تنخواه

دستورالعمل کنترل حساب تنخواه گردان

ماده ۱ : كليات

۱ـ۱ـ هدف از تهيه و تدوين اين دستورالعمل برای حساب تنخواه گردان، تسريع در انجام هزينه هاي جاري و جلوگيري از توقف كارها و ايجاد هماهنگي و كنترل بيشتر در هزينه هاي جاري شركت مي باشد.

پرداخت‌هاي شركت عمدتا توسط بانك انجام مي‌گيرد ليكن پرداخت هزينه‌هاي ضروري و فوري به جهت تسريع در كار بر مبناي اين دستورالعمل و از محل تنخواه گردان هاي نقدي كه به همين منظور ايجاد مي‌شود انجام خواهد گرفت .

۲ـ۱ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت يا متغير وجه نقد نزد صندوق، بانك يا موسسات مالي كه به تناسب حجم پرداخت‌هاي جاري، پس از اخذ تضمين كافي به اشخاص صلاحيت‌دار شركت واگذار مي‌گردد . اين وجوه معمولا پس از مدت زمان معين يا صرف ميزان مشخصي از آن، بر اساس صورت خلاصه تنظيمي تنخواه گردان تسويه مي‌گردد .

۳ـ۱ـ مدير امور مالي مجاز است به منظور تسهيل در امر پرداخت مخارج واحدها، تنخواه گردان انتخاب و به تصويب مدير عامل برساند همچنين قسمت هاي مختلف شركت كه احتياج به وجوه تنخواه گردان نقدي دارند، تقاضاي خود را با ذكر مبلغ و همراه با توجيهات و دلایل كافي و همچنين نوع و مشخصات هزينه هایي را كه از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالي ارسال خواهند نمود .

۴ـ۱ـ ايجاد تنخواه گردان نزد هريك از شعب بانك ها و موسسات مالي اعم از دفتر مركزي و كارخانه منوط به پيشنهاد مديرعامل و تصويب هيات مديره خواهد بود و برداشت از اين حساب با امضاي متفق تنخواه گردان و مديرعامل يا مدير امور مالي ميباشد معمولا در كارخانجات تنخواه مشترك به امضاي مديركارخانه و مسئول مالي مستقر در كارخانه صورت مي‌گيرد .

۵ـ۱ـ درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانك ها و موسسات مالي، به هيچ عنوان چك هایي كه به نام شركت از محل درآمدها واصل شده است، تحت هيچ عنوان به اين حساب منظور نمي‌گردد. ضمن اينكه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذكور در امور شخصي را نخواهد داشت.

۶ـ۱ـ هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانك ها و موسسات مالي نگهداري شود، مسئولين تنخواه گردان بايستي تصوير چك‌هاي صادره را به همراه سند مربوطه ضميمه گزارش تنخواه نمايند، همچنين چك بايستي در وجه ذينفع صادر و حواله كرد آن خط زده شود و صادر كننده از صدور چك بي‌محل و چك در وجه حامل جدا خودداري نمايد. با اين حال، تنخواه دار مكلف است در هر ماه گردش حساب مذكور را به امور مالي ارائه نمايد. ضمن اينكه هرنوع اسناد پرداخت، اعم از چك يا دفترچه‌هاي بانكي نيز بايستي پس از انقضاي مدت استفاده، ته سوش آنان به امور مالي واگذار گردد .

ماده ۲ـ مبلغ تنخواه گردان

۱ـ۲ـ در ابتداي هر سال مبلغ هر يك از تنخواه ها با توجه به حجم احتياجات هر واحد، براي مدت معين و با در نظر گرفتن گزارش عمليات سال قبل و پيش‌بيني نرخ تورم در سال جاري، تعيين مي‌گردد .

متوسط اين مبلغ را درصورت ثابت بودن شرايط از رابطه زير مي‌توان محاسبه نمود:

مخارج روزانه × ( مدت زمان واريز تنخواه گردان + دوره زماني تنخواه گردان ) = مبلغ تنخواه گردان

 دوره زماني تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بين دو صورت وضعيت تنخواه گردان

زمان واريز تنخواه گردان : عبارت است از مدتي كه باز پرداخت مخارج تنخواه به طول مي‌انجامد .

۲ـ۲ـ تعيين مبلغ تنخواه درمورد اشخاصي كه سابقه پرداخت‌هاي قبلي را ندارند، برآورد پرداخت‌هاي ماهانه سال جاري و با رعايت مفاد اين آئين نامه خواهد بود.

۳ـ۲ـ درشرايط فورس ماژور، بحران‌هاي مالي و يا حساس بودن عمليات اجرائي، مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنا به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مديرعامل براي مدت زمان مشخص تغيير مي يابد.

۴ـ۲ـ در صورتي كه جمع وجوه نزد تنخواه گردان براي انجام امور محوله كافي نباشد، براساس درخواست كتبي فرد و با اتكاء به روش و مستندات كافي و تشخيص مديرامورمالي نسبت به افزايش مبلغ (سقف) تنخواه اقدام خواهد شد.

۵ـ۲ـ افزايش مبلغ تنخواه درمورد پرداخت‌هايي كه جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند ۳ـ۲ خواهد بود.

۶ـ۲ـ سقف تنخواه فرعي يك ميليون ريال مي‌باشد كه به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مديريت عامل قابل پرداخت است.

 

۳ـ انواع تنخواه گردان

۱ـ۳ـ تنخواه گردان از لحاظ شكل به ثابت و متغير و از لحاظ ماهيت به نقدي و تعهدي و به لحاظ اهميت به اصلي و فرعي تقسيم مي‌شود.

۱ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گرداني است كه وجه دراختيار وي ثابت و با ارائه هرصورت خلاصه تنظيمي، عينا همان مبلغ درصورت تائيد مدير امور مالي، تامين خواهد شد.

۲ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان متغير آن نوع تنخواه گردان است كه بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظيمي بنا به تقاضاي تنخواه گردان و تشخيص مدير امور مالي و تصويب مديرعامل تنخواه وي تامين مي‌گردد.

۳ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان نقدي آن نوع تنخواه گرداني است كه براي يك نسخه سند مثبته با هرمبلغ، پرداخت آن كاملا صورت گرفته باشد.

۴ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان تعهدي آن نوع تنخواه گرداني است كه براي يك نسخه سند مثبته با هر مبلغ، قسمتي از آن پرداخت و يا هيچ پرداختي انجام نشده باشد.

۲ـ۳ـ شركت به منظور تامين تنخواه هر واحد و پرداخت هزينه‌هاي جاري كه از محل چك‌هاي صادره شركت ميسر نمي‌باشد، اقدام به ايجاد تنخواه گردان مشترك (اصلي ) با امضاي مشترك مديرعامل و مديريت مالي و به منظور تامين منابع تنخواه‌هاي فرعي ايجاد مي‌شود.

۳ـ۳ـ چنانچه مسئولين تنخواه گردان داراي تنخواه تعهدي باشند مكلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خويش را به مدير امور مالي گزارش دهند.

۴ـ۳ـ مسئولين تنخواه گردان حق دريافت استقراض را به نام شركت نخواهد داشت، مگر با تصويب مديرعامل كه دراين صورت حدود و نحوه تسويه استقراض را وي تعيين می‌نمايد.

۵ـ۳ـ چنانچه درصورت خلاصه تنظيمي ماهيت تنخواه، نقدي اعلام شود، اسناد ارسالي حداكثر تا ميزان مانده بدهكاري تنخواه گردان نزد حساب‌هاي شركت قابل رسيدگي مي‌باشد و مازاد بر آن مورد تائيد نخواهد بود.

۶ـ۳ـ درصورت انجام خريدهاي تعهدي (نسيه) توسط مامورين تنخواه گردان، لازم است تنخواه اعتباري به شماره سريال مستقل به امور مالي تحويل گردد، كه دراين خصوص روش ذيل قابل اعمال خواهد بود .

اگر تنخواه نقدي باشد :       ۰۰۱/ ت / ن (شماره سريال انديكاتور / تهران / نقدي )

اگر تنخواه تعهدي باشد :     ۰۰۱ / ت / ت  ( شماره سريال انديكاتور / تهران / تعهدي )

۷ـ۳ـ چنانچه نوع تنخواه گردان به شكل ثابت تصويب گردد و درشرايط فورس ماژور به وجهي بيش از مبلغ تنخواه مصوب نياز شود، با نظر مدير امور مالي و تصويب مديرعامل مبلغ مذكور در وجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد، دراين صورت مسئول تنخواه گردان مكلف است براي وجوه مذكور صورت تنخواه مستقل تهيه و اسناد آن را به امور مالي ارسال و درصورت وجود مازاد وجه آن را به حساب بانكي شركت واريز و في واريزي را بصورت خلاصه تنظيمي الصاق نمايد.

۸ـ۳ـ امور مالي بايستي كنترل نمايد اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه ديگري به متصديان تنخواه پرداخت نشود.

 

ماده ۴ـ مدت تنخواه گردان

۱ـ۴ـ مدت تنخواه گردان زماني است كه طول مي‌كشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوري اسناد و مدارك و ارسال آن به امور مالي اقدام نمايد.

۲ـ۴ـ مدت زمان مذكور دربند اخير در شرايط عادي نبايد كمتر از ۵ روز و بيش از ۱۵ روز به طول بيانجامد.

۳ـ۴ـ درصورت طولاني تر شدن مدت زمان تنخواه بيش از زمان هاي مورد اشاره، اسناد ارسالي به دليل رعايت نمودن سيستم كنترل داخلی به هيچ عنوان مورد پذيرش نخواهد بود .

 

ماده ۵ ـ حدود اختيارات و ضوابط هزينه

۱ـ۵ـ به طور كلي حدود اختيارات تنخواه گردان تابع آئين نامه ها، دستور العمل ها و بخشنامه‌هايي است كه حسب مورد به تصويب مديرعامل يا هيات مديره شركت رسيده باشد.

۲ـ۵ـ براي ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه، رعايت اصول كنترلهاي داخلي حساب ها الزامي بوده كه براي اين منظور ذكر نكات ذيل ضروري خواهد بود:

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي‌بايست با نام شركت انجام شود.

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت درصورت نياز بايستي در فرم درخواست كالا كه به تائيد مقام‌هاي مجاز واحد رسيده باشد انجام پذيرد.

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي‌بايست داراي عناوين نام فروشنده، مهر، امضاء، آدرس و تلفن فروشنده باشد.

ـ كليه اسناد و مدارك پرداخت مي‌بايست داراي سريال عطف كه حاوي شماره تنخواه و شماره رديف سند مثبته مي‌باشد، ممهور شود.

ـ از آنجائيكه براي برخي مخارج عرفا فاكتور صادر نمي شود، تنخواه گردان مكلف است از فرم هاي تهيه شده مربوطه استفاده نمايد.

ـ درصورتيكه اسناد و مدارك ارسالي تماما پرداخت شده است، روي يكايك آنها مهر پرداخت شد ممهور شود.

ـ روي كليه اسناد و مدارك ارسالي حسب مورد، مهر كمترين قيمت خريداري شده است ممهور شود.

ـ هرگاه سازمان هاي دولتي براي كنترل فعاليت هاي اقتصادي، ابزارهاي خاصي را وضع نمايد، عينا در عمليات خريد و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولين تنخواه گردان ضمانت اجرائي آن را عهده دار مي باشند.

ـ مسئولين تنخواه گردان از كل وجوه دراختيار خود حق واگذاري هرگونه وام، علي الحساب، مساعده، پيش پرداخت و يا وجه امانت خارج از ضوابط مالي شركت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت داراين وجوه مي‌باشند.

ضمن اينكه هرنوع نقل و انتقال وجه در خصوص موضوع هاي فوق و ساير موضوعات پيش بيني نشده، كان لم يكن خواهد بود.

ـ بدليل تجزيه و تحليل اسناد و مدارك مثبته، مسئولين تنخواه مكلف هستند در روي هريك از اسناد ارسالي مراكز هزينه و پروژه آن را قيد نمايند.

ـ درصورت خريد يا تعمير دارائي هاي ثابت يا حقوق مالي، مسئولين تنخواه مكلف هستند حسب مورد محل استفاده يا استقرار، مشخصات فرد تحويل گيرنده را درفرم تهيه شده، منضم به اسناد پرداخت فوق به امور مالي ارائه نمايند .

ـ در صورت نياز به تهيه صورت‌مجلس براي هر نوع عمليات اجرايي اصل صورتجلسه به ضميمه تنخواه و تصوير آن نزد تنخواه دار باقي خواهد ماند.

ـ درخصوص پرداخت هايي كه براساس قرارداد، حقوق دولتي و قانوني در آنها لحاظ گرديده است تنخواه گردان مكلف است با هماهنگي امور مالي نسبت به پرداخت وجه اقدام نمايد.

ـ در مواردي كه فروشنده يا سرويس دهنده خدمات بعضا از صدور فاكتور خودداري نمايد تا ميزان ۰۰۰ ,۱۰۰ ريال با گواهي متصدي تنخواه گردان مبني بر اينكه كالا و يا سرويس به نازلترين مبلغ ابتياع شده است با ذكر نام فروشگاه يا سرويس دهنده بلامانع است. در مورد مبلغ بيش از ۰۰۰ ,۱۰۰ ريال تائيد قبلي و كتبي مسئول تنخواه گردان نيز ضرورت خواهد داشت. هرگاه مبلغ مذكور بيش از ۰۰۰ ,۲۰۰ ريال باشد موضوع بايد كتبا به معاونت مربوطه اعلام و پس از تائيد ايشان درذيل گزارش كتبي نسبت به انجام خريد كالا و يا سرويس اقدام لازم به عمل آيد.

۴ـ۵ـ هر تنخواه گردان تنها مسئوليت يك تنخواه گردان را داشته و واگذاري مسئوليت بيش از يك تنخواه گردان به يك فرد جايز نيست.

۵ـ۵ـ درصورت دريافت اسناد و مدارك تضمين از اشخاص ثالث يا طرف معامله مراتب مي‌بايست ظرف همان روز به امور مالي گزارش و كليه اسناد و مدارك مربوطه به صندوق شركت واگذار گردد.

خواندن ای مطلب توصیه می‌شود: دفتر تنخواه گردان جهت طبقه بندی هزینه های جزئی و روزمره شرکت

ماده۶ : نحوه بازيافت هزينه ها و اقدامات امورمالي

۱ـ۶ـ دريافت هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خريد كالا يا هزينه هاي مجاز درصورتي امكان پذير است كه مخارج انجام شده با رعايت كامل اين دستورالعمل و درچارچوب آئينامه معاملات انجام گرفته باشد.

۲ـ۶ـ متصدي تنخواه گردان فاكتورهاي هزينه را به ترتيب تاريخ قرارداده و سپس آنها را به ترتيب شماره از يك شماره گذاري نموده و درصورت خلاصه هزينه‌هاي تنخواه گردان به ترتيب شماره فاكتور و تاريخ آنها را ثبت نمايد و صورت و ضمائم آن را به تائيد برساند.

۳ـ۶ ـ امور مالي سريعا به اقلام هزينه رسيدگي و ضمن تفكيك عوامل هزينه درخلاصه تنخواه گردان و حصول اطمينان از انجام كامل مقررات شركت و دستورالعمل تنخواه گردان و همچنين حصول اطمينان از اجراي آئين‌نامه معاملات نسبت به بازپرداخت آن اقدام مي نمايد.

۴ـ۶ـ درصورتيكه تعدادي از اسناد هزينه مورد تائيد نباشد و يا آنكه هزينه فاقد مدارك مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظيمي كسر و نسبت به پرداخت بقيه مبلغ اقدام مي نمايد. ضمنا سند مذكور از جمع اسناد جدا و به متصدي تنخواه برگشت داده مي شود.

۵ـ۶ـ در مواردي كه هزينه انجام شده خريد كالا باشد برگ رسيد كالا به انبار و برگ سفارش خريد مي‌بايد ضميمه فاكتور مربوطه گردد و چنانچه هزينه مربوطه با اخذ سرويس يا خدمات باشد تائيد واحد گيرنده سرويس و خدمات در روي فاكتور اصلي هزينه الزامي است.

 

ماده ۷ : تضامين

۱ـ۷ـ مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه در اختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترل هاي داخلي حسابداري مكلف هستند، معادل يك برابر و يا حسب مورد ميانگين وجوه دراختيار، تضمين كافي به شركت واگذار نمايند.

۲ـ۷ـ اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث در چارچوب امور محوله، عينا به آنان مسترد خواهد شد.

ماده ۸ : ساير موارد

۱ـ۸ـ كليه واحدهاي سازمان شامل مالي، اداري، بازرگاني، تبليغات، فني و غيره فقط مي‌توانند يك تنخواه گردان داشته باشند و هرگونه حذف و يا تغيير آن منوط به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مقام هاي صلاحيت دار شركت خواهد بود.

۲ـ۸ـ چنانچه تنخواه واگذاري به اشخاص ارزي باشد تمام مفاد اين آئين نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود .

۳ـ۸ـ در اوضاع بهينه اقتصادي شركت به هريك از مسئولين تنخواه گردان درهر ماه، حداكثر معادل يكصد هزار ريال بنا به پيشنهاد مدير امور مالي و تصويب مديرعامل به عنوان كسر تنخواه پرداخت مي گردد.

۴ـ۸ـ هرگاه مسئول تنخواه گردان تغيير نمايد و يا به مرخصي اعزام گردد، شخص ديگري از طرف مسئول تنخواه گردان كتبا تعيين و وجوه باقيمانده و اسناد هزينه طي صورتمجلس به متصدي جديد تحويل داده مي‌شود و رونوشتي از آن با ذكر مبلغ باقيمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج كه مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان مي‌باشد، جهت امور مالي ارسال ميگردد.

۵ـ۸ـ امور مالي موظف خواهد بود تنخواه گردانها سازمان را هر۶ ماه يكبار مورد بررسي قرار داده و در مورد كيفيت و نوع هزينه هاي انجام شده از محل تنخواه گردان و همچنين نحوه فعاليت و عملكرد آنها گزارشي به معاونت پشتيباني يا اداري و مالي مذكور بدهد. گزارش مذكور مي‌بايد حاوي پيشنهادات لازم درمورد كاهش مبلغ تنخواه گردان‌هایي كه فعاليتشان قابل توجه نيست باشد.

۶ـ۸ـ تخطي از اين آئين نامه از سوي مسئولين تنخواه گردان طبق مقررات تنبيهات مندرج درآئين نامه اداري استخدامي برخورد خواهد شد.

اين آئين نامه در يك فصل و ۸ ماده تهيه و تنظيم شده كه پس از بازنگري در تاريخ……………به تصويب هيات مديره سازمان رسيد و از تاريخ…………………….قابل اجرا مي‌باشد.

معرفی آسان‌ترین راه انجام حسابداری تنخواه گردان

برای مدیریت آسان‌تر و دقیق‌تر حساب تنخواه خود از سیستم تنخواه گردان آنلاین و رایگان فینتو استفاده کنید. سیستم مدیریت تنخواه فینتو امکانات زیر را در اختیار شما قرار می‌دهد:

  • تعریف تنخواه دار و مرکز هزینه

  • ثبت فاکتور توسط تنخواه دار

  • امکان تایید فاکتور توسط مدیر سیستم

  • مشاهده تنخواه باقی مانده هر شخص

  • اطلاع در لحظه مدیر از هزینه‌ها

  • گزارش گیری و دریافت اسناد حسابداری

نرم افزار رایگان تنخواه
نرم افزار رایگان تنخواه
برچسب ها

نوشته های مشابه

بستن