ماهیت تنخواه و دستورالعمل تنخواه گردان

در تمام شرکتها و سازمانها همیشه نیازمند به خرید ملزومات اداری و پرداخت هزینه‌هایی است که باید در سریعترین زمان و به صورت علی‌الحساب پرداخت شود، برای این امر در شرکتها حسابی به نام حساب تنخواه گردان تشکیل می شود و شخصی مسئولیت تنخواه گردان را به عهده می گیرد که به وی تنخواه دار می گویند.

ثبت حسابها در واحد حسابداری پروسه ای زمان بر است که نیازمند صرف زمان و ثبت صحیح حسابها است. به همین جهت؛ حساب تنخواه گردان جهت جلوگیری از ازدیاد کارهای اداری، حسابداری و تسریع امور ایجاد می شود.

تعریف تنخواه گردان

ماهیت تنخواه گردان به این صورت است که؛ مبلغی که از قبل تعیین شده و به صورت ثابت برای حساب تنخواه در نظر گرفته می شود که معمولا به صورت نقد یا در بانک موجود است. اختیار حساب و وجوه نقد در دست شخص تنخواه گردان می باشد. برای زمانی که خریدهای شرکت و هزینه‌ها از محل حساب تنخواه پرداخت می شود، مسئول تنخواه گردان با ارائه صورت خلاصه هزینه‌ها به واحد حسابداری و مالی حساب تنخواه گردان مجددا شارژ می شود.

دستورالعمل تنخواه گردان

تنخواه گردان برای پرداختهای ضروری و جزئی شرکت از قبیل: هزینه قبوض، ملزومات اداری، خریدهای جزئی شرکت، هزینه های پذیرایی برای مهمانان، پول پارکینگ، کرایه تاکسی کارکنان، تعمیرات جزئی و مسائلی از این قبیل است.  البته تمام این ضروریات در قالب چارچوبی از جانب واحد مالی و یا مدیریت مشخص می شود. مبلغی به صورت ماهانه و یا هفتگی برای این مخارج محاسبه و به حساب تنخواه واریز می شود.

البته باید در نظر داشت بعضی از هزینه‌ها و خریدهای کلی شرکتها نیز برای تسریع امور از تنخواه گردان استفاده می شود.

هدف از ایجاد تنخواه گردان در سازمانها:

• اهداف اصلی از ایجاد تنخواه گردان:
•  سهولت و تسریع در پرداخت هزینه‌هاست
• کاهش هزینه‌ها و عملیات اداری و بانکی
• عدم تداخل حسابهای جزئی و حسابهای کلی
• مشخص بودن هزینه های جاری یک شرکت
• کنترل وجوه نقد شرکت

حساب تنخواه گردان به دو روش شارژ می شود:

حساب تنخواه گردان با مبلغ ثابت

میزان تنخواه گردان از جانب رئیس دایره مالی و یا مدیریت سازمان به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته می شود. وجه مورد نظر به صورت سالیانه یا ماهانه و یا هر دوره زمانی که مدنظر است به حساب تنخواه شرکت واریز می شود.

پس از پایان دوره مالی مشخص شده با ارائه مدارک مربوطه و صورت حساب هزینه‌ها، تنخواه گردان مجدد شارژ می شود. در این روش موجودی تنخواه گردان به صورت ثابت باقی می ماند مگر اینکه نیاز به تجدید نظر در بررسی هزینه‌ها باشد.

نحوه ثبت عملیات تنخواه گردان در روش ثابت

در روش ثابت یکبار تنخواه گردان در حسابها ثبت می شود و ثبت حسابداری تنخواه گردان  به این گونه است:

با مبلغ ثابتی تنخواه گردان افزایش می یابد و حساب بانک بستانکار می شود.

حساب تنخواه گردان      xx بدهکار

               حساب بانک      xxبستانکار

اگر در دوره های مالی بعد قصد افزایش تنخواه گردان را داشته باشند، ثبت حساب تنخواه گردان به این صورت است که:

به میزان افزایش مبلغ تنخواه گردان حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک بستانکار می شود.

و اگر تصمیم بر کاهش تنخواه گردان باشد، مبلغ حساب تنخواه گردان بستانکار شده و حساب بانک بدهکار می شود.

حساب تنخواه گردان با مبلغ متغیر

در زمانهایی نیز حساب تنخواه گردان به صورت متغیر شارژ می شود، که بنا به نیاز شرکتها و یا پروژه های پیمانکاری که دوره های کاری ثابتی برای آنها نمی توان در نظر گرفت، از این روش بیشتر استفاده می کنند.

در این سیستم برای هر بار که هزینه ای صورت می گیرد، به میزان هزینه‌هایی که پرداخت شده وجه به حساب تنخواه دار واریز می شود. یعنی هر زمان هزینه ای انجام شود مبلغ آن به حساب شخص تنخواه گردان واریز می شود. و ثبت حسابداری تنخواه گردان انجام می شود.

نحوه ثبت عملیات مالی حساب تنخواه گردان در دفاتر مالی در روش متغیر

در روش متغیر نیز ثبت سند تنخواه گردان همانند روش ثابت به این شکل است :

حساب تنخواه گردان      xx بدهکار

               حساب بانک      xxبستانکار

انواع  تنخواه دار

تنخواه دار شخصی است که مسئولیت حساب تنخواه گردان را به عهده دارد و بنا به نیاز شرکتها کار را انجام می دهد:

1. تنخواه داری که خود مسئول خرید شرکت و پرداخت هزینه‌ها است و به نوعی مامور خرید و یا کارپرداز شرکت محسوب می شود.
2. تنخواه داری که تنها مسئول پرداخت هزینه‌ها در شرکت است. وی باید به ماهیت پرداخت‌ها و هزینه‌ها آگاهی و اشراف داشته باشد، ممکن است این شخص در واحد حسابداری باشد و یا به عنوان تنخواه گردان مشخص شود.

به چه صورت یک تنخواه گردان ایجاد می شود؟

از طریق برآورد هزینه های جاری روزمره شرکت

از طریق برآورد تنخواه گردان در دوره های قبل

از طریق برآورد مدت زمان پرداخت هزینه‌ها از حساب تنخواه گردان

حساب تنخواه گردان جهت هزینه های روزمره شرکت ایجاد می شود، مدیریت باید دوره زمانی را برای حساب تنخواه گردان در نظر بگیرد، سالانه ، ماهانه، هفتگی و… .

همچنین باید مشخص شود در طی چه مدت زمانی حساب باید مجددا شارژ شود. باید چارچوب هزینه‌هایی برای حساب تنخواه گردان نیز مشخص شود، که این مبلغ برای چه اموری قرار است هزینه شود و تا چه سقفی مجاز به هزینه است.

معمولا به ۲ صورت برای هزینه های تنخواه گردان پرداخت می شود:

اول به صورت مشخص شده در آیین نامه تنخواه گردانی، که تنخواه دار تنها در این حد مجاز به پرداخت وجه می باشد.

دوم؛ هزینه انجام شده بیشتر از سقف مشخص شده می باشد، که نیازمند تائید از مدیر مالی و یا مدیریت می باشد.

روشهای پرداخت تنخواه گردانی :

 پرداخت تنخواه گردانی به دو روش انجام می گیرد که عبارتند از:

 پرداخت موقت؛ که در این روش در صورت انجام هزینه‌ها و پرداخت وجه، تنخواه دار تنها برگ پرداخت نقدی را صادر می کند و ثبتی در حسابها و دفاتر صورت نمی‌گیرد.

پرداخت قطعی؛ که در این روش در ازای ارائه مدارک، پرداخت انجام شده و ثبت حسابداری تنخواه گردان نیز همزمان انجام می شود .

نکاتی که در مورد مسئول تنخواه گردان باید در نظر داشت:

افراد تنخواه دار باید دارای حداقل شرایط لازم برای احراز این سمت باشند، از قبیل؛

تحصیلات لازم

سابقه کار

از افراد استخدام شده شرکت باشد

شخص تنخواه دار هر گونه تغییرات را در آیین نامه تنخواه گردانی ثبت کند

مسئول تنخواه گردانی ملزم به آگاهی از هزینه‌ها و خریدها است

حساب تنخواه گردانی با حساب شخصی وی یکی نباشد.