تفاوت مساعده، علی الحساب و پیش پرداخت

آشنایی با پیش پرداخت

پیش پرداخت (prepayment) شامل پرداخت هایی است که انجام شده است، اما منافع آن توسط شرکت تا پایان دوره یا پایان سال گرفته نمی شود. در واقع، پیش پرداخت ها مبالغی است که پیش از کالا یا خدماتی که بعدا دریافت می شود، توسط یک کسب و کار پرداخت می شود.
پیش پرداخت شباهتی به ودیعه ندارد‌، اما به طور کلی در یک بازه زمانی تعیین شده برای تحقق کالا یا خدمات خریداری شده انجام می شود. ودیعه نیز به طور کلی بخشی از کل مبلغ است‌، در حالی که prepayment هزینه کامل را پوشش می دهد.
در فرآیند فروش سنتی‌، مدیریت پیش پرداخت ها کالاها یا خدمات سفارش داده شده، انجام می شود. سپس، یک فاکتور برای پرداخت ارسال می شود‌، به این معنی که پس از اتمام سفارش‌، پرداخت انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که کالا ارسال شده مطابق انتظار باشد. با این حال‌، برخی از انواع کالا یا خدمات قبل از ارائه، نیاز به پرداخت کامل prepayment دارند. از برخی از هزینه های مشترک نیز به این عنوان یاد می شود. بیمه نمونه ای معمولی از هزینه است که به دلیل ماهیت خدمات‌، نیاز به پیش پرداخت دارد.
پیش پرداخت ها در زمینه های مختلف رایج است که معمولا افراد و مشاغل بزرگ آن را انجام می­ دهند. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا با انواع مختلف آن بیشتر آشنا شوید.

پیش پرداخت در حسابداری

پیش پرداخت اصطلاحی در حسابداری برای تسویه بدهی یا وام اقساطی قبل از موعد رسمی آن است که شامل پرداخت قبض‌، هزینه عملیاتی یا هزینه غیر عملیاتی می باشد و قبل از سررسید حساب تسویه می شود.
پیش پرداخت عملیاتی است که توسط یک شخص واحد‌، یک شرکت یا نوع دیگری از سازمان انجام می شود. بسیاری از انواع بدهی ها و تعهدات از قبل با prepayment تسویه می شوند. شرکت ها ممکن است اجاره‌، دستمزد‌، خطوط اعتباری گردان یا سایر تعهدات بدهی کوتاه مدت یا بلند مدت را پیش پرداخت کنند. مصرف کنندگان می توانند شارژ کارت اعتباری را قبل از دریافت صورت حساب، پرداخت کنند‌، یا ممکن است وام ها را زودتر از طریق سرمایه گذاری مجدد پرداخت کنند.
برخی از وام ها مانند وام های رهنی برای پیش پرداخت مجازات تعیین می کنند. وام گیرندگان باید در زمان گرفتن وام از این ماده آگاه شده و موافقت کنند. این مجازات معمولا فقط برای پرداخت کل مانده‌ اعمال می شود. وام گیرنده معمولا می تواند پرداخت های اصلی متناوب اضافی را بدون جریمه انجام دهد. prepayment ممکن است برای کل مانده بدهی انجام شود یا می تواند پرداخت جزئی وام بزرگتر باشد که پیش از موعد مقرر پرداخت می شود.
پیش پرداخت در حسابداری کالاها و خدمات ممکن است انجام شود که اگر مبلغ آن تا پایان سال مالی دریافت نشده باشد‌، در ترازنامه نه به عنوان هزینه بلکه به صورت prepayment در حساب سود و زیان ظاهر می شود. این مبلغ از ترازنامه کم شده و به هزینه های P&L اضافه می شود. به این ترتیب هزینه های مربوط به دوره حسابداری محاسبه می شوند.

حتما بخوانید: چگونه اشکالات فرایند پرداخت حقوق و دستمزد را رفع کنیم؟

انواع مختلف پیش پرداخت

پیشپرداخت های شرکتی

معمولا شامل هزینه های پرداخت شده در موعد زودتر در محیط شرکت هستند. این هزینه ها به طور کامل در یک دوره حسابداری برای یک دارایی اساسی که باید در یک دوره آینده مصرف شود، پرداخت می شود. در واقع، هنگامی که دارایی استفاده یا مصرف می شود‌، پیش پرداخت به عنوان هزینه عادی طبقه بندی می شود. هزینه prepayment، ابتدا به عنوان دارایی جاری در ترازنامه شرکت طبقه بندی می شود. به عنوان مثال، اگر یک شرکت فضای اداری خود را به مبلغ 1000 دلار در ماه اجاره کند و شش ماه اجاره را پیش پرداخت کند‌، می تواند 6000 دلار به عنوان دارایی جاری در حساب اجاره prepayment در ترازنامه خود بنویسد. این شرکت در هر ماه بعدی 1000 دلار دارایی فعلی را کاهش می دهد و هزینه موجود در صورت سود و زیان خود را به عنوان هزینه عملیاتی 1000 دلار ذکر می کند، زیرا کل هزینه های اجاره پیش پرداخت واقعا انجام شده است.

پیش پرداخت توسط افراد

افراد خصوصی نیز پیش پرداخت را انجام می دهند،  هر چند روند حسابداری شخصی بسیار آسان تر است. ممکن است یک مشتری قبض کارت اعتباری ماهانه را با تاریخ تسویه 30 روز پس از پایان ماه دریافت کند. اگر یک مصرف کننده 1000 دلار از کل هزینه های کارت را متحمل شود و آن را در سی امین روز همان ماه پرداخت کند‌، این امر یک prepayment محسوب می شود، زیرا در واقع صورت حساب طی 30 روز دیگر بدهی ندارد. شرکت کارت اعتباری مصرف کننده این پرداخت ها را پیگیری می کند‌، بنابراین نیازی نیست که مصرف کننده شخصا آن را حساب کند.

پیش پرداخت توسط مودیان

مالیات دهندگان به طور منظم – و شاید به طور غیرارادی – پیش پرداخت مالیات را انجام می دهند، زیرا برخی از فیش حقوقی آنها پنهان مانده است. کارفرمایان ملزم به نگه داشتن مالیات در هر دوره پرداخت هستند و پول را از طرف کارمند برای دولت ارسال می کنند. انتظار می رود افراد مستقل با پرداخت سه ماهه مالیات برآورد شده‌، پیش پرداخت مالیات را انجام دهند. در هر صورت‌، مالیات دهنده در صورت پرداخت بیش از بدهی مالیاتی احتمالی خود‌، مبلغی را به عنوان بازپرداخت مالیات پس می گیرد.

ثبت پیش پرداخت ها

بسته به شغل خود‌، ممکن است دریابید که مرتبا با پیش پرداخت کار می کنید. دو نوع سیستم حسابداری نقدی و تعهدی، پرداخت ها را به گونه ای دیگر اداره می کنند. این امر زمانی تأثیر می گذارد که هزینه در سوابق مالی یک تجارت ثبت شود. هنگام استفاده از سیستم حسابداری نقدی‌، به محض انجام پرداخت‌، آن را ثبت می کنید. به عنوان مثال‌، پرداخت هزینه در دوره ای که اتفاق می افتد ثبت می شود‌، مهم نیست که در واقع خدمات یا کالاها دریافت شده است. برای مثال‌، با prepayment های یک هزینه‌، پرداخت در دوره ای که انجام می شود وارد می شود. در حسابداری تعهدی‌، پرداخت ها هنگام وقوع رویداد مالی ثبت می شوند‌، نه زمانی که پول نقد واقعا دست به دست می شود. در این سیستم‌، پیش پرداخت یک هزینه هنگام رخ دادن صورت حساب وارد می شود‌، نه هنگام پرداخت.

تفاوت پیش پرداخت و اقلام تعهدی، علی الحساب و مساعده

برای شما مهم است که بدانید کسب و کار شما در هر ماه چقدر سود می برد. اگر فاکتور دریافت کنید یا پرداختی را انجام دهید که شامل چندین ماه باشد و آن را به صورت یکجا در یک ماه ثبت کنید‌، این می تواند بر سود آن ماه تأثیر بگذارد. به جای اینکه آن را به صورت یکجا ثبت کنید‌، می توانید هزینه را با استفاده از ژورنال ها به تعداد ماه فاکتور یا پرداخت کنید. با این کار‌، شما تصویری واقع بینانه تر از سود ماهانه خود و نحوه عملکرد کسب و کار خود می گیرید. گسترش هزینه مانند این به عنوان پیش پرداخت یا اقلام تعهدی شناخته می شود.
پیش پرداخت زمانی است که فاکتور را قبل از اینکه هزینه ای انجام شده باشد، کل مبلغ هزینه یا بیش از یک دوره را به صورت یکجا پیش پرداخت کنید. به عنوان مثال‌، ممکن است سه ماه پیش هزینه اجاره خود را پرداخت کنید، اما بخواهید این را به عنوان هزینه ماهانه سود و زیان خود نشان دهید. این در حالی است که علی الحساب زمانی رخ می دهد که بخشی از کار انجام شده است ولی تمام آن به صورت قطعی انجام نشده است، اما کارفرما برای ادامه کار نیاز به مقداری مبلغ پرداختی دارد که از آن با عنوان علی الحساب یاد می شود. علاوه بر این، اقلام تعهدی زمانی است که برای چیزی معوقه پرداخت کنید. به عنوان مثال‌، ممکن است در پایان یک چهارم فاکتور برق خود دریافت کنید، اما بخواهید پیش از این پرداخت ها را ثبت کنید. اقلام تعهدی معمولا بر اساس برآورد است. بنابراین‌، هنگام دریافت فاکتور‌، ممکن است لازم باشد مبلغ نهایی را تنظیم کنید.

حتما بخوانید: دلایل شکست ‌استارت آپ ها و عواملی که باید از آنها دوری کرد؟

مساعده، نوعی پرداخت قبل از برنامه معمول آن است که برای کمک کردن به افراد درگیر در پروژه یا سازمان به صورت علی الحساب پرداخت می شود، مانند پرداخت یک کالا یا خدمات قبل از اینکه واقعا آن را دریافت کنید. در حالی که پیش پرداخت یک نوع پرداخت زودتر از موعد دریافت کالا یا خدمات است، اما مساعده یک حرکت رو به جلو برای پیشرفت بیشتر است.
پیش پرداخت بعضا به عنوان محافظت در برابر عدم پرداخت انجام می شود، در حالی که مساعده برای تأمین هزینه های جیب فروشنده برای تهیه خدمات یا محصول، توسط پیش فروشان انجام می شود.
مصرف کنندگان با اعتبار بد ممکن است ملزم به پرداخت prepayment به شرکت ها شوند و شرکت های بیمه به منظور گسترش پوشش به بیمه شده، به طور کلی به مساعده نیاز دارند. پیش پرداخت قبل از دریافت کالا یا خدمات انجام می شود که در بسیاری از موارد، در صورت عدم مراجعه و خریدار در زمان تحویل، از فروشنده در برابر عدم پرداخت محافظت می­کند. شرکت ها مساعده را به عنوان دارایی در ترازنامه خود ثبت می کنند. تلفن همراه اعتباری نمونه­ای از prepayment است. به عنوان مثال، کارمندی که در پایان هر ماه برای کار آن ماه حقوق دریافت می کند، اگر زودتر از موعد مقرر حقوق خود را دریافت کند از آن با عنوان مساعده یاد می­شود که سرانجام در آخر ماه مبلغ مساعده از حقوق وی کسر می شود. در واقع مبلغ مساعده به صورت علی الحساب به آنها پرداخت شده است.
پیش پرداخت ها به عنوان دارایی در ترازنامه شرکت ثبت می شود. با استفاده از این دارایی ها، آن ها هزینه می شوند و در صورت سود و زیان دوره ای که در آن ایجاد شده اند، ثبت می شوند. پیش پرداخت به طور کلی در دو حالت انجام می شود. می توان آنها را به عنوان مبلغی پرداخت کرد که قبل از موعد مقرر توافق شده توسط قرارداد ارائه شده باشد، یا ممکن است قبل از دریافت کالا یا خدمات درخواستی مورد نیاز باشد.
ضمانت پیش پرداخت به عنوان نوعی بیمه است و به خریدار اطمینان می دهد که در صورت عدم انجام فروشنده از تعهد توافق شده کالا یا خدمات، مبلغ پرداخت شده از قبل به خریدار مسترد خواهد شد. این حمایت به خریدار این امکان را می دهد که در صورت عدم اجرای فروشنده، با تأیید مجدد حقوق خریدار نسبت به وجوه اولیه پرداخت شده، قرارداد را باطل بداند.

شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.