند مالی یک ساله ی شرکت می باشد و در عرف تجاری از اهمیت بالایی برخوردار است.

یک نمونه سند افتتاحیه سند شرکت تازه تاسیس:

 ویژگی های سند افتتاحیه

 با توجه آنچه که گفته شد، این سند یکی از اسناد مالی مهم شرکت ها می باشد. با توجه به اهمیت خاصی که این سند  دارد، امروزه تنظیم آن جزء ضروریات حسابرسی مالی می‌باشد. اما مهم‌ترین ویژگی‌های این سند عبارتند از:

1- این سند جزء اسناد عادی طبقه بندی می شود و از حیث توان اثباتی دارای همان ویژگی اسناد عادی می باشد.

2- آنچه که در این سند ذکر می شود، حساب های مالی دائمی و ثابت می باشد.

3-سند افتتاحیه اولین سند مالی در دوره حسابداری هر سال مالی می باشد. در واقع دوره جدید سال مالی با این سند آغاز می‌شود.

4- سند افتتاحیه معمولا در اول سال مالی شرکت تنظیم می شود.

مقدمات ثبت سند افتتاحیه

باتوجه به آنچه که گفته شد، سند افتتاحیه به منزله مفاصا حساب سال مالی می باشد که بعد از پایان سال مالی که معمولا تا پایان تیر ماه صورت می گیرد تنظیم می شود. لذا پیش از بستن دوره مالی قبلی و ایجاد این سند باید کلیه ی اسناد مالی سال قبل توسط حسابدران شرکت کنترل شود و تمام حساب های موقت و ثبت نشده، ثبت دائم گردد و به ترتیب اولویت زمان بندی و تاریخ گذاری شود. ثبت دائم اسناد و اوراق ملی در یک مقطع زمانی مشخص صورت می گیرد بعد از ثبت و شماره گذاری اسناد دائم مالی امکان جابجایی و تغییر منتفی است. پس باید قبل از ثبت سند اسناد مالی شرکت دقیق کنترل و با دفاتر روزنامه و دارایی تطبیق داده شود.

حتما بخوانید: مزایای سیستم های حسابداری ابری برای کسب و کارهای نوپا

نحوه تنظیم سند افتتاحیه

با توجه به آنچه اشاره شد سند افتتاحیه جزء اسناد مالی می باشد. معمولا رسیدگی به اسناد مالی شرکت در زمره فعالیت های مهم و حساس می باشد چرا که اندکی غفلت شرکت، لطمات جبران ناپذیری خواهد داشت. در غرفه تجاری و شرکت های اقتصادی رسیدگی به اسناد مالی در صلاحیت حسابداران با تجربه ی آن شرکت می باشد. پس می توان اینگونه نتیجه گیری کرد که تنظیم این سند در صلاحیت حسابداران زبده و کارآزموده حسابداران شرکت می باشد. معمولاً حسابداران شرکت های بزرگ از جامعه ی حسابداران کشور انتخاب می شوند. این جامعه شامل حسابداران کارکشته و زبده می باشد که وظیفه ی اصلی آنان حسابرسی و انجام امور مالی محوله از سوی شرکت ها می باشد.

مزایای سند افتتاحیه

با توجه به مطالب فوق سندهای افتتاحیه یکی از اسناد مالی مهم شرکت در پایان سال مالی می باشد. با توجه به مزایای بی شماری که دارد امروز تنظیم سند مالی جزء ضروریات هر شرکت تجاری یا اقتصادی می باشد. اما در اینجا به مهمترین مزایای این سند اشاره می شود:

1. یکی از مهم ترین مزایای این سند مرتب سازی اسناد، تنظیم دقیق آن ها، کنترل و زمان بندی اسناد مالی می باشد.
2. دومین مزیت تنظیم سند افتتاحیه معیاری است برای سنجش میزان موفقیت واحد تجاری، در واقع سند افتتاحیه این امکان را به موسسه تجاری می دهد که موسسه بتواند میزان عملکرد سال مالی گذشته خود را محاسبه و شفاف سازی نماید.
3. سومین مزیت سند افتتاحیه با توجه به آن چه که در بالا به آن اشاره شد، برنامه ریزی و اتخاذ راهکار برای آینده ی موسسه تجاری می باشد. در واقع با بررسی سند افتتاحیه نقاط ضعف و قوت موسسه هویدا شده و مدیران می توانند برای سال آینده برنامه ریزی دقیق تر و مناسب تری داشته باشند.
4. یکی دیگر از مزایای سند افتتاحیه تنظیم و کنترل دفاتر دیگر تجاری می باشد. دفاتری مثل دفتر روزنامه، دفتر دارایی و … . با توجه به نقش مهمی که این دفاتر در مالیات پرداختی دارند، از این طریق می توان بر میزان واقعی پرداخت مالیات واقف شد و معیار دقیق مالیات موسسه تجاری را بدست آورد.

عوامل مؤثر در سند افتتاحیه

با توجه به مطالب بالا باید افزود که در تنظیم و استفاده از سند افتتاحیه کارآمد عوامل مختلفی تاثیر دارند. لذا در اینجا مهم ترین عواملی که در تنظیم این سند نقش دارند، بیان می گردد:

1. اولین عامل موثر در این سند استفاده از حسابدار زبده می باشد. حسابداری که عضو جامعه حسابداران و آشنا به امور مالی باشد.
2. دومین عامل تاثیر گذار استفاده از نرم افزارهای حرفه ای و موثر می باشد چرا که در کار سیستمی خود سیستم و نحوه ی طراحی و امکانات تعبیه شده در آن نقش بسزایی دارند. لذا سیستم حسابداری خوب سیستمی است که دارای زمان بندی مناسب، ضریب خطای حداقل و … باشد.
3. سومین عامل موثر استفاده از سایر ارکان موسسه تجاری مثل داشتن دفاتر منظم (دفتر کپیه، دفتر روزنامه، دفتر دارایی و …) می باشند که نقش بسزایی در تنظیم صورت مالی شرکت دارند.
4. چهارمین عامل موثر در استفاده از راهکارهای قانونی موجود در عرف تجاری یا قوانین پارلمانی می باشد. چرا که تنظیم این سند مطابق قانون ضمانت اجرای محکمی به سند اعطا می کند که در بعضی موارد در دادگاه ها یا در امور مالیاتی حتی بیمه، موسسه تجاری می تواند به آن استناد کند.

با توجه به آنچه که گفته شد، سند افتتاحیه جزء اسناد مالی و ضروری موسسه تجاری می باشد که نقش به سزایی در توسعه و پیشرفت شرکت دارد پس ضروری است که در تهیه و تنظیم آن نهایت دقت به عمل آید تا بدین وسیله خللی در محاسبات آینده مالی شرکت یا موسسه بوجود نیاید.

فینتو:
فینتو یک سیستم آنلاین برای محاسبه حقوق و دستمزد می باشد.با این سیستم شما به سادگی قادر خواهید بود تا حقوق و دستمزد کارکنان خود را با صرف کمترین زمان و پرداخت کمترین تعرفه ها،محاسبه کنید و فیش حقوقی چاپ کنید. همچنین در سیستم حقوق و دستمزد فینتو می توانید دیسکت بیمه، مالیات و بانک را به سادگی در یافت کنید.منتظر چی هستید! ثبت نام کنید و لذت ببرید.