انبارگردانی چیست؟ نحوه انبارگردانی به چه شکل است؟

یکی از مهم ترین و همین طور زمان‌بر ترین عملیاتی که در انبار‌ها صورت می گیرد، علملیات انبارگردانی است. در واقع این روش یکی از رایج ترین و دقیق ترین روش های کنترل موجودی انبارها به شمار می رود. اگر می خواهید اطلاعات بیشتری در این زمینهبه دست بیاورید، توصیه می کنیم مقاله زیر را مطالعه کنید.

انبارگردانی چیست؟

به طور کلی عملیات انبارگردانی در حسابداری را این گونه می توان تعریف کرد: به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی  گویند.

کنترل انبارگردانی و کنترل موجودی انبار معمولا به صورت سالانه انجام می شود؛ بنابراین باید بسیار دقیق و با رعایت یک سری اصول انجام شود؛ برای مثال ورود و خروج افراد به انبار باید کنترل شود، تمامی کالاها باید دارای برچسب و تگ نام باشند، پلمپ انبار باید به درستی انجام شود و مواردی از این قبیل.

البته برخی از شرکت ها به علت بالا بودن تعداد انبار ها یا مواد و کالاهای موجود، عمل انبارگردانی را چند بار در سال انجام می دهند و برخی از شرکت ها هم بر اساس نوع فعالیت و موارد دیگر قوانین شخصی سازی شده ای برای انبار خود دارند. درنهایت تمامی این اعمال و اصول و قوانین مربوط به انبارگردانی به منظور حفظ، نگهداری و مراقبت از مواد و کالا های موجو در انبار انجام می شود و از این جهت بسیار اهمیت دارد.

چرا شرکت ها به انبار گردانی نیاز دارند؟

همانطور که می دانید موجودی کالاها یکی از مهم ترین اقلام دارایی هاست. در پایان دوره مالی ارزش موجودی کالاها تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکت ها خواهند داشت؛ از این رو لازم است در هر دوره مالی حداقل یکبار کل موجودی های شرکت شمارش شود تا از عدم مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی اطمینان حاصل شود.

مطلب پیشنهادی: دانلود فایل اکسل فرمهای مورد نیاز در انبارداری

دلایل مختلفی مانند اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت‌نشده، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزار مالی می‌شود. به همین دلیل به انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص نیاز است که این فواصل با در نظرگرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود.

هدف شرکت ها از انبارگردانی چیست؟

هدف از انبارگردانی به طور کلی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی کالاهاست. به این جهت لازم است قواعدی در حین انبارگردانی انجام پذیرد. از جمله این قواعد، الصاق تگ به کالا می باشد. همچنین مواردی از قبیل پلمپ انبار، وارد و خارج نشدن کارکنان و افراد به انبار، مرتب سازی کالاها و سایر موارد امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرد.
معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می گیرد:

• سرپرست انبارگردانی
• گروه کنترل
• انباردار
• گروه های شمارش گر که هر گروه 2 نفره است (یک نفر شمارش گر و یک نفر ثبت کننده) که وظیفه دارند اقلام را شمارش و در تگ های شمارش ثبت کنند.

نکته مهمی که باید بدان توجه کرد این است که در زمان انبارگردانی چون انباردار نسبت به چیدمان و محل کالاها آگاهی دارد، حتما باید در عملیات انبارگردانی حضور داشته باشد.

انواع انبارگردانی کدامند؟

به صورت کلی 3 نوع انبارگردانی وجود دارد:

• انبارگردانی پایان سال

این نوع از انبارگردانی معمولا یک بار و در پایان هر سال اتفاق می افتد و تمامی کالاها، به منظور انتقال موجودی انبار به سال بعد، شمارش می شود.

• انبارگردانی میان دوره

این نوع از انبارگردانی معمولا در پایان نیم سال اول و مانند مدل انبارگردانی پایان سال، کلیه کالاها شمارش می شود.

• انبارگردانی رندوم

این نوع از انبارگردانی در بازه های زمانی کوتاه تر از دو مورد قبل و برای اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار است. در این مدل تنها تعدادی از کالاها به صورت رندم شمارش می شوند و عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی چک می شود.

حتما بخوانید: کدینگ در حسابداری و مراحل آن

انبارگردانی چه مزایایی دارد؟

انبار یکی از مهم ترین بخش های یک شرکت است که شامل همه تولیدات و کالاهای قابل ارائه توسط آن شرکت است. در واقع بخش اعظمی از سود یک شرکت در موجودی کالاهای آن شرکت است؛ بنابراین انبار و مقوله انبارگردانی اهمیت بالایی برای شرکت ها دارد. انبارگردانی مزایای زیر را به دنبال دارد:

• حصول اطمینان از ارقام موجود در صورت حساب های مالی
• کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
• جداسازی ضایعات و موجودی غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
• جلوگیری از تجمع بیش از حد کالا در انبار و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا

انبار گردانی وظیفه کیست؟

در بسیاری از شرکتها انباردار، علاوه بر مسئولیتهای حفظ و نگهداری انبار و چیدمان انبار وظیفه انبارگردانی را نیز بر عهده دارد. معمولا انبار گردانی به صورت دوره‌ای با حضور انباردار و همینطور یکی از اعضای تیم حسابداری انجام میشود.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟

معمولا شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می شود که به صورت زیر است.

• تک شمارشی

در این حالت شمارش موجودی یک بار انجام می شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی اتفاق می افتد.

• دو شمارشی

در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به عنوان موجودی صحیح اعلام می شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می افتد.

 

• سه شمارشی

در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به عنوان موجودی صحیح ثبت می شود.

 

نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال

نکات مهمی که در ارتباط با شمارش موجودی انبار ها باید به آن ها توجه کنیم به شرح زیر است:

نکات مهم قبل از شمارش کالاها

1. در ابتدا باید شخصی مناسب به‌عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی انتخاب شود.
2. دستور العملی که از قبل تهیه شده است، باید توسط هماهنگ کننده کاملا مورد بررسی قرار گیرد و در صورت وجود اشکال، قبل از شروع عملیات شمارش کالا باید به اطلاع  مسئولین شرکت برسد.
3. روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص باشد و به صورت کتبی به بخش های مختلف اطلاع رسانی شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل است.
4. گروه های شمارش باید با ذکر اسامی قبلا تعیین شده باشند و آموزش کافی دیده باشند.
5. هماهنگ کننده شمارش موجودی ها باید از قبل موجودی انبارها را مورد بازدید قرار دهد و از موارد زیر مطمئن گردد:

• اقلام به شکلی چیده شوند تا عملیات شمارش به آسانی صورت پذیرد.
• موجودی هایی که به آسانی قابلیت شناسایی ندارند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح مشخص شوند.
• اقلام ناباب، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جداشده باشند.

نکات مهم در حین شمارش کالا

1. موجودی برداری وسیله گروه‌های دونفری انجام شود، یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تأیید شمارش آن را ثبت نماید.
2. چنانچه موجودی‌هایی بر اساس وزن ثبت می‌شوند، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برای توزین موجودی‌ها در دسترس باشد.
3. بهتر است که موجودی‌ها دو بار و هربار به‌ وسیله یک گروه دونفری متفاوت شمارش شوند.

نکات مهم پس از شمارش کالا

1. چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودی‌ها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آن‌ها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم است.
2. پس از خاتمه شمارش، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه‌های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری باشد.
3. باید نتیجه به‌دست‌آمده با مدارک دائمی (درصورتی‌که وجود داشته باشد) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند.

حتما بخوانید: مالیات و لوایح مالیاتی؛ آنچه باید بدانید

نمونه فرم انبارگردانی

در ادامه نمونه ای از فرم انبارگردانی فروشگاه را قرار داده ایم اما شما می توانید با استفاده از لینک موجود در مقاله « فایل اکسل فرم های ضروری در انبارداری » برای دانلود فرمهای مورد نیاز انبارداری اقدام کنید.

 

فینتو:

فینتو یک سیستم آنلاین برای محاسبه حقوق و دستمزد می باشد.با این سیستم شما به سادگی قادر خواهید بود تا حقوق و دستمزد کارکنان خود را با صرف کمترین زمان و پرداخت کمترین تعرفه ها،محاسبه کنید و فیش حقوقی چاپ کنید. همچنین در سیستم حقوق و دستمزد فینتو می توانید دیسکت بیمه، مالیات و بانک را به سادگی در یافت کنید.منتظر چی هستید! ثبت نام کنید و لذت ببرید.