سیستم اطلاعات حسابداری چیست ؟

شما باید بدانید سیستم اطلاعات حسابداری یکی از انواع سیستم هایی به شمار می رود که  با استفاده از آن به راحتی می توانید گزارش های مالی یک سازمان را آماده سازید. همچنین با استفاده از این سیستم شما قادر خواهید بود که به تصمیم گیرندگان بیرونی برای تجزیه و تحلیل کردن تصمیم ها و اخذ بهترین آنها راهکارهای مناسبی را ارائه دهید.

تعریف سیستم اطلاعات حسابداری

یکی از مباحث بسیار مهمی که در سازمان های موفق وجود دارد و به آن توجه بسیار زیادی می شود سیستم اطلاعات حسابداری است. این سیستم ها در انواع مختلفی طراحی می شوند که هر یک از آنها دارای ویژگی های متنوعی می باشد. در واقع شما باید بدانید نرم افزارهای متنوعی مانند نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار تنخواه گردان، نرم افزار حضور و غیاب … از جمله مهمترین نرم افزارهایی است که در این سیستم مورد استفاده قرار می گیرد. با استفاده از این نرم افزارها میتوان به بهترین نحو ممکن مدیریت مالی را انجام داد و گزارش فصلی ارائه نمود.

مطلب پیشنهادی: سیستم های اطلاعاتی در سازمان چیست؟

شما باید بدانید سیستم اطلاعات حسابداری یکی از انواع سیستم هایی به شمار می رود که  با استفاده از آن به راحتی می توانید گزارش های مالی یک سازمان را آماده سازید. همچنین با استفاده از این سیستم شما قادر خواهید بود که به تصمیم گیرندگان بیرونی برای تجزیه و تحلیل کردن تصمیم ها و اخذ بهترین آنها راهکارهای مناسبی را ارائه دهید. این مسئله اهمیت بسیار زیادی دارد و در صورتی که به این موارد دقت داشته باشید می توانید سازمان خود و فعالیت هایی که در آن پیش می رود را به بهترین نحو ممکن کنترل کنید.

مطلب پیشنهادی: انواع حساب‌ها در حسابداری و بررسی ماهیت آنها

کاربردهای سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان چیست ؟

به طور کلی سیستم اطلاعات حسابداری عبارت است از مجموعه ای که به یکدیگر پیوسته است و سازمان از آن برای بازده سرمایه گذاری، مالیات حقوق و … استفاده می کند. به واسطه آن دسته از گزارش هایی که از سیستم حسابداری شرکت و سازمان دریافت می شود شما می توانید وضعیت سازمان را مورد بررسی و تحلیل قرار دهید. شیوه های بسیار زیادی مانند اصول حسابداری عمومی، منابع فناوری مدرن و … وجود دارد که شما باید به آنها برای استفاده از این سیستم دقت داشته باشید. کاربرد اولیه ای که این سیستم دارد کمک کردن به تصمیم گیری واحد مالی سازمان ها می باشد. فردی که از این سیستم استفاده می کند بر اساس اطلاعاتی که فراهم شده است تصمیم هایی را می تواند بگیرد. این دو گروه از افراد عبارت می باشند از :

1. استفاده کنندگان داخلی :

مجریان و مدیران مهمترین افرادی هستند که از این سیستم استفاده می کنند. آنها با استفاده از این سیستم می توانند مدیریت مالی خود را انجام دهند و گزارش فصلی را هم آماده سازند. آنها برای استفاده از سیستم باید با بخش های متنوع آن آشنایی داشته باشند تا آن ار مورد استفاده قرار دهند.

2. استفاده کنندگان خارجی :

سیستم اطلاعات حسابداری اطلاعات مورد نیاز را از تصمیم گیرندگان دریافت می کند و به آنها ارائه می دهد. بر همین اساس آنها می توانند از بین گزینه های متنوع بهترین گزینه را برای بهره برداری کنند. فعالیت های تجاری و اقتصادی آنها بر همین اساس به بهترین نحو ممکن انجام می شود. این سیستم به عنوان یکی از بهترین رابط هایی می باشد که بین سرمایه گذاران و فعالیت های تجاری آنها می تواند به بهترین نحو ممکن فعالیت کند. شما باید بدانید که این سیستم قابلیت های متنوعی دارد و هر یک از آنها هم دارای بخش های متنوعی می باشند. روش ها و فرآیندهای پیچیده ای را برای آنها طراحی کرده اند که شما باید با آنها آشنایی داشته باشید.

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری به چند دسته تقسیم بندی می شود ؟

هر یک از انواع سیستم اطلاعات حسابداری که شما از آن استفاده می کنید دارای 6 بخش اصلی می باشد. هر یک از این بخش ها را بهتر است مورد استفاده قرار دهید تا اطلاعات بیشتری در مورد آنها داشته باشید. برخی از مهمترین و اصلی ترین این اجزا که شما باید آنها را شناسایی کنید عبارت است از :

1. کارکنان :

کارکنان یکی از مهمترین و اصلی ترین افرادی هستند که از این سیستم استفاده می کنند. در واقع شما باید بدانید که آنها را به عنوان کاربران سیستم شناسایی می کنند.

2. روش ها و دستورالعمل ها :

این بخش برای انجام دادن فرآیندهای جمع آوری مورد استفاده قرار می گیرد. البته که شما باید بدانید برای مدیریت ذخیره سازی داده هایی که مالی هستند هم از این بخش استفاده می کنند. هر یک از روش ها و دستورالعمل هایی که در مورد حسابداری وجود دارد را شما می توانید در این بخش مشاهده کنید.

3. داده ها :

این بخش دارای اطلاعات مالی می باشد که بر اساس فرآیندهای کسب و کار شما مرتب می شود. داده های حسابداری هر یک از بخش ها را در این سیستم و اجزا می توانید مورد بررسی قرار دهید و مشاهده کنید.

4. نرم افزار :

برای پردازش کردن داده های این بخش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. نرم افزارهای زیادی را می توانید روی سیستم نصب کنید که هر کدام از آنها وظیفه متنوعی را بر عهده دارند و شما باید با آنها آشنایی داشته باشید. هر یک از این بخش ها و نرم افزارها برای پردازش داده ها به بهترین نحو ممکن مورد استفاده قرار می گیرند.

5. زیرساخت فناوری اطلاعات :

شبکه های کامپیوتری و سیستم ها از جمله دیگر اجزای سیستم اطلاعات حسابداری هستند که به کاربر امکان می دهند اطلاعات درون سیستم را به افرادی مرتبط ارائه دهد. اینکه افراد اطلاعات متنوعی در این مورد داشته باشند اهمیت بسیار زیادی دارد و باید آن را در نظر داشته باشید.

6. کنترل های داخلی و اقدامات امنیتی :

مسائل امنیتی بسیار زیادی درون سیستم وجود دارد که باید از آنها نهایت مراقبت انجام شود. این بخش می تواند مسائل امنیتی که درون سیستم وجود دارد را مورد محافظت قرار دهد. اطلاعات مالی در واقع یکی از مهمترین اطلاعاتی می باشد که در هر یک از انواع سازمان ها و شرکت ها وجود دارد. پس باید از آنها نگهداری شود تا در دسترس افراد غیر قرار نگیرد. این بخش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و هر یک از سازمان ها، سیستم حسابداری شان دارای این بخش است.

حتما بخوانید: مزایای سیستم های حسابداری ابری برای کسب و کارهای نوپا

فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری چگونه می باشد ؟

هر یک از بخش هایی که در سیستم سازمان ها قرار می گیرد برای انجام شدن باید فرآیندهای متنوعی را سپری کند. شما باید بدانید فرآیند اجرا کردن سیستم اطلاعات حسابداری هم متنوع می باشد و بهتر است با این فرآیند آشنایی داشته باشید. برخی از مهمترین آنها که اهمیت بسیار زیادی دارد عبارت است از :

1. ورود داده ها :

دریافت و پرداخت های نقدی که در یک سازمان و شرکت وجود دارد را باید در سیستم به ثبت برسانید. در واقع شما باید بدانید این پرداختی ها و دریافتی ها باید بر اساس اسناد معتبر باشد که روی سیستم آنها را ثبت کنید. فاکتورهای خرید ، رسید دریافتی ها، صورتحساب فروش و …. از جمله مهمترین مدارکی می باشد که در ابتدا باید آنها را وارد سازید.

2. پردازش داده ها :

بعد از اینکه هر یک از مدارک مورد نیاز را وارد سیستم اطلاعات حسابداری نمودید باید آنها را پردازش کنید. سیستم پردازش آنها را سیستم انجام می دهد که روش های متنوعی برای پردازش آنها وجود دارد. این روش ها به ترتیب عبارت است از :
الف : اسناد و مدارک اولیه ای را که وارد کرده اید پردازش می کند سپس آن ها را به دفتر روزنامه عمومی انتقال می دهد. شما باید بدانید که این اسناد و مدارک بدهی ها، درآمدها و هزینه ها را شامل می شود و باید آنها را در نظر داشته باشید.
ب : ثبت هایی که انجام می شود باید به حساب های دفتر کل انتقال داده شود. اگر حجم رویدادهای مالی زیاد باشد باید از دفتر معین استفاده شود.

3. ستاده ها :

نتیجه ای که مربوط به پردازش کردن داده ها می باشد در یک سیستم اطلاعات حسابداری ارائه می شود. صورت های گزارش که ارائه شده است باید با دقت تکمیل گردد و همچنین در نظر داشته باشید که آن ها را مختصر وارد کنید. این مورد بیشتر مربوط به تصمیم گیری آن دسته از افرادی است که به عنوان تصمیم گیرنده فعالیت می کنند.

4. بازخورد :

اینکه از ثبت رویدادها مطمئن باشید اهمیت بسیار زیادی دارد، در این صورت می توانید آنها را هر ماه به دفتر کل انتقال دهید. این بخش از فرآیند هم دارای بخش های متنوعی می باشد و شما باید آن را در نظر داشته باشید. داده های جدید در این بخش وارد سیستم می شوند تا مورد بررسی قرار بگیرند.

مراحل طراحی سیستم اطلاعات حسابداری :

برای اینکه یک سیستم را به بهترین نحو ممکن راه اندازی کنند باید با مراحل راه اندازی آن آشنایی داشته باشند. در واقع باید بدانید به ترتیب اجرا شدن این مراحل اهمیت بسیار زیادی دارد و افراد باید آن را در نظر داشته باشند. برخی از مهمترین مراحلی که برای طراحی سیستم اطلاعات حسابداری نیاز دارید عبارت است از :

1. داشتن شناخت از سیستم حسابداری در حال توسعه اهمیت بسیار زیادی دارد و باید سیستم را به خوبی مورد بررسی قرار دهید اهمیت دهید که در این مورد بهتر است با افراد حرفه ای مشورت کنید.
2. تحقیق و توسعه سیستم از دیگر مراحلی است که باید به آن دقت داشته باشید. در این مرحله باید تحلیل عمومی و یا تفصیلی از سیستم داشته باشید.
3. مرحله طراحی عمومی از دیگر بخش های متنوعی می باشد که باید به آن دقت نمایید. در این بخش طراحی سیستم حسابداری را بدون ایراد و اختلا می توانید به بهترین نحو ممکن انجام دهید.
4. مرحله پیاده سازی و اجرا که باید در این مرحله سیستم حسابداری را با هر یک از بخش هایی که دارد به بهترین نحو ممکن اجرا کنید. اگر مراحل پیشین با دقت طی شود، بدون شک این مرحله هم به بهترین نحو ممکن انجام خواهد شد.
5. مرحله پشتیبانی از دیگر مراحلی است که باید به آن به عنوان وارسی سیستم حسابداری توجه نمایید.
6. مرحله نگهداری را نیز باید به خوبی در نظر داشته باشید. بعد از اینکه مراحل پیشین طی شد و شما شروع به استفاده از سیستم کردید، توجه داشته باشید که از آن به خوبی نگهداری کنید.

جمع بندی :
امروزه هر یک از انواع سازمان ها به سیستم اطلاعات حسابداری نیاز پیدا می کنند تا به وسیله آن مدیریت مالی خود را انجام دهند. فینتو پردازش و راه اندازی این سیستم را برای هر یک از شرکت ها انجام می دهد. شما می توانید راه اندازی این سیستم را به کارشناسان فینتو بسپارید تا در کمترین زمان و به بهترین نحو ممکن سیستم این سیستم را با کارایی و عملکرد بالا به شما تحویل دهند. شما هم می توانید از آن در سازمان و شرکت خود برای مدیریت مالی اقدامات خود استفاده کنید.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.