همان‌طور که می‌دانید مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین اصول برای دستیابی به موفقیت است و تنها سلاح ارزانیست که با کنترل آن، می توان موارد دیگر (مثل کارها، درآمد، بازدهی، نتایج و…) را نیز کنترل کرد و از دیگران پیشی گرفت. امروزه به علت گسترش استفاده از فضای مجازی و رسانه‌های اجتماعی که بخش اعظمی از زمان افراد را به خود اختصاص می‌دهد، فواید مدیریت زمان بیشتر مشخص می‌شود.
احتمالاً اکثر ما وظایف یا اهدافی داریم که همیشه در انجام آنها کوتاهی کرده و هر بار به شنبه بعد موکولشان می‌کنیم. شنبه‌ای که هرگز نمی‌آید! عده‌ای از ما نیز با خود عهد می‌بندیم تا شب تمام کارهایمان را انجام دهیم اما موقع خواب به این فکر می‌کنیم که چقدر زود شب شد! در حالی که هنوز برخی از کارهایمان را انجام نداده‌ایم.
اما داستان کم آوردن وقت فقط به همین جا ختم نمی‌شود. به طور وسیع‌تر در سازمان‌ها، شرکت‌ها و هر گروهی از اجتماع، این هدر رفت زمان و یا بازدهی پایین به علت نداشتن مدیریت و کنترل بر بودجه زمانی، بیشتر بروز پیدا میکند و نتایج جبران ناپذیرتری دارد.
اگر بازدهی و بهره‌وری خودتان یا نیروی کارتان اهمیت دارد، ادامه مطلب را حتما بررسی کنید.
مدیریت زمان چیست؟
به زبان ساده مدیریت زمان یعنی دانستن این که زمان خود را چگونه صرف می‌کنید. این کار نیاز به ابزار‌های خاص و پیچیده ندارد و فقط باید نسبت به این امر کمی تمرکز و توجه داشته باشید؛ البته این را فراموش نکنید که در کنار مدیریت زمان، مدیریت انرژی نیز بسیار اهمیت دارد. به طور کلی مدیریت انرژی یعنی بدانیم چه وقت، چه میزان انرژی داریم و چگونه باید آن را بین کارهایمان با الویت‌های مختلف تقسیم کنیم.
اهمیت مدیریت زمان در چیست؟
همه ما میدانیم که زمان ما محدود بوده و از همین رو نیاز داریم تا بهترین استفاده را از آن ببریم. یادگیری مهارت مدیریت زمان برای اکثر افراد که نمیخواهند که عمرشان تباه شود حائز اهمیت است. اشخاصی که سعی دارند موفق شوند به خوبی میدانند که باید از زمانشان نهایت استفاده را داشته باشند. به طور خلاصه موفقیت ما در گرو یادگیری مهارت مدیریت زمان است.
دلایلی که ممکن است ما را دچار کمبود زمان کند
اکثر دلایلی که مارا دچار کمبود زمان میکند درونی است و میتوانیم با تغییر در شیوه رفتارمان به این موضوع کمک کنیم. باید برای خودمان انگیزه ایجاد کنیم و به حواس پرتی های اطراف نه بگوییم.
کارهای خود را به درستی اولویت بندی کرده و درست برنامه ریزی کنیم. اگر میتوانید برای شروع بهتر است از یک منتور کمک بگیرید.
-
تکنیک GTD مدیریت زمان
می‌توان گفت تکنیک GTD، مشهور‌ترین تکنیک مدیریت زمان است. این تکنیک توسط دیوید آلن، نویسنده کتاب Getting Things Done (کارها را انجام بده) ارائه شده است و GTD نیز مخفف نام همین کتاب است. این تکنیک می‌گوید که ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کرده و آنها را ثبت کنید تا از استرس و یادآوری مداوم آنها برای عدم فراموشی، خلاص شوید؛ به این صورت میتوانید با ذهنی آسوده روی انجام آنها و یا تصمیم گیری و زمان انجام آنها، تمرکز کنید. درواقع این شیوه بر مهم بودن مدیریت افکار بیشتر از مدیریت زمان تاکید دارد.
در این روش ابتدا همه کارها را گردآوری و ثبت می‌کنید و بعد آنها را دسته بندی می‌کنید. به این صورت که با دسته بندی کارها و اهداف بزرگ و تبدیل آنها به مجموعه‌ای از کارها و اهداف کوچک‌تر از پراکندگی ذهنی نجات پیدا کرده و انجام کارها برایتان آسان‌تر می‌شود؛ همچنین به جای انبوهی از کارهای نا منظم، دسته‌های قابل بررسی و آنالیز در اختیار دارید. این روش به 5 مرحله اصلی تقسیم می‌شود: جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، مرتب کردن اطلاعات، بررسی اطلاعات و انجام کارها.
در نهایت این تکنیک، بهترین شیوه برای آزاد کردن ذهن از هر موضوع اضافه و سازماندهی کارهاست.
حتما بخوانید: اثر هاله ای چیست و چگونه بر مدیریت شما تاثیر می گذارد؟
-
تکنیک پومودورو مدیریت زمان
این تکنیک که یک روش ایتالیایی است توسط یک پژوهشگر و کارآفرین موفق به نام فرانچسکو چیریلو ابداع شده است. در این تکنیک شما زمان‌هایتان را به بلوک‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید. به هر یک از این بلوک یک گوجه فرنگی یا پومودورو گفته می‌شود. بین هر 25 دقیقه 2 تا 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود و پس از گذشت 4 پومودورو به جای 5 دقیقه، 15 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود. این روش در واقع به این امر اشاره دارد که وقتی، بازه‌ی زمانی برای انجام یک کار در نظر می‌گیرید، بیشتر از وقتی که به زمان توجهی ندارید، تمرکز و توجهتان به انجام آن کار است و سریع‌تر آن را انجام می‌دهید. بهتر است هنگام انجام این روش چیزهایی که حواستان را پرت میکند یادداشت کرده و به مرور از میان بردارید.
همچنین شما میتوانید برای ردیابی کارهایتان همراه با این روش، از وضعیت کاهایتان یادداشت برداری هم کنید؛ در این صورت میتوانید هربار که خواستید کاری مشابه با قبل انجام دهید، به این یادداشت‌ها رجوع کنید و از این یادداشت‌ها به عنوان راهنما برای انجام کار و تخمین زمان مورد نیاز برای انجام آن استفاده کنید.
-
بلوکه کردن زمان
بلوکه کردن یا انسداد زمان یعنی بلوک‌های مشخصی از زمان را فقط برای انجام یک کار در نظر بگیریم. شما میتوانید کارهایی که باید 100 درصد انجام دهید را یادداشت کنید و یک روز یا چند ساعت در هفته را به انجام آن اختصاص دهید. برای مثال هر روز ساعت مشخصی را برای پاسخ به پیام‌هایتان یا چک کردن شبکه‌های اجتماعی در نظر بگیرید؛ همه پیام‌هایتان را در همان بازه زمانی چک کنید و در دیگر ساعات روز هرگز به سراغشان نروید! شما با اختصاص دادن بازه زمانی به «فقط پیام‌ها»، «فقط اینستاگرام»، «فقط خرید‌ها» میتوانید از پراکندگی کارها جلوگیری کنید و یک کار را به طور کامل انجام دهید. به این صورت که با حذف زمان‌های خالی و مرده میتوانید زمان زیادی را برای کارهای دیگر ذخیره کنید.
مطلب پیشنهادی: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و هر آنچه که باید بدانید
-
قانون پارتو یا 20/80
این قانون که توسط ویلفرد پارتو اقتصاددان ایتالیایی مطرح شده است، می‌گوید که در هرکاری 80 درصد نتیجه تنها از 20 درصد از تلاش در انجام آن به دست می آید. یعنی نیازی نیست که همه یک کار را انجام دهید، زیرا تنها با 20 درصد از انجام آن کار میتوانید شاهد 80 درصد نتیجه آن باشید. به این ترتیب میتوانید باقیمانده زمان و انرژیتان را صرف کاری دیگر کنید. برای مثال براساس این قانون، 80 درصد از فروش یا موفقیت یک کسب و کار تنها توسط 20 درصد از مشتریان آن به عمل می‌آید، پس تنها با تمرکز بر پیدا کردن این 20 درصد و تلاش برای وفادار‌سازی آنها می‌توان به 80 درصد از نتیجه مطلوب رسید. این قانون بر کم کردن هزینه و مدیریت زمان تمرکز دارد و برای اجرایی کردن آن در انجام کارها باید قید کمال‌گرایی خود را بزنید و به سراغ کار بعدی بروید!
-
سیستم 4D مدیریت زمان
این سیستم بر پایه الویت بندی کارهاست. در این سیستم شما جدولی تهیه کرده و کارهایتان را در 4 گروه دسته بندی می‌کنید.
کارهایی که:
-
باید همین حالا انجام دهید (Do it now)
: کارهایی که برایتان الویت دارند در این گروه قرار می‌گیرند. این کارها اگر به تعویق بیافتند استرستان را افزایش می‌دهند و تمرکزتان را بر انجام کارهای دیگر کاهش می‌دهند؛ پس بهتر است همین حالا انجامشان دهید.
-
باید به تعویق بیاندازید (Defer it)
: کارهایی که زمان بیشتری از شما می‌گیرند و همچنین الویت بالایی ندارند را میتوانید در این دسته قرار دهید و با آسودگی خاطر ابتدا به سراغ کارهای مهم‌تر بروید.
-
باید واگذار کنید (Delegate it)
: برای انجام کارهایی که اهمیت بالایی ندارند و با توجه به این که آیا دیگران توانایی انجامشان را دارند، میتوانید از دیگران کمک بگیرید. این کارها در این دسته قرار می‌گیرند. زمان‌هایی که بسیار سرتان شلوغ است با کمک گرفتن از دیگران میتوانید کمی وقت برای کارهای مهم‌تر ذخیره کنید.
-
باید حذف کنید (Delete it)
: در زمان‌های شلوغی نیازی نیست برخی از کارها انجام شوند و یا این‌که اصلا برخی از کارها جزو عادات بد تلقی می شوند؛ پس بهتر است از لیست فعالیت‌های روزانه‌‌تان حذف شوند. آنها را در این گروه قرار دهید.
به این صورت یک جدول مدیریت زمان در اختیار دارید که به وسیله‌ی آن با الویت بندی کارها در زمان صرفه جویی می‌کنید.
-
فهرست یا لیست نویسی (To Do List)
شاید نوشتن لیست کارهای روزانه قدرتمند‌ترین روش مدیریت زمان باشد. در بررسی‌های انجام شده بر روی تعدادی از مدیران موفق، همه آنها نوشتن کارهای روز بعد بر روی کاغذ را بهترین روش مدیریت زمان می‌دانستند. در این روش شما باید هر روز لیست کارهای روز بعد را بنویسید و وقتی کار مورد نظر به اتمام رسید کنار آن تیک بزنید. نوشتن لیست کارهایی که باید هر روز انجام بدهید در عین حال که ساده بوده و زمان کمی را می‌گیرد، می‌تواند بسیار کارآمد باشد. برای این کار شما میتوانید از نرم افزارهای نوزبه (Nozbe)، اورنوت (Evernote)، تودوئیست (Todoist) و… استفاده کنید.
-
یادآوری با کاغذ‌های یادآور
در این روش کاری که باید بکنید این است که یک پوشه 90 پرونده‌ای تهیه کنید و آن را به 3 بخش 30 تایی تقسیم کنید. 30 صفحه اول به ماه جاری، 30 صفحه دوم به ماه آینده و 30 صفحه آخر را به ماه بعد از ماه آینده اختصاص دهید.
حال فرض کنید روز هفتم از ماه بعد قرار است برای دوستتان هدیه بخرید یا قرار کاری مهمی دارید. کافیست تمام اطلاعات، یادداشت‌ها وهر مورد مرتبط به کارتان را در هفتمین صفحه از 30 صفحه دوم که مخصوص به ماه آینده است، قرار دهید و دیگر آن را از ذهنتان خارج کنید. به این صورت هنگامی که در ماه آینده به پوشه ی خود رجوع می‌کنید همه چیز برایتان یادآوری خواهد شد. البته میتوانید از نرم‌افزار‌های مربوط به این کار نیز استفاده کنید. این روش به گونه‌ای، شیوه جزئی‌تر و مفصل‌تر لیست‌نویسی روزانه است و بیشتر بر این تاکید دارد که کارهای مربوط به آینده را به همان آینده موکول کنید و ذهنتان را بیهوده در آن نکنید.
امیداوریم تکنیک های یاد شده مفید واقع شده باشد و در مدیریت زمان و برنامه ریزی کارها به کارتان بیاید. به خاطر داشته باشید که هیچ الزامی در استفاده از این تکنیک ها به صورت تکی وجود ندارد و میتوانید به طور هم زمان از چند تکنیک استفاده کنید.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
سلام من بعضی از این تکنیک ها رو بلد نبودم و جالب بود برام. اولین جایی هست که میبینم اصول مدیریت زمان توی هر تکنیک رو هم کامل گفته. واقع مطلبتون کاربردی بود.
مدیریت زمان بزرگترین مهارتی هست که همه باید بلد باشن اما متاسفانه توی کشور ما هیچ کس بهمون یاد نداد
خیلی بده که یک جوون نمیتونه زمانش رو مدیریت کنه و کارهایی که تو شرکت بهش میدیم رو انجام بده و مجبور میشه تا دیروقت بمونه سرکار
الان چند ماه هست که یه دفترچه گرفتم و سعی میکنم همه کارهام رو دیقیق بنویسم و مدیریت کنم
مدیریت زمان به زندگی نظم میده و میتونید یک سری کاری که تا حالا حتی تصور نمیکردین که وقت داشته باشید انجام بدین رو هم براتون ممکن میکنه