مدیریت اسناد دریافتنی (Accounts Receivable Management)، یکی از مهمترین موضوعات مطرح شده در حسابداری مالی است که شرکت‌های مختلف با آن درگیر هستند. اهمیت این نوع از مدیریت اسناد، به خاطر تاثیرگذاری بالای آن بر میزان سوددهی شرکت‌ها می‌باشد. با توجه به رابطه مستقیم مدیریت اسناد دریافتنی با سوددهی کسب و کارهای مختلف، سهل‌انگاری در این موضوع، مشکلات جدی را به دنبال خواهد داشت. اما شما می‌توانید منابع مالی موجود در اسناد دریافتنی خود را، در سایر بخش‌ها سرمایه‌گذاری کرده و از طریق این سرمایه بالقوه، رشد اقتصادی شرکت‌تان را توسعه دهید. به دلیل اهمیت حسابهای دریافتنی، در این پست، مراحل مختلف مدیریت اسناد دریافتنی شرح داده شده است. به منظور، کسب آگاهی بیشتر در این زمینه از مدیریت مالی لطفا تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
مدیریت اسناد دریافتنی، سیاست‌ها و رویه‌هایی است که برای مدیریت فروش یا عدم پرداخت حسابهای پرداختنی توسط مشتری، به کار گرفته می‌شود. از این فرایند، به منظور اطمینان از پرداخت فاکتورهای فروش توسط مشتریان استفاده می‌شود.
فروش به صورت صدور فاکتور تحقق می‌یابد، اما معمولا یک دوره زمانی برای پرداخت مبلغ پرداختی به مشتریان ارائه می‌شود. این شیوه انجام تجارت با شرایط اعتباری، باعث ایجاد حسابهای دریافتنی (AR) در صورت‌های مالی می‌شود. تسهیلات اعتباری برای اطمینان از جریان روان سرمایه در گردش برای مشاغل تعیین شده است. در این پست، به طور خلاصه در مورد تمام شرایط مرتبط با حسابهای دریافتنی صحبت خواهیم کرد.
در کسب و کارهای کوچک، هنگامی که مشتریان به درستی حسابهای پرداختنی خود را پرداخت نمی‌کنند، جریان نقدی شما آسیب می‌بیند. شما ممکن است قادر به پرداخت حقوق و دستمزد کارگران خود و یا حتی خرید موارد ضروری نباشید. در بدترین شرایط، ممکن است دچار ورشکستگی شوید. این در حالی است که در کسب و کارهای بزرگ، از زمان و منابع کافی برای انجام ارزیابی‌های اعتباری گسترده برخوردار هستید. مهم نیست که کسب و کار شما چقدر بزرگ یا کوچک است، شما می‌توانید مدیریت اسناد دریافتنی خود را به درستی انجام دهید. بدین منظور، به شما توصیه می‌شود که به خواندن این مطلب تا انتهای مقاله ادامه دهید.
مدیریت اسناد دریافتنی چیست؟
کلمه دریافتنی به معنای میزان پرداختی است که هنوز دریافت نشده است. این بدان معناست که شرکت، تسهیلات اعتباری را به مشتریان خود گسترش داده است. حسابهای دریافتنی، میزان پولی است که بنگاه اقتصادی می‌تواند پس از مدت زمان مشخصی از فروش کالا یا خدمات به صورت اعتباری، آن را دریافت کند.
مدیریت اسناد دریافتنی فرآیندی است که به شما اطمینان می‌دهد، مشتریان به موقع حقوق خود را پرداخت می‌کنند. این امر به مشاغل کمک میکند تا در هر لحظه از اتلاف سرمایه در گردش خود جلوگیری کنند. همچنین، از پرداخت معوق یا عدم پرداخت مبالغ معوق شده توسط مشتریان، جلوگیری میکند. علاوه بر این، موقعیت مالی و نقدینگی مختلفی را برای مشاغل ایجاد میکند. به منظور کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید به بخش مدیریت مالی مراجعه بفرمایید.
مدیریت اسناد دریافتنی، با کاهش خطر ناشی از هرگونه بدهی، به سودآوری شما کمک میکند. مدیریت حسابهای دریافتنی، تنها یادآوری حساب‌ها به مشتری و جمع‌آوری پول نقد نیست، بلکه همچنین شامل شناسایی دلایل این تاخیرها و یافتن راه حلی مناسب برای آنهاست.
قبل ارائه اعتبار لازم به مشتری توسط شرکت، باید اطمینان حاصل شود که وی، ارزش اعتبار دهی مورد نظر را دارد. علاوه براین، باید بررسی‌های مختلفی در مشتریان موجود انجام شود و شرکت درباره هر گونه مشکل، هشدارهای لازم را ارائه دهد. این موضوع، به ویژه درباره مشتریان کلیدی شرکت، از اهمیت بالایی برخوردار است.
یک منطقه کلیدی مدیریت اسناد دریافتنی، مجموعه نهایی پول نقد مشتریان است. هر شرکت، باید یک سیستم دقیقی داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که تمام مشتریان، حسابهای خود را به موقع پرداخت می‌کنند. این پرداخت‌ها، باید بدون افزایش سطح دریافتی و هزینه تأمین مالی بدهی‌ها باشد، زیرا خطرهای موجود، ممکن است میزان بدهی‌ها را افزایش دهد.
یکی از بزرگترین مزایای یک سیستم مدیریت اسناد دریافتنی، پتانسیل آن برای دستیابی به بخش‌های دیگر سازمان شماست. با مدیریت اسناد، شما می‌توانید کارایی بخش AR خود را افزایش و هزینه‌های کلی را کاهش دهید. راه‌حل‌های مدیریت اسناد دریافتنی، به شما اجازه می‌دهد به سرعت تمام اسناد و فایل‌های مهم خود را به یک مکان مناسب انتقال دهید. اضافه کردن اتوماسیون، گردش کار فرآیندهای فعلی و سرعت و دقت کل فرآیند را افزایش می‌دهد. زمانی که سوالی در مورد یک حساب وجود دارد، تاریخ مدیریت گردش کار، به شما نشان می‌دهد که دقیقا در چه وضعیتی قرار دارید.
چرا مدیریت اسناد دریافتنی مهم هستند؟
مشاغل مختلفی، در حوزه فروش محصول یا ارائه خدمات به سرمایه‌گذاری می‌پردازند. پس از فروش کالاها، موجودی کالا کاهش می‌یابد. برای ایجاد تعادل در صورت‌های مالی، به دارایی نیاز است. در صورت فروش اعتبار، دارایی‌ها شامل پول نقد یا مطالبات هستند. به همین دلیل، حساب‌ها یا اسناد دریافتنی در ترازنامه‌ی دارایی‌ها ظاهر می‌شوند. از آنجا که حسابهای دریافتنی، قسمت عمده‌ای از دارایی سازمان را تشکیل می‌دهند، منجر به تولید جریان وجوه نقد در دفاتر سازمان می‌شوند. ایده مناسب برای مدیریت اسناد دریافتنی، شامل ارائه تسهیلات اعتباری به مشتریان، سهولت روند معامله و ایجاد رابطه اعتباری قوی بین طرف‌های درگیر می‌باشد. این امر ممکن است به معاملات بهتر منجر شود و یا شانس بهبود مدیریت سرمایه در گردش را، افزایش دهد.
حسابهای دریافتنی چگونه در صورت‌های مالی ثبت می‌شود؟
به منظور مدیریت اسناد دریافتنی، باید حسابهای دریافتنی در صورت‌های مالی ثبت شوند. ثبت دقیق حسابهای دریافتنی، در دفاتر حسابداری به منظور جلوگیری از هرگونه پیش فرض در پرداخت بدهی لازم است. نکات مهم پیرامون ثبت حسابهای دریافتنی در صورت‌های مالی به شرح زیر می‌باشد:
آ. ایجاد معاملات اعتباری:
تجارت ممکن است روشی مناسبی برای دادن اعتبار به خریداران خود ارائه دهد. این اعتبار می‌تواند برای مدت زمان مشخصی تمدید شود و هرگونه پیش فرض در این پرداخت، معمولا جریمه‌ای را به دنبال دارد. این رویه تسهیلات اعتباری، مستلزم توافق دو طرف در مورد شرایط و ضوابط معاملات اعتباری است. ارائه دهنده این تسهیلات، همچنین باید توانایی پرداخت مشتری را قبل از موافقت با هرگونه شرایط و ضوابط از قبل مشخص شده، تأیید کند.
ب. صدور فاکتور برای مشتری:
مشاغل مختلف، موظف به صدور فاکتورهای فروش محصولات و یا خدمات ارائه شده، برای مشتریان هستند. در این فاکتورها، باید جزئیاتی از هزینه کالاها و خدمات فروخته شده به مشتریان وجود داشته باشد. صدور فاکتور، ثبت معامله اعتباری در مدیریت اسناد دریافتنی را به وضوح، تضمین میکند. بعلاوه، یک نسخه از فاکتور به مشتری داده می‌شود تا طبق شرایط توافق شده، پرداخت را انجام دهد.
ج. پیگیری پرداخت‌های دریافتنی و پرداختنی:
برای پیگیری پرداخت‌های دریافتنی در فرآیند مدیریت اسناد دریافتنی، نیازمند یک حسابدار خبره هستید. جزئیات روش پرداخت و تاریخ دریافت حسابهای پرداختنی، باید در دفتر حساب مشتری ثبت شود که صحت حسابداری، میزان اعتبار را تضمین میکند. مشاغل مختلف، همچنین باید درباره عوارض معوق شده مشتریان، هشدارهای لازم را ارائه دهند.
د. حسابداری حسابهای دریافتنی
حسابدار یا مدیر حسابهای دریافتنی، باید تاریخ تمام پرداخت‌های دریافتی را ثبت کند. ثبت به موقع حسابهای دریافتنی، منجر به دریافت سریع پرداخت‌ها از مشتریان می‌شود. پس از ثبت حساب دریافتنی و دریافت وجه، حساب شخص مذکور می‌تواند برای همیشه تسویه و بسته شود.
روند مدیریت اسناد دریافتنی چیست؟
روند مدیریت اسناد دریافتنی شامل موارد زیر است:
- بررسی امتیاز اعتبار یعنی توانایی پرداخت مشتری قبل از توافق با هرگونه ضوابط و مقررات.
- نظارت مستمر بر هرگونه خطر عدم پرداخت یا تأخیر در دریافت پرداخت‌ها
- حفظ روابط مشتری و کاهش بدهی‌ها.
- رسیدگی به شکایات مشتریان
- کاهش مانده موجودی حساب دریافتنی، پس از دریافت پرداخت‌ها.
- جلوگیری از هرگونه بدهی مربوط به مطالبات معوقه در طی یک دوره خاص.
5 مرحله اساسی مدیریت اسناد دریافتنی
اگر فرایند دریافت حسابهای پرداختنی، به درستی اجرا شود، می‌تواند جریان نقدی سالم و سودآوری را به دنبال داشته باشد. در این بخش، مراحل مدیریت اسناد دریافتنی آورده شده است. به منظور آشنایی بیشتر، تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
حتما بخوانید: دفتر معین چیست و نحوه تحریر آن به چه صورت است؟
مرحله 1: تعیین اینکه آیا اعتبار باید به یک مشتری گسترش یابد
کسب و کارهای بزرگ، قبل از گسترش اعتبار مشتریان، به تاریخ پرداخت و صورت‌های مالی آنها نگاه می‌کنند. این مسئله نیازمند داشتن زمان زیاد و تلاش مضاعف است که برای کسب و کارها و خدمات مالی کوچک همیشه امکان پذیر نیست.
اگر شما در گذشته متضرر شده‌اید و می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که اعتبارتان را به مشتریان مناسب گسترش می‌دهید، می‌توانید تعیین کنید که آیا افزایش اعتبار برای آن مشتری معقول است یا خیر. به یاد داشته باشید که اکثر مشتریان همیشه به طور فعال تلاش نمی‌کنند. برای این مسئله دلایل زیادی وجود دارد که عبارتند از:
- مشتری یک مشکل خانوادگی یا شخصی را تجربه کرده است
- اخیرا کار خود را از دست داده است
- مشتری حساب خود را پرداخت کرده است، اما یک مشکل بانکی مانع از انجام آن شده است.
گاهی اوقات، ممکن است مشکل بوجود آمده، به علت توضیحات اشتباه شما باشد. این بدان معناست که ممکن است پرداخت توسط مشتری انجام شده باشد، اما در بین ایمیل‌هایتان گم شده است و یا شماره تلفن و ایمیل شما اشتباه می‌باشد. قبل از شروع اعتباردهی به حساب مشتری، اطمینان حاصل کنید که تمام موارد را به درستی بررسی کرده‌اید و در صورتی که مشتری شما سزاوار تمدید مجدد اعتبار است، بر اساس پرونده وی اقدام کنید.
مرحله 2: شرایط پرداخت را به صورت کتبی قرار دهید و موافقت خود را مستند کنید
در این مرحله از مراحل مدیریت اسناد دریافتنی، قبل از شروع هر کاری اطمینان حاصل کنید که تمام موارد پیرامون زمان و نحوه پرداخت، مستند و توسط طرفین معامله پذیرفته شده است. علاوه بر این، در قراردادهای خود، یک سیاست پرداخت روشن داشته باشید. همچنین، تمام سوابق ارتباط با مشتری شامل ایمیل‌های ارسالی، متون، نامه‌ها، تماس‌های ضبط شده، یادآوری پرداخت صورت حساب، پیگیری‌ها و پیام‌های متنی را نگه دارید. هرچند ردیابی تمام این موارد ممکن است دشوار باشد، اما با نرم افزار مدیریت خدمات میدانی، به راحتی می‌توانید تمام این اطلاعات را به صورت خودکار ذخیره کنید.
مرحله 3: ارسال یک فاکتور و صورتحساب حرفه‌ای
سومین گام از مراحل مدیریت اسناد دریافتنی، ارسال فاکتورها بلافاصله پس از ارائه خدمات به مشتریان می‌باشد. فاکتور صادر شده توسط شما باید کامل، دقیق و حرفه‌ای باشد. همچنین، باید به وضوح شرایط مالی را بیان کرده و دستورالعمل‌های لازم برای پرداخت را ارائه دهد.
نرم‌افزارهای صورتحساب خدمات میدانی به شما اجازه می‌دهد تا فاکتورهای حرفه‌ای را برای مشتریان صادر و ارسال کنید. همچنین، می‌توانید قالب خود را سفارشی کنید تا لوگو، رنگ‌های برند و شرایط پرداخت را در بر بگیرد.
شما همچنین می‌توانید لینک‌های سفارشی پرداخت را به مشتریان ارسال کنید، به طوری که به محض دریافت فاکتور، آنها می‌توانند نسبت به پرداخت آن اقدام کنند.
مطلب پیشنهادی: انواع حساب‌ها در حسابداری و بررسی ماهیت آنها
مرحله 4: پیگیری با یک یادآوری (Reminder) فاکتور خودکار
ممکن است به علت مشغله زیاد، مشتریان گاهی اوقات فراموش کنند که باید فاکتوری را پرداخت کنند. به همین خاطر، بسیار مهم است که شما یادآوری فاکتور را به آنها ارسال کنید. یادآوری‌های دستی می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد و همچنین برای مدیریت فاکتورهای متعدد دشوار است.
در این مرحله از مدیریت اسناد دریافتنی، شما می‌توانید از یک سیستم یادآوری فاکتور استفاده کنید تا همه فاکتورهای پرداخت نشده توسط مشتری را پیگیری کنید. یک برنامه یادآوری سفارشی را برای پرداخت‌های عقب افتاده تنظیم کرده تا اطمینان حاصل کنید که یادآوری در مورد فاکتورهای بدون پرداختی مشتریان، در زمان مناسب انجام خواهد شد.
مرحله 5: تلاشهای مجموعه خود را افزایش دهید
بدترین حالت، زمانی است که از تمام روش‌های فوق خسته شده‌اید و هنوز هیچ گونه پرداختی توسط مشتری انجام نشده است. در این مرحله از مدیریت اسناد دریافتنی، باید تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا بتوانید حسابهای پرداختی را با تاخیر وصول کنید. این درست همان جایی است که مستندات شما مفید خواهد بود. بنابراین، یک اخطار نهایی را به مشتری ارسال کنید. در ادامه، در مورد چگونگی برخورد قانونی با مشکلات به وجود آمده با یک وکیل ماهر صحبت کنید.
معرفی فینتو
