دسته‌بندی نشده

‌دفتر معین چیست و نحوه تحریر ‌آن به چه صورت است؟

حسابداری

‌دفتر معین یک دفتر حسابداری است که برای ذخیره اطلاعات حسابداری ترازنامه و صورت سود و زیان استفاده می شود. ورودی های آن شامل حساب هایی مانند پول نقد‌، حساب های دریافتنی‌، سرمایه گذاری ها‌، موجودی کالا‌، حساب های قابل پرداخت‌، هزینه های تعهدی و سپرده های مشتری می باشد. در این مقاله با ما همراه باشید تا با این دفتر حسابداری، نحوه عملکرد و همچنین چگونگی تحریر آن آشنا شوید.

آشنایی با ‌دفتر معین

‌دفتر معین یکی از دفاتر یا سوابق حسابداری است که برای ذخیره اطلاعات ترازنامه و صورت سود و زیان استفاده می شود. ورودی های ‌دفتر معین می تواند شامل حساب هایی مانند پول نقد‌، حساب های دریافتنی‌، سرمایه گذاری ها‌، موجودی کالا‌، حساب های قابل پرداخت‌، هزینه های تعهدی و سپرده های مشتری باشد. دفاتر حسابداری برای انواع معاملات ترازنامه و صورت سود و زیان نگهداری می شود.

دفاتر ترازنامه شامل دفتر دارایی مانند پول نقد یا حساب های دریافتنی است. در حالی که دفاتر صورت سود و زیان شامل دفترهایی مانند درآمد و هزینه ها می باشد. در این مقاله با ما همراه باشید تا با دفتر معین، نحوه عملکرد و همچنین چگونگی تحریر آن آشنا شوید.

‌دفتر معین که گاهی اوقات آن را دفتر کل نیز می نامند، یک مخزن متمرکز برای جمع آوری تمام داده های حساب جمع شده از زیرمجموعه ها یا ماژول های مختلف فراهم می کند، و آن را به عنوان ستون فقرات سیستم مالی شرکت ها معرفی می کند.

‌دفتر معین برای تولید صورت های مالی اصلی از قبیل صورت سود‌، جریان وجوه نقد‌، و ترازنامه شرکت استفاده می شود. “ارسال” به ‌دفتر معین‌، فرآیند دفترداری از ثبت اعتبارات و بدهی ها است. شما می توانید ‌دفتر معین را مجموعه ای از نمودار حساب ها بدانید‌، جایی که در آن تمام ورودی های دفاتر حسابداری به پایان می رسد.

برخی از حساب های ‌دفتر معین‌، سوابق خلاصه ای هستند که حساب های کنترل نامیده می شوند. جزئیات مربوط به پشتیبانی از هر حساب کنترل در خارج از دفتر حساب فرعی نگهداری می شود. به عنوان مثال‌، حساب های پرداختنی ممکن است یک حساب کنترل در دفتر کل باشد و دفتر حساب فرعی نیز شامل هر فعالیت فروشنده است. مثالهای دیگر حساب های ‌دفتر معین شامل تجهیزات‌، حسابهای قابل پرداخت و موجودی کالا می باشد.

دفتر معین

‌دفتر معین و حساب های آن

‌همانطور که بیان شد، دفتر معین‌، حساب یا سوابقی است که برای مرتب سازی‌، ذخیره و جمع بندی معاملات یک شرکت استفاده می شود. این حساب ها در دفتر کل (و در نمودار حساب ها) ترتیب داده می شوند که ابتدا حساب های ترازنامه و سپس حساب های صورت سود و زیان ظاهر می شوند.

نمونه هایی از حساب های ‌دفتر معین شامل حساب های ترازنامه رایج در دفتر کل هستند که عبارتند از:

  • حساب دارایی مانند وجه نقد‌، حساب های دریافتنی‌، موجودی‌، سرمایه گذاری ها‌، زمین و تجهیزات
  • حساب های بدهی شامل یادداشت های قابل پرداخت‌، حساب های پرداختنی‌، هزینه های قابل پرداخت‌،
  • و سپرده های مشتری حساب سهامداران مانند سهام عادی‌، سود باز مانده‌، سهام خزانه داری و سایر درآمد جامع انباشته

برخی از صورت حساب های ‌دفتر معین و نحوه تنظیم آنها نیز به شرح زیر است:

  • حساب های درآمد عملیاتی مانند درآمد و هزینه های فروش و خدمات
  • حساب های هزینه عملیاتی از جمله هزینه حقوق‌، هزینه اجاره و هزینه تبلیغات
  • حساب های غیر عملیاتی یا حساب های درآمد دیگر مانند سود فروش دارایی ها‌، هزینه بهره و ضرر در فروش دارایی ها
  • حساب های کنترل دفتر کل

برخی از حساب های ‌دفتر معین می توانند به سوابق خلاصه تبدیل شوند و از آنها به عنوان حساب های کنترل یاد می شود. در آن شرایط‌، تمام جزئیاتی که از خلاصه مبالغ موجود در یکی از حساب های کنترل پشتیبانی می کند‌، در یک دفتر فرعی در دسترس خواهد بود.

یک نمونه معمول از یک حساب ‌دفتر معین که می تواند به یک حساب کنترل تبدیل شود، حساب های دریافتنی است. مبالغ خلاصه در حساب کنترل دریافتنی یافت می شود و جزئیات مربوط به فعالیت اعتباری هر مشتری در دفتر زیر مجموعه حسابهای دریافتنی موجود خواهد بود. سایر حسابهای ‌دفتر معین که ممکن است به حساب های کنترل تبدیل شوند عبارتند از موجودی، تجهیزات و حسابهای قابل پرداخت.

حساب های دفتر کل

دفتر کل چگونه کار می کند؟

یک ‌دفتر معین‌، پایه سیستمی است که حساب داران برای ذخیره و سازماندهی داده های مالی مورد استفاده برای ایجاد صورت های مالی شرکت استفاده می کنند. معاملات در حساب های دفتر اصلی، همانطور که در نمودار حساب شرکت تعریف شده است، به صورت جداگانه ارسال می شود. سپس معاملات بسته شده در ‌دفتر معین خلاصه می شوند و حسابدار تراز آزمایشی را ایجاد می کند که به عنوان گزارشی از مانده حساب هر یک از دفاتر است. تراز آزمایشی از نظر خطا بررسی می شود و با ارسال مطالب اضافی لازم تنظیم می شود‌، و سپس تراز آزمایشی تنظیم شده برای تولید صورت های مالی استفاده می شود.

نحوه عملکرد یک ‌دفتر معین با حسابداری دوبار ورود به یک دفتر کل توسط مشاغل استفاده می شود که از روش حسابداری دوبار استفاده می کنند‌، به این معنی که هر معامله مالی حداقل روی دو حساب زیر دفتر حساب تأثیر می گذارد و هر ورودی حداقل یک بدهی و یک معامله اعتباری دارد.

حتما بخوانید: همه چیز درباره حساب سازی در حسابداری

معاملات دوبار ورود‌، به نام ورودی ژورنال‌، در دو ستون ارسال می شوند‌، ورودی های بدهی در سمت چپ و ورودی های اعتباری در سمت راست قرار دارند و مجموع کل ورودی های بدهی و اعتباری باید تعادل داشته باشد. معادله حسابداری‌، که زیربنای حسابداری دو بار است‌، به شرح زیر است:

{دارایی ها} –  {بدهی ها} ={سهامداران سهام} داراییها – بدهی ها = حقوق صاحبان سهام

ترازنامه از این قالب پیروی می کند و اطلاعات را در سطح حساب دقیق نشان می دهد. به عنوان مثال‌، ترازنامه در بخش دارایی های کوتاه مدت خود چندین حساب دارایی از جمله پول نقد و حساب های دریافتنی را نشان می دهد.

روش حسابداری دو بار بر اساس الزام معادله حسابداری کار می کند که معاملات ارسال شده به حساب های سمت چپ علامت برابر در فرمول باید برابر کل معاملات ارسال شده به حساب (یا حساب ها) در سمت راست باشد. حتی اگر معادله متفاوت ارائه شود (مانند دارایی ها = بدهی ها + حقوق صاحبان سهام)‌، قانون تعادل همیشه اعمال می شود.

‌دفتر معین بیانگر چه چیزی می باشد؟

جزئیات معاملات مندرج در ‌دفتر معین در سطوح مختلف برای تولید تراز آزمایشی‌، صورت سود و زیان‌، ترازنامه‌، صورت جریان های نقدی و بسیاری دیگر از گزارش های مالی جمع آوری و خلاصه می شود. این امر به حساب داران‌، مدیریت شرکت‌، تحلیلگران‌، سرمایه گذاران و سایر سهامداران کمک می کند تا عملکرد شرکت را به طور مداوم ارزیابی کنند.

وقتی هزینه ها در یک دوره معین افزایش می یابد‌، یا یک شرکت معاملات دیگری را ثبت می کند که بر درآمد‌، درآمد خالص یا سایر شاخص های مالی مهم تأثیر می گذارد‌، داده های صورت های مالی اغلب کل داستان را بیان نمی کند.

در مورد انواع خاصی از خطاهای حسابداری‌، بازگشت به ‌دفتر معین و کاوش در جزئیات هر معامله ثبت شده برای تعیین محل مسئله ضروری می باشد. در بعضی مواقع‌، این امر می تواند شامل مرور ده ها مورد از دفاتر باشد‌، اما حفظ صورت های مالی شرکت بدون خطا و معتبر بسیار ضروری است.

‌دفتر معین، پایه و اساس سیستم حسابداری یک شرکت است. حساب های دفتر کل شامل تمام داده های معاملات مورد نیاز برای تهیه صورت سود‌، ترازنامه و سایر گزارش های مالی است. معاملات ‌دفتر معین خلاصه ای از معاملات انجام شده به عنوان ورودی ژورنالی به حساب های دفتر اصلی است.

ارائه یک مثال

تراز آزمایشی گزارشی است که هر حساب ‌دفتر معین و موجودی آن را فهرست، بررسی ها را آسان تر و موقعیت ها را راحت تر می کند. به عنوان مثال، اگر شرکتی بابت فاکتوری، 200 دلار از مشتری دریافت کند‌، حسابدار شرکت حساب نقدی خود را با 200 دلار بدهی افزایش می دهد و ورودی را با اعتبار یا کاهش 200 دلار به حساب های دریافتنی کامل می کند. مبلغ بدهی و اعتبار ارسال شده برابر است. در این حالت‌، یک حساب دارایی (پول نقد) 200 دلار افزایش می یابد‌، در حالی که حساب دارایی دیگر (حساب های دریافتنی) 200 دلار کاهش می یابد. نتیجه خالص این است که هم افزایش و هم کاهش فقط در یک طرف معادله حسابداری تأثیر می گذارد. بنابراین‌، معادله در تعادل باقی می ماند. نمونه ای از معامله صورت درآمد صورت سود و زیان از فرمول خاص خود پیروی می کند‌، که می تواند به شرح زیر نوشته شود:

{درآمد} -{هزینه} = {درآمد خالص (NI) یا سود خالص} درآمد − هزینه = درآمد خالص (NI) یا سود خالص

این امکان وجود دارد که یک معامله حسابداری به طور همزمان بر ترازنامه و صورت سود و زیان تأثیر بگذارد. به عنوان مثال‌، فرض کنید که یک شرکت مشتری خود را 500 دلار قبض می کند. حسابدار با ارسال 500 دلار بدهی (افزایش) به حساب های دریافتنی (حساب دارایی ترازنامه) و 500 دلار اعتبار (افزایش) درآمد‌، که این حساب صورت حساب سود است‌، این معامله را به ‌دفتر معین وارد می کند. بدهی ها و اعتبارات هر دو 500 دلار افزایش می یابد و کل مبلغ در تعادل باقی می ماند.

حتما بخوانید: پر کاربردترین اصطلاحات مالی و مالیاتی که هر صاحب کسب و کار باید بداند

نحوه تحریر دفتر معین

برای پیگیری معاملات خاص مانند پول نقد‌، حساب های دریافتنی یا فروش از دفترهای حساب استفاده کنید. ژورنال ها جایی است که شما تاریخ‌، جزئیات و مقدار هر معامله تجاری را براساس نوع آن می نویسید. اما دفتر معین این اطلاعات را به حساب های خاصی تقسیم می کند‌، به شما این امکان را می دهد که تمام معاملات خود مانند وجه نقد‌، حساب های دریافتنی‌، فروش را در برگه های خود مشاهده کنید. در ادامه این مطلب نحوه تحریر ‌دفتر معین به صورت مرحله به مرحله آورده شده است:

برای هر حساب یک صفحه در دفتر معین ایجاد کنید.

دفترچه های حساب خاص را براساس نام و شماره مرجع آنها ایجاد کنید. اولین ‌دفتر معین حساب شما ممکن است معاملات نقدی را نشان دهد. شما ورودی های ژورنالی خود را در دفترهای مناسب کپی خواهید کرد‌، بنابراین برای هر حساب مندرج در ژورنال خود به یک دفترچه نیاز دارید. برای کمک به شما در نگهداری از هر شماره حساب‌، یک صفحه فهرست مطالب را در نظر بگیرید.

اگر هزینه های عجیب و غریب دارید‌، یک “‌دفتر معین” را نیز در نظر بگیرید که معاملات غیر معمول مانند اظهارنامه مالیاتی‌، فروش بد‌، هزینه های شخصی و غیره را جمع آوری می کند.

برای تاریخ‌، شماره مجله و توضیحات در انتهای سمت چپ صفحه، ستون درست کنید. این موارد را می توان مستقیما از ورودی ژورنالی شما در معامله کپی کرد.

بقیه ‌دفتر معین را به سه بخش بدهی‌، اعتبار و مانده تقسیم کنید.

این امر به شما امکان می دهد تا به سرعت ببینید که چه چیزی مالک شماست (بدهی)‌، چه چیزی خرج می کنید (اعتبار) و چه مقدار هنوز بدهکار هستید (مانده.) برگه نهایی شما باید به این شکل باشد:

تاریخ | مرجع | توضیحات | بدهی | اعتبار | مانده |

در ‌دفتر معین‌، درست مثل یک ژورنال، بدهی به پولی که دریافت می کنید گفته می شود. اعتبار به پولی که شما بدهکار یا پرداخت کرده اید اشاره دارد و موجودی به آنچه که هنوز مدیون هستید یا تفاوت بدهی و اعتبار اشاره دارد.

هرگونه اعتبار و بدهی مرتبط را در کنار هم قرار دهید.

به عنوان مثال‌، اگر 500 دلار وام از یک دوست دارید‌، با یادداشت 500 دلار به عنوان بدهی شروع کنید. بگویید که روز بعد اولین فروش خود را با قیمت 200 دلار انجام داده اید و تصمیم دارید که به دوست خود پس دهید. تاریخ جدیدی را 21/4/15 مشخص کنید و 200 دلار در بخش اعتبار خود بنویسید.

برای محاسبه میزان پولی که به دست آورده اید یا هنوز بدهکار هستید‌، از بخش موجودی استفاده کنید.

با آخرین مثال‌، 200 دلار از وام 500 دلاری که دوستتان به شما داده است‌، پس دادید. مبلغی را که پرداخت کرده اید از کل بدهی خود کم کنید تا موجودی شما پیدا شود. در اینجا‌، شما هنوز 300 دلار بدهکار هستید‌، بنابراین توجه داشته باشید که به عنوان موجودی خود در سمت راست پرداخت خود باشید. اگر به عنوان مثال 20000 دلار کمک هزینه تحقیقاتی دریافت کردید که مجبور نیستید آن را پس بدهید‌، فقط 20،000 دلار را در ستون بدهی یادداشت کرده و ادامه می دهید.

به یاد داشته باشید که در هر حساب، ورودی های مربوطه را وارد کنید.

در بازگشت به وام 500 دلاری یک دوست‌، باید توجه داشته باشید که حساب های قابل پرداخت باید در هر زمان تغییر کند. به عنوان مثال، اگر تصمیم دارید وام را به دوست خود پس دهید‌، باید ورودی جدیدی ایجاد کنید و معاملات را در صورت وقوع ثبت کنید.

هر زمان که یک ورودی در ژورنال ایجاد می شود‌، باید بلافاصله در ‌دفتر معین ثبت شود.

برای مثال دریافت وام به قیمت 500 دلار بر روی 2 حساب (وجه نقد و حساب های دریافتنی)‌ تأثیر می گذارد، بنابراین باید ثبت هر دو حساب دفتری را انجام دهید. به صفحه نقدی دفتر خود بروید. در ستون سمت چپ (که برای ثبت بدهی ها استفاده می شود)‌، تاریخ معامله را بنویسید و سپس مقدار را بنویسید. در این مثال مبلغ 500 دلار است. به صفحه حساب های دریافتنی دفتر خود بروید. تاریخ را در ستون سمت راست (که برای اعتبارات استفاده می شود) و بعد از آن مقدار معامله را بنویسید. در این مثال مبلغ 500 دلار است. این صفحات را به محض ورود مطالب جدید به روز کنید.

برای کمک به ردیابی اطلاعات جدید‌، بخش “یادداشت ها” را اضافه کنید.

به عنوان مثال‌، هنگامی که مبلغ کل وام 500 دلاری خود را پرداخت کردید‌، ممکن است “پرداخت کامل” را در زیر توضیحات یا یک بخش یادداشت کوچک در کنار “موجودی” بنویسید.

حساب های مختلف را در یک کتاب ترکیب کنید تا ‌دفتر معین خود را ایجاد کنید.

یک دفتر معین کامل، جزئیات هر حساب را نشان می دهد تا هر کسی بتواند آن را ورق بزند و متوجه شود که دقیقا چه مقدار پول در هر گروه ساخته یا  هزینه شده است. صفحه اول شامل نمودار حساب ها است که هر حساب را در ‌دفتر معین و شماره آن مانند “پول نقد‌” را ذکر می کند تا افراد بتوانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. برای دسترسی آسان، حساب ها را به دفتر اضافه کنید.

بدهی ها و اعتبارات را در پایین صفحه برای هر حساب جمع کنید.

با این کار می توانید کل مبلغی را که متعلق به شماست یا برای هر حساب بدهکار هستید‌، بدانید. اگر اعتبارات بیشتر از بدهی ها باشد‌، آن حساب در وضعیت از دست دادن پول است. با این وجود‌، انتظار می رود که حساب های پرداختنی همیشه بدهکار باشند‌، زیرا لیستی از تمام پولی است که به شما بدهکار است.

کل بدهی ها و اعتبارات خود را با هم جمع کنید و از مطابقت آنها مطمئن شوید.

بدهی همیشه با اعتبار برابر است. اگر چیزی خریداری کرده اید‌، هزینه آن را پرداخت کرده اید (اعتبار) و اکنون ارزش آن را دارید (بدهی) و یا اگر مغایرتی وجود دارد‌، دفترچه خود را در برابر ‌دفتر معین بررسی کنید تا هر چیزی را که فراموش کرده اید ثبت کنید، بیابید. به یاد داشته باشید هر معامله ای‌، مثبت یا منفی‌، باید وارد ‌دفتر معین شود. برخی از حسابداران مبتدی اغلب ایده “مالکیت” را فراموش می کنند. به عنوان مثال‌، اگر 10 هزار دلار برای تجارت خود خرج می كنید‌، از نظر فنی تجارت 10،000 دلار به شما بدهكار است.

اگر در تلاش برای پاسخگویی به تمام بدهی ها و اعتبارات خود هستید‌، نحوه تهیه ترازنامه را مرور کنید.

ترازنامه تصویری از دارایی ها و بدهی های تجارت شما است. در این فرم مفید‌، هر آنچه شرکت شما در هر زمان متعلق به خود دارد و بدهکار است‌، آورده شده است که به شما کمک می کند هرگونه شکاف در ‌دفتر معین را مشاهده کنید.

با چرخه حسابداری آشنا شوید تا بدانید چه چیزی در آینده رخ می دهد.

ارسال به ‌دفتر معین مرحله 2، مرحله ای است که به عنوان چرخه حسابداری شناخته می شود. به خودی خود‌، ‌دفتر معین نمی تواند خیلی مفید باشد‌، اما به عنوان بخشی از چرخه ابزاری بسیار ارزشمند است. چرخه حسابداری را می توان به چند مرحله ساده تقسیم کرد. اسناد منبع‌، مانند رسیدها یا فاکتورها را که باید وارد سیستم شوند‌، جمع آوری کنید. معامله را به ترتیب زمانی در ژورنال ثبت کنید. ورودی های ژورنال را به حساب های ‌دفتر معین ثبت کنید. تراز آزمایشی را تهیه کنید. این موارد لیستی از تمام حساب های ‌دفتر معین است که با هم جمع شده اند و باید در پایان دوره حسابداری تهیه شود. صورتهای مالی را تهیه کنید که می توانند پس از تنظیم صحیح تراز آزمایشی وارد شوند.

فینتو:

با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو بدون نیاز به هیچ گونه دستگاه و سخت افزاری میتوانید به راحتی تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل کنید. با استفاده از این سیستم برای شرکت یا کسب و کار خود از وضعیت حضور و غیاب کارکنان در لحظه و هر کجا مطلع شوید و به کسب و کار خود نظم ببخشید.

سامانه حضور و غیاب آنلاین

نوشته های مشابه

یک دیدگاه

  1. سلام
    عزیز من منم اینا رو توی دانشگاه خوندم میدونم چیه حالا دستم شونصد تا فاکتور هست هر فاکتور رو توی یه صفحه بنویسم یا همه رو پشت سر هم بنویسم و اینکه جزع به جزع داخل فاکتور رو داخل دفتر معین بنویسم یا کلی باید بنویسم؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا