در دنیای امروز مدیریت از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. سازمان های زیادی وجود دارند که مدیریت آن ها کاری سخت و حساس است؛ زیرا بدون مدیریت مناسب، هیچ سازمانی نمی‌تواند فعالیت خود را به درستی انجام دهد. یکی از واژه هایی که در حیطه مدیریت ممکن است تا حد بسیار زیادی شنیده شود، واژه تفویض اختیار است. ما در این محتوا تلاش داریم تا برای شما در رابطه با معنای تفویض اختیار صحبت کنیم و به شما بگوییم که این عبارت چیست و چه مواردی را شامل می‌شود. به طور کلی تفویض اختیار به معنای واگذاری اختیار انجام برخی کار ها به افراد دیگر در یک سازمان است. این موضوع باعث می‌شود تا افراد بلندپایه تر مانند مدیران راحت‌تر بتوانند به انجام برخی از فعالیت ها بپردازند؛ زیرا اگر قرار باشد هر مدیری تمام فعالیت های مهم را انجام دهد، قطعا نمی‌تواند به همه آن ها رسیدگی کند. اما با استفاده از تفویض اختیار این امکان برای افراد وجود دارد که افراد دیگر در یک سازمان هر یک وظایفی داشته باشند و به تقسیم‌بندی وظایف مهم بپردازند تا نیازی نباشد که یک شخص تمامی کار های مهم را انجام دهد. این موضوع باعث می‌شود تا در یک سازمان انواع مختلف اقدامات به صورت مثبت و تاثیرگذار انجام شود.
تفویض اختیار چیست؟
حال که شما کمی با این عبارت آشنا شدید، بهتر است که به صورت جامع‌تر و کامل‌تری برای شما شرح دهیم که تفویض اختیارات چیست و چگونه می‌تواند به یک سازمان مدیریتی کمک کند. توجه کنید که در یک اداره یک فرد ممکن است که ترفیع بگیرد. هنگامی که او ترفیع می‌گیرد به انجام برخی فعالیت ها می‌پردازد و مطمئنا اقداماتی که باید آن ها را انجام دهد گسترده‌تر می‌شوند. برای مثال اگر یک کارمند در یک اداره به عنوان مدیرعامل انتخاب شود؛ باید وظایف گوناگون و گسترده‌ای مانند امور اداری، امور مالی، امور حقوقی، و موارد دیگر را کاملاً برعهده داشته باشد.
این اتفاق می‌تواند باعث شود که یک فرد نتواند به درستی تمامی وظایف خودش را انجام دهد و همین موضوع باعث می‌شود که در کار یک اداره و سازمان اختلال ایجاد شود. در این شرایط انواع گوناگونی از وظایف با توجه به ویژگی های فردی و توانایی های تخصصی کارمندان در اختیار مقامات دیگر سازمان قرار می‌گیرد و آن ها باید این وظایف را انجام دهند. این واگذاری وظیفه اصلی به یک فرد دیگر، با عبارت تفویض اختیار شناخته می‌شود که به معنای واگذاری بخشی از اختیارات و وظایف به یک مقام اداری می‌باشد. توجه کنید که تفویض اختیارات در تمام سازمان ها اداره ها به یک معنا نمی‌باشد و در شرایط گوناگون ممکن است این عبارت در معنای متفاوتی به کار گرفته شود.
حتما بخوانید: مدیریت تغییر و رهبری تغییر چیست؟
برای مثال ممکن است که در یک اداره، مدیر هیچ گونه تمایلی به تفویض اختیار نداشته باشد و دوست داشته باشد که تمامی فعالیت ها را خودش به تنهایی انجام دهد اما در یک سازمان و اداره‌ی دیگر، ممکن است که یک مدیر آن‌قدر به تفویض اختیار علاقه مند باشد که حتی برخی از تصمیم های مهم را نیز به سایر کارمندان بسپارد و از آن ها بخواهد که در انجام برخی فعالیت ها با او همفکری و همکاری داشته باشند و به او کمک کنند.
بررسی ارکان تفویض اختیارات
توجه کنید که اگر قرار است مسئولیت نسبتاً سنگین و مهمی به یک فرد در اداره محول شود، مراحل، ارکان و اصول این اقدام باید به‌طور کامل مشخص باشد. تمامی مراحلی که در زمینه تفویض اختیار وجود دارند باید به طور کامل و دقیق پشت سر گذاشته شوند؛ زیرا در صورت عدم انجام این کار واگذار کردن یک مسئولیت به یک فردی که توانایی لازم برای مدیریت آن را ندارد می‌تواند در یک سازمان فاجعه برانگیز باشد و ضرر های زیادی را به آن وارد کند. حال بیایید با یکدیگر این ارکان را به طور کامل بررسی کنیم.
دادن اطلاعات کافی در رابطه با وظیفه
اگر شما می‌خواهید که به یک کارمند یا یک فرد عالی رتبه در یک اداره مسئولیتی را واگذار کنید، باید به طور کامل در رابطه با آن مسئولیت اطلاعاتی را به آن کارمند و یا آن فرد عالی رتبه بدهید. شما باید یک بستر مناسب برای آموزش فراهم کنید و نکات بسیار مهم و حیاتی که آن فرد باید بداند را به او انتقال دهید. مهارت های گوناگونی برای انجام برخی فعالیت ها وجود دارند که تمام آن ها باید به طور کامل جدی گرفته شوند و هیچ نکته‌ای در زمینه آموزش نباید جا بماند.
مطلب پیشنهادی: 7 تکنیک کاربردی در مدیریت زمان
اعلام شرایط تفویض اختیار
بعد از این که شما به طور کامل به فرد مورد نظر یاد دادید که باید در شرایط خاص چه اقدامی را انجام دهد و به او گفتید که چه وظیفه‌ای را بر دوش دارد، بایستی به بقیه کارکنان نیز اطلاع دهید که در سازمان شما یک شرایط تفویض اختیار رخ داده و افراد باید برای انجام برخی کار ها به فرد دیگری مراجعه نمایند؛ زیرا یک مسئولیت خاص از مسئولیت های شما کم شده و به فرد دیگری اضافه شده است. برای مثال اگر شما می‌خواهید اختیارات فروش سازمان خود را به فرد دیگری انتقال دهید، از آن پس به بعد هر فردی که در رابطه با فروش سوال و یا ابهامی داشت باید به سراغ شخص انتخا ب‌شده شما برود. در این شرایط شما باید یک گردهمایی ایجاد کنید و در آن گردهمایی شرایط تفویض اختیارات را به طور کامل برای کارمندان دیگر شرح دهید تا آن ها نیز از این شرایط آگاه شوند. این موضوع باعث می‌شود که فرد مورد نظر قدرت تصمیم گیری بالاتری داشته باشد و بتواند راحت‌تر به انجام برخی از فعالیت ها بپردازد. همین موضوع می‌تواند باعث شود که در روند کاری شما اختلالی به وجود نیاید و محول کردن اختیارات بع فرد دیگری بدون هیچ گونه مشکلی به سرانجام برسد.
در نظر گرفتن پاداش مناسب و افزایش حقوق
هنگامی که شما از تفویض اختیار استفاده می‌کنید، در واقع مسئولیتی اضافه‌بر مسئولیت های قبلی برای یک فرد ایجاد کرده‌اید، در این شرایط باید پاداش مالی مناسب برای آن فرد در نظر بگیرید و به فکر افزایش حقوق باشید. توجه کنید که اضافه کردن مسئولیت بر دوش یک شخص بدون افزایش حقوق به هیچ عنوان فعالیت حرفه‌ای نیست و می‌تواند باعث دلسردی افراد دیگر شود.
فردی که اختیارات جدید را دریافت کرده، باید به چه مواردی دقت کند؟
توجه کنید علاوه بر این که یک مدیر باید مواردی که ما پیش‌تر آن را برای شما نام بردیم را مد نظر داشته باشد، فردی که تفویض اختیار به او واگذار شده نیز باید به موارد گوناگون دیگری دقت و توجه داشته باشد. توجه کنید که تفویض اختیار تا حد بسیار زیادی مهم و حیاتی است؛ چراکه شامل وظایف تأثیرگذار در یک سازمان می‌شود. اگر شما جزء آن دسته از افرادی هستید که مسئولیت جدید به شما واگذار شده، باید به صورت صددرصد مطمئن باشید که توانایی انجام آن مسئولیت را دارید. در غیر این صورت باید از ادامه دادن این مسئولیت خودداری کنید و یا آموزش هایی را در این زمینه ببینید. توجه کنید که شما باید به مسئولیتی که آن را قبول کرده‌اید به طور کامل متعهد باشید و تمام تلاش خودتان را بکنید تا به بهترین نحو بتواند این مسئولیت به صورت درست و اصولی به انتها برسانید. این کار باعث می‌شود تا از آسیب رسیدن به یک سازمان تا آنجا که می‌شود جلوگیری شود و به شما کمک می‌کند فعالیت خود را دقیقاً با کیفیتی که قبلاً انجام می‌شد، جلو ببرید. تلاش کنید تا بتوانید وظیفه‌ای که به شما محول شده است را بهتر از مدیر خودتان انجام دهید تا میزان اعتماد سازی را بالاتر ببرید و راحت‌تر بتوانید به پیشرفت و جایگاه مدنظر دست پیدا کنید.
مزایای استفاده از تفویض اختیار
توجه کنید که تفویض اختیارات تا حد بسیار زیادی برای سازمان ها حیاتی و مهم است. شما با تفویض اختیار در واقع می‌توانید میزان بهره‌وری را بالاتر ببرید و مدیریت زمان مناسبی را داشته باشید. توجه کنید که یک مدیر نمی‌تواند تمام فعالیت‌های مهم در یک اداره را انجام دهد اما با استفاده از تفویض اختیار در میان افرادی که تقریباً تسلط بیشتری روی کسب و کار دارند، می‌شود به طور کامل مدیریت زمان داشت و تمام فعالیت ها را در زمان درست و با سطح تخصص مناسب انجام داد. این موضوع باعث می‌شود تا به طور کلی خروجی یک سازمان بیشتر شود و مسیر پیشرفت راحت تر طی شود.
علاوه بر این موضوع، محول کردن مسئولیت ها به دیگری، می‌تواند باعث گرم شدن رابطه میان کارمندان شود و حس خوبی را به آن ها هدیه دهد. هنگامی که کارمندان ببینند شما به آن ها اعتماد می‌کنید و از آن ها می‌خواهید تا وظایف مهم را انجام دهند، آن ها بیش از پیش به کار دلگرم می‌شوند؛ زیرا می‌دانند توانایی‌هایشان به خوبی دیده شده و از آن ها در مسیر درست بهره گرفته می‌شود.
علاوه بر این موضوع با استفاده از تفویض اختیارات ممکن است که برخی استعداد های نهفته شده شکوفا شوند و همین موضوع می‌تواند باعث پرورش استعداد های تاثیرگذار شود و به صورت صددرصدی روی کسب و کار شما تاثیر مثبت و مناسبی را داشته باشد.
حتما بخوانید: 8 نکته در خصوص نحوه مدیریت یک مجموعه برای مدیران تازه کار
چرا برخی مدیران به سراغ تفویض اختیار نمی‌روند؟
ممکن است بسیاری از افراد و مدیران از تقسیم اختیارات بترسند و ترجیح دهند تا تمامی فعالیت ها را خودشان انجام دهند و نیازی نداشته باشند که زیردستانشان به آن ها کمک کنند. توجه کنید که در دنیای امروز اگر یک کسب و کار می‌خواهد به پیشرفت برسد و یک مدیر می‌خواهد که باعث بهبود شرایط کاری یک سازمان شود، به صورت صددرصد و اجتناب ناپذیر مجبور است که از اقدام تفویض اختیار بهره ببرد. افرادی که از این راه حل استفاده نمی‌کنند آن دسته از افرادی هستند که می‌ترسند کارمندان نتوانند به درستی به انجام برخی از فعالیت ها بپردازند. این ترس، ترسی منطقی و درست است، اما به این موضوع توجه کنید که همانقدر که شما از تفویض اختیار می‌ترسید ممکن است که فردی در سازمان شما وجود داشته باشد که حتی بهتر از شما بتواند این فعالیت را انجام دهد. علاوه بر این موضوع، شما زمان کافی برای انجام برخی از فعالیت ها را ندارید و این موضوع به خودی خود می‌تواند کیفیت انجام کار ها را پایین‌تر بیاورد. اما شما با استفاده از تفویض اختیار خیالتان راحت می‌باشد که در بازه زمانی مناسب این کار به صورت درست انجام خواهد شد و هیچ گونه خللی در سازمان شما ایجاد نمی‌شود. توجه کنید که این ترس از تفویض اختیار هیچ گاه به کسب و کار شما کمک نخواهد کرد، بلکه باعث می‌شود کسب و کار شما از رشد کردند بایستد و درجا بزند.
جمع‌بندی
ما در این مقاله تلاش کردیم تا به طور کامل برای شما در رابطه با تفویض و تقسیم اختیارات صحبت کنیم و به شما بگوییم که این عبارت به چه معناست و چگونه می‌تواند باعث پیشرفت یک سازمان شود. توجه کنید که این اصل یکی از مهم‌ترین اصول مدیریتی است که با استفاده از اختیارات قانونی که در اختیار فرد دیگر قرار می‌دهد، به افزایش بهره‌وری مدیریتی می‌پردازد. البته قوانین و بند های بسیار زیادی در رابطه با تفویض اختیار وجود دارند اما به طور کلی چکیده معنا و مفهوم این عبارت در این مقاله به طور کامل برای شما آورده شد. توجه کنید که اگر قرار است تفویض اختیاری در یک شرکت و یک سازمان اتفاق بیفتد؛ بهتر است که به صورت کاملاً مکتوب ثبت شود تا به وجود آمدن مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
ممنون بابت مطالب خوبتون
متاسفانه در شرکت های ایرانی وقتی مسئولیتی رو اضافه میکنن پاداشش رو در نظر نمیگیرن و تمامی تواقعات یک طرفه هست!!!
با سلام
اطلاعات خوبی در اختیار اینجانب قرار دادید.
ممنون از شما